第5章采购与付款业务循环控制

第五章采购与付款内部控制章前案例：利达公司致命玩偶案例•2007年8月2日，美国最大玩具商美泰公司(Mattel.Inc.)向美国消费者安全委员会提出召回佛山利达生产的96.7万件塑胶玩具，理由是“回收的这批玩具表漆含铅量超标，对儿童的脑部发展会造成很大影响，美国环保组织塞拉俱乐部认为危及儿童安全。进而，致命玩偶成为一时谈论的热点。•事发前，佛山利达的产量已居佛山玩具制造业第二。一夜之间，这家拥有十多年良好生产记录的合资企业成为众矢之的。在美国舆论的不断声讨下，玩具厂商及其上下游供应、检验链上的疏忽被一一曝光和放大。最终，佛山利达被出入境检验检疫部门要求整改，中国国家质量监督管理总局宣布暂停其产品的出口。利达被迫停产，2500名工人几乎无事可做，利达公司合伙人张树鸿承受重大压力，最终一死了之。张树鸿死后3日，美泰第二次宣布，召回的中国产玩具数量增加到1820万件。内部控制分析1、朋友——中国式供应关系•造成这次事件最大的问题在于玩具所使用的有毒油漆的采购上。此次向利达公司提供不达标油漆的企业，是与利达公司仅有一墙之隔的东兴公司，该公司老板恰恰是张树鸿多年的好友梁仪彬。•梁仪彬是东兴新能源公司法人代表，“东兴”的前身为南海市平洲东兴印刷包装实业有限公司，2001年投产，经营范围：塑料制品制造、包装装潢印刷品印刷，销售塑料、油墨丝印材料。2002年，增加了油墨、涂料和丝印材料产销。2004年12月28日，增加了新能源节能产品生产、加工、安装、销售，并更名为南海区东兴新能源有限公司。自从“东兴”增加了油墨、涂料和丝印材料产销之后，就成为“利达”的油漆主要供应商。梁仪彬也成为张树鸿最好的朋友之一。•2、验收——一次疏忽还是习惯性遗忘•利达属于来样加工型企业，即为美泰公司生产并供应玩具。为了保证玩具质量，美泰公司给利达提出两种选择油漆供应商的办法：一是由美泰自行指定，二是由美泰提供质量标准后，由利达自行决定。利达选择了后者，于是，东兴成了他的油漆供应商。•合作数年来，一直没有问题，但8月2日，美泰公司的下属费雪公司紧急宣布，回收“利达”生产的96.7万件塑料制学龄前儿童玩具，原因是含铅量超标，如果被儿童吞下，可能发生铅中毒。•而利达向佛山市出入境检验检疫局汇报称，这次含铅超标色粉的使用，是东兴为了尽快给利达公司供货，就省略了检测的环节。但没料到这批色粉含铅量超标，众鑫提供的认证资料都是假的。•2007年4月初，东兴生产油漆的黄色色粉短缺，为尽快采购，东兴在网上查找到东莞众鑫色粉厂。该厂向东兴提供了无铅色粉证书、认证资料、相关执照等，“东兴”便于4月10日进货。按规定，采购的色粉要到检测机构认定，但佛山没有相关的检测机构，只有到广州检验，并需要5－10个工作日才能做出检测结果。东兴为了尽快给利达公司供货，就省略了检测的环节。但没料到的正是这批色粉含铅量超标，众鑫当初提供的无铅色粉证书、认证资料等都是假的。•然而，从利达员工的描述是，为方便合作，利达和东兴两家企业选择相邻建厂。合作4年多，两家工厂就如同一家，使用的油漆都是通过两家企业的内部通道运入利达公司，根本不用走工厂大门，都没出现过问题。•让人们不能理解的是，一般都是提前几天就进货的，真的缺货这么严重吗？买到也不化验吗？利达用了三个月的含铅量超标的色粉，为什么一直不检验呢？东兴从网上找到“众鑫”，又是人家送货，所以东兴连这个企业是怎样的都不知道，第一次拿货为什么就那么信任别人呢？•主要问题：•供应商的选择与评价•采购的验收环节•一、材料采购成本在企业经营中占很大比重，且在很多行业有上升趋势。•◆极端例子：•①石油精炼业，原材料成本占销售价格的80%；•②制药业，原材料成本还不到30%。采购控制的意义•二、降低原材料成本是增加利润的基本途径。•如：某企业今年的销售额为1亿元，其中物料成本占60%，人工成本占15%，税前利润为10%。该企业希望明年的税前利润能增加1百万，即从现有的1千万增加到1千1百万。有以下三种途径：基本途径现状改变幅度1、增加销售额1千万2、人工成本降低1百万3、物料成本降低1百万1千万/1亿=10%1百万/1千5百万=7%1百万/6千万=2%8采购与收款循环内部控制•1、采购循环常见弊端•2、采购循环的威胁、风险与控制程序•3、采购循环内部控制关键点101、采购循环常见弊端•1）盲目采购，导致物品超储积压或供应脱节•2）不相容职务未予分离•3）收受回扣、中饱私囊•4）虚报损耗、中途转移•5）混淆采购成本•6）验收不严、以少报多、以次充好•7）违规结算、资金流失•8）采购与付款业务凭证流转不畅，存在随意性•9）往来结算账户记录不全、账目不清2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序1)缺货生产延滞丧失销售机会生产设备闲置订购成本增加存货控制系統采用永续盘存制建立供应商供货与绩效报告分析重估安全存量2)采购不需要的货品或采购过多存货成本增加积压现金，无法有效利用存货净变现价值降低评估实际存货核准购买需求且设置预先编号请购单分析购货內容及销售成本组合2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序3)以过高价格购买货品成本过高预算控制建立询价机制及进货合约利用商品期货避险4)进货品质不良造成生产延误成本超支或滞销较难生产高附加价值的商品检查购货单据对供货厂商做绩效分析加强货品的检验2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序5)向不合格供应商订购品质与价格不确定性退货与售后服务不确定性无法建立长久合作关系订购单先经批准限制供应商名单须有经正式授权，如有变动须经批准加强采购部门内控6)收取回扣可能买到次品高价购入商品影响公司利益采购人员轮岗、定期休假请购、订购、出纳人员充分分工明文禁止收取回扣2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序7)收到未订购的货品增加存货成本验收部门在接收产品时，要亲自点算检查数量订购部门以订单副本知会验收部门8)清点进货时发生错误存货记录不正确所收货品与订购量不符缺货成本或持有成本增加订购单副本交给验收部门加强对货品验收的控制仓储部门的再复核与盘点2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序9)存货失窃存货财产损失记录错误无法如期出货定期盘点存货加强保全、投保财产险做好内部控制、职能分工10)进货发票错误记录不正确付款金额不正确账务处理成本增加付款时，要与订购单及验收单进行确认2