县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策3篇

县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策3篇【参考指引】此文档资料“县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策3篇”由三一刀客网友为您精编整理，供您阅读参考，希望对您有所帮助，喜欢就分享下载吧!县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策1高校档案馆是保存档案并为学校各部门利用的基地。档案进馆是高校档案馆工作中最基础、较困难的部分。由于这项工作需要与校内各相关立卷部门配合才能完成，因此直接关系到整理、编目、保管、检索、统计、编研、利用等各个环节，也是提高馆藏档案质量、丰富馆藏、改善馆藏结构的重要环节。因此，研究探讨高校的档案进馆工作，更新工作观念，改进工作方法，对于提高档案的利用率、扩大档案馆的影响具有非常重要的意义。下面，笔者结合实际，谈谈对高校档案进馆工作的一些认识和体会。(一)高校档案进馆工作存在的主要问题1、一些立卷单位的档案意识薄弱。由于对《中华人民共和国档案法》知之甚少，一些单位的工作人员还没有认识到档案的重要性，思想认识上往往存在一些误区，认为本部门在工作中形成的档案应属本部门所有，而不能无条件地移交给档案馆。有的立卷部门为了自己利用的方便，不愿意移交或者不全部移交档案进馆，违背了档案集中统一管理的原则。2、各级领导的重视程度不够。众所周知，档案工作并不是高校的主要工作，因此，有些部门领导并不是很重视。加之兼职档案人员在工作中得不到领导的支持，工作开展起来有一定难度，导致了积极性不高，加之变动频繁，影响了档案进馆工作的质量。3、归档文件的收集不齐全，档案种类不丰富。有些单位由于认识上的偏差，没有及时将应该归档的文件收集归档。例如，有些部门的档案只有请示，没有批复，不能反映某一事件的前因后果。有些部门签署的协议、合同保存在个人手中，导致档案不能及时向档案馆移交，甚至造成重要材料的缺失。还有些部门只重视文书档案，忽视了声像档案和实物档案的归档，对其重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够，以至收集的档案不齐全，与要求相差甚远。4、进馆档案没有严格按照规范要求进行整理，达不到质量标准。进馆的文书档案往往存在保管期限划分不准确、卷内目录填写简单、备考表填写不完整、装订不整齐、检索工具不完善等问题，有些声像、实物档案则没有任何说明、标注，使档案馆的专职人员工作起来十分困难。(二)档案进馆工作的对策1、要做好档案进馆的宣传工作，提高档案意识。一要争取学校宣传部门的大力支持，在校电台和校报上进行宣传，以引起全校的广泛关注，从而提高广大教工，特别是各级领导及有关人员的档案意识。二是档案馆要主动出击，加强自身的`宣传。我校档案馆在学校的宣传长廊的固定的版面上进行档案知识的宣传，并定期更换，收到了较好的效果。一些重要的档案、照片的展出，更是引起了广大教工的关注，起到了很好的宣传作用。三是专职档案人员要经常深入到各立卷部门宣传《档案法》，并与各部门领导和兼职档案人员进行交流、沟通，使他们认识到档案进馆工作的重要性，从而确保档案进馆工作的顺利完成。2、要提高各级领导的重视程度。搞好高校档案的进馆工作不仅是档案馆的事，更是各立卷单位乃至整个学校的事，而各级领导的重视则是做好档案进馆工作的重要保证。只有领导重视了，专职档案人员才有工作的动力，兼职档案人员也才会真正重视。高校的档案馆在加大宣传力度，使人们在了解档案、重视档案的同时，还应努力做好档案的利用效果的收集工作，建立健全借阅档案登记、利用效果的信息反馈、随机跟踪调查等规章制度，发掘利用档案取得明显实效的典型事例，并加以广泛宣传。只有这样，才能加深广大教职员工对档案工作的认识，激发他们的利用热情，才能取得各级领导和各立卷部门的支持与配合，为档案进馆工作创造良好的氛围。3、要对兼职档案人员进行业务培训。