第四章会计分录与过账3

第三节过账备查账簿日记账总账明细账账簿序时账簿分类账簿一、账簿设置（一）会计账簿的含义◆用以全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。◆由具有专门格式、相互联结的账页所组成。（二）会计账簿的作用账簿A对凭证资料的系统总结经济业务经济业务经济业务B考核企业经营情况的重要依据C会计报表的主要资料来源会计报表计划或预算等规章制度（三）会计账簿的种类1.会计账簿按用途分类账簿账簿日记账明细账序时账簿分类账簿备查账簿总账1)序时账簿——也称日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。①特种日记账：专门用来登记某一类经济业务的序时账簿。应用较广的是“现金日记账”和“银行存款日记账”。②普通日记账：用来登记全部经济业务的序时账簿。对所有经济业务都要先在账簿中确定会计分录，予以全面、连续地登记。其内容类似于记账凭证，因此，这种日记账也叫“分录账”或“原始分类簿”。2)分类账簿——按照分类会计科目设置的对各项经济业务进行分类登记的账簿。根据总分类科目设置，总括反映会计主体经济业务情况总账分类账簿明细账根据明细科目设置，详细记录某一类经济业务情况3)备查账簿——也称辅助账簿。它是对一些备忘事项为便于查考而登记的账簿。如“租入固定资产登记簿”等。备查账簿不是根据会计科目设置的，与其他账户之间不存在严密的依存关系。2.会计账簿按帐页格式分类1)三栏式账簿2)多栏式账簿3)数量金额式账簿4)平形式账簿3.会计账簿按外表形式分类1)订本式账簿2)活页式账簿3)卡片式账簿卡片式账簿账簿账簿订本式账簿活页式账簿日记账总账明细账卡片箱二、账簿的设置与登记（一）账簿的基本内容1.设置账簿的基本原则▲满足管理需要▲保证组织严密▲格式简便适用2.账簿的基本内容账簿扉页填写“账簿使用登记表”或“账户目录”等内容账页格式不一，用以记录具体经济业务内容封面（含封底）起保护账页的作用会计账簿的组成内容（二）日记账的格式与登记方法1.特种日记账的格式与登记方法(1)现金日记账①格式：收、付、余三栏式。②登记方法：逐日逐笔登记。(2)银行存款日记账①格式：收、付、余三栏式。②登记方法：逐日逐笔登记。2.普通日记账的格式与登记方法(1)两栏式普通日记账（分录簿）①格式：借、贷两栏式。②登记方法：逐日逐笔登记。(2)分栏式普通日记账①格式：按常用会计科目设置专栏（设借、贷方）。②登记方法：逐日逐笔登记。（三）分类账簿的格式与登记方法1.总分类账①格式：借、贷、余三栏式。：原材料②登记方法：◆逐笔登记。根据专用记账凭证逐笔登记。◆汇总登记。对专用记账凭证进行汇总后，根据汇总的数字登记。：原材料2.明细分类账明细分类账格式主要有以下三种：(1)三栏式（同总分类账）①格式：借、贷、余三栏式。：应付账款—东方工厂明细账购买甲材料归还货款银付100005000②登记方法：逐笔登记。适用核算内容：往来款项等。※特点：只提供价值指标。：应付账款—东方工厂明细账购买甲材料归还货款银付100005000(2)数量金额式①格式：借、贷、余三栏中分设数量、金额等栏。②登记方法：逐笔登记。适用核算内容：实物资产等。※特点：既提供价值指标，又提供实物指标。3）多栏式①格式：按借方、贷方或借贷双方分别设置专栏。②登记方法：逐笔登记。适用核算内容：成本费用和收入等。※特点：只提供价值指标；减少数用红字登记。三、账簿的登记规则与错账更正方法（一）账簿的启用规则◆设置封面与封底◆填写账簿经管人员一览表◆填写账户目录◆粘贴印花税票（二）账簿的登记规则◆1.根据凭证记账,登记内容齐全◆2.使用蓝黑墨水,红字限制使用◆3.账页连续登记,不得隔页跳行◆4.记账发生错误,按规定方法更正◆5.说明简明扼要,书写适当留格总账会计科目：生产成本摘要借方贷方千百十万千百十元角分千百十万千领用材料1000000领用材料1000000总账会计科目：生产成本千百十万千百十元角分千百十万千领用材料1000000领用材料1000000书写正确(占行高二分之一)书写错误(书写占满格)摘要借方贷方◆6）账页结转说明◆7）注明余额方向“T”形账户中没有余额时的表示方法：本月归还8000应付账款月初余额5000本月新欠3000本月合计3000本月合计8000◆8）做好记账标记（三）错账的更正规则1.错账查找方法1）全面检查法2）个别检查法具体可采用差数法、除2法和除9法等。★错账的主要原因有：◆漏记一项业务的借（贷）项发生额；◆漏算一项或几项业务余额；◆借、贷项方向记反；◆数字次序颠倒等。错账一般通过编制“试算平衡表”而得以发现，如果借贷发生额的合计数不相等，二者之间会有差额。根据差额的具体情况，可进一步按照以上方法查找。