文件控制管理程序

XXX有限公司文件编号：程序文件版本：文件控制管理程序页码：1/14目录1、目的2、范围3、相关文件4、职责5、工作程序6、报告和记录受控状态受文部门修改履历日期修改码页次修改单号修改内容简述修改人备注XXX有限公司编号文件控制管理程序版本A第2页共14页编制/日期审核/日期批准/日期1.目的对质量体系有关的文件，进行控制管理，确保有关场所使用的文件，均为有效版本。2.范围适用于本公司与质量体系有关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。3.相关文件无4.职责4.1总经理负责质量手册的批准和发布。4.2管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布。4.3各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核。4.4各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计。并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。4.5行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。5.工作程序5.1行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施。5.2文件控制的流程。5.3文件的分类5.3.1质量手册---是本公司质量体系描述的纲领性文件。5.3.2程序文件---是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法。5.3.3其他管理性和技术性文件（第三层次文件）---如管理性的有：规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等。5.3.4外来文件等---国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。5.4文件的编写导则5.4.1本公司的各类文件都必须有：标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效。文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。外来文件被采用必须要有提供部门领导的认可签名。4-1-1起草或更改文件指定授权部门文件审核授权部门负责文件批准特定的或部门主观领导文件归档办公室文件发放办公室评审、修订、申请相关部门使用部门或使用者按规定作废回收处理有关只能部门或办公室文件控制管理程序版本：A第3页共14页5.4.2质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由相关部门经理审核、管理者代表批准。5.4.3研发部门负责编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、采购、规范、检验和试验规范、工序控制大纲、工序操作规范、设备维护和操作规范等。部门经理批准。5.4.4质量手册的编写5.4.4.1手册的编号办法：WS/QMXX手册更换顺序号（即板序A.B.C版时分别以01.02.03.04顺序号表示）表示质量手册企业代号5.4.4.2手册的结构（1）手册由概述部分、正文部分和附录三部分组成。A.概述部分：封面、目录及最新状态清单、批准实施令、修改履历、手册的管理和说明、术语、企业概况等。B.正文部分：按IATF16949-2016版的标准叙述五大部分（一个要求四个过程的体系控制要求。正文的每个部分应具有以下结构：1）.目的---采用本过程的目的；2）.适用范围---本过程在体系中适用的领域；3）.职责---完成本过程实施控制所设计的责任者；4）.程序概要---本过程实施控制的主要活动内容；5）.支持性文件---对本过程实施控制活动的具体的遵循途径的文件。C.附录：1.质量记录一览表。2.本手册各章节月标准各章节的对照表。3.程序文件清单等。（2）手册每页的题头格式WS威索公司质量手册编号WS/QM-XX（章节号）（名称）修改码第页共页5.4.4.3手册编写时的注意事项：A.应明确质量体系建立的标准依据。B.应明确质量体系覆盖的产品范围。C.应阐明体系所包含的管理过程及过程之间的相互作用和关系。D.按标准要求，本公司体系所要删减的细节及其合理性的说明（仅限第七章）。5.4.5程序文件的编写5.4.5.1程序文件的编号方法WS/QPX——X表示程序文件所属部分中的次序表示程序文件属五大部分中的哪一部分表示程序文件企业代号4-1-2文件控制管理程序版本：A第4页共14页5.4.5.2程序文件的结构（1）目的---采用本程序的目的。（2）范围---该程序所包含活动的领域。（3）相关文件---该程序所引用的设计的文件。（4）职责---该程序所设计的责任者。（5）工作程序---该车工女婿质量活动所应遵循的途径。（6）记录和报告---该程序活动实施后所证实的见证记录。（7）附件：（需要时）5.4.5.3程序文件的首页格式和续页格式（1）首页格式威索公司编号WS/QPX-X（XXXX程序）版本编制/日期审核/日期批准日期（2）续页格式：（编号）（程序文件）版本：A第页共页5.4.5.4程序文件编写时的注意事项：A.规定的职责在质量活动中都应有体现。B.每项活动的各个环节都应有人承担责任。C.所有活动都可有验证有效性的方法，都应有记录。D.活动的描述要体现5W1H（为什么、做什么、怎么做、何地做、谁来做）注意逻辑性和可操作性。5.4.6其他管理和技术文件（即第三层次文件）的编写5.4.6.1本公司已有的管理和技术文件一般继续延用已规定的编制及编号方法，只要与本导则不矛盾，也继续采用，文件保持原状态，不重新编写。5.4.6.2出于实施质量管理体系而要新增的第三层次管理和技术文件时，或已有的第三层次文件需要新修订时可用如下规定。A.文件编号方法WSXX-------XX该文件的顺序号文件属性（技术的用JS，管理的用GL）企业代号B.