我校主要采取了三种培训形式：①由于校档案馆隶属于校办公室，因此，在每年举办的全校办公室人员的培训会上，档案馆的馆长都要做专题讲座，对各级办公室人员进行档案业务培训。从学校的实际情况来看，兼职档案人员基本上都是由各级办公室人员构成的，所以在这种会上培训的效果较好，影响也较大。②举办档案工作会议。开设档案进馆工作知识讲座是会议的重要组成部分，它从档案的收集、整理、案卷的质量标准、案卷的分类编号等方面进行了阐述，明确了进馆档案的质量要求和移交档案应注意的事项。③分管各类档案的专职人员对自己负责的档案立卷部门的兼职档案人员进行培训。这样。可以化整为零，使培训更有针对性。兼职档案人员在档案进馆工作中有疑问时，专职档案人员到各立卷部门进行档案进馆工作的指导、检查时，都可以和兼职人员及时沟通联系，解决他们的问题，并给予档案业务方面的讲解及建议。通过业务培训，不仅使各部门兼职档案人员增长了档案进馆工作的知识，还提高了他们的管理水平和业务水平。4、要加强档案进馆的检查指导工作。针对档案进馆单位的实际情况和进馆档案的质量问题，档案馆的专职人员要积极做好进馆工作的检查指导。要求各立卷部门在收集、整理档案时，严格执行档案管理的规章制度，以保证进馆档案的规范性。目前，我校档案馆使用的档案管理软件(网络版)运行良好，它的使用，使档案馆与各立卷部门之间的联系更加密切，专职档案人员在档案馆就可以监测到各立卷部门的进展情况，发现问题，并及时加以纠正，从而最大限度地保障了进馆档案的质量。做到进馆档案齐全完整，整理编目科学规范，检索工具完善配套，同时还加强了对声像档案、实物档案、资料的接收进馆工作。总之，在档案进馆的工作中，对存在的各种问题，应采取一些有针对性的措施，以取得切实的成效。随着信息时代和知识经济的到来，档案工作也要与时俱进、开拓创新，要以档案进馆为契机，加强档案信息的资源建设，丰富馆藏，改善馆藏结构，从而全面推进档案的基础业务建设，以适应新时期档案工作发展的要求，使档案工作更好地为高校现代化建设服务。县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策2摘要：本文从档案利用数据、档案利用目的、档案利用特点三方面分析2015年青浦区档案馆档案利用基本情况，从中梳理出档案利用工作存在的主要问题，并针对问题结合工作实际，提出推动青浦区档案利用工作稳步发展的意见和建议。关键词：档案利用；民生档案；数字化档案馆是国家重要的档案信息资源存放、保管和利用中心，档案利用是档案馆得以存在和发展的基础，是档案价值得以实现的基本途径。档案利用工作即档案部门为满足社会利用档案的需要，向用户提供机会和条件的工作。本文通过对青浦区档案馆2015年度档案利用工作的多角度分析，旨在发现问题、解决问题，为民众提供完善的档案利用服务奠定基础。1档案利用基本情况分析（一）档案利用数据分析从查档数量上看，2015年区档案馆档案利用总体呈稳步增长趋势，共接待查档者12047人次，同比增长%；利用档案12815卷（件）次，同比增长%，平时工作日日均接待50人次，利用档案约53卷（件）次。如图一、图二所示：1月和12月查档量（包括档案利用卷/件数和人数情况）同比增幅较大，12月份查档量达到全年最高值。由于农历春节放假的影响，2月查档量处于最低值。从查档门类上看，如图三所示，查询量较大的包括婚姻档案、社员建房、独生子女档案、干部任免档案，其中婚姻档案所占比例将近50%。其他档案如工资单、退伍证明、政府发文、环评等也占一定的比例。（二）档案利用目的：1、婚姻档案：一是补办证件，市民遗失结婚证或离婚证，需要重新补办的，必须调取原始申请材料方可补办；二是用于房屋交易方面，根据2013年“国五条”相关规定，房产过户、交易、继承等，均需出具婚姻档案证明；三是办理户口、户籍等事项，依据上海市落户相关政策规定，对符合条件可申（迁）报户口的外地配偶，需要提供婚姻档案证明。2、社员建房档案：一是旧房翻新。农村宅基地旧房翻新，需要调取旧房的建房批复单进行新房的审批和报备；二是动拆迁。