会计档案管理_2

会计档案管理会计档案管理依据•《中华人民共和国会计法》（２０００年７月１日起施行）•国家财政部和国家档案局联合颁发《关于印发会计档案管理办法的通知》（财会字[1998]32号）1999年1月1日起施行•四川省财政厅、四川省档案局联合转发（川财会法[1999]22号）•四川省财政厅、四川省档案局关于重新印发会计档案表格样式的通知（川财会法[1991]46号）建立健全管理制度•归档制度•保管制度•查阅制度•销毁制度第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。会计档案基本概念第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案基本概念会计核算:是以货币为计量单位，运用会计方法，对经济活动进行连续、系统、全面地记录、分类、汇总、分析，形成会计信息，为决策提供依据的一项会计活动。会计档案基本概念传统意义上的会计核算主要是指对会计主体已经发生或已经完成的经济活动进行的事后核算，也就是会计工作中记账、算账、报账的总称；会计档案基本概念会计核算三个基本环节，一是填制会计凭证；二是登记会计账簿；三是编制和提供财务会计报告。这三个环节相互衔接，基本上覆盖了会计核算的全过程。《会计法》第九条规定“各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。”会计档案管理办法第十九条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。会计档案的具体内容第五条会计档案具体内容：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。会计档案的具体内容（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。★注：实行会计电算化单位的电子数据和相应软件资料及存储于磁性介质上的会计数据、程序文件等应当保存的会计核算专业材料，均应视同会计档案一并管理，并应当保存打印出的纸质会计档案。会计档案管理办法第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。会计档案保管期限第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为３年、５年、１０年、１５年、２５年５类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。会计档案保管期限凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：2005年度终了日为12月10日，保管期限按2006年1月1日开始计算。会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注二会计账簿类4日记账15年5总账15年6汇总凭证15年７现金出纳账、银行存款账25年8税收日记账（总账）25年会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注三财务报告类9行政事业单位决算永久10会计月、季度报表5年四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久会计档案整理与装订•会计档案可按会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计材料等四类分别进行整理、装订。会计档案整理与装订•会计凭证的装订•会计凭证装订前的准备工作•会计凭证装订时的要求•会计凭证装订后的注意事项会计档案整理与装订•会计账簿的装订•会计账簿装订的要求•会计账簿装订后的要求会计档案整理与装订财务会计报告的装订：装订时，报表的立卷要区分不同保管期限，一个卷内的报表必须是同一个保管期限，同时也要考虑报表的多少来组成保管单位。例如，年报、季报、月报应分开装，若数量少，可将季报、月报（保管期限5年）合并装订。对会计报表的分析和说明，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的联系性。财务报告装订的顺序为财务会计报告的封面、目录、编制说明、会计报表、财务报告的封底。财务报告装订成册后，按保管期限编制卷号，认真填写封面，盖章封签。会计档案整理与装订其他会计材料的装订：会计年度终了后，按会计核算专业材料分类装订，每卷应填写卷内目录，并加装封面。其他会计材料装订成册后，应认真填写封面，盖章封签。会计档案案卷封面的填写会计档案凭证（盒）封面项目有：全宗名称、凭证名称、起止日期、记账凭证数、册数、财务主管、经办会计、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。以上项目除全宗号、目录号、案卷号由档案部门填写外，其他均由财务部门负责填写。会计凭证样式四川省财政厅收款会计凭证2006112006131411211215年张三李四12136会计档案案卷封面的填写会计账簿、财务报告类档案硬卷盒封面的项目有：全宗号、目录号、案卷号、起止日期、件（张）数、案卷题名、保管期限。会计账簿样式四川省财政厅局1999年会计总账张三会计档案档号的编制档号是指档案室在整理和管理的过程中，赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制必须在整个机关档案编号体系内进行，科学合理，符合规范。