物资库存管理系统的实现与研究

物资库存管理系统的实现与研究赵红玲林小青北京卫星制造厂技术四室摘要：本研究以详实的数据为基础，深入分析了529厂物资数据管理的特点和现状，全面地研究了529厂物资管理所涉及的入库、出库、调拨、转库、报废、盈亏、退库、退货等管理上的信息化过程，并在此基础上，对物资管理信息系统库存管理部分的实现技术及解决方案进行了阐述。关键词：物资、管理、信息化1前言物资工作是型号科研生产工作的重要组成部分，也是型号研制和生产的前提条件。做好型号物资保障不仅对确保型号任务的质量和进度至关重要，而且对降低成本、增加效益也具有重要意义。529厂科研型号研制是一项复杂的系统工程，在型号研制的各个阶段都离不开物资供应。因此物资配套供应工作也相应地十分复杂，它涉及工艺设计、计划、调度、质量、生产、技术等部门，也涉及物资计划、合同、调度、库存、价格、成本管理的方方面面。库存管理主要是对物资的入库、出库、调拨、转库等方面进行管理，是物资信息管理的平台，也是物资信息管理的关键。所以本文重点对物资管理信息系统中的库存管理部分进行介绍。2物资库存管理信息系统分析与设计2.1529厂物资库存管理的现状从信息化的角度看，物资处所有库房信息管理的信息将最终汇总于物资处会计人员手中，而库房管理人员需要进行相关库房管理部分的确认操作，同时现行的库房物资手工的卡片管理模式将继续有效。现有库房管理流程如图2-1所示。物资会计做为库房实施部分的关键点，所有信息由物资会计进行整理和录入。入库过程中，由采购部门下达采购单和明细，物资会计根据采购单据将入库信息录入到物资信息系统中，录入的信息只是单据的信息，并不代表库存信息的任何改变，会计只对目前录入的入库单据进行确认操作；而当物资真正入库的时候，由库房管理保管人员通过物资信息管理系统查询到该项物资的入库信息，进行“最终确认”操作，代表物资的真正入库。出库过程中，由计划人员填写出库单信息，并对出库信息进行确认操作；领用人直接到库房领取相关物资（其领用相关审批手续并不经过本物资信息管理系统审批），库房保管将相关手续和单据的信息通过“出库单”信息的形式录入物资信息管理系统，并完成对应的出库单的“最终确认”操作。计划人员管理人员会计采购员物资信息管理系统－库存信息各类单据录入入库信息确认入库信息物资库房库房保管员录入出库信息确认出库信息服务器图2-1529厂物资处库房管理流程2.2物资库存管理信息系统的分析与设计库存是物资信息管理的平台，它完成了物资管理中入库、出库、转库、调拨、报废、退库等基本功能。可以对各种单据进行录入、修改、删除、查询、追踪，对库存信息进行查询。在对物资处库存管理进行调研、分析后，抽象出业务管理模块、基础信息模块、查询统计模块和系统管理模块，基本完成了物资库存原先手工操作的工作流程。物资库存管理系统功能模块图见图2-2所示。物资系统模块结构图物资系统库存管理新建入库单修改入库单删除入库单查询入库单添加入库产品修改入库产品删除入库产品新建出库单修改出库单删除出库单查询出库单添加出库产品修改出库产品删除出库产品新建调拨单修改调拨单删除调拨单查询调拨单添加调拨产品修改调拨产品删除调拨产品新建转库单修改转库单删除转库单查询转库单添加转库产品修改转库产品删除转库产品新建报废单修改报废单删除报废单查询报废单添加报废产品修改报废产品删除报废产品新建退库单修改退库单删除退库单查询退库单添加退库产品修改退库产品删除退库产品库存查询库存信息维护确认报废单确认转库单确认调拨单确认出库单确认入库单目录和字典管理用户管理新建选用目录修改选用目录删除选用目录查询选用目录新建字典信息修改字典信息删除字典信息查询字典信息新建用户修改用户删除用户新建角色修改角色删除角色统计分析数据统计报表定义报表生成目录信息下载打印入库单打印出库单打印转库单打印报废单打印退库单打印调拨单新建供方目录修改供方目录删除供方目录查询供方目录采购追踪信息查询系统配置系统参数配置数据接口配置人