DX集团一线ERP财务管理解决方案例(上）(doc 20)

DX集团一线ERP财务管理解决方案例目前X公司分为：X公司、下料分厂和底盘分厂三个实际按照法人实体操作业务的实体，每个分厂都有自己的帐务记录，都要求出各自的财务报表。三个分厂使用一致的科目结构、本位币和会计分期，独立的帐簿，来管理企业的会计核算。目前X公司已经使用了用友财务系统，该套系统基本上是模拟手工记帐的一套财务核算系统，包括：帐务核算的总帐系统和销售核算、固定资产核算、工资核算、往来核算、成本、费用核算、材料核算等部分，其功能大部分仅限于记录分录数据；其各部分间相互孤立，几乎没有集成；财务和业务没有集成，财务不能适时反映库存、在制品、销售、采购等信息，造成财务数据孤立，不能及时反映生产状况，提供决策依据。为保证财务与其他部分之间数据的准确、一致，必定要花费很大的精力来处理数据相互校对工作，增加出错的可能性，不利于财务部门及时、真实、准确提供财务数据；另一方面，各部门、分厂之间信息共享性差，部门之间的数据共享还停留在纸面材料的传递的层面上。为此，X公司希望通过此次ERP的实施，能够达成各财务系统间以及财务与各业务系统间相互集成，改善信息共享，提高工作效率，减轻低级劳动量，增强财务数据的准确性、及时性，并进行强有力的财务数据分析，更好的为领导层决策提供依据；使利润中心、成本中心、费用中心的考核和预算简单易行，提高企业管理水平；为管理决策提供及时、准确、真实的财务报告。解决方案本项事务是对系统中账簿设置情况的描述，由A公司设置完成。基于对X公司的业务现状与未来企业发展需求的分析，结合ORACLE软件，提出如下解决方案：我们在系统中设置了三个帐簿和三个法人实体，其中的一套是为X公司使用的，X公司的这一套可以在系统中自动记录下料和底盘的生产数据，而下料和底盘的两套只是为下料和底盘手工记录账务而设置的。X公司、下料分厂和底盘分厂三个法人实体分别使用一个独立的、集成的财务帐簿，数据分离方案评估：提高数据独立性、共享性由于OracleERP信息管理系统中的总帐系统，拥有灵活的科目设置方法，通过对科目结构不同段的设置，来满足企业对成本中心、费用中心会计信息的归集，利用系统提供的标准报表和FSG工具定义的财务报表，使得对利润中心、成本中心、费用中心的考核简单易行，提高企业管理水平。由于OracleERP管理信息系统提供了高度集成功能，通过接口可以达到总帐系统与子系统的集成，使X公司信息共享变为现实。由于Oracle方便的汇总查询方式及灵活的财务报表定义工具，使用报表生成器以及系统提供的标准报表，提供较完善的财务数据，以供财务人员进行有效的财务分析，使决策层对财务分析更为及时、高效。帐簿名称：X公司帐簿简称：X_BOOKS会计周期业务现状X公司的会计年度采用公历年份，即每个会计年度自1月1日到12月31日，会计年度划分为：每个会计年度划分为四季，每季有三个会计期。解决方案本项事务是对系统中会计分期设置情况的描述，初始情况由A公司设置完成，以后的维护由系统维护岗位负责。每年在下一会计年度开始前，由专门的人员根据X公司相关部门提供的下一会计年度会计期划分表（以自然月份为一个会计期），并对Oracle总账系统的会计期进行维护。每月，在月初关闭上个会计期、打开下个会计期。关闭总帐会计期应在各子系统已向总帐传送数据并关闭子系统会计期之后进行，打开总帐会计期应在各子系统已向总帐传送数据并关闭子系统会计期之前进行，以保证数据的完整性、准确性。初始时，本方案暂时将X公司总帐日历定义为15个期间。第1个期间为年初第一天，其功能是年初调帐，后12个期间为自然月份，最后两个期间为年末最后一天，其功能是年末调帐。会计科目结构解决方案本项事务是对系统中科目结构设置情况的描述，初始情况由A公司设置完成，以后的维护由系统维护岗位负责。为了适应国家对财务核算的新要求和X公司不断发展的需要，X公司决定采用国家新颁布的股份制企业会计制度及相应科目结构。