初级会计电算化33账务处理模块的应用

第三节账务处理模块的应用【功能描述】账务处理模块是以凭证为数据处理起点,通过凭证输入和处理,完成记账、对账、结账、账簿查询及打印输出等工作。目前许多商品化的账务处理模块还包括往来款管理、部门核算、项目核算和管理及现金银行管理等一些辅助核算的功能。一、账务处理模块初始化工作【提示】属于“模块级初始化”。（一）设置模块控制参数在用友T3软件中,对于以上控制参数是在信息门户“总账”模块下的“设置——选项”中完成的。在此路径下可以完成对“凭证”、“账簿”、“会计日历”和“其他”的设置。【例题·实务操作题】设置账务处理模块控制参数：支票控制其他默认（二）录入会计科目初始数据会计科目初始数据录入是指第一次使用账务处理模块时，用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中。1.录入会计科目期初余额【例题·实务操作题】录入会计科目期初余额。相关的科目期初余额，以及辅助账期初余额资料见下表。2.录入会计科目本年累计发生额（1）年初建账：年初余额=期初余额（2）年中建账：年初余额+/-本年累计发生额=期初余额【提示】（1）一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级会计科目自动汇总生成上级会计科目的期初余额。（2）如果设置了数量核算、外币核算，以及辅助核算，则应该先录入数量和单价、本币和外币、辅助账数据。（3）在期初余额录入完毕后，用户应该进行试算平衡。（4）期初余额未录入完毕，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。（5）一经记账，则不能再录入、修改期初余额。二、账务处理模块日常处理（一）凭证管理1.凭证录入（1）凭证录入的内容①凭证头凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数②凭证体摘要、科目、金额、辅助信息（2）凭证录入的输入校验①会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；②会计科目是否为末级科目；③会计科目是否符合凭证的类别限制条件；④发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求；⑤凭证必填内容是否填写完整；⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。2.凭证修改（1）凭证修改的内容①凭证类别、编号不能修改。②若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能修改至上一张凭证的制单日期之前。③其他系统传递的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。（2）凭证修改的操作控制①修改未审核或审核标错的凭证②修改已审核而未记账的凭证：取消审核，进行修改③修改已经记账的凭证：不得提供对已记账凭证的修改功能④修改他人制作的凭证【潜规则】在用友软件中，提供了“反记账”的功能，因此也会涉及第③种情况。但在客观题考查中，应按照如下规范进行作答：会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。【例题·实务操作题】修改“付”字0004号凭证，将发生额改为5000元。3.凭证审核①审核人员和制单人员不能是同一人；②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。4.凭证记账（1）记账功能在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。（2）记账的操作控制①期初余额不平衡、不能记账；②上月未结账，本月不可记账；③未被审核的凭证不能记账；④一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账；⑤记账过程中，不应人为终止记账。5.凭证查询在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便审核、修改凭证，并随时了解经济业务发生的情况。在用友T3软件中，有两种凭证查询方式。查询方式1·菜单“总账-凭证-查询凭证”·可以查询所有凭证，包含未记账和已记账凭证·不能修改查询方式2·在“填制凭证”窗口中查询·只能查询未记账的凭证，不能查看已记账的凭证。·可以修改（二）出纳管理出纳主要负责现金和银行存款的管理。1.现金日记账、银行存款日记账及资金日报表的管理在用友T3中,可执行“现金——现金管理——日记账”命令,查询现金日记账、银行存款日记账和资金日报表。2.支票管理支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。在用友T3中,可执行“现金——票据管理——支票登记簿”命令实现对支票的管理。使用支票管理功能需进行下面的设置:（1）“银行存款”科目指定为“银行总账科目”。（2）在“总账——设置——选项——凭证页签”设置中,勾选“支票控制”复选框。（初始化已做）（3）结算方式功能中对需要使用支票登记簿的结算方式打上标志,即在“票据管理标志”复选框上打勾。3.银行对账（1）银行对账初始数据录入在首次启用银行对账功能时,需要事先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业账户余额及未达账项,即银行对账的初始数据。从启用月份开始,上月对账的未达账项将自动加入到以后月份的对账过程中。（2）银行对账单录入对账前，必须将银行对账单的内容录入到系统中。录入的对账单内容一般包括入账日期、结算方式、结算单据字号、借方发生额、贷方发生额,余额由系统自动计算。（3）对账银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。①自动对账：业务发生日期、结算方式、结算票号、发生金额。【注意】发生金额相同是对账的基本条件。②手工对账：为了保证对账更彻底,更正确,用户可以用手工对账来进行调整。（4）余额调节表的编制在对银行账进行两清勾对后,计算机自动整理汇总未达账和已达账,自动生成“银行存款余额调节表”。调整后，银行存款日记账和银行对账单的余额应该相等。用户可以在系统中查询余额调节表,但不能对其进行修改。如果余额调节表显示账面余额不平,查看以下方面:（1）“银行期初录入”中的“调整后余额”是否平衡?