档案管理规范编写规则

档案管理规范编写规则机械部档案管理规范编写规则1994年5月4日，机械部本规则参照ＧＢ1．1一87《标准化工作导则标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。1主题内容与适用范围本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、条文的编排。本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。2引用标准ＧＢ1．1《标准化工作导则标准编写的基本规定》3档案管理规范编写的基本要求3．1贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调，下级标准不得与上级标准相抵触。3．2规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、数值和其他管理内容应正确无误。3．3规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。类似部分应采用相同的表达形式与措词。4档案管理规范的构成档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：┍━封面与首页（见5．1条）概述部分━━━┥目次（见5．2条）│规范名称（见5．3条）┕━引言（见5．4条）┍━主题内容与适用范围（见6．1条）│引用标准及法规文件（见6．2条）正文部分━━━┥术语、符号、代号（见6．3条）│管理规范内容（见6．4条）┕━检查与考核（见6．5条）┍━附录（见7．1条）补充部分━━━┥┕━附加说明（见7．2条）上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分，可根据实际情况确定。5概述部分5．1封面与首页规范的封面、首页及内页应符合ＧＢ1．2的规定，当规范的印刷为合订本时、可设封面。5．2目次5．2．1当规范的内容较长、结构复杂、条文较多（一般印刷在15页以上）时应编写目次。5．2．2目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。5．2．3目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。5．3．1规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。例：科学技术档案案卷构成的一般要求（说明部分）5．3．2规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。例：标准化工作导则标准编写的基本规定5．3．3规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在第一次出现全称时用括号加以说明。例：《工业企业档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。5．4引言引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。如这些内容不需说明时，引言可省略。6正文部分6．1主题内容与适用范围6．1．1主题内容简明说明规范的主要内容（一般在50字以下）一般采用下列典型用语：“本规范规定了……。”6．1．2适用范围主要规定了规范适用范围或应用领域，必要时，还应明确写出不适用范围或领域。“本规范适用于……。”“本规范适用于……，……可参照使用。”“本规范适用于……也适用于……。”“本规范不适用于……。”6．2引用标准与法规文件说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。应写明标准号和名称，必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名。6．3术语、符号、代号管理规范中使用的术语、符号、代号，必要时应同时写明其定义或说明。6．4管理规范内容6．4．1管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。6．4．2应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。6．4．3应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式，工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、内容、方式和处理程序。6．5检查与考核规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。7补充部分7．1附录7．1．1根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排，并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。7．1．2“补充件”附录，主要是指对管理标准内容所作的补充，相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。7．1．3“参考件”附录，主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。“参考件”附录。主要内容包括：Ａ．规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；Ｂ．规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；Ｃ．正确使用规范的说明等。7．2附加说明“附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下：本规范由××单位提出。本规范主要起草人或单位。本规范由××单位负责解释。8档案管理规范条文的编排及编号8．1档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章，以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。8．2章．条层次的编号方法采用阿拉伯数字，每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一（补充件）所示。8．3章，条的编号应左起顶格书写。有标题时，在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时，在编号之后空一个字的位置再写具体内容。8．4标准条文的编排及编号格式如附册二（补充件）所示。9终结线在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。其长度约为版面宽度的1／4。附录一档案管理规范层次编号示例（补充件）┍━┍1┍6.4.3.1││2┍6.1│6.4.3.2││3│6.2┍6.4.1│6.4.3.3││4│6.3│6.4.2│6.4.3.4││5│6.4━┥6.4.3━┥6.4.3.5││6┥6.5│6.4.4│6.4.3.6│第一篇━┥7│┕6.4.5│6.4.3.7││8┕6.6┕6.4.3.8│││┕9│正文部分┥┍12.3.1┍12.3.5.1│┍10│12.3.2│12.3.5.2││11┍12.1│12.3.3│12.3.5.3│││12.2│12.3.4│12.3.5.4││12━┥12.3━┥12.3.5━┥12.3.5.5│第二篇━┥13│12.4│12.3.6│12.3.5.6││14┕12.5│12.3.7┕12.3.5.7││15┕12.3.8│┕16┕━┍附录A┍B1┍B2.1┍B2.2.1补充部分━┥附录B━┥B2━┥│B2.2.2┕附录C┕B3┕B2.2━┥B2.2.3┍B2.2.4.1│B2.2.4━┥B2.2.4.2┕B2.2.5┕B2.2.4.3注：1．引言部分可有可无。2．当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。附录二档案管理规范条文排列格式示例（补充件）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑│（引言）│┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙1（章的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━┙1．1（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━┙1．2（条的标题）1．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━┙1．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙1．2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━┙1．2．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙2（章的标题）2．1（条的标题）2．1．1（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━┙2．1．2（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙2．2（条的标题）2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━┙2．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙2．3（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━┙注：①┍━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━┙②┍━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━┙1）┍━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━┙3（章的标题）3．1（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━┙ａ．┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙ｂ．┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙┍━━━━━━━┑┕━━━━━━━┙3．2（条的标题）┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙━━━━━━━━━━━━━━━━附加说明：本规范由机械部办公厅档案处组织起草本规范主要起草人：傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德