SAP日常操作速查

1办公自动化（OA）与企业信息网的集成吴巍抚顺电业局计算机中心113008在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而办公实际上又是通过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目标的过程。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，提高办公效率。所以OA是管理信息系统(MIS)的基础。OA要从MIS、ERP、电子商务等系统中提取信息，用于辅助决策。一、电力企业OA系统功能现有功能：1、系统管理：系统管理员可进入本系统来管理OA办公平台。系统管理员在传统企业中具有多重的特殊角色，在系统前期选型、中期实施和后期维护阶段均有非常重要的地位。本系统为系统管理员设计了一个独立的子系统，提供了一个以解决企业需求变增和排除故障为核心，降低系统管理员日常管理、维护工作量为出发点的管理工具集合。2、标准流程中心：本系统依据电力企业日常办公的特点，制定了办公系统流程。这些流程贯穿于企业内部组织之间，将跨部门、跨单位的协作办公集成到一个统一的计算机网络平台上。通过系统提供的流程设计工具与业务建模工具，也可以根据自己的需求优化、添设新的工作流程。3、公文管理：本模块提供了两个主要的功能模块：收文管理和发文管理。收文管理完成收文所涉及的一系列操作：公文登记、拟办、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等；发文管理完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字审核、领导签发、文书印发等。在收发文系统中特别注重了数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。4、档案管理：整个企业发生的各种工作流数据最终会归档到档案数据库里，以备日后查询追溯。档案管理模块提供了丰富、标准的档案管理工具，帮助分类管理、查询档案。5、个人办公：个人办公模块为个人办公提供了一个集中办公平台，可以在个人办公中处理您的业务、收发企业邮件、查询企业通讯录和私人通讯录。另外在这个模块中还提供了2几个常用查询工具来辅助办公工作。6、协同工作平台：将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将会逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度地释放人的创造力。7、日常办公平台：变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。员工随时从今日或待办工作中看到需要他处理的工作，系统将按工作的轻重缓急提醒员工，进行催办。还应进一步完善扩充的功能及技术实施方案：1、信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。2、信息发布平台：为企业的信息发布交流提供一个有效的场所，如电子公告牌、电子论坛、电子刊物，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项能及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。3、实现远程办公和移动办公。技术实施方案：考虑到拨号的速度比较慢，在需要远程办公的计算机上建立OA系统本地副本，充分利用OA系统的优势，在远程办公的计算机上基本实现本地办公，在本地将文件和数据进行处理，然后通过拨号到服务器，将处理好的数据传到服务器上，这时OA系统会自动进行差量复制，此种方式大大节省了实时连接所需的时间，并且解决了线路拥挤和连接速度较慢的问题。4、工作汇报：提供四类汇报模块，季度工作汇报、月工作汇报、周工作汇报、日工作汇报，企业用户可以根据自身需求变更或扩充汇报流程与内容。5、会议管理：提供四个会议管理工具，这些工具帮助我们通过OA系统来申请会议室；通知与会人员参加；确认与会人员参加；会后会议记录的下发。同时提供一个功能强大实用的网络会议模块，通过网络会议，可以在线和其他人进行面对面的视频交流和语音交流，也可以通过聊天室文字交流，通过网络会议还可以共享自己的PC系统等。6、信使代理服务：信使是日常办公中不可缺少的即时通讯工具，可以有效辅助工作人员及时获知他人发送给自己的数据和信息，该工具安装方便，操作简单，代理电子邮件、工作流数据、信息等数据的到来通知，让用户在不打开OA系统的情况下迅速获知对方发送给3自己的信息。7、业务系统与OA结合。技术实施方案：充分利用OA系统的通讯平台优势，通过OA的通用接口，将业务系统处理的数据结果传送到OA当中，然后生成报表；相关部门或领导在需要查询各个时期的报表时，只需选择该时期的报表，统计结果会自动地传到个人的工作桌面上，从而方便领导查询并提供辅助决策。8、整合内部和外部邮件。技术实施方案：（1）由OA服务器来发送内部邮件用户发送的邮件消息，发送到外部的邮件消息通过OA服务器进行转发。（2）在OA服务器建立外部邮件的复本（由外部邮件服务器自动复制到OA服务器上）。（3）内部邮件用户之间发送邮件消息完全通过OA服务器路由。二、OA与企业内部信息网实现无缝连接在现代企业中，传统的MIS系统主要依赖于关系型数据库，是以结构化数据为存储和处理对象，对数据具有强大的计算、统计、处理功能，是企业业务数据处理中心。但是，传统的MIS系统由于缺乏有效的基础通信平台，没有通讯和协同办公能力，协作效率低，不能在现代企业中构建有效的集成办公环境。办公自动化软件是在LotusDomino/Notes平台上开发出来的一套可以为政府机关、现代企业构建协同工作的管理软件，一些在MIS系统中难以处理的协同办公工作，可以在OA系统中得到很好的解决。