文件控制程序

YDQM程序文件文件编号YDQM-CX-4.2.3编制日期2013.02.20文件控制程序版本/修改码A/0页码第1页共6页天津市远徳汽车贸易有限公司1目的对本公司质量管理体系所要求的所有文件予以控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关的所有文件，包括外来文件。3职责3.1总经理对所有质量管理体系文件的充分性和适宜性负责；3.2管理者代表负责组织体系文件的编制和修订工作，负责组织相关文件的评审及检查工作；3.3管理部负责质量管理体系文件的归口管理，包括外来文件的管理；3.4各部门负责本部门文件的日常管理，并确保使用适用文件的有效版本。4工作程序文件控制流程图：附后。4.1文件的分类本公司的质量管理体系包括或涉及以下类别的文件：4.1.1公司内部编制的文件包括：a)第一层次：包含质量方针和质量目标的《质量管理手册》；b)第二层次：程序文件（ISO9001:2008标准所要求的程序文件，以及公司为确保各过程的有效策划、运行和控制而编制的程序文件）；c)第三层次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理规定等；技术性文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等。d)第四层次：各种记录格式。记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。4.1.2本公司相关的外来文件，主要包括：a)有关法律法规;b)相关国家、地方及行业标准；c)上汽-大众各类管理及技术文件；d)其它适用的外来文件。YDQM程序文件文件编号YDQM-CX-4.2.3编制日期2013.02.20文件控制程序版本/修改码A/0页码第2页共6页天津市远徳汽车贸易有限公司各类适用的外来文件虽不属本公司编制，但本公司各部门均应对其进行有效控制，并遵照执行。4.1.3文件的形式主要是书面和电子版两种，本公司应对各种媒体形式的文件进行有效控制。4.2文件的编制和审批4.2.1文件编制和审批的权限本公司的质量方针、质量目标由总经理主持制定并批准发布；a)《质量管理手册》由管理者代表组织管理部等相关部门共同编写，管理者代表审核，经总经理批准后发布；b)程序文件由各相关职能部门编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布；c)支持性文件由职能部门编写，部门负责人审核，总经理批准。d)记录格式随相关文件一同审批。记录表格的使用和管理，执行《记录控制程序》。4.2.2负责文件审批的人员，应对文件的符合性、充分性、适宜性以及文件间的协调性负责，审批时填写《文件审批表》，以作为审批的证据。文件审批时，同时确定文件的发放范围。（在各个文件封面上审批签字也可。）4.3文件的编号规则4.3.1《质量管理手册》、程序文件、与质量管理体系有关的相关文件编号、质量记录编号执行《文件编号原则》。4.3.2外来文件编号按下述规定：a)外来文件采用原文件号；b)属国家标准等外来文件用原编号。4.4文件的版本及修订状态4.4.1版本号的管理文件换版后，该文件的版本号应更新。本公司《质量管理手册》及程序文件的版本号以英文字母A、B、C…表示，A为第一版，B为第二版，依次类推；4.4.2修订状态的管理文件作了修改但未换版时，应标识修订状态。修订状态的序号以阿拉伯数字0、1、2……表示，0为原版未修订，l为第一次修订，依次类推。YDQM程序文件文件编号YDQM-CX-4.2.3编制日期2013.02.20文件控制程序版本/修改码A/0页码第3页共6页天津市远徳汽车贸易有限公司4.5文件的发放与管理4.5.1经批准后的文件，由管理部列入公司《受控文件清单》，并对文件进行动态管理。管理部统一印制，审批件或原件归档保存，存入计算机的文件均留备份。4.5.2文件发放前，管理部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种，受控文件由管理部盖“受控”章，任何受控文件均应确保其为有效版本。4.5.3文件发放时，管理部填写《文件发放/回收记录表》，履行发放手续，领用人签字后方可领取。文件的发放，应确保使用处能获得适用文件的有效版本。4.5.4收到文件后，各职能部门编制《收文登记表》，包括发放给部门个人的文件，此清单作为本部门文件管理的主要依据。4.5.5外来文件的发放与管理a)有关法律法规和标准：由管理部组织相关部门进行识别和获取，管理部定期更新《质量手册》附录中《主要法律法规和标准清单》。b)来自上汽-大众的文件：该类文件各部门及时将相关文件传递给管理部，管理部及时列入《外来文件清单》。公司领导认为必要时，可打印发放，发放时履行发放手续。c)其它外来文件：各部门收到各类外来文件后，应到管理部备案登记在《外来文件清单》，再行发放到相关部门使用。