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参考资料,少熬夜!电话礼仪基本常识精编2篇【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“电话礼仪基本常识精编2篇”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!电话礼仪基本常识1一、电话的基本礼仪(一)重要的第一声当我们打电话给某单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的`印象。同样说:你好,这里是XX公司,但声音清晰、悦耳、吐字清脆,给对方留下好的印象,对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住,接电话时,应有我代表单位形象的意识。(二)要有喜悦的心情打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢快的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象,由于面部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着对方看着我的心态去应对。(三)清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够听得出来。如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的,若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力。因此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。(四)迅速准确的接听现代工作人员业务繁忙,桌上往往会有两三部电话,听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种,若长时间无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远,听到电话铃声后,附近没有其他人,我们应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。参考资料,少熬夜!如果电话铃响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是喂了一声,对方会十分不满,会给对方留下恶劣的印象。(五)认真清楚的记录随时牢记5W1H技巧,所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话,接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,有赖于5WIH技巧。(六)了解来电话的目的上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可敷衍,即使对方要找的人不在,切忌只说不在就把电话挂了。电话礼仪基本常识2电话礼仪一般要求打电话的具体方法,人们一学就会,一点都不困难。困难的是,有一些公关人员对于自己乃至本单位、本部门的电话形象却一无所知,甚至不自觉地对其有所损害,这样会影响个人或单位的电话形象。所谓电话形象,是指人们在通电话的整个过程之中的语音、声调、内容、表情、态度、时间等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。正是因为电话形象在现代社会中无处不在,而商务交往又与电话“难解难分”,因此凡是重视维护自身形象的单位,无不对电话的使用给予高度的关注。在国内外,许多单位给刚刚进入商界的人所上的第一课,通常就是教给他们如何合乎礼仪规范地打电话、接电话,以及如何得体地在公共场合使用各种各样的与电话有关的通讯工具,甚至连打电话、接电话时“开口发言”的第一句话,许多商业单位都有各自统一的规定。由于电话形象在人际交往中发挥着重要的作用,商务人员有必要在使用电话时注意维护自身的电话形象,维护公司的电话形象。为了正确地使用电话,树立良好的“电话形象”,无论是发话人还是受话人,都应遵循接打电话的一般要求。(一)态度礼貌友善不管你的另一方是什么人,你在通电话时都要注意态度友善、语调温和、讲究礼貌。不管是在公司还是在家里,从电话里讲话的方式,就可以基本判断出其“教养”水准。参考资料,少熬夜!(二)传递信息简洁由于现代社会中信息量大,人们的时间概念强,因此,商务活动中的电话内容要简洁而准确,忌海阔天空地闲聊和不着边际地交谈。(三)控制语速语调由于主叫和受话双方语言上可能存在差异,因此,要控制好自己的语速,以保证通话效果;语调应尽可能平缓,忌过于低沉或高亢。善于运用、控制语气、语调是打电话的一项基本功。要语调温和、音量适中、咬字要清楚、吐字比平时略慢一点。为让对方容易听明白,必要时可以把重要的话重复一遍。(四)使用礼貌用语对话双方都应该使用常规礼貌用语,忌出言粗鲁或通话过程中夹带不文明的口头禅。拨打电话的礼仪(一)选好通话的时间拨打电话,首先要考虑在什么时间最合适。