员部门信息导入新建盈亏单修改盈亏单删除盈亏单查询盈亏单添加盈亏产品修改盈亏产品删除盈亏产品确认盈亏单打印盈亏单确认退库单有效期预警最低库存量管理图2-2物资库存管理系统功能模块图(1)库存管理库存信息查询用户(from角色)入库管理有效期预警转库管理退库管理报废管理出库管理预配套调拨管理库存信息维护系统管理员(from角色)最低库存量报警仓储保管员(from角色)盈亏管理图2-3库存管理关系图入库管理：物资到货以后进行入库登记，入库登记分为两步，第一步为入库录入，输入物资基本信息，物资帐务信息，物资相关的合同信息，物资的质量信息等。第二步为入库确认，即检查物资入库录入输入的信息是否正确，确认物资已入库。对已经确认的单据信息不能进行修改删除等操作。出库管理：出库分为两个步骤，第一步出库录入，输入出库单基本信息包括：领用单位、领用人、领用时间、零件代号、零件名称等，输入出库物资信息包括物资基本信息、数量等，输入出库方式。第二步出库确认，审核出库录入的信息，检查库存信息（预配套）确认物资已出库。对已经确认的单据信息不能进行修改删除等操作。调拨管理：调拨类似于出库管理。但领用单位应该是外单位的人员。调拨也要分调拨录入和调拨确认两个步骤。与出库不同的是调拨没有专用调拨和配套调拨的情况。对已经确认的单据信息不能进行修改删除等操作。转库管理：转库管理指在一个物资管理单位（如厂所）范围内的不同库之间进行物资的转移。转库分为转库录入和转库确认两个步骤。报废管理：报废管理指对库存中已经失效应报废的物资进行报废处理。已报废的物资不能进行出库调拨等处理。报废分为报废录入和报废确认两个步骤。退库管理：退库管理指对已经出库的物资退回到库中的一种处理。退库分为退库录入和退库确认两个步骤。有效期预警：如果物资的有效期即将到达，系统应给出提示报警。最低库存量报警：当库存物资低于该物资的最低库存量，系统给出报警提示。库存信息查询：库存信息查询指对库存管理所有相关的物资信息、各种单据信息进行的查询。盈亏管理：分为盈亏单的录入和确认两步，盈亏录入输入盈亏单信息和盈亏产品信息。盈亏确认审核盈亏录入信息,同时更改实物库存量和帐务库存量。库存信息维护：在库存信息出现错误的情况下，系统管理员对库存信息进行修改的维护操作。(2)目录和字典管理字典管理系统管理员(from角色)目录管理目录管理员(from角色)目录同步图2-4目录字典管理关系图字典管理：系统管理员对系统的数据字典进行增删改的维护操作。系统的主要数据字典包括工程任务WBS代码字典、质量等级字典、技术条件字典、供应商字典、国别字典、供应商类型字典、标记字典、扩展字段字典、质量记录字典、库号字典、使用方式字典、采购方式字典、部门字典、财务代码字典角色字典。目录管理：目录管理员对物资目录进行更新维护，如：将目录外条目转变成目录内条目。本系统的目录主要包括：型号用物资合格供方目录和物资选用目录。对于选用目录，还要维护物资之间的可替代性。(3)统计分析管理自定义报表系统管理员(from角色)统计分析内部用户(from角色)报表生成图2-5统计分析关系图统计分析：根据用户权限和统计分析条件，对物资库存、帐务、配套等各种信息进行综合的统计分析并生成统计图，包括帐务历史趋势图、各仓库历史趋势图、型号任务统计图、工作单位统计图、工作量分析表。报表生成：根据用户权限及查询结果或统计分析的结果生成固定格式的报表和统计表。主要包括：财务对帐表、库存统计表、入库统计表、出库统计表、型号任务物资成本统计表等。自定义报表：系统管理员根据需要，利用开发接口定义简单的二维报表。(4)用户管理用户信息维护角色与权限维护系统管理员(from角色)图2-6用户管理关系图用户信息维护：修改用户信息，分配用户角色。角色与权限维护：维护角色信息，给角色分配权限。(5)系统配置系统参数配置数据接口配置导入人员、部门信息系统管理员(from角色)图2-7系统配置关系图系统参数配置：系统管理员对系统的参数进行设置，参数包括：使用单位名称，系统运行模式，帐务周期等。