前言《分销商一体化经营系统（IDS）》(doc 17页)

前言分销商一体化经营系统（IDS）是宝洁公司分销商生意运作的标准运作系统。而全球分销商核心运作流程正是宝洁公司分销商进行有效生意运作的最佳方式，同时为分销商一体化经营系统（IDS）的发展奠定基础。为使分销商更符合全球分销商核心运作流程（CWP）的标准，我们特制作此手册。本手册分为两个部分，第一部分为IDS各核心运作流程的介绍；第二部分是支持各核心运作流程的支持性文件，从而真正帮助中国的分销商以最容易的方法来运用IDS。通过学习本手册，使用者将会熟悉分销商核心运作流程，理解流程要素，找出分销商生意运作与全球核心运作流程的差距，并制定相应的行动计划消除差距，以达到真正的高效运作。中国IDS小组目录1．简介…………………………………………………………………………………………32．2005年分销商覆盖模式………………………………………………………………………5◆分销商标准组织结构……………………………………………………………………………7◆小店货车销售标准模式………………………………………………………………………17◆C店销售标准模式……………………………………………………………………………27◆分销商覆盖服务费……………………………………………………………………………33◆协议……………………………………………………………………………………………58◆运作手册………………………………………………………………………………………91◆销售代表招聘…………………………………………………………………………………105◆CSR日常培训手册……………………………………………………………………………115◆分销商向新模式转变步骤……………………………………………………………………1233．客户服务核心运作流程……………………………………………………………………1354．支持性文件…………………………………………………………………………………1695．财务会计核心运作流程……………………………………………………………………1996．财务会计核心运作流程支持性文件………………………………………………………233分销商标准组织结构目录1．分销商组织结构图……………………………………………………………………………82分销商覆盖人员工作职责………………………………………………………………………9●运作经理…………………………………………………………………………………9●销售主管…………………………………………………………………………………10●销售组长…………………………………………………………………………………11●大店销售代表……………………………………………………………………………12●大店助销员………………………………………………………………………………15●小店货车销售代表………………………………………………………………………16分销商组织结构图总经理分销商运作经理销售主管人事主管财务主管系统主管后勤主管销售组长财务人员出纳员系统操作员仓管人员销售代表*注：1.一个分销商人员可能因实际情况从事多于一个岗位。2．对于一个分销商只有一个分销商经理.3.每个销售主管至少要管理3—5个销售组长。4．每个销售组长至少要管理8—10个销售代表。职称：分销商运作经理部门：分销商总体工作目标：分销商运作经理负责分销商整体生意的运作，以实现分销商总体生意目标（销量，利润等）及在所覆盖范围内各渠道良好的客户服务和店同表现，同时还负责分销商组织结构及运作系统的构架、提高和完善，以实现长期可持续发展。工作范围：工作对象·级别4内部外部·直接下属数量4-5上级管理层·零售和批发客户·汇报给总经理部门经理·宝洁客户经理·销售部·宝洁区域经理·人事部·财务部·系统部·储运部要求：高中及高中以上文化程度教育程度：丰富的分销商运作经验经验：其他要求（知识，技能，态度）：出色的领导才干，解决问题能力，思考分析能力，和他人有效工作能力，沟通能力及高度的职业道德，正直品性。