5采购付款

5采购与付款循环审计审计学：实务与案例学习目标：1.主要会计报表项目2.主要业务活动及对应的凭证和记录主要业务活动及其凭证与记录主要会计报表项目业务循环资产负债表项目利润表项目采购与付款循环预付账款、固定资产、工程物资、在建工程、固定资产清理、无形资产、开发支出、商誉、长期待摊费用、应付票据、应付账款、长期应付款管理费用采购与付款循环的主要业务活动1.请购商品和劳务2.编制订购单3.验收商品4.储存已验收的商品存货5.编制付款凭单6.确认与记录负债7.付款8.记录现金、银行存款支出主要业务活动及对应的凭证和记录主要业务活动对应的凭证和记录相关主要部门相关的认定重要控制点1.请购商品和劳务请购单仓库、有关部门请购单不编号，但要经过签字批准2.编制订购单订购单采购部门完整性订购单预先编号，送至供应商及有关部门，独立检查处理3.验收商品验收单、订购单验收部门完整性、存在或发生验收单一式多联、预先编号4.储存已验收商品验收单上签收仓库、请购部门存在或发生保管与采购职责分离主要业务活动及对应的凭证和记录主要业务活动对应的凭证和记录相关主要部门相关的认定重要控制点5.编制付款凭单付款凭单、验收单、订货单、供应商发票应付凭单部门存在或发生、估价或分摊、完整性预先编号，并经过适当批准6.确认与记录负债应付账款明细账、应付凭单登记簿、供应商发票、验收单、订货单、卖方对账单、转账凭证应付账款部门、会计部门存在或发生、完整性、估价或分摊记录现金收支的人员不得经手现金、有价证券和其他资产，独立检查入账及时性及金额正确性7.支付负债付款凭单、支票应付凭单部门、财务部门存在或发生、完整性、估价或分摊支票预先编号，已签署的支票的相关凭证要注销8.记录现金、银行存款支出现金日记账、银行存款日记账、支票、付款凭证会计部门存在或发生、估价或分摊、完整性独立编制银行存款调节表1.关键内部控制2.控制测试底稿内部控制与控制测试内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序1、所记录的采购都已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益（存在）（管理费用/发生、存货/固定资产/应收账款/存在）①请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后②采购经适当级别批准③注销凭证以防止重复使用④对卖方发票、验收单、订购单和请购单作内部核查①查验付款凭单后是否附有单据②检查批准采购标记③检查注销凭证的标记④检查内部核查的标记①复核采购明细账、总账及应付账款明细账，注意是否有大额或异常的金额②检查卖方发票、验收单、订购单和请购单的合理性和真实性③追查存货的采购至存货永续盘存记录④检查取得的固定资产采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表1内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序2、已发生的采购交易均已记录（管理费用/完整性、存货/固定资产/应收账款/完整性）①订货单均经事先连续编号并将已完成的采购登记入账②验收单均经事先连续编号并已登记入账③应付凭单均经事先连续编号并已登记入账①检查订货单连续编号的完整性②检查验收单连续编号的完整性③检查应付凭单连续编号的完整性①从验收单追查至采购明细账②从卖方发票追查至采购明细账采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表2内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序3．所记录的采购交易估价正确（管理费用/准确性、存货/固定资产/应收账款/计价和分摊）①对计算准确性进行内部核查②采购价格和折扣的批准①检查内部核查的标记②审核批准采购价格和折扣的标记①将采购明细账中记录的交易同卖方发票、验收单和其他证明文件比较②复算包括折扣和运费在内的卖方发票填写的准确性采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表3内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序4．采购交易的分类正确（分类）①采用适当的会计科目表②分类的内部核查①检查工作手册和会计科目表②检查有关凭证上内部核查的标记参照卖方发票，比较会计科目表上的分类采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表4内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序5．采购交易按正确的日期记录（截止）①要求收到商品或接受劳务后及时记录采购交易②内部核查①检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在②检查内部核查的标记将验收单和卖方发票上的日期与采购明细账中的日期进行比较采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表5内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序6．采购交易被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被正确汇总（管理费用/准确性、存货/固定资产/应收账款/计价和分摊）应付账款明细账内容的内部核查检查内部核查的标记通过加计采购明细账，追查过入采购总账和应付账款、存货明细账的数额是否正确，用以测试过账和汇总的正确性采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表6采购与付款关键内部控制1/2职责分工：资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等均应明确划分职责，由专门部门和专人负责。核对：请购单、订货单、验收单、卖方发票核对无误授权:请购单连续编号：订货单、验收单、卖方发票、付款凭单关键内部控制采购与付款关键内部控制2/2职责分工：资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等均应明确划分职责，由专门部门和专人负责。