为了使OA系统的协同工作结果能与企业的MIS系统有效地沟通和交换，提高企业的集成工作效率，一些大型的软件公司推出了OA数据接口，它使OA办公自动化软件与企业的MIS系统（如ERP、财务、事务处理系统等）实现无缝连接，不需要人工编程干预，整个工作流数据通过OA数据接口与企业现有的MIS系统自动交换数据，沟通信息，大大地提高了企业整体办公决策能力，在这竞争日益加剧，企业面临生存压力的当今，这尤为重要。数据接口方案数据接口是基于Lotus公司提供的企业集成解决方案产品DECS(DominoEnterpriseConnectService)、LEI(LotusEnterpriseIntergrator)、ESB（EnterpriseSolutionBuilder）以及连接关系型数据库（DB2、Sybase、Oracle、SQLServer）连接器上进行开发。4可以采用以下的数据接口解决方案框架使企业的MIS系统和OA系统架起沟通管道，从而实现无缝连接。OA数据接口的原理数据接口由数据接口数据库及数据记录数据库组成。数据接口数据库（A_Intgrt.nsf）负责设置与MIS系统的连接及MIS数据进入工作流系统的方式；数据记录数据库（A_MisLog.nsf）记录所有MIS与工作流系统数据交换的活动信息。数据接口通过数据连接器（DECS、LEI、ESB），将MIS系统的数据（表单、视图）导入数据接口数据库（A_Intgrt.nsf），数据接口的定时代理根据连接文档的设置，将这些数据导入OA工作流系统，并启用相应流程。OA工作流系统在流转完成后将连接设置中定义为要返回写到MIS系统的数据写到数据接口缓冲区，再由数据接口回写到MIS系统。OA数据接口的设置步骤（以DECS为例）1、为了接受来自于企业MIS系统数据库的某一表单数据，必须在数据接口数据库（A_Intgrt.nsf）中创建接收MIS系统数据的映射表单，该表单也可以直接从已设置好的工作流系统中拷贝。2、创建DECS连接文档（Connection），其连接的数据源可以是ODBC、DB2、ORACLE、SYBASE5等，并选择相应的（Table,View,Procedure）。3、创建DECS活动文档（Activity），使接口数据库创建的映射表单域与其连接的外部数据源表单（MIS系统表单）域产生映射对应。4、在OA数据接口创建连接文档，该文档规定连接名称，选择进入日常办公的流程，规定由表单传值或域传值，确定初始序列号，传送流量，根据域值判断是否进入日常办公处理，是否自动提交等。5、数据传送操作：可用手动生成序列号的方法，亦可用数据接口的定时代理自动执行，该代理默认被设置为30分钟运行一次，用户可以根据实际情况自行调整运行频率。以财务为例，其系统结构图如下：三、OA在电力系统推广还存在的问题61．OA（办公自动化）概念普及宣传力度不够：OA涉及知识面较广，如群件平台、工作流管理、协同办公、安全权限、知识管理等等，让企业员工一下子接受这些概念，需要一个过程，对于非IT企业的领导来说，要使他理解这些概念，并非易事。2．企业领导对本企业实施OA系统重要性认识不够：许多企业的领导只注意到了网络信息对降低原料、推广成本的作用，却没有意识到当市场这一外在环境透明后，企业竞争力的源泉就是内部管理的成本降低。也就是说，办公自动化才是企业内部管理信息化的内核。3．企业实施OA外部软硬件环境不够：OA重点在于协同办公、工作流，因而要求在企业网络平台运行。然而在IT行业飞速发展的今天，有些企业电脑尚未联网。单机工作，无法运行网络环境、共享信息，更谈不上运行OA；有的企业即使组建了局域网，但也仅是摆设而已，缺乏网络操作经验、缺乏网络管理人才。4．企业员工素质参差不齐，电脑操作技能差、电脑知识不够：企业OA建设是个系统工程，需要多人的参与与协作，人人要懂电脑，要会操作，否则系统信息流如何流转？5．缺乏对企业网络化、信息化、规范化的评估体系：国内尚未出台一个能评估企业在信息建设方面能否达标的评估体系，一个企业在实施OA系统时，其企业内部在网络化建设、信息管理规范化方面需要达到一定程度，方能使OA系统顺利实施，许多企业不规范内部管理，忽略了对管理的改革，基于网络运行规则的标准化、流程化的管理模式还没有建设起来。领导一拍板，就一窝蜂上，而不管OA实施效果。6．缺乏对OA的统一定义：OA是干什么的？国内没有一个权威的定义，许多传统企业的决策者在习惯思维、传统模式的框框下还没跳出来，对于OA能给企业带来什么、企业需要OA做什么，没有做深层次的思考。7．缺乏OA软件开发标准：目前开发OA软件的公司相当多，大家各显神通、百花齐放，有的是专业公司开发，有的是企业内部组织开发，各自为战，尚未形成统一的开发标准，因而OA软件的通用性、适用性较差。四、系统的安全性考虑保证系统和网络安全是一门不可低估的科学。可靠的安全性能够为预期的用户提供可能的功能，但是对那些不受欢迎的人提供尽可能少的信息。主要包括以下几个方面：安全防御、数字认证体系、网络管理体系、目录体系、Proxy和NAT；其功能分述如下：安全防御：主要的防御手段包括：边界保护；入侵检测；防御蓄意破坏；防御病毒、7蠕虫；防御恶意移动代码；拒绝服务；防御信息盗取；防御带宽滥用。用户身份认证：对用户的身份进行确认，是保证信息安全的前提，只有合法用户的数据才能正常的出入系统，才能使防火墙成为一道防线。目录体系：认证解决了“入门”问题，它给企业职工提供了一个身份标识手段，但通过认证之后有多大权利，则必须依靠授权手段。网络管理体系：建立集中的网络管理中心，统一监控网络运行的情况，节约成本；友好的用户界面，强大、丰富的网络管理功能。Proxy和NAT：对网络进行相应的逻辑隔离，解决内部用户访问Internet的安全性；五、结束语以知识管理为核心的办公自动化系统，其目的是把企业长期保存下来的信息资源，连同专家、知识员工积累的实践经验和创新思想进行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企业了解自己拥有哪些独特的知识，以及如何利用这些知识来进一步发展、壮大。实际上，应用好办公自动化软件