会计档案档号的编制会计档案档号的编制是将会计档案分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其他类等四类，以卷为单位进行编制，并用不同的目录号代表不同的类别。如会计凭证用目录号1来表示，会计账簿用目录号2来表示，会计报表用目录号3来表示，其他类用目录号4来表示。会计档案档号的编制案卷号的编制是在同一目录号下,从“1”开始编制案卷号,至到“１０００”号时，一般应另编一个目录号又从“１—１０００”编案卷号。会计档案档号的编制注意应以形成的一册或一本为一卷，编一个案卷号，不可以简单的将一个档案盒作为一个案卷号，如果将多本（册）装在一个档案盒内，应编写多个案卷号；不同年度、不同保管期限的不能装在同一盒内。会计档案以卷为单位编写“会计档案案卷目录”，会计档案档号由全宗号—目录号—案卷号组成。会计凭证侧面样式2006114123615年会计档案案卷的排列案卷的排列：一般按会计核算材料类型—组织机构—年度进行排列。一般情况下，同一年度的凭证按月顺序排列；同一年度的账簿按账簿种类（依次为总账、分类账、明细账、日记账、其他账等）进行排列；同一年度的财务报告先排年报、再排季报、最后排月报。会计档案的鉴定与销毁会计档案鉴定就是按照一定的原则标准，划定保管期限，对超过保管期限的会计档案重新鉴别其保存价值，剔除失去保存价值的会计档案予以销毁的一项工作。因此，鉴定会计档案关系到某些会计档案是否继续保存、有无保存价值的重大问题。会计档案的鉴定工作应按阶段进行。会计档案的鉴定与销毁初步鉴定。初步鉴定是要经济业务完成后交付会计人员受理会计文件材料的整理中进行的。具体工作内容有：一是会计人员对所受理的各种经济业务凭证，要对其真伪进行认真鉴定，严格按照《会计法》办理，对不真实、不合法的原始凭证不予受理；二是会计部门在每年的会计年度终了后，对需要归档保存的会计文件材料进行整理立卷，并根据《会计档案保管期限表》对其进行鉴定，确定每个案卷的保管期限。会计档案的鉴定与销毁复查鉴定。亦可称期满鉴定。当档案部门接收了会计部门移交的会计档案后，应根据《会计档案管理办法》及《会计档案保管期限表》的要求，定期会同会计人员对已到保管期限的会计档案进行复查鉴定，或确定销毁，或延长其保管期限。根据会计利用的实践，对那些在初步鉴定时保管期限定得不适当的，可以纠正或延长。会计档案的鉴定与销毁鉴定销毁。对保管期满，应该销毁的会计档案，由档案部门提出意见，经鉴定确系无保存价值的会计档案，要作出销毁结论，写出销毁报告，编制会计档案销毁清册，先报本单位领导同意后，再报上级主管部门审查备案或批准后可进行销毁处理，并在当地保密局指定的造纸厂销毁，二人负责监销。立卷归档制度第六条各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。保管制度各单位对保管的会计档案必须建立严格的保管制度，保管会计档案应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要特别注意防尘、防热、防冻、防磁，要有相应的安全措施。返回查阅制度第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。返回销毁制度第十条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：（一）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。返回会计档案基本概念会计凭证——是会计核算中记录经济业务明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。是登记帐簿的重要依据。原始凭证——是完成经济活动的最初取得或填制的书面证明，是会计进行核算、反映和监督的唯一合法依据。返回会计档案基本概念记帐凭证——是会计核算中，会计人员根据审核无误的原始凭证归类整理后的证明单据。会计帐簿——是会计核算过程中，以会计凭证为依据，运用帐户系统，连续地记录经济活动过程和结果的簿籍。返回会计档案基本概念日记帐——按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记的帐簿。（如现金出纳帐、银行存款帐）财务报告——是根据日常的会计核算材料，总括的反映一定时期单位经济活动和财务收支情况及其结果的各种报表。返回会计凭证的装订一般每月按时间和记账凭证号顺序装订成卷，装订好的凭证按一本为一卷妥善保管归档。返回会计凭证装订前的准备工作分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺；记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。返回会计凭证装订时的要求用“三孔一线”的方法装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个孔，实行三孔一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；装订凭证厚度一般2--3厘米，方可保证装订牢固，美观大方。返回会计凭证装订后的注意事项会计凭证外面要加上封面和封底，并在装订处加盖骑缝章，每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，以便于调阅。返回会计账簿的装订会计账簿，可在年终结账决算后按