数据接口配置：定义本系统与外部系统（如：OA系统、AVIDM系统）之间数据交换的接口。设置院所数据接口信息，用于数据上报和下发。导入人员部门信息：定期从其他系统（OA）导入系统的用户信息和部门信息。3物资库存管理系统实现及关键技术3.1物资库存管理系统的系统架构及实现为了方便系统用户对系统的用户管理、目录和字典管理以及统计分析功能进行操作，所以将以上几个模块采用B/S结构的开发模式。而库存管理模块由于要频繁的操作数据库，为了保证数据操作的及时性和实时性，采用C/S结构的开发模式。在web应用程序部分采用J2EE架构，客户端应用程序采用Delphi7.0进行开发。数据库管理系统使用Oracle9i。物资库存管理系统的系统架构如图3-1所示。图3-1(A)系统架构层次图物资管理信息系统Web应用程序用户管理目录和字典管理统计分析登录客户端应用程序登录库存管理系统配置图3-1(B)系统架构功能图3.2物资库存管理系统的关键技术及解决途径(1)问题描述在物资库存管理系统中填写入库信息时，录入人员根据入库单录入物资的入库信息，入库单上的数据项包括物资名称、物资总价、物资单价、采购数量、入库数量、运费等内容。由于产品本身的质量问题或者其他问题，入库单上的采购数量往往不等于入库数量。除此之外，入库单上的运费是为了购买该项物资时付出的成本，所以运费也应该分摊到该批产品的成本费中。为了能够真实的反映库存中每个产品的实际成本，在录入入库信息的同时要对该项物资重新计算单价，在本系统中，单价保留三位小数。由于在计算单价时是按照四舍五入的取三位小数的，所以造成单价与真实的单价存在误差。故库存数量乘以单价不一定等于入库时的总价。其次，库存管理必然存在一入多出的情况，由于单价的小数和出库数量的小数问题可能会造成系统的入库帐务数量不等于出库时的帐务数量。(2)解决途径在录入入库信息时重新计算单价，造成公式（1）不一定成立。但是在公式（1）的基础上增加一个差额数据项，用来记录总价与单价乘以入库数量的乘积的差。则公式（2）肯定成立。总价＝单价×入库数量公式（1）总价＝单价×入库数量+差额公式（2）据此我们在数据库的库存信息表中增加差额字段。在入库时，用户输入总价和入库数量，系统自动计算单价和差额。入库完成之后，在对系统进行任何类型的出库操作时，成本的计算都以单价为准，但是在第一笔出库操作时，将差额成本加到出库成本上，然后差额字段置为0。考虑到一入多出情况由小数带来的误差问题，在计算任何类型的出库成本时采用公式（3）进行计算。出库成本＝出库前的库存成本－出库后的库存成本公式（3）出库前的库存成本＝单价×出库前的库存数量+差额出库后的库存成本＝单价×出库后的库存数量+差额（出库后差额为0）按照公式（3）得到的出库后的库存成本就是下次出库前的库存成本，这样循环操作，就将由小数问题和计算单价时的误差问题都解决了。从而保证入库时的帐务数量等于出库时的帐务数量。4结束语随着型号任务的大幅度增加，原有的物资信息管理软件已经不能适用于目前物资管理的需要，并且在管理模式方面丞急需转变传统的物资管理模式为先进的物资管理模式。物资信息系统的应用和实施，实现了物资的信息化管理，使库房现场管理更加规范，为生产提供及时准确的原材料状态信息，使生产组织管理更加有条不紊，提高物资管理水平，提高工作效率。该项目的实施和应用目前在物资处库房及会计部分已经正式应用，效果良好。同时，针对529厂特殊情况，相关技术人员对物资信息系统进行了二次开发，以满足使用的特殊要求。后续，将在物资处全部业务组推广应用。5参考文献[1]谈竹贤，王毅.Oracle9iPL/SQL从入门到精通北京:中国水利水电出版社.[2]王能斌.数据库系统原理北京:电子工业出版社.[3]SteveTeixeira.Delphi6开发人员指南北京:机械I业出版社.[4]迟忠先.Delphi6.0开发务实北京:电子工业出版社2