会计工作交接的程序

八、会计工作交接的程序（一）交接前的准备工作。会计人员在办理会计工作交接前，必须做好以下准备工作：1.已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕。2.尚未登记的账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人印章。3.整理好应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。4.编制移交清册，列明应该移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、公章、现金、有价证券、支票薄、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。5.会计机构负责人（会计主管人员）移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚。【例题·多选题】会计人员在办理会计工作交接前，必须做好以下准备工作（）。A.已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕B.尚未登记的账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人印章C.整理好应该移交的各项资料，向单位负责人报告D.会计机构负责人移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚【答案】ABD（二）交接程序移交人员离职前，必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接管人员移交清楚。接管人员应认真按照移交清册逐项点收。【案例4-1】小陈是A企业的出纳，小王是B企业的会计，两人因故需要暂时离开工作岗位一年。对于离岗交接的程序两人并不熟悉，相约请教资深会计老李。【解析】会计老李热情的接待了小陈和小王，并把交接的具体要求详述如下：1.现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺，接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时，移交人员在规定期限内负责查清处理。2.有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿余额交接。3.会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中加以说明，由移交人负责。4.银行存款账户余额要与银行对账单核对相符，如有未达账项，应编制“银行存款余额调节表”调节相符；各种财产物资和债权债务的明细账户余额，要与总账有关账户的余额核对相符；对重要实物要实地前一讲，我们学习总账的登记、日记账的登记、明细账的登记、月末、年末结账和账簿的更换与保管。今天，我们学习会计工作交接的程序，我们将通过案例讲述会计工作交接过程中应注意的事项。此外，我们还要学习如何查找错账，以及错账的更正方法。引言盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。5.公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。6.实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数字正确无误后，方可交接。（三）专人负责监交为了明确责任，会计人员办理工作交接时，必须有专人负责监交。通过监交，保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续，防止流于形式，保证会计工作不因人员变动而受影响；保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务，不允许任何一方以大压小，以强凌弱，或采取非法手段进行威胁。移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章，作为交接双方明确责任的证件。【案例4-2】会计档案监交过程中出现特殊情况时，对监交人员有何要求？【解析】对监交的具体要求是：1.一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人（会计主管人员）监交。2.会计机构负责人（会计主管人员）办理交接手续，由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人会同监交。所谓必要时由主管部门派人会同监交，是指有些交接需要主管单位监交或者主管单位认为需要参与监交。通常有三种情况：1.所属单位负责人不能监交，需要由主管单位派人代表主管单位监交。如因单位撤并而办理交接手续等。2.所属单位负责人不能尽快监交，需要由主管单位派人督促监交。如主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人（会计主管人员），所属单位负责人却以种种借口拖延不办交接手续时，主管单位就应派人督促会同监交等。3.不宜由所属单位负责人单独监交，而需要主管单位会同监交。如所属单位负责人与办理交接手续的会计机构负责人（会计主管人员）有矛盾，交接时需要主管单位派人会同监交，以防可能发生单位负责人借机刁难等。此外，主管单位认为交接中存在某种问题需要派人监交时，也可派人会同监交。【例题·单选题】一般会计人员办理交接手续，由（）监交。A.单位负责人B.法定代表人C.会计机构负责人D.出纳【答案】C（四）交接后的有关事宜：1.会计工作交接完毕后，交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章，并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。2.接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。3.移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。第三节更正错账一、产生错账的原因第三节更正错账一、产生错账的原因产生错账的原因主要有以下两种：（一）会计凭证填制错误。主要表现为记录内容有误、计算错误、会计科目错误、借贷方向错误、借贷金额有误。（二）记账错误。主要表现在账簿记录出现重记、漏记、混记、错记等情况。二、错账查找方法及运用（一）错账查找措施。一般情况下，如果发生了错账，应采取以下措施查找：1.先计算出差错的数额；2.综合各种有关情况，确定可能出现差错的范围；3.确定查找的线索，采用适当的方法予以查错。