职责：·负责实现分销商年度和季度生意目标。（销量，利润和季度生意促销计划等）·负责实现所覆盖范围内各渠道良好的客户服务及店内表现。·负责年度和季度生意计划和部署。·负责与战略性零售客户及大批发商谈判/签订付款协议。·负责人员培训和发展。·负责人员奖励和评估。·负责宝洁专用货车的统一管理，确保车量的运作不影响宝洁货车销售计划运作。·发展良好的客户关系。·负责所在区域的长期可持续发展。a）人员配置/招聘/客户的筛选。b）制定有效的策略和计划发展生意。c）跨部门有效的沟通。结构图：总经理分销商运作经理销售部人事部财务部系统部后勤部每日发货报告仓库名：仓管员：日期：单据号码客户代码备注单据号码客户代码备注注意：仓管员需将要将每日发生的出仓/移仓/退货/报残等所有有关库存变化的情况准确记录在此报告中。194宝洁公司—中国/分销商核心工作流程流程：会计版本：1子流程：内部控制编号：7.3.1要素：权限的委任地点：总部权限的委任说明：对下一级委任职责和决定权。步骤：1、总经理可以作出以下授权：2、预算主管可在预算内对基金和费用支出有决定权。3、财务经理/会计主管对预领款/现金付款有决定权，必要时需指定权限范围。4、财务经理/会计主管对银行付款有决定权，必要时需指定权限范围5、销售经理可签署销售合同，财务经理可决定客户赊销额。6、生产部经理负责从宝洁订货，入仓，申报残损货物7、人事部经理负责签署每月工资8、会计主管决定会计科目和会计流程图并且决定纳税申报9、财务经理负责安排金融（贷款）和运用适当的金融工具（例如租赁、制造）10、销售经理和财务经理决定产品价格方法：1、及时更新签名卡。输入：1、从董事会成员到总经理都要有权限的委任输出：1、签名卡宝洁公司—中国/分销商核心工作流程流程：会计版本：1子流程：应付帐款编号：6.3.3要素：内部调节地点：总部宝洁分销售客户客户服务部财务部销售部管理系统部人事部法律部客户服务部经理财务分析员销售经理管理系统部经理人事部经理法律部经理230某某宝洁经营部应收帐款内部对帐流程（样本）责任人：编写人：批准人：IDS标准操作流程手册日期：编码：目的：明确业务员，操作员和应收帐目管理在记录和冲销客户应收款流程中的职责，确保IDS系统和分销商手工帐记录都准确无误。原则：１．两套系统均应以发货就记录应收帐。２．手工帐系统应该建立宝洁IDS系统的销售清单号码。３．对帐的时间点双方必须统一。４．数据有出入，双方均有责任查找原因，直到对准为止。运作环节电脑操作运作人员时间（根据具体情况而定）1每天收款，DSR将现金及其它票据交收款台，收款台复核后，将现金交内部银行，将支票，汇票等交出纳。出纳等银行兑现后，交到会计处。财务经理会计出纳随时签名卡内部控制的建立2财务会计作收款报告汇总后把报告交给IDS系统管理员。会计9：003操作员根据报告进行当天收款输入。IDS：AR操作员10：00-11：004操作员打印当天收款报表。IDS：AR每日销售日记帐报表操作员5操作员把它与每日收款报告进行对帐。操作员6周末对帐：操作员从电脑中打出客户应收帐龄分期报表，与会计手工明细帐对帐，与，并查找原因如有差异即查找原因并及时调整，并计算应收帐款记录准度（RRA）交业务经理见（附件2）。IDS：AR应收帐款帐龄报表业务经理操作员周末7月末对帐，操作员计算应收帐记录准度（RRA）的平均值。操作员月末8月末：操作员打印超期欠款明细表计算超额欠款占销售额比率（OverdueRate）（见附件3）。操作员月末四项总控目标-交易的授权-交易的记录-资产的合理保护-帐面资产与实际资产的对照P232财务会计核心运作流程支持性文件P234某某宝洁经营部应收帐款标准流程（样本）责任人：编写人：批准人：IDS标准操作流程手册日期：代码：目的：明确业务员，邮纳，电脑操作员在向客户收款时各自的职责，以便系统数据能及时，准确和真实地么映客户应收款情况并能够及时准确提供信息，有效地控制客户信用状况。