会计电算化用友财务报表赵序海

Logo会计电算化教程主讲：赵序海：214(jgy14\001218)5.UFO报表课程结构Contents系统管理1基础设置2总账业务3UFO报表45.UFO报表本章知识结构5.1报表概述5.2报表格式设置5.3报表公式设置5.4调用报表模板5.5报表管理5.UFO报表5.1UFO报表概述5.1.1UFO报表基本概念1、格式状态和数据状态UFO报表将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮“格式/数据”按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。5.UFO报表5.1UFO报表概述5.1.1基本概念（2）数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。5.UFO报表5.1UFO报表概述（1）格式状态在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。5.UFO报表5.1UFO报表概述5.1.1基本概念2.单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。例如：C18表示第3列第18行的那个单元。一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。单元有数值单元、字符单元、表样单元、组合单元四种。5.UFO报表5.1UFO报表概述5.1.1基本概念3.区域区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。5.UFO报表5.1UFO报表概述5.1.1基本概念4.关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号年：数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度季：数字型（1～4），该报表表页反映的季度月：数字型（1～12），该报表表页反映的月份日：数字型（1～31），该报表表页反映的日期除此之外，UFO有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。5.UFO报表5.1UFO报表概述5.1.1基本概念5、筛选筛选是在执行UFO的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行（列）进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行（列）；不处理不符合筛选条件的表页或可变行（列）。筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。表页筛选条件指定要处理的表页；可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。筛选条件跟在命令、函数的后面，用“FOR筛选条件”来表示。5.UFO报表5.1.1基本概念6.关联UFO报表中的数据有着特殊的经济含义，因此报表数据不是孤立存在的，一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。UFO在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。关联条件跟在命令、函数的后面，用“RELATION关联条件”来表示。如果有筛选条件，则关联条件应跟在筛选条件的后面。5.1UFO报表概述5.UFO报表5.1.2制作会计报表的流程在以下步骤中，第1、2、4、7步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。5.1UFO报表概述5.UFO报表5.1.2制作报表的流程1、启动UFO，建立报表单击“开始”/“程序”/“用友ERP-U8”/“财务会计”/“UFO报表”，输入操作员并选择相应账套、操作日期，单击“确定”启动UFO，点取[文件]菜单中的[新建]命令或点取新建图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。5.1UFO报表概述5.UFO报表2、设计报表的格式报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。可能包括以下操作：①设置表尺寸：即设定报表的行数和列数。②定义行高和列宽，画表格线。③录入表内文字。④设置单元属性：把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等定为表样单元；把需要输入数字的单元定为数值单元；把需要输入字符的单元定为字符单元。⑤设置单元风格：设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。⑥定义组合单元：即把几个单元作为一个使用。⑦设置可变区：即确定可变区在表页上的位置和大小。⑧确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。设计好报表的格式之后，可以输入表样单元的内容，如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等。5.1UFO报表概述5.UFO报表3、定义各类公式UFO有三类公式：计算公式（单元公式）、审核公式、舍位平衡公式、公式的定义在格式状态下进行。计算公式定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入“=”就可直接定义计算公式，所以称为单元公式。审核公式用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用[审核公式]菜单项定义。舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用[舍位平衡公式]菜单项定义。