315 华为展览参展团的财务规定

华为公司展览参展团的财务规定一、补助标准及发放方法：由于参展工作量大，特对参展人员实行优惠的补助政策。海外展：按照公司[1997]99号文件《关于出国人员费用开支标准和管理办法的规定》确定补助标准（包括途经香港的补助），由展览部协助参展团财务员根据预定行程制表，出发前随机票、护照等发给各人。对于展后回访人员的特殊处理：在回访小组中指定一人为小组兼职财务员，负责回访小组的全部财务支出报销、补助发放（按照机票起止日期确定天数）；出国前参展团财务员与回访小组财务员分别借款，参展团财务员只负责回访小组以外的参展人员的补助及财务报销。因个人行程更改造成补助变动的，财务员在展后需根据实情扣发或增补相应款项到该人工资中。海外展途经香港的若干规定：逗留时间：往返各限一天，超过限定天数以外的无补助、费用自理；少数人员确因公干需逗留一天以上，必须由展览部确认方可报销及发补助。补助及交通包干：按照公司[1997]99号文件《关于出国人员费用开支标准和管理办法的规定》的补助标准（已含市内交通补助）。出发时从深圳到香港机场由展览部统一安排车辆，少数先行人员自行安排从深圳抵达香港的，按实际费用报销深圳-香港在途交通费及去香港机场的交通费；回国时从香港返回深圳由各人自行解决，每人发在途交通包干费200港币。参展人员一律不得再报销香港市内交通费、香港返深圳在途交通费。住宿安排：出发时确实需在香港住宿的由会务组统一安排住宿及报销；回国时个人在香港逗留住宿，在规定时间内可按公司[1997]99号文件《关于出国人员费用开支标准和管理办法的规定》中的住宿标准据实报销。国内展：有效时段及补助标准：布展期及开展期的时段内补助为150元/天，其余时段均按正常出差补助为100元/天。补助适用对象：适用于所有参展人员任命文件中的人员；任命文件中的各办事处参展人员的补助及报销均由各办事处财务独立办理，参展团财务员只负责公司总部参展人员的财务工作。在布展和撤展期间参展人员中的展台工作组、设备调试组、展台会务组人员可增领50元/天的特别补助，展后由展览部向财务员提供实际名单。补助发放：展后由展览部协助财务员，根据往返机票日期确定补助天数，连同服装补助（扣款）、纪律扣款等一并制表，于展后1个月内打入个人工资帐上。对因各种原因回各部门自行报销的人员，自行报销时财务只按正常出差补助；布展期及开展期内高于正常出差补助的差额50元/天，由参展团财务员根据展览部确认的起止日期将差额补助打入个人工资帐上。对任命文件以外的人员的处理办法：（1）办事处客户陪同人员：对于不在任命文件内的展览所在地办事处、用服及各办事处的客户陪同人员，其补助均按正常出差补助标准（100元/天）由各办事处财务独立办理。参展团财务员一概不予受理补助发放。（2）公司总部的临时参展人员：对于截止展前一周仍未通知展览执行秘书组或会务组，自行临时参展的人员，入住时需经会务组确认为参展人员才给予统一住宿安排，其余一切花费均按正常出差回其所在部门办理报销。（3）观展人员：由各部门自行安排观展人员，自行联系其他酒店入住；一切费用及事务自理，参展团一概不予受理。二、参展人员其他待遇规定住宿标准：按照就近住宿、节省费用原则，海外展住宿标准为三星级以下酒店（含三星级）；国内展住宿标准为250-400元/间.夜(三星级酒店)。超标准住房需经展览总负责人批准。展期交通：入住酒店距展馆较远时，参展团将安排住宿酒店与展馆之间每天早晚的往返班车，所有参展人员均需按时搭乘。除确有需要的办事人员外出公干可报销市内交通费外，其余参展人员均不得报销私人市内交通费。展期工作餐及其他餐费：公司为布展期在展馆的工作人员安排工作午餐及加班晚餐；为开展期在展馆的工作人员安排工作午餐；为会务组在酒店的后勤人员安排工作午餐（国内展）。