DB3201T 1125-2022 党政机关单位大型固定资产设施设备运维服务管理规范

ICS03.080CCSA123201南京市地方标准DB3201/T1125—2022党政机关单位大型固定资产设施设备运维服务管理规范ManagementspecificationforlargefacilitiesandequipmentsbelongingtofixedassetsoperationandmaintenanceserviceofPartyandgovernmentorgans2022-12-15发布2022-12-18实施南京市市场监督管理局发布DB3201/T1125—2022I前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由南京市机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：南京市市级机关物业管理中心、南京市标准化研究院。本文件主要起草人：胡壮志、周涛、李慧、邱绍鹏、王鹤翔、周红缨、蒋兢、夏滢。DB3201/T1125—20221党政机关单位大型固定资产设施设备运维服务管理规范1范围本文件规定了党政机关单位对大型固定资产设施设备（以下简称“设施设备”）运维服务的管理要求，描述了管理职责、服务采购、服务方进退场管理、日常服务监督、服务评价、服务审计、安全管理和档案管理等内容。本文件适用于各级党政机关单位使用财政性资金采购设施设备运维服务以及对服务提供的管理，事业单位和团体组织可参照执行。2规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1大型固定资产设施设备largefacilitiesandequipmentsbelongingtofixedassets党政机关单位占用、使用或认定属于固定资产，为保障党政机关单位正常运行而设置的与建筑物不可分割或不可随意移动的房屋附属公用设施设备。注：大型固定资产设施设备包括给排水、供配电、供热供冷及通风、消防、电梯、机械停车、智能化楼宇等设施设备或系统。3.2运维operationandmaintenance为降低设施设备失效概率、防止性能劣化、延长使用寿命，按照相关技术条件和规定对设施设备运行、保养、检测、维修等环节进行技术管理的措施。3.3管理方management党政机关单位或受党政机关单位委托对设施设备运维服务进行管理的主体。4管理职责管理方在运维服务采购、对服务方监督管理和履约评价等方面具有主体责任，具体职责包括但不4.1限于：——建立运维服务管理机制，制定配套管理制度；——分析设施设备运维的外协需求，提出服务采购计划并组织实施；——统筹设施设备运维的整体工作计划，对服务进行监督、检查和评价。管理方应明确参与运维服务管理的相关部门、组织和人员，建立管理组织架构，落实职责分工。4.2DB3201/T1125—202225服务采购采购计划5.15.1.1根据设施设备运维的实际需要，提出并制定运维服务采购计划，计划内容应包括但不限于：——服务范围和内容；——采购预算；——采购方案，包括采购形式、采购时间等。5.1.2制定采购计划前，管理方应开展市场调查，调查对象及调查内容见表1，分析收集到的信息，并作为制定采购计划的依据。表1调查对象及调查内容调查对象调查对象的选择调查内容党政机关单位建筑物使用年限相近设施设备体量相近设施设备类型和参数对服务的采购（服务类型、服务期限内费用测算）对服务的管理（服务要求、管理方式）对服务方的评价服务供应商/性质规模从业资质信用情况服务范围和能力（服务案例）服务期限内费用报价5.1.3参与市场调查的人员宜具备5年及以上设施设备运维的工作经验或相关专业中级及以上专业技术资格。5.1.4管理方应综合物价浮动等因素合理测算采购服务所需的费用，可能涉及的支出包括：——人员，包含工资和社会保障资金；——服务，包含运维服务和其他配套服务；——材料，包含更换的损耗件、零部件；——税费等合理费用。