（二）错账查找方法。主要查错方法有六种：差数法、除2法、除9法、顺查法、逆查法、抽查法。【例题·多选题】查找错账的方法有（）。A.差数法B.除2法C.顺查法D.抽查法【答案】ABCD1.差数法这是直接从账账之间的差额数字来查找错误的方法。【案例4-3】现金日记账余额为3560元，总账中现金账户的余额为3500元，相差60元。会计交接注意事项：第一，交接表要写清楚。看交接表上的内容与事实是否相符。第二，发票要看仔细。发票本数与事实相符。企业日记账要与银行对账单核对相符。存货类账簿及固定资产账簿要与实物核对相符。第三，有时间的话，对单位及个人往来账项要核对相符。总之会计交接一定要注意。否则后果自负。所以不要怕麻烦。涉及会计方方面面一定要核实特别提示【解析】1.可直接根据账面数（现金日记账余额）与核对数（总账中现金账户的余额）的差额来查找。2.记重账时，可从账簿记录中查找，如果发现同一账户记录中，有两个数相同并与这个差额（60元）相等。其中一个数可能是重记的数字。3.漏记时，可在记账凭证中直接查找60元的经济业务，看是否漏登。2.除2法这是将账账之间差额数字除以2，按商数来查找差错的方法，这种方法适用于查找方向记反账的错误。【案例4-4】原有原材料库存6000元，又入库1000元，应在“原材料”账户借方登记1000元，期末余额应是7000元，结果记在“原材料”贷方1000元，致使期末余额只有5000元，相差2000元。【解析】用这个差额数字（2000）除以2，商数是1000元，便是该错数。查找时应注意有无1000元的业务记反了方向。3.除9法这是用差数除以9来查找错账的方法。此法适用于查找数字错位和邻数倒置所引起的差错。（1）在登账过程中可能会把数字的位数搞错。如十位数记成百位数，而百位数记成千位数或者把千位数记成百位数，如果出现这种情况，差数均可被9整除，其商数就是要查找的差错数。【案例4-5】1.如果是大数记成了小数，例如，52830误记成是52832.如果是小数记成了大数，例如，420误记成4200【解析】1.52830误记成是5283，差数47547，除以9后，商为5283，你就可以在账簿上查找是否将52830误记为5283的情况。2.420误记成4200，差数为3780，除以9后，商为420，将420乘10后得4200，你就可以在账簿中查找是否将420误记为4200的情况。（2）邻数倒置。如果记账时，出现将相邻两位数或三位数的数字顺序颠倒的错误，也可采用“除九法”查找。【案例4-6】1.如果将52错记为25，2.如果将25错误记为52【解析】1.将52错记为25，差数27除以9的商数为3，这就是相邻颠倒两数的差值（5－2）。2.将25错误记为52，差记数-27除以9的商为-3，这就是相邻颠倒两数差值（2－5）。4.顺查法这是沿着“制证—过账—结账—试算”的账务处理程序，从头到尾进行的普遍检查。【案例4-7】小张月末对账时发现会计记录有误，小张利用顺查法的以下步骤找出错误记录。【解析】第一步：将记账凭证与原始凭证核对，检查有无制证错误；第二步：将记账凭证及所附原始凭证与账簿记录逐笔核对，检查有无错误；第三步：结算各个账户的发生额及期末余额，检查有无计算错误；第四步：检查试算平衡表上有无抄写与计算错误。【例题·单选题】对于顺查法，正确的是（）。A.制证—过账—试算—结账B.制证—过账—结账—试算C.试算—制证—过结—结账D.制证—试算—过账—结账【答案】B5.逆查法这是沿着“试算—结账—过账—制证”逆查处理程序，从尾到头进行的普遍检查。【案例4-8】小何月末对账时发现会计记录有误，小何利用逆查法的以下步骤找出错误记录。【解析】第一步：检查试算平衡表本身，复核试算平衡表内各栏金额合计数是否平衡；检查平衡表内各账户的期初余额加减本期发生额是否等于期末余额；核对平衡表内该账户的各栏金额是否抄写错误；第二步：检查各账户的发生额及余额的计算是否正确；第三步：将记账凭证、原始凭证及账簿记录逐笔核对，检查过账有无错误；第四步：检查记账凭证的填制是否正确。6.抽查法抽查法是在已初步掌握情况的基础上，有重点的抽取账簿记录中某些部分进行检查的方法。例如，差数是元位数时，只查找元、角、分位，其他数字则不必逐一检查。这样就缩小了查找范围，比较省力而且有效。三、错账更正方法及运用记账发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按规定的方法更正，常用的方法可以归纳为划线更正法、红字更正法、补充登记法三种。【例题·多选题】错账的更正方法有（）。A.划线更正法B.红字更正法C.差数法D.补充登记法【答案】ABD（一）划线更正法划线更正法，是指用划线来更正错账的方法。这种方法适用于记账后结账前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即纯属笔误造成登账时文字或数字出现的错误，应用划线更正法进行更正。具体做法是，先将错误的文字或数字全部划一条红线予以注销；然后在划线上方用蓝字填写正确的记录；更正后经办人员应在划线处盖章以明确责任。在划线更正时应注意的以下问题：在划线时，如果是文字错误，可只划错误部分，如果是数字错误，应将全部数字划销，不得只划错误数字。划线时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。【例题·判断题】结账后，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即纯属笔误造成登账时文字或数字出现的错误，应用划线更正法进行更正。（）【答案】错误【解析】记账后结账前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即纯属笔误造成登账时文字或数字出现的错误，应用划线更正法进行更正。（二）红字更正法红字更正法又称红字冲账法，是用红字冲销或冲减原记录数，以更正或调整账簿记录的一种方法。这种方法适用于记账以后，如果发现记账凭证发生错误，导致记账错误时，可采用红字更正法进行更正，红字记录表示对原记录的冲减。红字更正法具体做法分两种情况：1.记账所依据的记账凭证中应借应贷的方向、科目或金额有错误，导致账簿记录错误。具体做法是：首先用红字（只限金额用红字，其他项目用蓝字）填制一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，在摘要中注明注销XXXX年XX月XX日XX号凭证，并用红字（金额）登记入账，以冲销原来的账簿记录；然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证，在摘要中注明订正XXXX年XX月XX日XX号凭证，并据以登记入账。冲销和订正的记账凭证后面可不附原始凭证。【案例4-9】2009年7月1日，车间生产乙产品领用直径5号圆钢3500元。会计人员根据领料单编制记账凭证（第12号记账凭证）如下