如不平衡查看“调整前余额”、“日记账期初未达项”及“银行对账单期初未达项”是否录入正确。如不正确进行调整。（2）银行对账单录入是否正确?如不正确进行调整。（3）“银行对账”中勾对是否正确、对账是否平衡?如不正确进行调整。4.出纳签字（补充）出纳签字针对涉及现金及银行存款的凭证（也即收款凭证和付款凭证）,必须经由出纳签字后才能允许记账。凭证录入/修改→出纳签字→审核→记账，出纳签字和审核签字没有先后顺序。需要出纳签字的,应先进行如下的操作:（1）在总账系统的选项中设置“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。【提示】出于讲课的需要，前面已经记账完毕，而出纳签字要求在记账之前，所以应当先“反记账”，经出纳签字完成之后，再进行记账。“反记账”方法：①总账→期末→对账→Ctrl+H→激活“恢复记账前状态”②总账→凭证→恢复记账前状态（2）在总账系统初始化的科目设置中已经将“库存现金”指定为“现金总账科目”,“银行存款”指定为“银行总账科目”。【提示】（1）凭证一经签字,就不能被修改、删除,只有被取消签字后才可以进行修改或删除。（2）出纳签字操作完毕,要对收付款凭证进行记账操作。（三）账簿查询本部分以刘丽身份登录进行操作。1.科目账查询（1）总账查询用于查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计、期末余额以及本年累计金额。总账查询可以根据需要设置查询条件，如会计科目代码、会计科目范围、会计科目级别、是否包含未记账凭证等。在总账查询窗口下，系统一般允许联查当前会计科目当前月份的明细账。【提示】（1）如果勾选“包含未记账凭证”，那么在记账前，也可以查询科目账，这一点与手工做账是有明显区别的。如果不勾选该复选框，那么账簿查询将不包含未记账凭证数据。（2）严格意义上讲，总分类账只登记一级科目，而在会计软件中，可以登记二级等明细科目。（2）明细账查询用于查询各账户的明细发生情况，用户可以设置多种查询条件查询明细账，包括会计科目范围、查询期间、会计科目代码、是否包括未记账凭证等。在明细账查询窗口下，系统一般允许联查所选明细事项的记账凭证及联查总账。【提示】从凭证的查看界面，也可以联查明细账。（3）余额表用于查询统计各级会计科目的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额等。用户可以设置多种查询条件。利用余额表可以查询和输出总账科目、明细科目在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出某会计科目范围在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出包含未过账凭证在内的最新发生额及期初余额和期末余额。【提示】科目余额表，可以联查明细账。（4）多栏账多栏账即多栏式明细账，用户可以预先设计企业需要的多栏式明细账，然后按照明细科目保存为不同名称的多栏账。查询多栏账时，用户可以设置多种查询条件，包括多栏账名称、期间、是否包含未记账凭证等。（5）日记账用于查询除现金日记账、银行日记账之外的其他日记账。用户可以查询输出某日所有会计科目（不包括现金、银行存款会计科目）的发生额及余额情况。用户可以设置多种查询条件,包括查询日期、会计科目级次、会计科目代码、币别、是否包含未记账凭证等。【提示】现金和银行存款日记账在“现金”模块中查询。2.辅助账查询客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算包含辅助总账、辅助明细账查询。【提示】客户、供应商往来辅助账的查询在“往来——账簿”命令下完成。三、账务处理模块期末处理账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。（一）自动转账自动转账是指对于期末那些摘要、借贷方会计科目固定不变，发生金额的来源或计算方法基本相同，相应凭证处理基本固定的会计业务，将其既定模式事先录入并保存到系统中，在需要的时候，让系统按照既定模式，根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证。1.自动转账的步骤2.常用的自动转账功能期间损益结转计提所得税结转所得税费用结转本年利润提取盈余公积结转利润分配1.注意顺序2.重点把握前三个【操作路径】“总账——期末——转账定义——期间损益”“总账——期末——转账定义——自定义转账”“总账——期末——转账生成”【提示】1.因其他模块的数据并没有完全传递到总账模块，所以暂时不执行此项功能。所有模块讲解完毕后，补充此内容讲解。2.在转账生成时，如果没有勾选“包含未记账凭证”复选框，在生成每一张凭证之前，需要将全部的凭证进行审核记账。（二）对账对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。在用友T3中，执行“总账——期末——对账”命令（三）月末结账1.月末结账功能结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。结账每个月只能进行一次。“结束本期，结转下期”2.期末结账操作的控制结账工作必须在本月的核算工作都已完成，系统中数据状态正确的情况下才能进行。因此，结账工作执行时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括：（1）检查本月记账凭证是否已经全部记账，如有未记账凭证，则不能结账；（2）检查上月是否已经结账，如上月未结账，则本月不能结账；过（记）账→结账|过（记）账→结账（3）检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确，如果对账不正确则不能结账；（4）对会计科目余额进行试算平衡，如试算不平衡将不能结账；（5）检查损益类账户是否已经结转到本年利润，如损益类科目还有余额，则不能结账；（6）当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必须在其他各模块都结账后，才能结账。结账只能由具有结账权限的人进行。在结账前，最好进行数据备份，一旦结账后发现业务处理有误，可以利用备份数据恢复到结账前的状态。【提示】1.结账后，账务处理的默认期间自动转为下一期；2.因本账套其他模块还没有进行结账，所以不能执行结账操作。