审计学采购与付款循环审计

第九章采购与付款循环审计购货与付款循环的控制测试应付账款审计固定资产和累计折旧审计购货与付款循环概述1324第一节购货与付款循环的概述一、涉及的主要凭证与会计记录1.请购单仓储、产品制造[生产部门]、资产使用[管理部门]等部门人员填写[谁需要谁填写]的书面凭证，经本部门负责预算的主管[应付凭单部门]批准后送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产。2.订购单采购部门填写[统一填写，事先连续编号]的书面凭证，向供应商购买订购单上指定的商品、劳务或其他资产。3.验收单收到商品、资产时[验收部门统一]编制[事先连续编号]的书面凭证[证明收到实物、表明实物流转],列示从供应商处收到的商品、资产种类和数量等内容[付款条件之一]。4.卖方发票[供应商发票、购货发票]供应商开具的账单。载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件[填写付款凭单金额的依据]等。5.付款凭单[注意与付款凭证的区别]应付凭单部门[统称。谁请购谁付款/批准请购单的部门]编制，载明已收到的商品、资产[后附验收单]或接受的劳务、应付款金额[后附卖方发票]和付款日期[与采购合同、卖方发票上付款条件相关]，是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件付款凭单后附订购单、验收单、卖方发票传递给财务部门，据以转账、填写付款凭证、付款。6.转账凭证7.付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证,是[财务部门]用来记录库存现金和银行存款[已实际发生的]支出交易的记账凭证[后附付款凭单]。8.应付账款明细账9.库存现金日记账和银行存款日记账10.供应商对账单[卖方对账单。与销售交易中的客户月末对账单属于同一个事项的不同侧面]二、购货与付款循环的主要业务活动1.请购商品或劳务环节的控制活动（4个方面）（1）仓储部门填写请购单，通常由仓储部门经理在请购单上签字审批。（2）生产部门填写请购单，通常由生产部门经理在请购单上签字审批。（3）对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字审批。（4）对于资本支出和租赁的请购，应当指定人员请购，需要进行特别授权审批。2.编制订购单环节的控制活动（5个方面）（1）采购部门负责编制订购单，发出订购单。（2）采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。（3）采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职责应当分离；对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。（4）采购部门收到请购单后，对金额在人民币××元以下的请购单由采购经理负责审批；金额在人民币××元至人民币××元的请购单由总经理负责审批；金额超过人民币××元的请购单需经董事会审批。（5）采购信息管理员根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订单。3.执行采购环节的控制活动（2个方面）（1）在采用自动化信息系统的被审计单位，采购业务员根据系统显示的“待处理”的采购订单信息，安排供应商发货、开具采购发票以及仓储验收等事宜。（2）每周，财务部门应付账款记账员汇总本周内生成的所有采购订单并与请购单核对，编制采购信息报告。如采购订单与请购单核对相符，应付账款记账员即在采购信息报告上签字。如有不符，应付账款记账员将通知采购信息管理员，与其共同调查该事项。应付账款记账员还需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。4.验收商品环节的控制活动（4个方面）（1）验收管理员首先需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后盘点商品并检查商品有无损坏。（2）验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单。（3）验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收。（4）验收管理员将验收单其中的一联送交应付凭单部门。5.储存商品环节的控制活动（2个方面）（1）储存岗位与验收岗位应当职责分离。（2）限制无关人员接近储存的商品存货。【解读】储存岗位与验收岗位的职责分离可以减少存货舞弊；验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时在验收单副联上签收的控制活动，与固定资产、存货的存在认定相关。6.编制付款凭单环节的控制活动（1）确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。（2）确定供应商发票计算的正确性。（3）编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证（如订购单、验收单和供应商发票等）。（4）独立检查付款凭单计算的正确性。（5）在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。（6）由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。业务环节执行部门凭证或账簿请购仓库，其他请购单编制、发出订购单采购订购单验收商品验收验收单存储商品仓库，其他入库单确认付款应付凭单应付凭单编制记账凭证财务记账凭证登记入账财务应付账款支付货款财务现金、银行存款日记账第二节购货与付款循环的内部控制及其测试一、购货与付款循环的内部控制（一）职责分工控制在购货与付款循环中，不相容职务应当分离。应当分离的职务主要有：物资的采购人员不能同时负责物资的验收保管；物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录；采购人员应与审批付款人员相分离；审批付款人员应与执行付款人员相分离；记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。（二）请购控制一个企业可以针对不同情况下商品或劳务的请购，制定不同的请购制度，确定不同的请购方法，但无论在什么情况下请购商品或劳务，其关键控制均应包括以下内容：1、请购商品或劳务应填写请购单，请购单的内容必须完整。请购单主要包括商品或劳务的名称、数量、种类、用途等内容。