5.1UFO报表概述5.UFO报表4、报表数据处理报表格式和报表中的各类公式定义好之后，就可以录入数据并进行处理了。报表数据处理在数据状态下进行。可能包括以下操作：①因为新建的报表只有一张表页，需要追加多个表页。②如果报表中定义了关键字，则录入每张表页上关键字的值。③在数值单元或字符单元中录入数据。④如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列，需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中录入数据。随着数据的录入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位。需要的话，做报表汇总和合并报表。5.1UFO报表概述5.UFO报表5、报表图形处理选取报表数据后可以制作各种图形，如直方图、圆饼图、折线图、面积图、立体图。图形可随意移动；图形的标题、数据组可以按照您的要求设置。图形设置好之后可以打印输出6、打印报表可控制打印方向，横向或纵向打印；可控制行列打印顺序；不但可以设置页眉和页脚，还可设置财务报表的页首和页尾；可缩放打印；利用打印预览可观看打印效果。7、退出UFO所有操作进行完毕之后，不要忘了保存报表文件。保存后可以退出UFO系统。如果忘记保存文件，UFO在退出前将提醒保存文件。报表文件（后缀.rep）是在日常操作中要熟练使用的，一个报表文件就是一个电子报表，例如资产负债表、损益表、利润表等，它包括一页或多页格式相同、但具有不同数据的表页。5.1UFO报表概述5.UFO报表5.2会计报表格式设置在计算机报表处理系统中，所谓报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。UFO报表系统中报表有两种设计方式：固定表设计方式和可变表设计方式。5.UFO报表1、启动UFO，建立报表操作步骤：启动UFO报表前必须建立自己的账套，本例以北京科创实业公司为例，单击“开始”/“程序”/“用友ERP-U8”/“财务会计”/“UFO报表”，如图4-2所示。输入操作员001并选择相应账套001、操作日期2001.12.1，单击“确定”启动UFO，进入UFO系统，在弹出UFO“日积月累”对话框，单击“关闭”，进入UFO窗口，点取[文件]菜单中的[新建]命令或点取新建图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态。5.2会计报表格式设置5.UFO报表5.2会计报表格式设置5.UFO报表2、设计报表格式（1）设置表尺寸操作步骤：点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。点取“格式”/“表尺寸”，弹出“表尺寸”对话框，如图4-3所示。在对话框中输入报表的行数“28”和列数“4”，单击“确认”，当前处理的报表将按照设置的表尺寸显示，其余部分皆为灰色。修改表尺寸时，重新设置即可，也可单击“编辑”/“插入”或“删除”增减行列数。5.2会计报表格式设置5.UFO报表（2）设置行高或列宽操作步骤：在格式状态下，选定要调整行高的1行或多行，点取“格式”/“行高”或“列宽”，出现“行高”或“列宽”对话框。在对话框中输入希望的行高或列宽值。也可把鼠标移动到两个行标（列标）之间，鼠标变为双向箭头，拖动鼠标直到满意的行高（列宽），松开鼠标按钮即可。可用鼠标一次调整多行（列）的行高（列宽）。点取多个行（列）标，选中一个多行（列）区域，然后利用鼠标调整行高（列宽），选中区域中的所有行（列）将按新高度显示。点取表页左上角的全选钮后调整行高，可一次调整所有行（列）的行高（列宽）。当行高（列宽）被调整为0时，这一行（列）被隐蔽，行（列）标显示为一条粗黑线。把鼠标移动到粗黑线上，鼠标变为形状，这时拖动鼠标可拉出隐藏行（列）。注意：数据页也可修改行高（列宽）。5.2会计报表格式设置5.UFO报表（3）画表格线操作步骤：在格式状态下，选取要画线的区域“A4：D20”，点取“格式”/“区域画线”，将弹出“区域画线”对话框。如图4-4所示。在“画线类型”和“样式”中选择为“网线”，单击“确认”后选定区域中按指定方式画线。如果想删除区域中的表格线，则重复上述操作方法，在对话框中选相应的画线类型样式为“空线”即可。要画斜线，选择“正斜线”或“反斜线”和线形。要删除斜线，选择“正斜线”或“反斜线”，线形选“空线”。5.2会计报表格式设置5.UFO报表（4）定义表头，设置和取消组合单元，操作步骤：选取要设置为组合单元的区域“A1：D1”，点取“格式”/“组合单元”，弹出“组合单元”对话框，如图4-5所示，点取“整体组合”或“按行组合”按钮设置该区域为一个组合单元。同理设置“A2：D2”等区域为组合单元。取消组合单元：选取要取消组合的组合单元，点取[格式]菜单，在下拉菜单中点取［组合单元］，弹出“组合单元”对话框。点取“取消组合”按钮取消组合单元。注意：定义组合单元后，组合单元的单元类型和内容以区域左上角单元为准。取消组合单元后，区域恢复原有单元类型和内容。有单元公式的单元不能包含在定义组合单元的区域中。可变区中的单元不能包含在定义组合单元的区域中。5.2会计报表格式设置5.UFO报表5.UFO报表（5）设置关键字UFO共提供了6个关键字，和一个自定义关键字。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。操作步骤：将编制单位、年、月、日设置为关键字①进入格式状态，选取要设置关键字的单元A3，点取“数据”/“关键字”，在下拉菜单中点取[设置]，弹出“设置关键字”对话框，如图4-6所示。在对话框中的关键字名称中选择“单位名称”，单击“确认”后在选定单元中显示关键字名称为红色。同理在B3设置关键字“年”，在C3设置关键字“月”，在D3设置关键字“日”。每个关键字只能定义一次，第二次定义一个已经定义的关键字时，系统自动取消第一次的定义。5.2会计报表格式设置5.UFO报表5.2会计报表格式设置5.UFO报表②取消关键字：点取“数据”菜单中的“关键字”，在下拉菜单中点取“取消”，弹出“取消关键字”对话框，选取要取消的关键字，则该关键字被取消。③关键字设置之后，可以改变关键