办公室6S管理75612858

12在工作中，我们是否常常出现下列“症状”？1、急等着要的东西找不到，心里特别烦燥。2、桌面上摆得零零乱乱，以及办公室空间有一种压抑感。3、没有用的东西堆了很多，处理掉又舍不得，不处理又占用空间。4、工作台面上有一大堆东西，理不清头绪。5、每一次找东西，都要打开所有的抽屉箱柜狂翻。6、制订好的计划，事务一忙就“延误”了。3一家房地产公司，营销总监打电话，马上需要一份文件，办公室六个人全部动手，找了30分钟终于找到了。假设一位月薪8000元的经理，每天花费半小时找纸、笔、文件。找文件需要多少秒？例4请问：1、营销总监一个月找文件的时间占工作时间多少？2、仅仅浪费在找东西方面的工资每月是多少？51、一周3小时，占一个月有效工作时间的6.25%。2、仅仅浪费在找东西方面的工资每个月就有500元。他们本来应该在30秒钟之内找到！30秒钟概念：不是自己从自己的办公桌里找到，而是其他人从你的桌里找到指定的文件！答案：66S71、6S含义2、6S理念3、6S目标4、6S作用课程大纲8一、6S的含义原为「5S」，起源于日本，就是整理（SEIRI）整顿（SEITON）清扫（SEISO）清洁（SEIKETSU）修养（SHITSUKE）五个项目，因日语的拼音均以“S”开头，简称5S。9由著名酒店管理与服务培训专家邵德春由日本的“5S”法总结创新出来的酒店管理模式：六常管理法常分类、常整顿、常清洁、常维护、常规范、常教育。一、6S的含义10含义常分类的含义•腾出空间•防止误用目的清理“不要”的东西，可使员工不必每天反复整理、清扫不必要的东西，而造成时间、成本、人力成本…..等浪费。特别说明分类就是把物品分成两类，不再用了和还要用的；马上要用的和稍后再用的。扔掉不需要的东西或回仓。11分类识别状态12需要和不要基准制定“要”和“不要”的基准表，并召集相关负责人员讨论和决议基准表，同时反省不要物品产生的根源。类别基准分类要1、使用中的机器设备、电气装置；2、工作台、办公用品、文具；3、各种清洁工具、用品；4、文件资料、图纸、表单、档案等；不要A、地板上1、杂物、灰尘、纸屑、油污；2、不再使用的工具及办公用品；3、破烂的垃圾筒、纸箱及清洁用品等；B、工作台1、过时的报表、资料；2、损坏的工具、样品；3、多余的材料等；4、私人用品。C、墙上1、蜘蛛网；2、老旧无用的标准书；3、老旧的海报标语；D、空中1、不再使用的各种挂具；2、无用的各种管线；3、无效的标牌、指示牌等。13所有已分类的需要品，要能在现场找得出来。经过仔细地调查，每日工作上所需要的数量，其实仅须少许即可。许多物品不是用不着，要不就是在未来才会使用到。一个概略的判定原则，是将未来30天内，用不着的任何东西都可移出现场。1415常整顿的含义•工作场所一目了然；•消除寻找物品的时间；•井井有条的工作秩序。目的整顿是放置物品标准化，使任何人立即能找到所需要的东西，减少“寻找”时间上的浪费。特别说明含义整顿就是指所有东西都有名和家，30秒内就可以找到，提高工作效率。16三易：易取、易放、易管理1、易取：多长时间之内取到你所需要的物品（30S)；2、易放：物品使用完毕后放回原处所用的时间；3、易管理：管理方便，简单。17三定：定名、定位、定量1、定名：分出同类物件并有适当名称（给它起个名字）。2、定位：每样物品应有一个永久存放地点，容易辨认的标识、指引及安全储存。3、定量：用完物品放回其存放地点，存货先入先出，最底存货量警告。18•成为惯例和制度；目的为机器、设备办公用品清除油垢、尘埃，谓之“清洁”特别说明常清洁的含义含义常清洁就是指清洁、检查和维修，个人清洁责任的划分，认同环境明亮照人。19•是标准化的基础；•企业文化开始形成。目的形成一个良性循环，带来事半功倍的效果。特别说明常维护的含义含义常维护就是对前面“三常”的成果进行常维护20•让员工遵守规章制度目的酒店向每一位员工灌输遵守规章制度、工作纪律的意识；此外还要强调创造一个良好风气的工作场所的意义。绝大多数员工对以上要求会付诸行动的话，个别员工和新人就会抛弃坏的习惯，转而向好的方面发展。特别说明常规范的含义含义对人的行为进行规范，履行个人职责（保持优良环境，问责和守时）。21•培养良好素质习惯的人才•铸造团队精神目的用督促教育的方式将六常理念融入到每个员工心中、融入到每天的工作中，使每位员工知道该怎样做好自己的工作，为酒店营造一种良好的、积极的环境和氛围。特别说明常教育的含义含义就是通过批评教育使全体员工养成“六常”习惯。22下班前五分钟六常法☆分类：抛掉不需要的东西回仓☆整理：把所有用过的文件、工具、仪器以及私人物品都放在应放的地方。