文件的结构（一）主题和适用范围（二）工作内容和要求（三）应用的表示和必要的记录5.4.6.3文件的首页和续页格式（1）首页格式：文件标号WS/XX——XX编制/日期修改码审核/日期第页共页批准/日期4-1-3WS/QP-1文件控制管理程序版本：A第5页共14页（B）逐页格式：修改码：（编号）（文件名称）版本：A第页共页5.5文件的控制5.5.1各类文件的版序和状态控制5.5.1.1为了文件的有效性进行识别，必须实行版序控制。即对质量手册、程序文件及其他管理性和技术性文件都要标明版本。版本以大写英文字母A、B、C、D---表示。修改码以版本号和修改次序号（以小写英文字母a、b、c、d---表示）相接个来表示。如Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc以此类推。这样的修改码既体现了版本，又体现了修改次序。文件第一次发布尚未有修改时以Ao、Bo、Co----表示。文件如有封面，封面和文件上只需表示版本，不标修改码。修改码只在文件的修改履历上和修改通知单及最新状态氢弹上表示。装可大大简化更改文件中的工作，又能节约纸张。5.5.1.2文件的目录和最新状态清单控制。a.每份文件入档前由编制部门编写文件目录，以便查阅，并编制“最新状态清单”b.每份文件一经旧该，必须在“最新状态清单”中得到反映，不断地更新“最新状态清单”c.“最新状态清单”的编制，可视不同的文件而顶，可作单独一个文件编制，也可综合汇编，或根据目录的编写。“最新状态清单“和目录放在一起是最简单的方法。能做到一目了然。和目录放在一起时可采用的表示如下：序号文件名称（或章节）编号页次版号/修改次序12345612345.5.2文件的归档和保管控制5.5.2.1所有文件和资料在形成正式稿后交办公室入档（经审核、批准以后，均需按规定的分工到办公室办理入档手续）。办公室应立即使办理登记，记录在“文件入档登记表“（WS/QP4-1-01）。文件和资料的提供部门对其正确性负责。5.5.2.2所有入档的文件和资料均为受控文件，经登记的原版文件和资料存放在档案料柜中作出标识，不外借和外发。发给文件时均制作复印件发放。5.5.2.3入档的原版文件保管部门（办公室）必须分门别类，排列整齐。做到查找方便，防止误用和错用。并必须存放于防霉、防潮、防盗、防火等安全良好的橱柜内，以免损坏。并由专人负责。保管人员应负责日常检查，发现问题及时处理。5.5.2.4因工作需要，需临时借阅文件和资料的人员，需经保管部门负责人批准，填写“文件和记录（查）阅单“（WS/QP44-1-02）在规定的期限内归还，到期不还的由办公室文件管理员收回。4-1-5WS/QP-1文件控制管理程序版本：A第6页共14页5.5.2.5电子媒体形式的文件，归档和保管方式相同，并视情况必要时。需制作备份，以免丢失。5.5.2.6文件按“受控“和”非受控“二大方式控制。除”质量手册“向顾客提供时作为“非受控”文件发放外，其余文件都属“受控”文件。非受控文件发放时也应登记。5.5.2.7需特别存档的文件，必须保存十五年。在任何情况下不得销毁。5.5.3文件的领用和发放控制5.5.3.1文件按领用或规定进行发放时，入档保管部门必须在“文件发放/收回登记表”（WS/QP4-1-03）上作记录，并在发放的文件上盖上“受控”或“非受控”红色印章，在印章上写上发放部门的代码，以便必要时文件追溯。其形式如下：5.5.3.2程序文件发放给各部门的以“程序文件”的合订本发放。给需要的岗位或个人，以单行本发放。其他文件根据实际需要发放。做到需要的地方一定要有文件，且必须保证所有使用文件的场所，均为最新有效版本。要确保文件的清晰、整洁和完好。任何人不得在文件上乱改乱涂。使用部门，应有在用文件的清单（也可用WS/QP4-4-01表示作记录）。5.5.3.3所有文件不得自行复印。如出现黑色“受控”、“非受控”印章的文件肯定是复印的，均为非法文件，出现问题由复印者负责。管理部门和领导如有发现，要及时没收，必要时要追究责任。5.5.4文件的更改，收回和销毁的控制5.5.4.1文件需要更改时，更改者用填写“文件更改通知单”（WS/QP4-1-04）由原制订文件的部门进行更改，审核和批准。]5.5.4.2文件的更改每次应标识其“修改码”，方法按本程序第5.5.1.1条实施。5.5.4.3如修改的内容，对其他文件产生影响时，应同时及时进行修改。5.5.4.4所有被更改的原文件必须从使用处全部收回，同时按规定发放更改后经批准的新文件，以确保文件的唯一有效版本。5.5.4.5收回旧文件时，应作好记录，记录在原“文件发放/收回登记表的收回一栏内，并在收回文件的每页上加盖“作废”红章“，以免混用或错用。如需要保留一份留作参考的，则需在文件上加盖”保留“红印章，并附条写明保留原因，隔离存放，防止非预期使用。5.5.4.6收回旧文件应与销毁，相关部门在销毁时填写“文件和记录销毁申请单“（WS/QP4-1-04）。5.5.4.7“质量手册”设为‘更改履历“页。故所有质量手册内容的修改均应在此”更改履历“页上作出记录，并在文件的‘最新状态清单”上也得到体现。并在此两单上有修改码表示次数，便于修改的追溯。5.5.4.8在每个程序文件前也设置一个同样的封面和修改页（WS/QP4-1-05），该文件的每次修改均应在该页上作出记录。程序文件的最新状态清单，也应在程序文件汇编目录上得到反映。方法同5.5.1.2。4-1-6受控第XX号非受控第XX号WS/QP-1文件控制管理程序版本：A第7页共14页5.5.5外来文件的控制5.5.5.1外来文件出各相关部门收集提供。包括国家标准、国际标准、各类检验规程、设备校准规程、有关的管理和技术文件等。提供时用识别其可用性和有效性，并经部门领导认可入档。5.5.5.2提供的部门应跟踪外来文件的有效本本及时更新，控制管理纳入本程序管理轨道。5.5.5.3当顾客提供工程规程时，必须按顾客的时间计划，及时进行评审。并在不超过两个星期内，进行分发和实施。同时更新所有相关文件。保存每项更改在试生产中实施的日期的旧路，记录在“工程规范更改和实施记录”（WS/QP4-1-07）上。5.5.6文件的评审和再批准5.5.6.1各级文件的管理人员，应随时检查文件的有效性，并确保文件的清晰，整洁和完好，不得乱涂、乱改、乱画。5.5.6.2每年年底或年初，由管理者代表组织各部门文件管理人员对文件进行依