原则：１．IDS系统以销售人员下订单，仓库发出商品，根据签收回单做发货报告确定销售实现，并记录客户应收帐款。２．分销商财务以收到客户货款和月末开出增值税发票计算销售收入，应收帐款作附助记录。３．业务员收到客户货款交分销商财务部，财务部单独编制宝洁产品收款报告。４．财务部负责核对电脑应收帐款数据与原始单据一致。运作流程运作环节电脑操作运作人员时间（根据具体情况而定）1操作员打印出销货清单后把财务联留下，其余联分别交相应的人员。操作员仓管员仓库发货后2操作员等收到仓库的发货报告过帐后，会计再把过完帐后的销货清单登记在相应的客户应收帐款明细记录本上。操作员会计每天3业务员把需开增值税发票的销货清单交开票员开票。会计精务员随时4必要时业务员可从电脑里获取其负责客户应收款和信用状况报表。AR：应收款帐龄分期报表操作员业务员随时5每天上午财务从收款台处获得今日收款报告（见附件1）会计财务经理出纳上午9：006对于由于月末结帐挂帐后的收款，则由相就此的业务员负责填写收款报告，交出纳盖章，由出纳转交财务。业务员会计财务经理7财务手工冲销应收明细记录，同时把收款报告交操作员进入电脑冲销应收帐款。AR：现金收据输入及过帐会计操作员10：00-11.308操作员打印每日销售日记帐和每日收款报告进行对帐。SO：每日销售日记帐操作员下午16：309周末对帐：操作员从电脑中打出客户应收帐龄分期报表，与业务员手工明细帐对帐，并查找原因如有并非异立即查找原因并及时调整。AR：应收款帐龄分期报表业务经理操作员会计周末10月末对帐：操作员计算平均RRA（见附件2）操作员月末职责：１．操作员：登记应收帐款明细记录并提供客户应收帐龄分期报表对帐，计算应收帐款记录准度（RRA）。２．业务员：负责客户收款并填写收款报告，及时做冲销应收款的记录并跟踪客户应收末收帐款。３．应收帐目管理员：管理应收帐款帐户，及时把收款报告交给操作员更新电脑中数据。P235某某宝洁经营部预收款（样本）责任人：编写人：批准人：IDS标准操作流程手册日期：代码：目的：明确业务员、收款员、出纳、电脑操作员在向客户预收款时各自的职责，以便系统数据能及时准确和真实地反映客户应收款情况并能够及时准确提供信息，有效地控制客户信用状况。原则：１．IDS系统以销售人员下订单，仓库发出商品，根据发货报告确定销售实现，并记录客户应收帐款。２．分销商财务以：1收到客户货款计算销售收入，应收帐款作附助记录。2当有预收款时，马上挂帐在收款报告上列明这张销售单还没有发货。3这张销售单发货后，立即冲回挂帐在收款报告上列明这笔挂帐已经冲销完毕。３．业务员收到客户货款交分销商财务部，财务部单独编制宝洁产品收款报告。４．财务部负责核对电脑应收帐款数据与原始单据一致。运作流程运作环节电脑操作运作人员时间（根据具体情况定）1业务员负责收款，收款后将货款交收款台。业务员收款员随时2收款台每日收款汇总并核对无误后交会计填写每日收款汇总。会计将收款汇总交操作员输入电脑，并冲销应收款帐。（如果有预收款，请挂帐）。会计出纳9：003操作员冲销电脑里客户的应收帐并作预收款的记录。AR：现金收据输入及过帐操作员10：00-11：304操作员打印每日销售日记帐报表与每日蛋款报告进行对帐。SO：每日销售日记帐操作员会计下午16：305会计收到仓库通知，该销售单已经发货，冲销此笔挂收，并在收款报告汇总上列明。会计6把该笔帐冲销入帐。操作员随时7月末对帐：操作员按业务经理选择的客户从电脑中打出指定客户应收帐龄分期报表，与业务员的手工明细帐对帐，并查找原因如有差异即查找原因并及时调整。AR：应收款帐龄分期报表会计月末P236信用额建立及信用控制标准流程目的：有效地建立和控制客户信用额，支持销售业务发展同时降低赊销风险。原则：１．对于所有赊销供货百货商店、超级商场在IDS系统建立信用额。２．百货商店和超级商场客户信用额3个月修正一次。３．客户信用额必须得到财务经理以及相关