☆清洁：抹净自己用过的工具、物品、仪器和工作台面并清扫地面☆维护：固定可能脱落的标签、检查整体是否保持规范、不符合的及时纠正☆规范：明确岗位工作职责，按照既定程序进行工作，做到有章可循☆教育：今天的事今天做：检查当班工作是否完成，检查服装状况和清洁度，预备明天的工作。23按摩传数字目的—明确沟通—顺畅结果—达成24海尔总裁张瑞敏关于人的品质有一段精彩的论述：“如果训练一个日本人，让他每天擦六遍桌子，他一定会这样做；而一个中国人开始会擦六遍，慢慢觉得五遍、四遍也可以，最后索性不擦了”，“中国人做事的最大毛病是不认真，做事不到位，每天工作欠缺一点，天长日久就成为落后的顽症”。25二、6S理念1、为提高工作效率和振奋员工精神，需创造并保持一个有序、整洁的工作环境；2、坚持6S将有助于减少浪费及失误并改善工作情绪；3、良好工作环境的建立和保持来自于全体员工的参与和努力；4、环境会改造人，环境会造就人，美好的环境会促使员工养成良好的习惯。5、为提高服务质量，需不断提高员工的整体素质。26三、6S目标1、提高效率：良好的工作环境、气氛；严谨有序的工作方式及良好的人际关系，有助于激发员工的工作热情，使其集中精力进行工作，进而提高工作效率。27三、6S目标2、保证质量：整洁有序的物料管理、信息资料管理及工作环境管理将会大大减少物料混淆、错用和误判等不良现象的发生，从而降低产品的不合格率，保证产品质量。283、保证安全：严谨有序的工作环境可以有效防止意外事故的发生；良好的工作习惯是提高安全性的首要因素。三、6S目标29三、6S目标•4、预防为主：养成良好的工作习惯是防止失误的关键因素；及时的整理、整顿是预先消除隐患的有效措施。305、提高服务水平：不断提升自己的知识水平、工作水平，素质水平，有助于改进服务技能，进而提高服务水平。三、6S目标311、充分合理的利用空间。2、使工作环境整洁、有序。3、提高工作效率。4、降低不合格率，提高产品质量。5、保障安全，减少意外事故。6、减少资源（人力、物力、时间、空间）浪费，降低成本，增加利润。7、树立酒店良好形象，对社会、顾客及公众产生吸引力。8、增加员工的自豪感，归属感和团队精神。9、提高服务质量，增加经济效益。四、6S的作用32数数有几个黑点33办公室6S活动办公室整理整顿要点34办公室整理整顿共独区分·公私区分·柜架管理·资料归位·桌面状态·抽屉状态·张贴管理·事务管理减少活页夹、文件和单据的数量；公司外部、其它部门的文件尽早做答送出；扩大办公室的使用空间；减少遗漏或送出的失误。目的要点35资料整理■受控文件应使其从编制审批、发放、更改到保管均要受控；■质量记录的标识、收集、编目、归档、保管等均应受控；■公用展示类文字资料置于公共场所并由专人管理；■个人文字资料个人管理；■所有文字资料都应有标识；■所有文字资料都要按方便取用的原则，按使用频度、重要性等分类放于固定的位置；■规定文字资料的舍弃原则，及时销毁无用文字资料，提倡及时处置、不堆积文件的良好习惯；■定期整理、整顿、检查。3637桌面整理待处理已处理38一般的桌子有两个或以上的抽屉，东西经常随意杂乱地放入抽屉内。在并排的抽屉内，也许可发现不仅有铅笔、圆珠笔、笔记本、橡皮擦、名片及剪刀，而且又有牙刷、糖果、香水、阿斯匹林、钱币、装饰珠宝、绷带及其他物品。这些东西先要依用途分类，在仅有两个抽屉的桌子时，可分为办公用品及私人用品，各占用一个抽屉。再来要决定每一项物品的最大放置量。例如，我们决定抽屉内放置的最大量为两支铅笔、一支圆珠笔、一块橡皮擦、一本笔记本等。任何超过最大数量的物品，均须从抽屉内去除，放在室内一个角落的办公用品储存区；有时可以称此储存区为“循环金库”。当抽屉内的用品用完之后，员工可以此金库加以补充。接着，负责管理金库的员工要注意存货数量，当下降至设定的最少量时，必须再订购补充进来。借着将办公抽屉的东西削减至最低量，我们可以剔除将铅笔、纸张及化妆品等必需的东西混在一起的现象。这种过程能开发员工的自律能力、改进保存记录的能力以及强化工作的效率能力。抽屉整理39张贴管理40办公室6S活动表区分活动内容五分钟6S活动1检查你的着装状况和清洁度2检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来，如橡皮擦、回形针、文件及其他3整理和彻底清洁桌面4检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6检查档案柜、书架及其他夹具等，将放得不恰当的物品改正过来十分钟6S活动1实施五分钟6S活动的所有内容2用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3固定可能脱落的标签4清洁地面5倾倒垃圾篓内的垃圾6检查电源开关、门窗、空调等是否已关上41