第四章会计软件操作

第四章会计软件操作概述（会计核算软件的操作要求）【问题一】电算化会计核算基本流程电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的具体工作内容和方式有很大差别。一、手工会计核算基本流程二、电算化会计核算基本流程（一）编制记账凭证三种方式：1.手工编制完成记账凭证后录入计算机；（新手）2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；（老手）3.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。例如，由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。（机制）（二）凭证审核1.凭证审核是由负责审核的会计人员在计算机中对生成的记账凭证进行审查，对审查通过的记账凭证作审核确认。2.会计核算软件可根据审核情况进行自动控制：未通过审核的凭证，不能进行记账；已通过审核的凭证，不能由凭证录入人员进行修改。（三）记账记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照记账程序自动进行的。1.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；2.同时登记总账、明细账和日记账；3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是对记账凭证做记账标记（只是数据搬家），不产生新的会计核算数据。（四）结账和编制会计报表1.手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。2.电算化会计核算中，由于可以一次性预先定义账户结转关系、账户与报表的数据对应关系，因此结账和编制报表是作为一个功能（或者说一个步骤）由计算机在较短时间内同时自动完成。【例题·多选题】下列各项中，属于电算化核算基本流程的有（ABC）。A.结账和编制报表B.凭证审核C.编制记账凭证D.取得原始凭证『答案解析』电算化会计核算基本流程为：编制记账凭证、凭证审核、记账、结账和编制会计报表。【例题·多选题】下列关于会计电算化环境中记账环节特点的表述中，正确的有（ABC）。A.记账只是对凭证做记账标记B.记账由计算机自动完成C.凭证同时过入总账、明细账和日记账D.记账产生了新核算数据『答案解析』记账只是对记账凭证做记账标记（只是数据搬家，不产生新的会计核算数据。【例题·单选题】在（A）中，结账和编制会计报表是一个工作环节，由计算机在短时间内同时自动完成。A.电算化会计核算B.ERP会计核算阶段C.机械式处理阶段D.手工会计核算流程『答案解析』手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，而在电算化会计核算中，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在短时间内自动完成。【本讲小结】1.掌握电算化会计核算的四个基本流程；2.掌握电算化会计核算每个流程的要点。【问题二】账务处理模块基本操作（总账系统）一、系统初始化系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机的一系列准备工作，是使用会计软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化的效果。游戏规则+基础数据系统管理模块1.操作员管理2.账套管理3.权限管理财务软件模块1.部门、职员档案2.客户、供应商档案3.外币币种及汇率、结算方式4.设置凭证类别5.设置会计科目6.录入科目期初余额【任务】以系统管理员（Admin）身份启动与注册系统管理。操作：双击桌面“系统管理”图标，系统管理员（Admin）身份登录（一）设置操作员1.增加操作员操作员：指有权登录系统进行操作的人员，每次登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。路径：权限→操作员【任务】增加操作员编号姓名口令003张三3004李四4005王五5用户名---密码提示：①设置操作员管理只能由系统管理员完成，其他人员无权使用该项功能（账套主管也无权设置操作员）。②操作员编号在系统中必须惟一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。③操作员密码，系统管理员给每位操作员设置了初始密码，操作员登录系统时可以自己修改操作密码。提问：操作员忘记时的处理？回答：系统管理员重置密码。2.修改操作员属性①选中操作员，单击“修改”按钮；②操作员编号不能修改。3.删除操作员①未使用：选中操作员，单击“删除”按钮；②所设置的操作员一旦被引用，便不能被删除提问：操作员中途离职怎么办？回答：在修改中“注销操作员”。（二）账套管理系统最多可以建立999套账。账套管理包括账套的建立、修改、备份和恢复。系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理系统中所有的账套，可以进行账套的建立、备份和恢复，但不能修改账套。提问：那谁来修改呢？回答：各套账的账套主管。1.建立账套【任务】建立账套（1）账套信息账套号：888账套号为3位，账套号惟一，且必须输入。账套名称：北京正保科技有限责任公司账套路径：（默认）启用会计期：2012年3月（2）单位信息单位名称：北京正保科技有限责任公司单位简称：正保科技单位地址等：可不设（3）核算类型本位币代码：RMB本位币名称：人民币账套主管：张三用户必须选择输入企业类型：工业行业性质：新企业会计准则是否按行业预置科目：选中（4）基础信息存货是否分类：否客户是否分类：是供应商是否分类：否有无外币核算：有若选择各项分类核算，则必先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。（5）业务流程（6）分类编码方案科目编码级次：4-2-2-2其他科目编码级次采用默认值。提示：一级以外的编码级长可以修改。在编码规则级长是2时，二级科目最多设99个明细。（7）数据精度所有小数位数均设置为2位。（8）系统（模块）启用（总账、固定资产、工资、购销存、核算模块；启用日期2012.3.1）解释1：编码方案（编码规则）应收账款——北京——张龙11220101——赵虎02——河北——王朝0201张龙的本级编码：01全编码：11220101编码规则由级次和级长和两部分组成。