随着地铁17号的建设推进和西虹桥商务辐射区的拓展，青浦区徐泾镇、重固镇、华新镇等村镇大范围动拆迁，村民需要调取宅基地批复单以获得相应补偿款。3、其他档案：区属企业部分职工为获取养老金、住房补贴等，调阅本人在原单位的工资单；市民为在退休前获得独生子女补贴，调阅独生子女档案；2015年政府建立干龄补贴机制，农村集体退休干部可调取本人干部任免档案以获得相应补贴。另外，机关、企事业单位查档主要集中在办理相关业务，如企业调取环评档案、立项批复居多。司法部门（法院、检察院）、律师事务所为办理相关案件、纠纷，调阅相关土地文件或当事人婚姻档案等材料。部分市民、高校师生为进行学术研究，调阅大量档案和翻看各乡镇地方志。（三）档案利用特点：1、受国家政策影响波动大2015年下半年国家出台降息等利好政策，购房需求逐步释放，这在一定程度上导致婚姻档案调阅量保持较高水平。同时期，区规土局下发《青浦区农村地籍更新调查实施方案》，要求各乡镇陆续开展农村集体土地权属状况调查，社员建房档案调阅量增加。年底，国家出台全面实施二胎政策。遗失独生子女证的居民纷纷前来调取独生子女档案。仅12月独生子女档案调阅量同比增长超600%以上。2、数字化利用率高档案信息化是顺应时代发展的客观要求。全年，档案利用数字化率高达99%，基本实现档案数字化调阅工作，这一目标的实现极大地提高了工作效率，节省了大量的人力、物力和财力，同时也在一定程度上保护了实体档案。3、社区事务受理服务中心接待量提升2012年民生档案服务平台在全区11街（镇）社区事务受理服务中心正式开通，极大方便广大居民就近查阅婚姻、独生子女、社员建房等民生档案。2015年民生档案服务平台共接待2480人次，同比增长%，其中跨馆出证100人次，同比增长%。4、民生档案利用量大民生档案与百姓切身利益息息相关，查询量占总量的80%以上。目前，可供查询的民生档案包括婚姻档案、独生子女档案、社员建房档案、再生育档案、工伤认定档案、知青子女入户、知青子女返程档案八类。2档案利用工作存在问题1、信息沟通不畅。档案馆与其他单位业务部门信息沟通不畅，一些单位业务部门不十分了解档案馆馆藏类别、办理流程和業务范围，对前来办理某项业务但缺少必要材料的市民，无法提供正确的指引，市民往往来回奔波，浪费大量精力和时间。2、数字化档案馆检索不精准。当前，数字化档案馆查询的唯一途径是关键词检索，主要是以输入当事人姓名为主。在档案扫描、挂接数字档案阶段，工作人员都是手动输入目录，年代较早的档案由于字迹潦草不易辨别，往往手动输入目录存在误差，影响检索的精准度。3、信息化平台运行不稳定。档案查询电子化、信息化在查档变得快捷的同时，也存在技术不稳定的问题。查档窗口往往因电脑或网络不稳定，存在技术障碍，严重影响查档效率。3完善档案利用工作意见建议1、加强与涉民单位联动，积极整合民生档案资源。民生档案是社会公民最关心、最直接、最现实的原始记录。随着经济社会的发展，百姓查档维权的需求越来越大，2015年民生档案利用量占据档案利用总量的八成以上。可见，积极做好民生档案资源整合工作是今后档案利用工作的重要方面。一方面，区档案局要加强与各镇政府档案室、派出所、区市场监管局（工商）档案室、区城市规划管理局城建档案室、区劳动和社保服务中心等涉民单位部门信息沟通，理清各单位部门档案查阅门类，同时加大信息宣传，让其他单位和部门了解档案馆馆藏档案门类、调档手续和流程，为前来办事的百姓在调取所需档案方面提供正确的指引。另一方面，优化馆藏结构，整合馆藏资源。根据国家档案局第9号令的有关规定，在制定各单位的归档范围和保管期限时将涉及百姓就业、社会保障、住房、困难救助等与民生息息相关的档案纳入其中，通过拓展档案接收进馆范围，加大民生档案材料监管、收集的力度，从源头上把关，把涉及百姓衣食住行的各种民生档案收集齐全、保管规范，为档案利用工作提供夯实的物质基础。2、借助信息化，探索档案利用工作新方式。在“互联网+”战略背景下，充分运用信息技术并借助网络平台是开创档案利用工作新局面的关键所在。第一，继续加强数字化档案馆建设。以“实用”为导向开展档案数字化，即根据“利用优先”的精神来确定档案数字化的轻重缓急，将“价值高、可公开、易