医院内部审计档案规范化探析

医院内部审计档案规范化探析医院内部审计档案包含了医院内审人员的全部工作流程、审计报表各项提交意见的证据及证据转化方式。以下是小编分享的内容，欢迎参考借鉴与借鉴。引言审计档案是指在审计过程中直接形成的，依照有关法律法规和单位规章制度应当保存或具有保存价值的信息资源，包括纸质资料、磁盘、光盘、硬盘和以其他形式存在的所有历史记录。医院内部审计档案是医院各项内部审计工作的完整记录，是审计结果的重要依据，是审计监督活动真实、完整的记录，是医院内部审计工作的成果和结晶。本文针对目前医院内部审计档案管理中存在的问题，提出了规范内部审计档案管理的方法和措施，具有一定的理论参考意义。一、医院内部审计档案工作及档案管理规范化的意义审计档案工作是指审计部门建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交的活动。医院内部审计档案作为审计监督活动的真实记录，体现并反映着医院内审部门履行审计监督职能的真实情况以及记载了内部审计工作的全过程，它是医院内部审计工作不可或缺的环节和重要组成部分。1.是内部审计工作流程的需求，有利于防范内部审计风险医院内部审计档案包含了医院内审人员的全部工作流程、审计报表各项提交意见的证据及证据转化方式。同时，是对审计成果进行校验的重要参考资料，也是当审计成果存在疑问，复审工作开展事的重要数据支撑。档案材料必须规范化管理，才能对风险性问题进行客观且全面的反应，以此展现出审计档案材料的价值优势。通过真实、全面的档案信息，对发展与管理风险进行预估，从而在执行策略与管理办法中，采取针对性的措施进行完善，使医院保持健康化的发展态势。另外，在审计材料的撰写过程中，必须保证内容的专业性与程序性，这些都是规范化管理中的具体要求。在组建审计小组、形成书面审计通知时，要经过系统化的程序措施，对系统风险与管理漏洞进行说明，这样才能为实务工作提供可靠的参考材料，将内部审计工作的系统性与公正性真正展现出来。2.是衡量内部审计工作质量的重要依据，有利于提高审计工作效率医院内部审计档案几乎涉及内审人员的全部审计工作成果及流程，因此加强内部审计档案的质量控制、规范内部审计档案管理就是加强建设内部审计工作监管，从侧面保障审计人员严格按照已有规章制度开展工作，审计档案整理归档的过程，也是对审计工作的回顾与检查的过程，能及时发现审计过程中的问题和缺点，总结审计实践中的经验和教训，通过分析已完成项目的审计方案、审计步骤、审计内容、查出问题等事项，借鉴有益经验，规避低效做法，探索审计工作的规律，更好地把握审计重点，提高内审工作效率，有效保障内审工作质量。3.是履行好内部审计监督职责的重要需求，为宏观决策提供参考十八届四中全会已经将审计监督列入到了“八大监督”之一，而审计档案是医院内部审计部门行使监督职能过程的充分记录，做好审计档案工作，规范审计档案管理，是履行好内部审计监督职责的重要需求；同时这些材料内容也都会成为医院宏观决策与发展指导中的重要依据，并在不断优化与应用中，起到关键性的指导作用，可以规避以往发展过程中出现的问题，并在后续的发展策略上，对此类情况进行约束，进而达到整体发展优化的效果，使规范化管理下的内部审计材料的价值被全面开发。由此可见，建立规范的内部审计档案资料，对于保证内部审计工作的程序性和专业性，促进和推动内部审计工作规范化，保障审计工作质量，防范审计风险，优化审计资源配置，充分发挥审计监督作用，具有十分重要的现实意义。二、医院内部审计档案的主要内容随着医疗改革不断深入发展，医院内部审计工作从传统的工程审计和财务收支审计的单元性审计，逐渐发展为经济责任审计、内控审计、专项资金审计、竣工决算审计、捐赠审计、合同审计等多元化的审计内容。开展的内部审计工作越多，对审计档案的归档范围与管理要求就越高，内部审计档案工作的重要性也愈发突显。医院内部审计档案具有很强的经济属性，同时也具有一定地专业性与程序性，目前医院内部审计归档的文件材料按照内容主要分为四大类：第一是立项性文件材料，是内部审计工作产生的原因及前期工作相关文件，如审计通知书、审计工作方案等；第二是证明性文件材料，是在内部审计工作中各种结论得出的原因相关文件，如审计工作底稿、审计证据等；第三是结论类文件材料，是指在内部审计过程中产生的对审计目标进行定性描述的书面文件，如审计报告、审计意见单等；第四是其他备查文件材料，是指内部审计工作产生的不属于以上三者的其他全部文书资料。三、医院内部审计档案存在的主要问题1.对医院内部审计档案工作的认识不足医院内部审计部门的工作人员对于项目审计档案的管理工作缺乏认识尤其是对于基建工程、维修工程的审计档案更是严重忽略。通常认为只要出具了合格的审计报告即完成了审计工作。审计工作人员当完成审计任务之后对审计资料只是简单整理形成卷宗，尤其是零星修缮的小型项目审计，仅仅留存审计结果，过程资料难以实现完整保存，导致出现了医院内部审计档案不完整的现象。2.医院内部审计档案管理制度缺失目前医院内部档案管理部门以及内部审计部门都没有制定适合医院内部审计档案管理的规章制度。对于医院内部审计档案的收集、整理和归档工作缺乏固定的程序和范围要求。在此情况下，医院内部审计工作人员在收集和整理资料的时候会出现遗漏资料的问题，在很大程度上降低了医院内部审计档案管理质量和管理工作效率。