采购准备5.25.2.1管理方应明确采购需求（内容见附录A），采购金额较大或技术较复杂的项目宜征求行业组织、专业机构或专家的意见。5.2.2管理方应根据采购政策、采购预算、采购需求等编制采购文件，内容应完整、明确。5.2.3委托采购代理机构的，管理方应与采购代理机构签订委托协议，明确双方权利和义务，将采购代理机构纳入供应商管理，并每年进行评价。5.2.4管理方应对采购代理机构编制的采购文件进行审核确认。采购实施5.35.3.1采购活动的实施应符合相关法律法规，按照规定流程及要求执行，管理方应对采购过程进行监督。5.3.2产生中标结果后，管理方应与服务供应商签订采购合同，合同内容应包括但不限于服务的内容、DB3201/T1125—20223期限、质量、价格等要求以及资金结算方式、双方的权利义务事项和违约责任，对合同的合法性进行审核，并向业务主管部门履行备案手续。5.3.3采购合同中约定的服务期限不宜超过3年，服务期限内合同应一年一签。6服务方进退场管理服务方正式进场前，管理方应要求服务方提供真实准确的信息资料并审核备档，信息资料包括但6.1不限于：——服务方营业执照、许可资质等证明；——人员基本信息（身份证信息、无犯罪记录证明）和资格证书。管理方应对服务方人员进行岗前培训，培训内容包括但不限于相关规章制度、保密规定、文明礼6.2仪，并与人员签订保密承诺书（见附录B）。管理方应以平稳过渡、防止损失为原则，协调监督服务方与原服务方完成工作交接，宜在15天内6.3完成，交接程序及要求包括：a)确定交接方案，明确交接事项、内容、需提供和接收的材料、完成时限等；b)移交材料，材料完整、真实；c)现场查验设施设备；d)解决查验发现的问题；e)原服务方、服务方、管理方对交接结果签字确认。7日常服务监督监督方式7.17.1.1对日常运维服务的监督方式包括但不限于：——对服务方提出的申请和提交的材料进行审核审批；——定期和不定期现场检查；——以例会等形式听取工作汇报；——受理服务对象投诉举报并调查核实；——询问和质询。7.1.2现场检查的对象、内容、路线、频次应具体明确，根据设施设备运维的要求和实际情况确定，覆盖被检查项。7.1.3现场检查宜每天开展，重点检查对象包括：——短期内发生过故障的设施设备；——报修频率较高的设施设备；——易损件更换频率较高的设施设备；——新设置和长期闲置未运行的设施设备。7.1.4需要加强现场检查频次的情况包括：——换季阶段和特殊季节；——节假日和重大活动前；——特种设备强制性检验检测前。7.1.5现场检查发现设施设备存在问题应做好记录，及时向服务方人员通知到位（通知单见附录C），提出整改要求和时限，跟踪整改落实情况。DB3201/T1125—202247.1.6管理方应指定管理责任人负责监督，宜定期形成服务监管记录（见附录D）。7.1.7管理方宜使用信息化管理，实现运维计划管理、故障报修、工单管理、服务监督、数据统计等功能，督促服务方人员配合使用。监督内容7.2监督内容为采购合同中的约定，具体内容见附录E。8服务评价评价方式8.18.1.1管理方应定期对服务方进行履约评价，明确评价的频次、方式、程序、内容、指标、依据以及结果应用。8.1.2管理方应综合采用不同的评价方式，给出评价意见和结果，由管理方和服务方签字确认，评价方式包括但不限于：——服务方自评；——管理方评价；——管理方上级主管部门评价；——业务主管部门评价；——服务对象满意度评价；——第三方或外部专家评价。评价依据8.2本文件7.1.1提及的各项监督方式形成的结果和服务审计结果应作为履约评价的依据。结果应用8.38.3.1评价结果应作为管理方支付款项以及是否与服务方续签合同的依据。8.3.2管理方应督促服务方根据评价意见和结果提出改进措施并落实到位。9服务审计管理方应每年对服务方履约情况进行内部审计，并要求服务方配合接受业务主管部门的外部审计。9.1管理方应根据审计结果对服务方提出整改或处理意见。