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采购信息管理规定1目的加强采购信息管理，明确采购信息的保密级别、内容、范围及传存等管理要求，以更好地执行集团信息保密制度。2范围适用于集团采购系统内所有人员及采购过程中涉及的成本、设计、项目部相关人员。此规定中所指信息包括通过任何方式储存和传播的信息，包括但不限于：电子信息、书面信息、通过口头和视觉传播的信息等。3职责3.1集团采购部负责《采购信息管理规定》的制定、修订、解释。负责《采购信息管理规定》执行情况的监控、指导。4采购信息定义4.1已对外公开披露或已经相关授权人员确定可对外公布披露的信息称为采购系统公开信息，首次披露须由公司组织进行。4.2除公开信息外，采购系统内所有信息都称为保密信息。5采购信息的分类保密信息按保密级别分为三类：内部公开、机密、绝密。5.1内部公开5.1.1内部公开信息是指采购系统内的一般信息，是可在集团范围内公开颁布、阅知的信息。5.1.2内部公开信息包括：以公司名义发出的制度要求、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结等信息。5.1.3内部公开信息阅知范围：集团全体。5.2机密5.2.1机密信息是指需要明确限定其阅知范围，且这一范围根据职能线条、地域、职员层级等通用标准划分的保密信息。5.2.2机密信息包括：项目开工面积、项目采购计划、专项业务会议纪要、工作计划与总结、集团采购月报、区域中心采购月报、各公司每月合同台帐、采购人员名录等信息。5.2.3机密信息阅知范围：集团管理层、集团总部负责人、地产公司负责人、采购分管领导、地产公司采购部门负责人、地产公司采购人员、集团采购部、地产公司成本负责人、集团成本部、集团审计法务部审计室。经部门负责人审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。5.2.4绝密5.2.5绝密信息是指涉及到公司成败或重大利益的关键信息，其受限阅知范围一般根据信息的具体内容来确定，通常需要准确到具体的个人或职位。5.2.6绝密信息包括：采购系统内部规章制度、操作指引、招标文件、投标文件、评\定标文件、协议、合同、技术标准、价格、供方信息等。5.2.7绝密信息阅知范围：集团分管采购系统副总经理、分公司负责人、采购分管领导、分公司采购部门负责人、分公司采购管理员、集团采购部、地产成本负责人、集团成本部。经采购部门负责人审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。6管理要求6.1招标过程管理6.1.1招标、评标、定标过程中，除各公司招标小组人员外，其他人无权查看有关标书的任何信息。6.1.2招标过程中，经办人员不得私自向非授权人透漏有关招标文件的任何信息，更不得引导投标供应商如何中标。6.1.3对于已开标未做评标的标书，除采购人员外其他人无权查阅投标文件，采购人员不得私自向非授权人员透漏投标信息。6.1.4定标过程中，招标小组成员不得向他人透漏意向定标供应商等任何定标信息。6.2价格信息管理6.2.1价格信息包括产品价格、运输价格、安装价格，还包括产品所对应的型号、规格、数量等信息。6.2.2各公司由采购管理员管理价格信息，价格信息除采购、成本人员外，其他人无权查看，如遇特殊情况需报部门负责人审批。6.2.3合作伙伴有义务对协议信息保密，如发现合作方泄密的，可追究其相关责任。6.3供方信息管理6.3.1供方信息包括合格供方公司信息、供应产品、联系方式、合作情况等信息。6.3.2凡有权查阅合格供方信息人员，应严守信息，确保不向外传播。6.3.3非授权人如需查阅合格供方信息，需报公司采购部门负责人审批。6.4采购内网权限管理6.4.1集团采购部具有管理采购网站的最大权限，各公司采购管理员负责本公司采购网站操作员的权限管理，未经采购部门负责人批准不得私自增、减操作员。6.4.2各公司采购人员具有采购网站招标书撰写员、查看历史合同、供应商管理员的权限，各公司采购部门负责人、采购分管领导、集团审计法务部审计室具有招标书审核员、查看历史合同的权限，各公司成本人员具有招标书审核员权限。6.4.3各公司采购分管领导、采购部门负责人、采购管理员、集团采购部、集团成本部、集团审计法务部审计室成员属采购网站系统管理员组，具有查看集团内各地产公司招标书、签约合同的权限。6.4.4凡具有登录采购网站权限的集团内部人员应严格保守登录口令，未经批准不得将口令告知任何人。6.4.5个人如在公用电脑登录采购网站后，不得选择记住密码选项，以防其他人再次登录。6.4.6总部内网采购网站由集团采购部管理操作权限，区域中心内网采购网站由区域中心采购部管理操作权限，非区域公司由采购部门直接管理本公司内网采购网站操作权限。6.4.7区域、一线公司内网采购网站管理员应根据信息的阅知范围设置查看权限。成本档案管理办法1.目的为规范集团成本档案管理，现结合集团成本管理的实际情况，制定本管理办法。2.范围本管理办法适用于集团所属各房地产公司成本管理部。3.职责3.1集团总部成本部责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。3.2集团所属各房地产公司成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。4.方法与过程控制4.1总则4.1.1成本档案是指各房地产公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。4.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。4.1.3成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。4.1.4成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份《工程合同文本》，必须把其《评定标审批表》（或《议标、直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。4.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放，不得将集团、公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出集团的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。4.1.6成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。4.1.7成本管理部应设一兼职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。4.2主要成本档案的组成及其管理办法4.2.1工程合同资料4.2.1.1资料组成◆已竣工项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）、园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷，成本管理部结合本公司的具体情况决定此类合同是否保管）。◆正在开发项目的的合同文本。◆成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。4.2.1.2资料管理◆使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合同清单（打印即可）。◆对每项工程，以合同为主线进行存档,每项工程的《工程合同文本》必须把其《评定标审批表》（或《议标、直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便快速复查。◆《工程合同审批表》统一印制成固定格式（可手写复印的），一式四联，第一联办公室存档，第二联工程管理部存档，第三联成本管理部存档，第四联项目部存档。◆合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）是由公司总办保管，成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖总办的专用章以示确认）。◆其他有关规定，结合《工程合同管理办法》执行。4.2.2工程预结算资料4.2.2.1资料组成◆已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、项目后评估报告等。◆正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。◆成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。4.2.2.2资料管理◆以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。◆《工程预、结算审批表》统一印制成固定格式（可手写复印的），一式三联，第一联办公室存档，第二联成本管理部存档，第三联工程管理部存档。◆一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。◆其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。◆编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。◆使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。◆不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。◆对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”并上传至服务器，以方便保存与使用。◆其他有相关规定，结合《工程预结算管理办法》执行。4.2.3工程变更与现场签证资料4.2.3.1资料组成◆已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。◆正在开发项目的工程变更、现场签证资料。◆成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。4.2.3.2资料管理◆以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。◆《工程变更通知单》、《现场签证单》统一印制成固定格式（可手写复印的），一式四联，第一联项目部存档，第二联施工单位存档，第三联成本管理部存档，第四工程管理部联存档（四联皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章）；《工程变更通知单》、《现场签证单》统一进行编号。◆使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。◆其他有关规定，结合《企业股份有限公司工程工程变更与现场签证管理办法》执行。4.2.4工程招投标资料4.2.4.1资料组成◆已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等）、工程投标资料（主要是中标单位的）。◆正在开发项目的工程招投标资料。◆成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。4.2.4.2资料管理◆以合同为主线进行每项