Oracle会计科目结构的设置通过灵活定义会计弹性域结构完成，每个弹性域由若干段组成，各段可以分别记录公司名、部门、会计科目代号等与财务管理相关的信息，改变了以往仅能通过增加明细科目反映附加信息的状况，无需为增加某一信息而必须在自然科目段中增加若干子值，从而使整个会计科目结构更加清晰。Oracle在弹性域中还提供了安全性设置、交叉验证等功能，可以限定某些信息仅在特定会计科目组合中反映，增强了数据录入时的安全性。据此，在分析X公司现状与未来需求的基础上，建议X公司的会计科目结构为五个段，依次为：公司段（2位）、成本中心段（4位）、科目段（11位）、产品段（4位）、备用段（5位）公司段的设置可确保会计分录在同一公司内的借贷平衡，并且使X公司、底盘分厂、下料分厂三个分厂之间的财务数据分离。成本中心段的设置可以对公司的下属部门进行核算，为及时反映各部门的财务状况和费用使用情况，提高管理的细化程度和总体水平提供了可能性。科目段的设置用于反映正常的会计科目信息，一级科目的设置和编码按财政部的会计制度执行（编码以四位字符表示）；在一级科目下，根据内部核算需要、对外报表涉及的明细程度和Oracle系统设置的需要设立二级（编码以两位数字，第五、六位或第五、六、七位表示）或三级的明细科目（编码以两位数字，第八、九位表示），规范、科学的科目设置，将会给您的财务管理工作带来便利。如：二级科目几位？XXXXXXXXXX一级二级三级四级产品段是专门为统计各种产品的销售收入情况和成本情况而设定的。备用段的设置是考虑到企业的未来发展而预留的，同时也可以将需要更细管理的销售员放入此段，也可以将工单类型放入此段。凭证分类及来源业务现状目前X公司会计凭证分类主要有三种：现金凭证、银行凭证、转帐凭证。月末统一装订，原始单据附在凭证后。解决方案本项事务是对系统中凭证分类设置情况的描述，初始情况由A公司设置完成，以后的维护由系统维护岗位负责。针对X公司未来财务分析业务的需要，Oracle提供了根据不同业务来源的凭证分类规则。总帐与其它模块涉及的凭证分类表如下：凭证来源凭证分类手工记帐凭证应付采购发票付款应收销售发票、贷项通知单、收据资产资产增加资产折旧资产资本化资产报废资产重分类资产转移在建工程增加制造WIP其优点在于：根据不同的业务来源细化转帐凭证的分类，适用于大型电算化财务管理系统对于信息索引与归档的方式；Oracle提供了根据不同业务来源及不同业务类型凭证查询方式，便于在系统中查询原始业务单据与记帐凭证的索引关系；其次Oracle提供了一系列基于来源与业务类型的凭证打印报表。便于财务人员对同一种业务来源凭证进行归档；便于财务人员在系统中查询出Oracle系统各子模块产生的明细帐务情况。导入凭证可另行定义，子模块凭证来源亦可采用预定义设置。会计凭证录入业务现状及需求目前X公司所有的凭证均为以分录的形式逐笔手工录入，这种方式是一种模拟手工的记帐方式，使用这种方式对记帐人员的财务水平要求较高，而且不能对原始单据进行详细规范的记录，所记录的信息可以说只是对原始单据的一个索引，凭证与原始单据的联系不能明确反映；当前X公司财务部使用的用友系统对重复性的凭证和规律性较强的分摊等凭证不能自动处理，增加了手工劳动的工作量。解决方案本项事务财务总流程中的将其他会计事务制单、复核并输入到系统节点处理，由总帐会计负责。根据会计业务的需要，OracleERP总帐系统支持多种会计凭证的录入：可以创建成批分摊凭证、周期性重复凭证、反冲凭证、手工的会计凭证、从Oracle的应收、应付、资产、采购、销售等子系统中引入的会计凭证。将来凭证录入方式可分如下几类：引入凭证：由于OracleERP管理信息系统是一个大型的集成系统，大量业务的原始凭证都通过相关业务子模块录入、维护及相关处理，然后将其帐务信息以凭证的方式传递至总帐，在总帐中完成帐务核算。引入凭证的来源有：应收款、应付款、资产、库存、制造等。手工凭证：直接在总帐中录入的凭证是与其他模块无直接衔接关系、属于客户未购买的模块事务或客户希望在总帐中处理的会计业务。