内部控制-固资循环--内部控制制度-固定资产循环

○○科技股份有限公司固定資產循環文件編號：FA○○科技股份有限公司固定資產循環目錄文件編號文件名稱發行版次/日期ABCDEFA-01固定資產分類與權責劃分2000/11/1FA-02取得保管及投保作業2000/11/1FA-03維修作業2000/11/1FA-04調撥作業2000/11/1FA-05處分作業2000/11/1FA-06報廢作業2000/11/1FA-07出售／出租作業2000/11/1FA-08盤點作業2000/11/1文件編號：FA-01-A生效日期：2000年11月01日1-1固定資產分類與權責劃分1.目的：明訂固定資產之定義與分類，並區分各單位對於固定資產管理之職責。2.範圍：2.1.為確保公司固定資產之完整性，除符合固定資產定義及範圍(請詳會計制度)之固定資產列入本作業管理外，費用性資產仍得依公司管理上之需要列入「內部管理制度－財產管理」規範之，其納入列管之項目，另行訂定之。2.2.若資產需經一段時間以實施必要之購置或建造工作，使其達到可用狀態及地點時，於購置或建造期間，會計帳上以「未完工程」或「預付購置設備款」等科目列入固定資產項下，但尚不於「固定資產循環─取得保管及投保作業」管理，應俟其驗收合格後方依「固定資產循環─取得保管及投保作業」辦理之。3.內容：3.1.流程圖號：無。3.2.程序說明：3.2.1.固定資產之分類：(一)辦公設備：凡供日常辦公所需之各項辦公設備及其備件皆屬之。(二)運輸設備：凡供業務上使用之車輛及其備件皆屬之。(三)電腦設備：凡供日常辦公所需之各項電腦設備及其備件皆屬之。(四)租賃改良：凡在租賃標的物上所為之各項改良皆屬之。(五)其他固定資產：凡不屬於上列各項之雜項設備及其備件皆屬之。3.2.2.固定資產之編號：(一)應依財產編碼原則確實辦理。文件編號：FA-01-A生效日期：2000年11月01日1-2(二)財產編號為7碼，其編碼原則如下：第1碼：會計類碼—分為辦公設備(A)、運輸設備(B)、電腦設備(C)、租賃改良(D)、雜項購置(E)。第2碼：中分類碼—按財產種類分類。第3-7碼：流水碼3.2.3.固定資產管理作業中各有關執行單位之權責區分：(一)請購－各使用單位：由各使用單位依據實際需要辦理請購。(二)採購－總務單位：辦理全公司固定資產之採購(詢、比、議價、訂購)事宜。(三)驗收－總務單位及請購單位：固定資產之驗收工作，一律由總務單位會同請購單位辦理之。(四)財產管理－總務單位：(1)負責編列財產編號、製作財產標籤及財產管理之建檔事宜。(2)負責固定資產之維修安排工作。(3)固定資產處分及部門間調撥協調等工作。(五)帳務處理－會計單位：負責〝財產目錄〞之建立及相關帳務之處理。(六)保管－各使用單位：由各使用單位負責固定資產實體之保管事宜。3.2.4.本公司之固定資產取得或處分，應依公司制訂之「取得或處分資產處理程序」規定辦理，且若符合(88)台財證(一)第81769號函「公開發行公司取得或處分資產處理要點」規定公告及申報標準時，應依規定辦理公告及申報事宜。。4.附件：無。5.參考文件：取得或處分資產處理程序文件編號：FA-02-A生效日期：2000年11月01日2-1取得保管及投保作業1.目的：掌握公司固定資產狀況，確保取得之固定資產均能妥善管理。2.範圍：本作業程序適用於固定資產取得驗收後之保管、建檔及投保等事宜。3.內容：3.1.建檔作業：3.1.1.流程圖號：FA-02-01F3.1.2.程序說明：(一)購入之固定資產依「採購及付款循環－驗收作業－財產及事務用品」辦理驗收及編列財產編號後，總務單位應依據〝驗收單〞第二聯，將財產編號、名稱、規格／型號、數量、取得時間、金額、保管單位、所在位置及供應商等資料登錄〝財產卡〞及〝財產清冊〞，俾利固定資產檔案之管理。(二)總務單位根據財產編號，製作〝財產標籤〞，黏貼於財產顯明而不易脫落、受損之處，其位置應求劃一。