第一章电算化会计概述

第一章会计电算化概述第一节会计电算化简介1981年8月，中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”，正式提出了会计电算化的概念一、会计电算化概念会计电算化有狭义和广义之分“会计电算化”一词，涉及到会计、电子计算机和会计软件三方面的技术和方法。狭义的会计电算化含义：指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用会计资料通过会计软件在计算机上实现会计核算会计资料软件计算机会计核算结果广义的会计电算化含义：是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度制设、会计电算化软件市场的培育与发展等会计电算化与“电算化会计”将计算机在会计中应用称为会计电算化而把与计算机技术和会计学交叉的应用学科称电算化会计。在西方国家，则一般统称为电子数据处理会计（ElectronicDataProcessingAccounting,简称EDP会计）或称电子计算机会计（ComputerAccounting）会计电算化和电算化会计在所指代的对象上有所不同，应区别应用按照会计电算化的服务层次和提供信息的深度，分为三个阶段1、会计核算电算化是会计电算化的初级阶段，主要是运用计算机代替手工核算，完成初始化和日常的会计核算业务2.会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算系统提供的数据和其他有关信息，借助计算机会计管理软件提供的功能和其他信息，帮助财会人员合理的规划和运用资金，以达到节约生产成本和费用开支，最终提高经济效益的目的3.会计决策电算化是会计电算化的高级阶段，它是在会计管理电算化系统提供信息的基础上，结合其他数据和信息，借助于决策支持系统的理论和方法，帮助决策者制定科学的决策方案二、从会计电算化到会计信息化会计信息化是指会计工作和电子计算机、网络技术的有机融合，即充分利用电子计算机和网络技术，更好地发挥会计的职能作用，极大地提高会计工作的效能和水平会计电算化是会计信息化的初级阶段，是会计信息化的基础工作1.模拟手工记账的探索起步（83年）模拟手工记账阶段的基本特征，是采用相应的数据库管理系统，并开发企业自身的“财务处理系统”2.与其他业务结合的推广发展（90年代）主要特征：在企业组织内部实现会计信息和业务信息的一体化，并在两者之间实现无缝连接企业开始将单项会计核算业务电算化整合、扩展为全面电算化商品化会计核算软件开始发展1994年5月4日《关于发展我国会计电算化事业的意见》1994年6月30日《会计电算化管理办法》1996年6月10日《会计电算化工作规范》3.引入会计专业判断的渗透融合我国对企业会计标准进行了重大改革，建立了与国际准则趋同的企业会计准则体系，引入了会计专业判断的要求企业纷纷建立了以会计电算化为核心的管理信息系统和ERP系统4.与内部控制相结合建立ERP系统的集成管理ERP：企业资源计划系统XBRL：可扩展业务报告语言会计电算化解决的是利用信息技术进行会计核算和报告工作的相关问题会计信息化则是在会计电算化工作的基础上，以构建和实施有效的企业内部控制为指引，集成管理企业的各种资源和信息三、会计电算化的作用1.提高会计核算的水平和质量（1）减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率（2）缩短了会计数据处理的周期，提高了会计数据的时效性（3）提高了会计数据处理的正确性和规范性2.提高了企业现代化经营管理水平（1）为从经验管理向科学化管理转变创造了条件（2）为从事后管理向事中控制、事先预测转变创造了条件3.推动会计技术、方法、理论创新和观念更新第二节会计核算软件一、会计核算软件的概念和演进（一）会计核算软件的概念会计核算软件：是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件会计核算软件发展经历三个阶段1.人工管理阶段应用程序1应用程序2应用程序n数据集合1数据集合2数据集合n2.文件管理系统阶段应用程序1应用程序2应用程序n数据集合1数据集合2数据集合n文件管理系统3.数据库系统阶段工资系统销售系统采购系统数据库管理系统数据库管理信息系统的重要发展之一就是ERP系统的推广和应用ERP（企业资源计划系统）ERP系统中的会计信息系统包括财务会计和管理会计两大子系统二、会计核算软件的分类(一)按硬件结构划分：单用户会计核算软件（每台计算机的会计核算软件单独运行）和多用户会计核算软件（将会计软件安装在一个多用户系统的主机，各终端可以同时运行软件，共享会计信息）（二）通用会计核算软件和专用会计核算软件按照会计核算软件分通用范围划分为通用会计核算软件和专用会计核算软件两种1、专用会计核算软件一般是指由使用单位根据自身会计核算与管理的需要，自行开发或委托其他单位开发，专供本单位使用的会计核算软件定点开发会计核算软件又可划分为本单位自行开发的会计核算软件、委托其他单位开发的会计核算软件和其他单位联合开发的会计核算软件三种类型2、通用会计核算软件通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的软件目前我国通用会计核算软件以商品化软件为主按适用范围划分：通用会计核算软件可分为全国通用的会计核算软件和行业通用的会计核算软件会计软件越通用，系统初始化的工作量越大，计算机系统资源的占用和浪费就越严重，同时使得用户单位的某些特殊核算要求难以得到满足3、通用会计核算软件的特点与专用会计核算软件相比，通用会计核算软件具有以下特点：（1）通用性强设计时应当尽可能地适用于不同的单位、不同的会计工作，以及适用于会计工作的不同时间（2）成本相对较低对于通用性较强的会计核算业务，购买统一会计核算软件不但可以在短时间内投入使用，而且比自行开发相对节省资金（3）维护量小和维护有保障其一，随着通用会计核算软件开发水平的不断提高和技术处理的日趋规范，其程序维护工作量己大幅减少其二，大多数通用会计核算软件的供应商配有专职的软件维护人员，并实行终身维护其三，当会计制度发生重大变动或会计核算软件版本升级时，供应商会提供更新换代服务。