周期性重复性凭证：重复凭证基本上包括三种类型：即固定数据、固定格式（每月只需录入数据）和固定公式的。属于这种类型凭证的业务往往有待摊费用的分摊、预提费用的计提、工资、福利费计提、计提各种税费。对这类凭证，在定义好重复凭证的模板后，系统即可在需要的时候运行生成。成批分摊性凭证：可根据已定义的分摊规则，按其分摊规则进行分摊的记帐凭证。如：将期间费用分配到相关部门。反冲凭证：对错误分录进行反冲的凭证，系统提供了可以任意选择的借贷方向相反和改变符号(负数金额表示，红字)两种方法。凭证审核、调整、过帐业务现状目前X公司的财务主要使用用友财务软件系统，对于凭证只有月底一次过帐，只是由财务人员对已审核过的会计凭证进行输入动作。对凭证的调整，在未登帐前，可通过复核对原凭证进行修改，对登帐后且已关帐的调整，只能通过手工编制的凭证来调整。当前X公司也设立了审核岗位对未过帐的凭证进行逐笔审批。解决方案本项事务由财务总流程中的过帐节点处理，由总帐会计负责。Oracle对于凭证的管理具有一定的跟踪性，通过对财务人员职责的设置，能够了解到对于一张凭证从制作录入到调整过帐的人员及时间的记录，从而保留了对凭证从制作到过帐的整体流程。对于凭证的审核，由于大量的业务凭证是由子系统进行维护的，在子系统进入Oracle总帐之前已在子系统中对于自动凭证规则进行了设置，对于凭证的正确性审核，是从以下几个方面进行的：（1）对于子系统自动会计规则的审核，这一步是在系统设置之初已经完成。（2）对于业务子系统数据的审核，在凭证引入至总分类帐以前在子系统已经完成，所以在总分类帐中将不对这些凭证进行审批。（3）对于帐务平衡性的审核，一旦发现帐务不平衡，则不允许登帐业务进行。因此，系统从以上三个方面细化了对于凭证审核的工作，但不只是在凭证层次上对凭证进行审核。对于总帐中手工输入的凭证，可以通过定义审批流程或审批层次的方式完成手工输入凭证的审核的工作。审批层次如下：……………………………………………..对于凭证的调整，由于其调整时间的不同，Oracle建立了不同的工作方法：（1）凭证未过帐前：未过帐以前，Oracle允许对凭证进行修改和调整。财务处长成本核算会计芳材料核算会计总帐会计财务部长总会计师（2）凭证已过帐后：将原有错误的凭证进行自动红冲处理，产生相应的红冲凭证（冲销的方法有切换借贷项和改变符号两种，可以任选）。再根据正确的会计业务重新编制记帐凭证。5、在使用OracleDocumentSequence的前提下，无论是未过帐或已过帐的凭证，系统都不允许对凭证进行删除动作，从而避免凭证编号的跳号问题。6、对于凭证的过帐，Oracle总帐是按凭证批进行过帐的。记帐本位币业务现状目前X公司采用人民币作为记帐本位币，基本没有外币业务，即使有少量的外币业务也是事先换算成人民币后核算的。解决方案X公司仅有人民币业务，基本上没有外币业务，因此采用人民币作为记帐本位币。未来发展，出现外币业务时，可以在系统中启用相应外币，并定期对相应的汇率进行维护，记帐时进行汇率折算、帐务处理。功能分配业务现状及需求目前财务部希望有包含如下功能的职责：输入（包括：日记帐输入、过帐、导入、生成经常性日记帐和分摊、冲销和结转）、查询、报表（运行和查看）；审批、报表（运行和查看）、查询；维护会计科目、会计期管理和维护、定义报表、定义经常性日记帐和分摊；解决方案本项事务是对系统中职责功能分配的描述，由A公司设置完成。根据X公司实际情况，现在OracleERP总帐系统中建立具如下功能的职责，这些职责是对工作任务的细分，岗位的职责是由这些职责组合而成的。凭证管理功能：输入（包括：日记帐输入、过帐、导入、冲销和结转）、查询、报表（运行和查看）；总帐会计功能：输入（包括：日记帐输入、过帐、导入、生成经常性日记帐和分摊、冲销和结转）、查询、审批、报表（运行和查看）；财务管理功能：审批、报表（运行和查看）、查询；总帐维护功能：维护会计科目、会计期管理和维护、定义报表、定义经常性日记