3.缺少专业审计档案人员，缺乏系统的审计档案培训由于医院内部审计及医院档案管理的局限性，医院内部审计部门及档案管理部门都不具备专职的审计档案管理人员，一般都是由医院内部审计部门固定人员兼任，一般情况下无法真正做到“谁审计、谁立卷、谁归档”的要求，作为内部审计人员兼任审计档案管理人员缺少专业的档案知识，缺少系统的专业培训，对于兼职档案员参与的一直延续的常规审计工作，会按照惯例做法归档，对于未参与的审计项目归档资料，通常秉持相关审计人员交多少即收多少的归档原则，而对于新开展的审计项目，则大多依据部门主管领导的指示或主观臆断。这些传统的归档方法会造成审计档案纵向及横向上的归档内容不一致。由于缺乏系统的归档要求和专业的审计档案知识，不同时间段的部门领导会对审计归档内容产生不同的归档要求与归档范围，造成相同的审计项目时间轴上地纵向归档材料不一致；而对于不同的审计项目（或新开展的审计项目），由于审计内容不同、性质不同、形式不同，个人的对审计底稿的理解不同等因素，会造成同一时间段内不同的审计项目横向上归档材料不一致。4.内部审计档案管理信息化建设落后，现代化和信息化水平较低现阶段信息化、数字化、程控化发展越来越快，但医院的内部审计档案管理还是停留在手工操作模式，而这种方式已无法满足当下的查询检索与审计结果利用的要求。四、医院内部审计档案规范化策略探析1.高度重视医院内部审计档案管理工作医院内部审计人员必须加强对审计档案管理的认识，内部审计档案是审计过程中形成的一系列具有重要意义和价值的材料，也是审计活动真实、完整的记录。内部审计档案中记录了审计工作由始至终的整个过程，有助于提高内部审计工作质量、规范审计工作流程，同时发挥了关键的监督作用。而且医院内部审计档案作为评价审计工作质量的凭证，可为医院内部审计部门开展跟踪审计、连续审计提供参考依据。因此应该注重发挥内部审计档案在医院可持续发展中的作用，转变传统的重结果、轻过程的审计工作模式。2.建立健全医院内部审计档案管理制度完善制度顶层设计，通过医院内部审计档案管理制度的建立进一步规范医院内部审计档案管理，明确审计工作归档范围、保管期限、归档整理方法等。完善内部审计档案收集制度，建立收集档案资料的登记册，规范应收集档案材料的内容及要素要求，规定收交档案材料的具体时间等。根据《中华人民共和国审计法》《中华人民共和国档案法》《审计机关审计档案管理规定》和《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》等法律法规，结合医院具体实际情况和内部审计档案的特征，建立健全一整套具有系统性、有效性和可操作性的内部审计档案管理制度，制定科学、规范和完善的内部审计档案管理标准和工作流程，确保内部审计档案管理的每一个具体环节都有章可循、有据可依，确保内部审计档案管理走向制度化、科学化和规范化。3.培养复合型内部审计档案管理人才审计档案作为一种专门档案，具有专业性、严谨性、公正性等特点，不能视同一般档案，应按照专门档案并由专业审计档案管理人员进行管理。但实际情况中由于医院内部审计部门与医院档案管理部门人员配置的问题，无法配备专业的审计档案管理人员，故而培养复合型内部审计档案管理人员，是现阶段做好医院内部审计档案管理工作的根本保证，也是医院内部审计档案管理工作提质增效的关键因素。内部审计档案管理人员综合素质包括思想政治素质、职业道德素质、信息素质、现代化管理技能、专业能力等。打造综合素质较高的复合型内部审计档案管理人才，必须从医院实际情况及内部审计工作情况入手，完善内部审计档案管理人员专业培训和继续教育体系，强化在职内部审计档案管理人员进行相关业务培训和教育。目前，加强内部审计档案兼职人员的教育和培训是提高内部审计档案管理人员综合素质的基本途径，也是提高内部审计档案管理水平的关键措施，应将相关培训列入到医院档案管理常态化工作，由医院档案部门牵头，重新构建内部审计档案管理人员教育培训模式，针对内部审计档案兼职人员制定出科学合理的教育培训方案。4.积极推进审计档案的数字化、信息化建设内部审计档案管理信息化建设既是规范内部审计档案管理的有效途径，也是提升内部审计档案管理效率和服务水平的重要手段。建设审计档案信息化管理系统，实现审计档案收集、整理、归纳、立卷、查询、检索等功能的信息化，为工作调研、检索利用、分析决策等创造条件，同时通过审计数据收集及整理、审计档案文档数字化，构建医院内部审计电子文档数据库、审计项目和业务相关的图像、音视频等媒体资源数据库；构建内部审计档案信息管理平台，功能包括档案案卷管理、档案材料管理、档案信息审核、档案借阅、权限管理，也可通过智能搜索、可视化、数据挖掘等技术实现审计档案的查询检索、统计分析、动态监管、宏观决策等功能，为内审人员提供更多扩展性的智慧化服务的同时也为医院管理层决策提供有力支持，让审计结果可以更好地为医院管理服务，真正体现医院内部审计成果的价值。结语综上，医院内部审计医院内部审计档案管理的规范化程度，是保证档案材料发挥利用价值的基础，必须在处理过程中通过对制度搭建、管理方法、岗位人员、信息化水平等内容的建设，保证档案工作的真实性与完整性，从而在连续的工作中，更好展现出审计档案资料对于医院运营与发展的指导意义，进而成为推进医院健康发展的基础条件。