2、请购单应由仓库管理部门或其他部门根据授权填写。一般来说，企业正常生产经营所需的物资由经一般授权的人员提出请购，并填写请购单；固定资产、无形资产等资本性支出应由经特殊授权的特定人员提出请购，并填写请购单。3、请购单必须经有关主管人员审批，审批后的请购单送交采购部门。（三）订购控制无论什么情况下的请购，采购部门在收到请购单后，都应首先明确订购的数量、订购的时间和供货单位等问题，然后及时编制订购单。订购单的关键控制包括：1、订购单内容必须正确、完整。订购单的内容主要包括商品或劳务的名称、数量、种类、价格、供货商名称和地址、付款条件等。2、订购单应预先连续编号，以确保日后能被完整地保存，会计人员能对所有订货单进行处理。3、在订购单发出前，必须由专人检查订购单是否得到授权人的签字，以及是否有经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证，以确保订购单的有效性。4、由专人复查订购单的编制过程和内容，包括复查从请购单中摘录的资料、有关供货商的主要文件资料、价格和数量及金额的计算等。5、订购单一式多份，正联送交供应商，副联分别送交企业内部的验收部门、请购部门、会计部门、仓库及采购部门自身留存。（四）验收控制货物的验收应由独立于请购、采购和会计部门的部门及人员来承担，验收部门及人员的主要责任是检验收到货物的数量和质量。1、验收人员应通过计数、过磅或测量等方法来证明收到的货物与货运单或订购单上所列的数量是否一致。2、验收人员应检验有无因运输造成损坏，并在可能的范围内对货物的质量进行检验。在货物质量检验需要有较高专业知识或者必须经过仪器检验或者实验才能进行的情况下，验收部门应该将部分样品送交专家或实验室对其质量进行检验。3、验收人员验收完毕之后，必须填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量、质量以及货运人名称、原订购单编号等内容的验收单或验收报告，并经验收人员签字。验收单或验收报告应当预先连续编号，并要求一式多联，分别报送采购部门和会计部门等。（五）记录应付账款控制及时、正确地记录应付账款是内部控制基本要求，记录应付账款控制主要内容包括：1、应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的人员来进行。2、应付账款的入账必须以审核无误的供货商的发票、付款凭单等凭证为依据。3、企业必须分别设置应付账款的总账和明细账来记录应付账款，并在月末进行总账和明细账余额核对，以防止记账过程中的差错。（六）支付货款控制企业货款结算有许多方式，不同的结算方式，其相应的内部控制不同，下面以支票结算方式为例，介绍有关的内部控制。（七）对账控制每月月末，应由独立于应付账款明细账记录的人员将来自供应商的对账单与应付账款明细账核对。企业还应定期取得银行对账单并与银行存款余额的核对。内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序1.所记录的采购都确已收到商品或已接受劳务（管理费用/发生、销售费用/发生、存货/存在、固定资产/存在、应付账款/存在）（1）请购单、订购单、验收单和供应商发票一应俱全，并附在付款凭单后；（2）采购经适当级别批准；（3）注销凭证以防止重复使用；（4）对供应商发票、验收单、订购单和请购单作内部核查批准。（1）查验付款凭单后是否附有完整的相关单据；（2）检查批准采购的标记；（3）检查注销凭证的标记；（4）检查内部核查的标记（1）复核采购明细账、总账及应付账款明细账，注意是否有大额或异常的金额；（2）检查供应商发票、验收单、订购单和请购单的合理性和真实性；（3）追查存货的采购至存货永续盘存记录；（4）检查取得的固定资产采购合同、发票内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序2.已发生的采购交易均已记录（管理费用/完整性、存货/完整性、固定资产/完整性、应付账款/完整性）（1）订购单均经事先连续编号并将已完成的采购登记入账；（2）验收单均经事先连续编号并已登记入账；（3）应付凭单均经事先连续编号并已登记入账（1）检查订购单连续编号的完整性；（2）检查验收单连续编号的完整性；（3）检查应付凭单连续编号的完整性（1）从验收单追查至采购明细账；（2）从供应商发票追查至采购明细账内部控制目标关键内部控制常用的控制测试常用的实质性程序3.所记录的采购交易估价正确（管理费用/准确性、存货/计价和分摊、固定资产/计价和分摊、应付账款/计价和分摊）（1）对计算准确性进行内部核查；（2）采购价格和折扣的批准（1）检查内部核查的标记；（2）检查批准采购价格和折扣的标记（1）将采购明细账中记录的交易同供应商发票、验收单和其他证明文件比较；（2）复算包括折扣和运费在内的供应商发票填写金额的准确性4.采购交易的分类正确（分类）（1）采用适当的会计科目表；（2）分类的内部核查（1）检查工作手册和会计科目表；（2）检查有关凭证上内部核查的标记参照供应商发票，比较会计科目表上的分类5.采购交易按正确的日期记录（截止）（1）要求收到商品或接受劳务后及时记录采购交易；（2）内部核查（1）检查工作手册并观察有无未记录的供应商发票存在；（2）检查内部核查的标记将验收单和供应商发票上的日期与采购明细账中的日期进行比较6.采购交易被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被正确汇总（管理费用/准确性、存货/计价和分摊、固定资产/计价和分摊、应付账款/计价和分摊）应付账款明细账内容的内部核查检查内部核查的标记通过加计采购明细账，追查过入采购总账和应付账款、存货明细账的数额是否正确，用以测试过账和汇总的正确性第三节应付账款审计一、审计目标与认定对应关系表审计目标教材P203财务报表认定存在完整性权利和义务计价和分摊列报和披露A.资产负债表中记录的应付账款是存在的√B.所有应当记录的应付账款均已记录√C.资产负债表中记录的应付账款是被审计单位应当履行的现时义务√D.应付账款以恰当的金额包括在财务报表中，与之相关的计价调整已恰当记录√E.应付账款已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当的列报和披露√二、审计目标与审计程序对应关系表审计目标可供选择的审计程序D1.获取或编制应付账款明细表AE2.实质性分析程序（在以下“（三）”中展开说明）AC3.函证应付账款（在以下“（四）”中展开说明）B4.查找未入账的应付账款（在以下“（五）”中展开说明）B5.针对已偿付的应付账款，追查至银行对账单、银行付款单据和其他原始凭证，检查其是否