海信公司的办公室6S

6S作业•学校：柳州职业技术学院•班级：*数控设备应用与维护班•姓名：覃智文•学号：******************•日期：2012年12月10日海信公司的办公室6S6S的起源6S起源于日本,是对生产现场中人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，是日本企业独特的一种管理方法。1955年，日本的5S的宣传口号为“安全始于整理，终于整顿”。当时只推行了前两个S，其目的仅为了确保作业空间和安全。后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清扫、清洁、修养，从而使5S的应用空间及适用范围进一步拓展，到了1986年，日本的5S的著作逐渐问世，从而对当时的整个现场管理模式起到了冲击的作用，并由此掀起了5S管理的热潮。办公室是企业管理人员的工作活动场所，也是客户、员工留下的第一印象的地方，办公室的6S水平如何，直接影响到企业的形象。中心的各级管理人员按标准化、规范化、程序化、系统化工作方式管理各种物品及文件资料，及时准确地按工作内容，工作程序分类定置，使与及时处理各种信息，提高工作效率。目录•一、办公室6S的八大原则•二、文件夹管理标识方法•三、其他管理对象•1.共独明确–共：公共使用；独：个人使用；–公共使用的放在所有人都方便去拿地方，个人专用的放在他的附近。一、办公室6S的八大原则•2、公私分明–在区域规划：业务功能区域识别分明，办公区和会客区、休息区最好能够区分。–物品方面：区分是公司用品还是私人用品。公司的放在明显处，私人物品放在不明显处，有抽屉的话，公司用品放在上层，私人物品放在下层。–在座位上，还要设置姓名标牌等用于识别。一、办公室6S的八大原则•3、柜架标识–文件柜、放置物品的柜架要标识清楚所放物品的类别、名称以及管理责任人等，必要时设定最大最小库存、安全库存等内容。•文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门及责任人；•柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图；•文件柜内分层分类，用分隔线和标贴进行分区。一、办公室6S的八大原则•1.文件架要有定置图，张贴与柜做门侧偏上，并按图分类摆放。•2.资料架可直接在隔框上粘贴分类标签，标签不能超出隔框宽度。标签打印字统一黑体。•3.资料架可直接分类标签上标注物品名称，如表格、报表、单据、杂志、报纸等。•4.1.5米以上的资料柜柜顶禁止放任何物品，柜后、柜底无杂物，无卫生死角；低柜台台面只能摆放规定物品。•5文件柜（架）内文件资料夹要分类标识。•4、资料分类–文件资料要分类整理放置，通过行迹管理等方法，使文件拿走了能够马上发现。ＰＳ：行迹管理是指一、办公室6S的八大原则•5、桌面整理–桌面允许放置的物品（较长时间离开时）：•文件夹（盒）；•电话机（传真机）；•文具盒（笔筒）；•电脑；•水杯；•台历。–桌面文件夹需明确文件夹处理状态（待处理、处理中、已处理）。一、办公室6S的八大原则•6、抽屉物品–抽屉的整理、整顿：–不要的或不应该放在抽屉内的物品清除；–抽屉内物品要分类，做分类标示；–办公用品放置有序；–个人用品放置在底层；–有措施防止物品来回滑动。一、办公室6S的八大原则•7、墙面张贴–在墙上随意张贴的做法必须纠正–公告尽量使用看板方式一、办公室6S的八大原则•8、公告管理–公告栏规划要美观大方，明确管理责任人，发布的信息要明确张贴期限。–对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出来，提高工作效率和管理透明度。一、办公室6S的八大原则•1、外部标识–侧面标识要素：•文件夹序号；•文件夹名称；•文件夹管理部门；•文件夹管理责任人。–正面标识：•正面标识一般可省略；•在侧面无法标识可将上面内容标识在正面。1文件名称部门管理人二、文件夹标识方法•2、扉页索引–在文件夹的扉页（或文件盒的表面）标明该文件夹中收集的文件种类，便于分类查找。二、文件夹标识方法•3、内部分页纸–在同一文件夹中用分页纸将不同的文件（资料）分开便于文件管理及寻找。二、文件夹标识方法•4、文件夹标识注意事项–统一规格及字体，用电脑打印；–对厚薄不一的文件夹，标识长度要一致；–若将文件夹放入文件盒，文件盒也应有对应标识；–侧面标签加上斜线或三角是一个很好的管理方法（目视化管理）。二、文件夹标识方法四.其他管理对象•1、茶具、水杯的定点放置–设立饮水区，将茶具，水杯定点放置，让员工在饮水区内饮水是一个好的办法。如果将水杯放在台面，也不要用画框线的办法来定位，那样很不美观，可以采用其他方法，如用杯垫的形式。•2、废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位、标识–办公区废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位不一定要求画定位线，但放置的位置一定要合理。四.其他管理对象•3、办公用品的标识四.其他管理对象不利于6S的问题：•个人办公桌内办公用品太多，使用过程中浪费大（没有用完就过期或作废）；•办公用品重复库存多（公司、部门、班组、个人层层库存）；•办公用品品种繁多，购买的随意性大。办公用品控制途径：•尽可能控制个人持有量；•尽可能让办公用品发挥最大的功效；•最大限度的减少办公用品的品种；•最大限度的减少办公用品库存；6S管理之文件6S文件6S的目的•1.文件的共享和有效利用•2.减少寻找文件的时间，提高工作效率•3.办公室空间的有效利用•4.办公环境的改善•5.提高办公效率办公室文件资料6S的基本原则•1.文件不重复保管：一种文件只在一个位置保管•2.对原件实施管理：不随意复印或使用复印件•3.分类归档管理：不要是文件私有化•4.文件统一规格：原则上统一为A4纸•5.简化报告文件：原则上报告限定在1~2张A4纸•6.文件去放方便：能够快速的取出保管文件一.整理：留下有必要保管的文件明确哪一类文件需要，哪一类文件不需要。无效和不需要的文件及时清理。明确废弃基准是必要的。（1）使用之后废弃（2）保管后废弃（3）保管、保存后废弃二.整顿：将文件分门别类，归入文件夹，文件架，并做好标识•1.使用合适的文件夹•2.在文件夹的封面，侧面上注明类别名称，保管担当，保管期限•3.在首页建立目录表，必要时每一类设一张分页纸，便于迅速寻找•4.设置专门的文件柜存放文件三.清扫：维护文件的状态对归档的文件，特别是中长期保管的文件和文件柜，要定期进行清洗维护。对经常使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗失的文件要进行及时的修补，发行新的版本，要及时回收销毁旧版本。定期清扫清洁，特别注明做好防潮、防虫等工作。仅具有参考价值的资料，要特别注明；文件增加变更时，要及时更改目录索引。四.清洁：专人管理，责任分明决定文件管理责任人，并将责任人名字明确标识在文件柜或文件夹上。一般的，以安排经常使用此文档的员工承担清洁维护的责任较好，防尘、防潮防蛀，定期修补维护。五.素养：养成好的习惯时时要求员工能很好的维护文件的6S状态，做到爱护性的使用文件，使用完之后及时归位，按规定要求复印和发放文件，节约纸张，培养员工良好的习惯。六.安全：确保文件适当使用•1.安全的使用：在恰当的地方及时间使用正确的文件•2.安全的保管：用适当的方法报关文件，确保文件的完整性•3.文件的保密性：文件在恰当的范围内由适当的人使用谢谢