4.5.6各部门文件的持有者，应妥善保管所持有的文件，不得丢失或损坏。如发生丢失或损坏等情况影响使用时，应报管理部重新办理补发手续。4.5.7电子文件的管理a)电子文件应标识清晰，以免新旧版本混用。b)电子文件由管理部负责修改，其它部门只能使用，不能更改。c)管理部负责打印质量管理体系文件，其它部门不能擅自打印。d)不论哪个部门编制的体系文件，其电子版均应及时报管理部备案，任何更改均应报综合部认可，并对备份文件进行更新，并以此作为有效版本。管理部应由专人按类别设计文件夹，以有效管理各类文件。e)对其它电子媒体形式（如影像资料、软盘、光盘）的文件，各部门进行分类管理，做好防磁、防潮、防划伤、防磕碰，以免损坏、丢失。YDQM程序文件文件编号YDQM-CX-4.2.3编制日期2013.02.20文件控制程序版本/修改码A/0页码第4页共6页天津市远徳汽车贸易有限公司4.5.8文件的借阅和复制a)文件借阅，相关人员应做好登记填写《文件资料借用登记表》，并及时归还。b)为确保整个公司所有文件的有效管理，文件不能擅自复印，任何文件复印均由管理部负责，应履行文件发放手续，并作发放登记《文件资料借用记录表》。c)技术文件的借阅，应履行正常的借阅手续，做好《文件资料借用登记表》。4.5.9文件的目视化管理对于生产现场使用频繁的文件，公司应采取措施，如挂上墙或设备旁，或塑封等，以便于操作人员方便使用。4.6文件的评审、更改、回收及作废4.6.1文件的评审a)公司每年结合内部审核对质量管理体系文件评审一次，文件评审工作主要由管理者代表组织管理部及内审组进行评审，评审结果在内审相关记录中体现。b)特殊情况时，可随时组织相关部门对某些文件进行评审。c)评审务必考虑本公司组织机构、岗位变化等内部因素对文件充分性及适用性的影响，同时也要考虑到法律法规、相关标准、上汽-大众要求的变化、市场需求等外部因素，填写《文件评审记录》。4.6.2文件的修改4.6.2.1当发现文件的规定不充分或不适宜时，可组织相关人员对文件进行修改。4.6.2.2有关人员可填制《文件更改申请单》，明确更改原因、具体更改内容，并经原文件的审批人进行审核、批准后，由管理部实施更改。4.6.2.3更改方式可包括杠改、换页和换版。a)文件可采取杠改方式，但应在文件中注明日期并签字；b)当页面修改量大影响清晰阅读时，应更换新页，并做好标识。在发放新页时，应收回作废页，以确保文件受控有效。c)当通过上述方式不能保持文件清晰时，应对文件进行换版，并做好版本标识。在发放新版时，应收回作旧版。4.6.2.4《质量管理手册》和程序文件更改后，管理部应在相关存档文件的修改栏作好记录。可不再在其它部门持有的相关文件修改栏中记录。YDQM程序文件文件编号YDQM-CX-4.2.3编制日期2013.02.20文件控制程序版本/修改码A/0页码第5页共6页天津市远徳汽车贸易有限公司4.6.3文件的作废及销毁a)文件经多次更改或大幅度修改时，应该换版，原版文件作废。b)作废文件需要销毁，管理部填写《文件/记录销毁登记表》，由管理者代表签字同意后，由管理部统一销毁。c)因任何原因需将作废文件保留时，应经管理者代表同意，并盖“作废保留”章以示区别。4.7文件管理的监督检查管理者代表应组织管理部等相关人员，定期对文件管理等体系的主要过程进行监督检查，对发现的问题责成相关部门整改。5相关文件序号文件名称文件编号责任部门备注1记录控制程序HWMD-CX-4.2.4管理部2文件管理制度HWMD-GL-4.2.3-01管理部3文件编号原则HWMD-GL-4.2.3-02管理部6相关记录序号记录名称记录编号保存期责任部门备注1文件审批表JL-4.2.3-01三年管理部2文件发放/回收记录表JL-4.2.3-02三年管理部3文件更改申请单JL-4.2.3-03三年管理部4受控文件清单JL-4.2.3-04三年管理部5文件/记录销毁登记表JL-4.2.3-05三年管理部6收文登记表JL-4.2.3-06三年管理部7外来文件清单JL-4.2.3-07三年管理部8文件资料借用登记表JL-4.2.3-08三年管理部9文件评审记录JL-4.2.3-09三年管理部YDQM程序文件文件编号YDQM-CX-4.2.3编制日期2013.02.20文件控制程序版本/修改码A/0页码第6页共6页天津市远徳汽车贸易有限公司文件控制流程图责任部门/人流程说明相关部门管理者代表、总经理管理部管理部各部门相关部门相关部门/管理部管理部管理部《质量管理手册》由管理部组织编写，其他文件相关部门编写；签批；明确编号、版次、受控状态、发放号等；做好登记，确保发放至相关使用场所；注意电子文件的管理，防止文件失控；必要时对适用性进行评审；履行文件更改手续，做好文件更新；履行文件作废手续。文件编制审批发放与登记更改审批更改申请作废销毁是否适用评审实施与管理NY标识标识是否批准NYYN外来文件识别实施更改是否保留获取换版/页时旧版/页