總務單位應定期檢視〝財產標籤〞黏貼情形，遇有脫落或模糊不清時應立即更新。(三)總務單位應定期依據〝財產清冊〞彙整編製〝部門別財產清冊〞，除自行留存正本外，並將〝部門別財產清冊〞影本分送各使用單位於核對無誤後存查。(四)取得之固定資產所應支付之相關稅金(如房屋稅、牌照稅等)，由總務單位檢附相關稅單，依「採購及付款循環－應付款項作業」或「零用金作業」辦理請款。(五)總務單位應定期將〝財產清冊〞分送會計單位，經與〝財產目錄〞核對無誤後存查，以確保資產記錄之一致與正確性。3.2.投保作業：3.2.1.流程圖號：FA-02-02F3.2.2.程序說明：(一)投保經辦單位定期辦理固定資產投保時，應取得會計單位提供之〝財產目錄〞，於查閱公司現有固定資產狀況後，針對重要固定資產擬具投保項目及文件編號：FA-02-A生效日期：2000年11月01日2-2金額。(二)投保經辦單位針對重要固定資產投保項目，初步洽保險公司詢價；於取得保險公司資料並比、議價後，將保險相關資料一併呈請權責主管核准。若為保單到期續保單者，應與保險公司確認續保單內容，呈請權責主管核准後辦理。(三)投保經辦單位於投保內容業經核准後，將投保標的物明細、保險金額及相關投保資料傳真至保險公司，俟保險公司回覆保險費率並確認後，會同權責主管辦理投保手續。(四)投保經辦單位於投保手續完成，取得〝保險單〞後，應檢附〝保險單〞影本，依「採購及付款循環─應付款項作業」辦理請款。(五)投保經辦單位應將〝保險單〞正本歸檔留存，據以掌握公司固定資產之投保情形。3.3.控制重點：3.3.1.財產購入後應依公司規定之編碼原則確實編號管理。3.3.2.公司購入之財產應黏貼〝財產標籤〞，並確實登錄〝財產卡〞及〝財產清冊〞及〝部門別財產清冊〞。3.3.3.應定期編製〝部門別財產清冊〞，並交各保管單位核對，以確保財產管理資料之正確性。3.3.4.總務單位編具之〝財產清冊〞應與會計單位之〝財產目錄〞資料相符。3.3.5.固定資產投保金額與項目應考量經營風險。3.3.6.保險合約之簽訂應由權責主管核准。3.3.7.保單到期應即時辦理續保。3.3.8公司之門禁措施應足以預防固定資產未經核准即予運出。4.附件：財產卡財產清冊部門別財產清冊財產目錄5.參考文件：採購及付款循環驗收作業採購及付款循環應付款項作業採購及付款循環零用金作業文件編號：FA-03-A生效日期：2000年11月01日3-1維修作業1.目的：訂定固定資產故障維修程序，確保資產使用達最佳狀態。2.範圍：本作業程序適用於固定資產故障時之維修作業。3.內容：3.1.流程圖號：FA-03-01F3.2.程序說明；3.2.1.請修單位於設備臨時故障或受損時，應填立〝維修申請單〞，經單位主管核准後，送交總務單位辦理。3.2.2.總務單位接獲〝維修申請單〞，應先查詢保固廠商、期限及合約，若於保固範圍內，則依保固契約內容聯絡廠商修理；否則應聯絡一般廠商修護。3.2.3.洽請一般廠商修護者，應依公司規定向修護廠商詢價，並取得〝報價單〞，經比、議價後擬定修護廠商。〝維修申請單〞經依核決權限呈核後，據以通知廠商進行修護。3.2.4.設備修護完成後，總務單位應通知請修單位進行驗收，並於〝維修申請單〞驗收確認後，〝維修申請單〞由總務單位存查。3.2.5.修繕完成需支付維修費用者，總務單位應取得維修廠商之〝發票〞，連同〝維修申請單〞依「採購及付款循環－應付款項作業」辦理請款。3.2.6.會計單位於維修費用請款入帳時，若須資本化者，應於〝財產目錄〞登錄該筆資本支出資料。3.3.控制重點：3.3.1.資產受損或故障時，應確實查明有無保固合約，並依規定送修。3.3.2.〝維修申請單〞應確經請修單位驗收確認。3.3.3.資本化與費用性之修護支出應確實劃分。3.3.4.應定期彙整、分析修繕支出及比例，以瞭解是否有費用浮濫之情事，並據以提出改善措施。文件編號：FA-03-A生效日期：2000年11月01日3-24.附件：維修申請單5.