级次：编码共分几级。级长：每级的编码长度。编码总级长：为每级编码级长之和。解释2：系统启用时间（1）在建立账套时，由系统管理员启用子系统；（2）也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。2.修改账套①账套主管负责所选账套的修改工作。②并非所有内容都可修改。例如：修改单位地址为“北京市海淀区甲1号”。3.删除账套---系统管理员操作备份账套的同时可同步删除账套。4.备份与恢复账套---系统管理员操作备份提示：先在硬盘建立存放账套数据的文件夹。（三）操作员权限设置【任务】设置以下人员权限。张三---账套主管建账时指定李四---账套主管权限菜单中设置王五---出纳具有“现金管理”的全部操作权限---某类权限具有“总账-出纳签字”权限---某类内具体权限1.首先单击操作员；2.其次选择账套和年度；3.最后分别设置主管权限和具体权限。主管：直接选中即可；具体权限：需先点击增加按钮才行。左侧：模块大类权限右侧：类内明细权限双击：授权要点提示：1.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。2.系统管理员可以设置账套主管和其他操作员的权限；3.账套主管只有设置本账套操作员的权限（需以账套主管身份登录系统）。（四）基础档案设置（部门、职员、客户、供应商）（外币、结算方式）登录财务模块：张三正保科技2012.3.1【任务】部门档案路径：基础设置→机构设置→部门档案部门编码部门名称1管理部2销售部注意：进入部门档案窗口后，先点击增加按钮，录入完毕，每一个必点保存。【任务】设置职员档案路径：基础设置→机构设置→职员档案职员编号职员名称所属部门0101张老三管理部0201李老四销售部【任务】设置客户分类和客户档案路径：基础设置→往来单位→客户分类（客户档案）客户分类：分类编码分类名称01本地02异地客户档案：客户编号客户名称简称地址邮政编码01001北京世纪学校北京世纪北京市海淀区上地路1号100077【任务】设置供应商档案路径：基础设置→往来单位→供应商档案供应商编号供应商名称简称地址邮政编码001北京万科有限公司北京万科北京市朝阳区十里堡8号100045提示：由于没有分类，必须先单击末级分类，然后输入档案。【任务】设置外币及汇率币符：USD；币名：美元；固定汇率1：5。路径：基础设置→财务→外币种类注意：设置第二种外币时，需先单击增加按钮。【任务】设置结算方式路径：基础设置→收付结算→结算方式编码结算方式名称票据管理2支票201现金支票是202转账支票是票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。（五）会计科目设置1.新增明细会计科目【任务】（1）常规属性科目名称属性方向备注应交增值税（222101）贷进项税额（22210101）借销项税额（22210106）贷主营业务收入---A商品（600101）贷主营业务收入---B商品（600102）贷主营业务成本---A商品（640101）借主营业务成本---B商品（640102）借实收资本---赵本山（400101）贷（2）日记账、银行账属性科目名称属性方向备注库存现金（1001）日记账借银行存款（1002）借工行存款（100201）日记账银行账借中行存款（100202）日记账银行账外币核算借美元（3）数量属性科目名称辅助方向备注库存商品（1405）A商品（140501）数量核算借件B商品（140502）数量核算借件固定资产（1601）（子系统）借累计折旧（1602）（子系统）贷（4）辅助核算科目名称属性方向备注应收账款（1122）单位往来借受控空其他应收款（1221）个人往来借应付账款（2202）单位往来贷受控空管理费用（6602）工资费（660201）借办公费（660202）部门核算借折旧费（660203）借其他费（660204）部门核算借【要点解释】（1）科目编码---全编码=本级编码+上级编码；二位级长不足补零。符合编码规则。（2）科目名称---本级名称（3）科目类型输入一级科目时必须选择输入。选择的类型与科目代码的第一位必须一致。输入二级或二级以下科目时，自动设置为与一级科目一致。（4）助记码---可不输入。（5）账页格式：金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式。（6）辅助核算。包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种。（外币、数量、银行账与日记账）设置辅助核算后，数据录入时，需要输入不同的附加内容。辅助核算设置在最底层（末级）科目上，但为了查询或输出方便，有些科目也可以在末级和上级同时设置辅助核算，但当上级科目设置辅助核算时，其末级科目必须设置相应的辅助核算。某一科目可同时设置两种辅助核算，但个人往来、客户与供应商往来不能一同设置。辅助核算一经定义并使用，不要随意修改，以免数据混乱。（7）科目性质（余额方向）：一级科目必须选择输入。资产类科目、成本类：借方负债类、所有者权益类：贷方损益类中的费用类：借方；损益类中的收入类：贷方只能在一级科目设置科目性质，下级科目与一级科目的相同。（8）外币核算：一个科目只能核算一种外币，只有外币核算要求的科目才允许设定外币币名。（9）数量核算（10）日记账、银行账库存现金：日记账，银行存款：银行账和日记账。2.修改与删除会计科目（1）单击“修改”图标可以修改光标指向的会计科目。（2）单击“删除”图标删除光标指向的当前会计科目。注意：有下级科目或已输入初始余额或已用来填制凭证的科目不能删除。【任务】修改管理费用---工资费科目属性为部门核算。3.指定会计科目指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，也才能查看现金或银行存款日记账。【任务】指定现金总账科目、银行总账科目、现金流量科目。（六）录入期初余额---更换菜单1.总账期初余额录入对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初余额。年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。【任务】“库存现金”科目的期初借方余额为5000元，借方累计发生额2000元，贷方累计发生额1000元，则系统自动计算出年初余额4000元。实收资本科目的期初余额为904000元。2.明细科目余额录入---自动汇总