9.210安全管理管理方应建立对运维服务的安全管理机制，明确安全责任，制定年度安全目标。10.1管理方应督促服务方对运维人员定期进行安全教育培训和安全演练，并有相应记录，培训内容包10.2括但不限于：——安全管理规章制度；——运维作业中可能接触的危险源及控制措施；——突发事件应急预案。DB3201/T1125—20225危险作业和中大修作业前，管理方应要求运维人员提前申请并做好保障措施，管理方应检查作业10.3现场及相关记录，包括作业前的安全交底和作业中的安全监护等情况。管理方应要求服务方定期开展设施设备安全隐患排查整改，并有相应记录。10.4设施设备发生故障或造成事故，管理方应要求运维人员及时上报并说明情况原因，事后开展调查10.5核实并整改到位。节假日、重大或临时活动前，管理方应要求服务方配合保障，确保设施设备正常运行。10.6服务方资质证书和人员资格证书复审、人员变动等情况，管理方应要求服务方及时上报，并对相10.7关资料证书的有效性重新审核备档，特种设备作业持证率应达到100%。管理方应定期检查驻场人员在办公、住宿等场所的安全制度遵守情况。10.8管理方应对服务方定期开展安全例会，及时通报相关工作要求和检查整改要求。10.911档案管理管理方应依据《中华人民共和国档案法》建立档案管理制度，规定档案的收集、分类、归档、保11.1管、利用、移交、销毁、安全等要求，明确档案管理人员和存放场所。档案内容应包括与运维服务相关的纸质或电子材料，包括但不限于：11.2——服务采购资料，包含招投标文件、采购合同；——运维服务资料，包含设施设备的运维计划、运行记录、维护保养记录、检测记录、巡查记录、故障和维修更换记录、人员进出来访登记、值班交接班记录等；——服务监管资料，包含服务方及人员资料、监督检查记录、履约评价记录、培训及会议记录等。DB3201/T1125—20226AA附录A（资料性）服务采购需求服务采购需求见表A.1。表A.1服务采购需求事项可能涉及的内容服务方资质符合《中华人民共和国政府采购法》相关条款具备符合条件的从业资质具备政府采购供应商诚信档案项目预算预算总额预算明细服务范围和内容服务地点服务范围内的设施设备清单服务内容：运维整体工作计划、运维内容、其他配套服务服务期限服务类型整包、中包、小包人员是否驻场服务要求服务方提供的项目人员：资格证书、年龄、工作经验等服务人员的社会保障、意外伤害保险服务计划和方案的制定服务实施过程服务响应时限故障排除时限服务质量：设施设备完好率、服务投诉率其他配套服务：接受培训、提供培训、服务终止工作交接商务要求进场时间交付验收方式履约验收方案资金支付方式付款进度安排各方权利和义务违约责任解决争议的方式DB3201/T1125—20227BB附录B（资料性）服务保密承诺书服务保密承诺书见图B.1。服务保密承诺书甲方（管理方）：乙方（承诺人）：我已了解保密相关法律、法规和规章制度，知悉应当承担的保密义务和法律责任。本人郑重承诺：一、认真遵守国家保密法律、法规和规章制度，遵守甲方保密管理规定和工作要求，履行保密义务。二、不提供虚假个人信息，自愿接受保密审查。三、不以任何方式泄露所接触和知悉的国家秘密和办公区相关秘密。四、不违规记录、存储、传输、复制秘密信息，不违规留存甲方单位的秘密载体，具体做到：1、不看办公区电脑、文件等资料；2、不记、不传、不妄议会议内容；3、不在工作场所用手机、照相机、摄像机等拍摄有关资料、人员和区域场所的图片；4、不与无关人员谈及与甲方工作有关的事情；5、涉及甲方的相关资料不得带出单位，未经许可，不售卖废纸、报刊杂志等。五、未经甲方审核和批准，不擅自发表涉及秘密和未公开内容的言论、文章等信息。六、不编造不散播谣言、虚假信息和有害信息。七、服从甲方的网络管理，按照要求采取措施防范计算机病毒，防止泄密。维修电脑时，对储存数据的硬盘、软盘、U盘等载体严格保管，避免丢失或被人复制。八、离岗时自愿接受脱密期管理，签订离岗人员保密承诺书。如违反上述承诺，本人自愿承担相应