如果不是特别熟悉或者有特殊情况,一般不要在早7点以前、晚10点以后打电话,也不要在用餐时间和午休时打电话,否则,有失礼貌,也影响通话效果。(二)礼貌的开头语当对方拿起听筒后,应当有礼貌地称呼对方,亲切地问候“您好”。只询问别人,不报出自己是不礼貌的。如果需要讲的内容较长,可问:“现在与您谈话方便吗?”(三)用声调传达感情讲话时语言流利、吐字清晰、声调平和,能使人感到悦耳舒适。再加上语速适中、声调清朗、富于感情、热情洋溢,使对方能够感觉到你在对他微笑,这样富于感染力的电话,一定能打动对方,并使其乐于与你对话。(四)有所准备,简明有序如果要谈的内容较多,可在纸上列出。尤其是业务电话,内容涉及时间、数量、价格,有所记录是非常必要的。(五)电话三分钟原则在正常的情况下,一次打电话的全部时间,应当不超过3分钟。除非有重要问题必须字斟句酌地反复解释、强调,一般在通话时都要有意识地简化内容,尽量简明扼要。通话不超过3分钟的做法又称“打电话的3分钟参考资料,少熬夜!原则”,它是所有商务人员都要遵守的一项制度。一般来讲,在打电话时要贯彻3分钟原则,主要的决定权在发话人手里,因为在通话时先拿起、先放下话筒的通常都是发话人。在通话时,切忌没话找话、不谈正题、东拉西扯,更不要在电话里跟别人玩“捉迷藏”,说什么“你猜猜我是谁”、“你知道我在哪儿”、“想知道我在干什么吗”、“不想问一问还有谁跟我在一起吗”等。为了节省通话时间,不但通话时要长话短说,而且在拨电话时,也要少出或不出差错。需要总机接转时,应主动告知分机号码,不要等人家询问。若不知分机号码,则应提供受话人的部门和姓名。若对此不清楚,则最好不要去麻烦话务员。(六)礼貌的结束语打完电话,应当有礼貌寒暄几句“再见”、“谢谢”、“祝您成功”等恰当的结束语。接听电话的礼仪(一)及时、礼貌地接听电话电话铃响了,要及时去接,不要怠慢,更不可接了电话就说“请稍等”,撂下电话半天不理人家。如果确实很忙,可表示歉意,说:“对不起,请过10分钟再打过来,好吗?”在正式的商务交往中,接电话时拿起话筒所讲的第一句话,也有一定的要求,常见的有以下三种形式:(1)以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。这种形式最为正式,例如,“您好!大地公司销售部刘翔,请讲。”(2)以问候语加上单位、部门的名称,或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合,例如:“您好!大地公司销售部,请讲。”或者:“您好!办公室。请讲。”后一种形式,主要适用于由总机接转的电话。(3)以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。例如:“您好!余文。请讲。”需要注意的是,在商务交往中,不允许接电话时以“喂,喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”,一个劲儿地问人家“你是谁”或“有什么事儿呀”。(二)自报家门自报家门是一个于人方便、自己方便,且节约时间、参考资料,少熬夜!提高效率的好方式。(三)认真倾听,积极应答接电话时应当认真听对方说话,而且不时有所表示,如“是”、“对”、“好”、“请讲”、“不客气”、“我听着呢”、“我明白了”等等,或用语气词“唔”“嗯”、“嗨”等,让对方感到你是在认真听。漫不经心、答非所问,或者一边听一边同身边的人谈话,都是对对方的不尊重。(四)认真清楚地记录在电话中传达有关事宜,应重复要点,对于号码、数字、日期、时间等,应再次确认,以免出错。随时牢记5W1H技巧,所谓5W1H是指:When(何时),Who(何人),Where(何地),What(何事),Why(为什么);How(如何进行)。在工作中这些资料都是十分重要的,对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,这有赖于5W1H技巧。(五)友善对待打错的电话如果对方打错了电话,应当及时告之,口气要和善,不要讽刺挖苦,更不要表示出恼怒之意。正确处理好打错的电话,有助于提升组织形象。(六)正确代接电话替他人接电话时,要询问清楚对方姓名、电话、单位名称,以便在接转电话时为受话人提供便利。在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便说出指定受话人的行踪和其他个人信息,比如手机号等。(七)巧问对方姓名如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,应礼貌、客气地询问对方:“对不起,您是哪一位?”(八)礼貌地挂断电话挂电话一般由上级、长辈先挂,双方职级相当时,一般由主叫方先挂。挂断电话前的礼貌不可忽视,要确定对方已经挂断电话,才能轻轻挂上电话。使工作顺利的电话术第一,迟到、请假由自己打电话;第二,外出办事,随时与单位联系;第三,外出办事应告知去处及电话;第四,延误拜访时间应事先与对方联络;第五,借用他人单位电话应注意,一般借用他人单位电话,一般不要超过10分钟。遇特殊情况,非得长时间接打电话时,应先征求对参考资料,少熬夜!方的同意和谅解。第六,同事家中电话不要轻易告诉别人;第七,用传真机传送文件后,以电话联络;
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