（4）软件开发水平较高使会计软件提供给用户的功能更为规范和全面，会计核算质量迅速提高，产品更为实用，特别是辅助决策管理的分析功能更强（5）开发者决定系统扩充与修改由于通用会计软件的开发商是否继续开发其他产品，除了使用者的需求外，还需要考虑市场效应大小和投资者收益的高低当市场效应小或收益低时，即使使用者有需求，某些产品在一段时间内也难以继续开发研制（6）专业性差这是通用会计核算软件最大的缺陷。由于通用会计核算软件要提供给尽可能多的单位使用，因此，对软件的通用性要求较高通用会计软件不可能满足所有单位的会计核算和管理要求，这也是必须进行初始化的重要原因4、会计核算软件的选择（1）所选软件的技术指标是否能够满足需要①硬件环境②软件环境1）操作系统2）语言支撑环境③数据的安全性和可靠性（2）会计软件的功能是否能充分满足和保证企事业单位的特殊需求①会计软件的行业特点②企事业单位会计核算的特殊性③适应会计工作发展的需要（3）售后服务的质量（4）是否有同类企业成功地运用了该种软件三、会计核算软件功能模块会计核算软件的功能模块，又称会计核算软件的功能结构，是指会计核算软件中有相对独立的会计数据输入、处理和输出功能的各个组成部分（一）会计核算软件的构成会计核算软件的主要功能模块也常被称为子系统其中账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口其他模块有机连接在一起会计核算软件一般分为账务处理、应收应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。其中账务处理模块是会计核算软件的核心模块存货核算报表生成、汇总、分析工资核算成本核算账务处理销售与应收账核算固定资产核算采购与应付账核算完整的会计核算软件系统模块构成账务处理模块主要是以会计凭证为原始数据，按会计科目，通过统计指标体系对记账凭证所载的经济内容，进行记录、分类、计算、加工、汇总，输出记账凭证、总分类账、明细分类账、日记账及其他输助账簿和报表1.账务处理模块账务处理模块的功能包括：账务初始化（也可称为建账）；会计凭证处理（输入、审核、汇总）；记账、结账；对账；数据查询；打印输出；其他输助功能2.报表处理模块会计报表生成、汇总分析模块主要是根据事先定义好的格式和数据生成公式，由计算机自动从账务处理系统的账簿数据库中获取核算数据，完成各种报表的编制与汇总工作生成各种内部报表、外部报表及汇总报表，并根据报表数据生成各种分析图等3.应收/应付账款核算模块主要根据应收、应付业务的有关凭证，完成应收账款、应付账款等往来业务的登记、核销等工作；动态反映各往来客户信息；进行账龄分析和坏账估计；生成应收、应付账款明细账、账龄分析表等；自动编制有关凭证并传递到账务处理功能模块4.工资核算模块工资核算功能模块主要用于计算职工应发工资和实发工资，并根据工资用途进行分配工资核算模块是以职工个人的工资原始数据为基础，完成职工工资的计算；工资费用的汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表5.固定资产核算模块固定资产核算功能主要用来反映单位固定资产增减变动及折旧计提情况软件通过固定资产卡片来管理固定资产的增减变动情况（二）账务处理模块与主要核算模块间的联系账务处理模块在会计核算软件中处于核心地位对于整个单位而言，通过账务处理模块可以获得全面完整的会计信息；对每个核算岗位来说可以从账务处理模块获得主要的核算数据1.账务处理模块与工资核算模块之间的关系工资核算模块除了处理有关的工资计算外，还可以编制工资分配的记账凭证，并自动传递给账务处理模块账务处理工资核算记账凭证2.账务处理模块与固定资产模块之间的关系固定资产按照选定的折旧方法计算折旧之后要编制有关的折旧分配凭证；当固定资产发生增加、减少、报废、盘盈、盘亏等情况时也要编制相应的记账凭证账务处理固定资产核算记账凭证四、会计核算软件和手工会计核算的异同会计核算软件主要替代了手工会计的记账、算账、报表生成等工作，其会计数据处理主要由计算机系统来完成会计核算软件的会计数据处理工具和方式与手工核算存在一定区别（一）会计核算软件与手工会计核算的相同点1、目标一致最终目标都是为了加强经营管理，提供准确及时的与决策相关的会计信息，参与企业经营决策，提高经济效益2.遵守共同的会计准则和会计制度不论采用手工或是电子计算机进行会计核算，生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，都必须符合国家统一的会计制度的规定。3.遵守共同的基本会计理论和会计方法4.会计数据处理流程大体一致（1）从经济业务出发，根据原始凭证制记账凭证，并对凭证进行审核（2）根据记账凭证登账（3）对数据进行加工处理电算化条件下无账账核对的必要（二）会计核算软件与手工会计核算的不同点1.会计核算工具不同2.会计信息载体不同3.记账规则不完全相同4.账务处理流程类型存在差别5.内部控制方式不同（2）根据记账凭证登账（3）对数据进行加工处理电算化条件下无账账核对的必要