标准：15元/人(国内展)；3-5美元/人(海外展)。其余餐费必须经展览总负责人或客户总负责人批准，并在票据背面签字后，方可拿到财务员处报销。展后旅游(休息)：海外展安排2～3天的旅游。旅游期间住宿、导游、交通、景点门票、快餐等费用由参展团统一支付。国内展安排1-2天的休息，不安排旅游，个人旅游费自付。展后庆功酒会（由展览会总负责根据实际情况确定）：展后安排全体参展人员聚餐一次，标准：100-200元/人（国内展）；30-50美元/人（海外展）。招待客户的宴会及演出等活动只能由客户工作组指定人员参加，其他参展人员一律不得参加。服装补助：大型国内展及海外展的参展人员统一制作服装，标准约2000元/套，服装补助为1000元/人；多次参展人员三年内只做一次服装，展览部负责记录，保证不重做或重发补助；国内中小展览可不要求服装统一，但现场必须着正式西装。三、对不遵守纪律及考勤制度的财务处罚规定会务组指定专人记录展台及会议的考勤、纪律及处罚。以下是处罚标准（均为人民币）：无故迟到一次罚款50元，无故缺勤一次罚款300元；着装不整、发式凌乱一次罚款50元；未经上级许可擅自离开工作岗位，视情节轻重罚款100-800元，报请展览总负责人决定罚款额；工作懒散懈怠或不服从上级安排，视情节轻重罚款50-300元，报请展览总负责人决定罚款额。所有罚款于展后由考勤员汇总，报展览总负责人审批后，由财务员统一从各人工资中扣除，并在公司电子公告牌上公布。四、展期财务报销规定1．对于参展人员，参展团只支付以下费用：公司出发的参展人员的往返机票；房费（含早餐、会务组公事长话及办公费）；工作餐；设备资料礼品搬运、存储及工人费；礼仪小姐租费；公事车费；展后庆功酒会费。其余个人费用均自理，如：酒店洗衣费、私人长话费、私人交通费等。个人酒店消费必须于离店时在前台以现金支付。严禁私费公报、做假帐及重复报销。2．对于国内展的客户接待工作，参展团只支付以下费用：公司出发的客户工作责任组及会务组人员的往返机票；房费（含早餐、会务组公事长话及办公费）；客户的酒店杂费（长话、洗衣、Mini-Bar）；酒店-展馆班车、参观样板点用车及会务组安排的其他公事车费；会议室费用；大型招待活动费用。除此以外，客户的机票及其他消费及办事处人员的酒店杂费、机票、应酬、交通等费用均由办事处人员自理，回各办事处按正常出差报销。3．华为电气需独立支付以下费用：国内展：华为电气参展人员的机票、房费及相关房间杂费、华为电气单独邀请客户的接待费用（房费及相关杂费等）。酒店费用在展期由酒店或旅行社分开记帐，展后结算时由华为技术及华为电气的财务员分别付款。海外展：由展览部协助财务员展后算出华为电气参展人员的费用，安排转入华为电气帐上。4．现场借款及报销要求：向财务员借款需填借款记录表，写明借款日期、用途、金额及借款人姓名、工号（见附件表格1）。每张报销票据背面均须标注报销人姓名、发生时间及事由；尽量杜绝白条，白条报销必须有2人以上证明人及展览总负责人审核同意的签字。财务员每日需按类记录整理所有帐目。5．费用结算期限：参展人员的所有费用必须日清日结，参展团财务员在展后两周内必须整理并报销所有费用（海外展按照公司[1997]99号文件《关于出国人员费用开支标准和管理办法的规定》的附表填报；国内展按照本文件附件2中的表格格式填报）。财务员一律不得受理个别参展人员逾期未报的票据（主要是机票），该费用由个人回本部门自行报销。五、对华为电气分摊展台租金及装修费的规定对有华为电气参与的展览项目，华为电气均应分摊展台租金及装修费的15%。具体操作为：展览部在付款申请表上注明该展览有华为电气参与，并附上参展合同或展台装修合同的复印件；财务部在安排付款的同时，按总金额的15%开具转帐通知单连同合同、发票复印件一并转给华为电气财务部。