核对：请购单、订货单、验收单、卖方发票核对无误授权:请购单连续编号：订货单、验收单、卖方发票、付款凭单关键内部控制预算制度固定资产的维护保养制度固定资产定期盘点制度授权批准制度账簿记录制度固定资产处置制度固定资产的内部控制采购与付款循环控制测试工作底稿示例主要业务活动及对应的凭证和账户请购单订购单验收单付款凭证/应付账款明细表支票等供应商发票付款凭单卖方对账单等结算单据及相关账簿编制付款凭单请购采购验收仓储确认与记录负债付款记录现金、银存支出付款凭单编号：0028部门：应付凭单部门日期：2002年12月9日主管：张立峰制单：李晶品名实收数量单价金额税款应付金额付款日期＠25mm钢管8T4000320005440374402002.12.31在途物资32003002000000采购与付款循环控制测试案例ABC公司产品销售以仓库为交货地点。注册会计师于2012年10月25日至11月10日对ABC公司采购与付款循环的内部控制进行了解、测试，在审计工作底稿中进行如下记录：（1）对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单，对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单。每张请购单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批准。（2）采购部收到经批准的请购单后，由其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。（3）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交由仓库人员存入库房，并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。（4）应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附有供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。【案例分析】第（1）项没有缺陷。理由：仓库负责对列入清单的货物填写请购单，同时如果没有列入存货清单，则可以由其他部门根据需要填写。但是每张请购单要由经过该类支出负责预算的主管人员签字批准。第（2）项有缺陷：由采购部的职员E进行询价并确定供应商。理由：询价与确定供应商是不相容的岗位。第（3）项没有缺陷。理由：对于验收单应当是一式多联，而该单位根据实际情况制定三联是正确的。第（4）项有缺陷：会计部门根据只附有供应商发票的付款凭单进行账务处理。理由：如果会计部门仅根据付款凭单和供应商发票记录存货和应付账款，而不需同时核对验收单和订购单，会计部门将无法核查材料采购的真实性。从而可能记录错误的存货数量和金额。【改进建议】第（2）项建议：询价与确定供应商应该由不同岗位的人员来实施。第（4）项建议：应付凭单部门应将经批准的付款凭单连同验收单、订购单和供应商发票送会计部门，会计部门应在核对收到的付款结算单以及后附的验收单、订购单和供应商发票后记录存货和应付账款。美国巨人零售公司审计案巨人零售公司是美国一家大型的零售折扣商店，也是一家上市公司。由于竞争的压力，该公司在应付账款、销售退回以及进价差额的退回方面，弄虚作假，将1971年发生的250万美元的经营损失篡改为150万美元的收益。而审计该公司的塔奇·罗斯会计师事务所的有关合伙人由于屈服于客户施加的压力，在该公司的控制下对有关单位进行询证，执行并无实效的审计程序；对该公司提出的更换审计合伙人，将某位助理审计人员赶出事务所等无理要求“委曲求全”；对审计助理人员发现的公司舞弊嫌疑听之任之。更有甚者，当塔奇·罗斯会计师事务所在与巨人零售公司讨论审计中所发现的问题时，巨人零售公司的有关人员是当面计算各种财务指标，以能否达到预期目标作为是否接受塔奇·罗斯会计师事务所调整意见的原则。1972年巨人零售公司向美国证券交易委员会提交了1971年度财务报表和塔奇·罗斯会计师事务所出具的无保留意见审计报告，申请并获准发行了300万美元的普通股，还获取了1200万美元的贷款。但1973年该公司突然宣布：由于存在潜在的会计错误可能会影响1971年度的报告收益。大约一个月以后塔奇·罗斯会计师事务所撤回了上述无保留意见审计报告。1973年8月巨人零售公司向波士顿法院提交破产申请，两年后法庭宣布公司破产，该公司的有关人员则被判有罪。1979年1月，美国证券交易委员会在经过长期的调查后，严厉谴责了塔奇·罗斯会计师事务所，并且在联邦法院处理此事前，暂停该所负责巨人零售公司审计的合伙人执业5个月。美国证券交易委员会同时要求由独立专家中的一位陪审员，对塔奇·罗斯会计师事务所的审计程序进行一次大规模的检查，内容包括了事务所的独立性以及如何接受聘约，保留客户等。常见审计风险采购与付款循环中常见错弊有：1．物资采购没有严格计划和审批程序，导致物资采购出现盲目性，造成存货积压；2．物资采购业务决策权过份集中于采购部门和采购人员，导致价格过高；3．没有严格验收和入库制度，导致入库物资出现数量短缺或质量问题；4.收受回扣、中饱私囊、虚报损耗、中途转移、违规结算、资金流失等贪污舞弊行为造成企业资金的损失；5.混淆采购成本、资本性支出挤占生产成本等行为，造成成本核算的差错等常见审计风险6．已验收入库但发票未到的物资未按暂估价入账，导致隐瞒应付账款；7．已验收入库且发票已到的物资故意推迟或提前入账，故意隐瞒或虚增应付账款；8．长期未与供货单位就应付账款或预付账款核对，导致其账面记录不正确；9.多提或少提折旧与减值准备，虚列维修费用支出等。1.固定资产审计2.应付账款审计相关账户的实质性审计程序采购与付款循环所涉及科目的审计工作底稿示例1、固定资产审计固定资产的审计目标固定资产——账面余额审计固定资产——累计折旧审计固定资产——减值准备审计固定资产审计目标(1)确定固定资产是否存在。(2)确定固定资产是否归被审计单位所有或控制。(3)确定固定资产的计价方法是否恰当。(4)确定固定资产的折旧政策是否恰当。(5)确定折旧费用的分摊是否合理、一贯。(6)确定固定资产减值准备的计提是充分、完整，方法是否恰当。(7)确定固定资产、累计折旧、固定资产减值准备的记录是否完整。(8)确定固定资产、累计折旧、固定资产减值准备的期末余额是否正确。(9)确定固定资产、累计折旧、固定资产减值准备的列报是否恰当。固定资产——账面余额实质性测试1.获取或编制固定资产及其累计折旧分类汇总表注册会计师应当注意复核固定资产及其累计折旧分类汇总表的加