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序11)对未收到货品支付货款现金损失核对发票及验收单的数量确定货物收到再付款12)未及时取得进货折扣造成多付款，成本增加编制付款期限分析表付款方式采用净额法作现金流量预算2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序13)重复付款造成现金损失高估采购成本做好审核与审查工作定期核对发票金额和订单与验收单，并做付款备注14)采购及付款记录与过账发生错误财务报表不正确存货成本计算错误错误决策适当的资料与程序控制定期核对总账与应付账款明细账2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序15)付款给虚假供应商及票据被篡改资产损失现金减少信用不佳所有购货以支票给付、支票编号、存取控制设零用金制度独立的银行调节表定期盘点财产16)电子转账现金遭窃资金被盗机密外泄严格登录控制(经常变更使用者账号与密码)加强内控资料传输加密3、采购与付款循环内部控制关键点•（1）采购与付款循环的职责分工•（2）采购与付款循环的授权批准•（3）请购与审批控制•（4）采购与验收控制•（5）退货和折让的控制•（6）付款控制•（7）监督检查一采购与付款业务循环的职责分工•1、主要的不相容岗位•请购与审批；询价、供应商选择与审批；采购合同的拟定、审核与审批；采购、验收与相关记录；付款的申请、审批与执行；往来款项的核算与付款执行。•2、岗位轮换•应根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受贿赂，损害企业利益。XY公司的采购控制•XY公司是医药制品公司，对生产所需的原材料除考虑价格因素外，还要注重对原材料的质量要求。XY公司原材料采购主要是通过招投标方式进行。采购部门首先从建立的供应商档案中确定参加招投标会议的供应商，通过比较产品性价比确定几家供应商，由XY公司的检验部门对待选供应商的原材料样本进行检验，经检验后，采购部门从中确定质优价廉的供应商。然后采购部门与供应商签订购买合同；购买的原材料到达后再经检验部门进行抽检，出具检验单；仓库保管部门对数量品种进行检验并出具入库单；财务部门审核及核对检验单、入库单、购货发票后等级明细账。•问题：XY公司的采购预付款内部控制是否有漏洞？二授权审批•1、建立严格地授权批准制度，明确审批人的授权批准方式、权限、程序责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围与工作要求。•2、审批人应根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。•3、经办人在自己的职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务，未经审批的采购与付款业务不得办理。•4、经办人有权拒绝办理审批人超越授权范围审批的业务。•5、对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。案例：某机械厂的采购控制•某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处理。企业发生如下情况：•由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标，因此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一组决定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖2吨。获利3000元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30吨，采购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金，50吨钢材的价钱可以购人该合金40吨,而40吨合金可以充当80吨钢材使用。采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入40吨合金,然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只能相当于45吨钢材的用途。•要求：•说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。案例：某机械厂的采购控制•某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处理。企业发生如下情况：•由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标，因此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一组决定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖2吨。获利3000元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30吨，采购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金，50吨钢材的价钱可以购人该合金40吨,而40吨合金可以充当80吨钢材使用。采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入40吨合金,然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只能相当于45吨钢材的用途。•要求：•说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。三请购与审批控制•（一）制度建立•1、采购申请制度•明确归口管理部门，授予相应的请购权，明确职责权限及请购程序•2、采购预算管理制度•根据全面预算管理要求进行采购业务，对于超预算和预算外采购，履行预算调整程序•3、采购审批制度三请购与审批控制（二）请购控制（1）原材料或零配件的请购（主要物品或劳务）。要依据生产经营与业务活动是否均衡区别对待。（2）临时性物品的采购由使用者提出，使用者的部门主管审批同意，资金预算负责人同意签字。（3）特殊服务项目的采购由专门指定的人员负责提出需求，企业最高负责人审批，如保险、广告、法律和审计服务项目等。三请购与审批