參考文件：採購及付款循環應付款項作業文件編號：FA-04-A生效日期：2000年11月01日4-1調撥作業1.目的：規範固定資產調撥程序，確保固定資產調撥時，實體及帳籍能正確移轉及記錄。2.範圍：2.1.本作業適用於固定資產調撥之處理程序。2.2.〝財產異動申請單〞適用範圍說明：□調撥：列管資產擬由原保管單位轉撥入使用者。□報廢：列管資產已不堪使用申請報廢。□閒置：原各單位保管之資產達一定期間而未使用，擬轉列閒置資產者。□出售：列管資產擬出售者。□出租：列管資產擬出租者。□其他：列管資產因上述以外其他原因而異動者，如遺失等。3.內容：3.1.流程圖號：FA-04-01F3.2.程序說明：3.2.1.撥入單位因使用上需要，經與撥出單位協調同意調撥後，由撥入單位填寫〝財產異動申請單〞一式二聯，經單位主管簽核後，送交撥出單位。3.2.2.撥出單位於接獲〝財產異動申請單〞，呈單位主管簽核後，送交總務單位辦理。3.2.3.總務單位接獲〝財產異動申請單〞，視異動之設備種類會相關專業技術單位表示意見，並依核決權限送呈核准後，據以協調、安排調撥事宜及通知調撥日期。3.2.4.撥出單位於調撥日將固定資產送交撥入單位置於適當位置後，〝財產異動申請單〞一式二聯分送如下：第一聯：交會計單位，據以於〝財產目錄〞更新相關資料後存查。第二聯：交總務單位，據以於〝財產卡〞及〝財產清冊〞更新財產資料後存查。3.2.5.總務單位應定期依財產狀況彙整編製〝部門別財產清冊〞，影印送交撥出、撥入單位，於核對無誤後存查。文件編號：FA-04-A生效日期：2000年11月01日4-23.3.控制重點：3.3.1.固定資產調撥之審核應考量效益性及帳籍異動之完整性。3.3.2.固定資產之調撥應更新財產管理檔案。4.附件：財產異動申請單5.參考文件：無。文件編號：FA-05-A生效日期：2000年11月01日5-1處分作業1.目的：規範固定資產處分原則，確保固定資產處分之適切性，並符合法令規定。2.範圍：本作業程序適用於固定資產處分申請及閒置之處理程序。3.內容：3.1.流程圖號：FA-05-01F3.2.程序說明：3.2.1.使用單位保管之固定資產遇有下列狀況時，應填具〝財產異動申請單〞一式二聯，呈權責主管核准後，送至會計單位填入購買金額、累計折舊、殘值及耐用年限等相關資料，並會總務單位，依核決權限送呈核准處分。(一)固定資產因災害或遭破壞或價值減損擬報廢或無再使用價值者。(二)固定資產遭竊盜而遺失時。(三)固定資產不再使用或欲汰舊換新或擬出售、出租時。3.2.2.固定資產如係遺失或遭破壞時，應即查明實情及調查保管人責任，並向警察單位報案並取得證明文件。如因保管人過失而致盜失者，保管人應按盜失實物現值計價賠償。3.2.3.總務單位根據〝財產異動申請單〞核准之處分方式分別處理如下：(一)出售或出租：依「出售／出租作業」辦理。(二)報廢：依「報廢作業」辦理。(三)閒置：閒置之固定資產由總務單位統一存放於固定位置後，〝財產異動申請單〞一式二聯分送如下：第一聯：交會計單位據以編製〝轉帳傳票〞，經依核決權限呈核，並更新〝財產目錄〞後存查。第二聯：交總務單位，據以於〝財產卡〞及〝財產清冊〞更新財產資料後存查。3.2.4.總務單位應定期依據財產現況彙整編製〝部門別財產清冊〞，影印分送各使用單文件編號：FA-05-A生效日期：2000年11月01日5-2位，於核對無誤後存查。3.2.5.會計單位於固定資產處分時，如有符合「取得或處分資產處理程序」之規範者，應依其規定辦理。3.3.控制重點：3.3.1.因盜竊或災害而報損之資產，應查明有無失職疏忽，據以擬定處理對策，並依法令規定申請、取具稅捐減免證明文件。3.3.2.固定資產因遭盜竊、破壞、天然災害而報損時，應即查明投保資料並備妥相關文件，向保險公司提出索賠。3.3.3.應依固定資產現況選擇適當之處分方式。3.3.4.資產處分應依相關法令辦理或申報。3.3.5.定期檢視閒置財產明細，如有出售或再利用之價值，應擬定適當之處置方式。4.附件：無。5.參考文