见下面的几种情况：总分类账户发生额试算平衡表本期发生额借方贷方银行存款400000190000原材料14985固定资产100000短期借款20000应付账款800154985应付票据20015实收资本480000盈余公积80000合计695000695000★若借方漏记400000。借方合计295000，贷方合计695000。★若借方80000记贷方。借方合计615000，贷方合计775000。★若4985颠倒为4958。借方合计695000，贷方合计694973。账户名称▲差数法：根据双方差额直接查找错账。【例】若借方漏记400000。则借方合计295000；贷方合计695000，双方差额为400000，即可根据400000这个数字直接查找错账。▲除二法：以双方差额除以2，根据商数查找错账。【例】若借方80000记入贷方。则借方合计615000；贷方合计775000。双方差额为160000。160000÷2=80000。即可根据80000这个数字去查找错账。▲除九法：以双方差额除以9，根据商数特征查找错账。【例】若4985颠倒为4958。则借方合计695000；贷方合计694973。双方差额为27。27÷9=3。特征：求得的商数为被颠倒两数之差（本例为8-5=3）。即可根据商数的这一特征去查找错账。2.错账更正方法1）错账的基本类型（记账凭证与账簿登记环节）(1)记账凭证正确但登记账簿发生错误。记账凭证经济业务记录记账①∨╳日记账总账明细账(2)记账凭证错误引发账簿登记错误。记账凭证经济业务记录记账╳日记账总账明细账②╳■记账凭证上会计科目用错■记账凭证上金额写多■记账凭证上金额写少2）更正错账的具体方法(1）划线更正法——适用于更正记账凭证正确只是记账时发生的错账。【例】用银行存款3275元购买办公用品。记账凭证上编制的分录为：借：管理费用3275贷：银行存款3275※错账：账户中登记为3257。更正方法为：注意问题：▲对错误的数字必须全部划掉，不能只划掉其中的部分数字。▲划掉的数字必须保持清晰可见。※分录没错，无须更正。银行存款管理费用3275×××32753257753257原来的错账张清更正方法错误更正方法正确(2）红字更正法①适用于更正记账凭证会计科目用错而引发的错账。【例】企业用银行存款2500元支付产品销售广告费。错误分录为：借：管理费用2500贷：银行存款2500※错账：借方科目应为“营业费用”。更正方法为：银行存款管理费用营业费用×××250025002500250025002500A用红字编分录并记账，冲销错账：借：管理费用2500贷：银行存款2500原来的错账B编制正确分录并记账：借：营业费用2500贷：银行存款2500注意问题：▲对登记没有错误的账户也要重新登记，不能只登记原来错章的账户。②适用于更正记账凭证上金额写多而引发的错账。【例】用银行存款50元支付银行手续费。错误分录为：借：财务费用500贷：银行存款500※错账：分录中金额写多。更正方法为：银行存款财务费用×××500500450450原来的错账用红字编分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差），冲销错账：借：财务费用450贷：银行存款450原来的错账(3）补充登记法——适用于更正记账凭证上金额写少而引发的错账。【例】收到某单位归还的欠款3500元存入银行。错误分录为：借：银行存款350贷：应收账款350※错账：会计分录中金额写少。更正方法为：应收账款银行存款×××35035031503150原来的错账编制正确分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差3150元），冲销错账：借：银行存款3150贷：应收账款3150原来的错账四、结账与对账（一）结账1.结账的含义◆在会计期末对一定时期内账簿记录所做的结束工作。主要是结算出每个账户的本期发生额和期末余额，并结转下一会计期间。2.结账的步骤3.结账的方法●月结—每月末时进行的结账。●年结—年末时进行的结账。（二）对账1.对账的含义●核对账目，为保证账簿记录真实、完整和准确对有关数据进行检查、核对的方法。2.对账的内容与方法五、账簿的更换与保管（一）账簿的更换1.账簿更换的含义◆在会计年度终了时，将本年度的账簿更换为次年度新账簿的工作。2.账簿更换的程序（二）账簿的保管（1）账簿平时管理的要求◆专人管理，保证安全；◆查阅复制，需经批准；◆除必要外，不得外带。（2）旧账簿归档保管的要求●归类整理，保证齐全；●装订成册，手续完备；●编制清单，归档保管；●妥善保存，期满销毁。B会计年度▼A会计年度日记账总账明细账日记账总账明细账思考题：1.什么叫会计账簿?设置会计账簿的主要作用有哪些?2.会计账簿按用途和外表形式各可以分为哪些种?3.什么叫序时账簿?登记特种日记账的主要依据是什么?4.明细分类账的格式主要有哪几种?其适用核算的业务内容范围是怎样的？5.什么叫平行登记？平行登记的要点有哪些？