销售管理部EXCEL培训教材

1-EXCEL销售管理部办公软件培训资料2基础篇提高篇技巧篇目录1233基础篇-OFFICE软件介绍11989年发布的运行在386机器上的WORD1.0,开辟了OFFICE软件的历史1992年发布WORD2.0的用户界面一直沿用到今日Office97的发布轰动一时标志着一个新的超丰富生产力应用程序时期的开始Office2003仍然是目前使用范围最广的一款办公软件4基础篇-OFFICE软件介绍1OFFICE2007带来了全新的操作体验、更美观的效果和更强大的文字数据处理能力2010年6月18日，微软Office2010正式在中国发布，并且Office2010迎来了全面的预装时代5基础篇-OFFICE软件介绍1Office（全称：MicrosoftOffice），是一套由微软公司开发的办公软件，其常用的组件包含如下1.WORD：文字处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一。主要是用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作。2.Excel：主要是用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总、图表制作、透视图的制作等工作。3.PowerPoint：演示文稿程序，主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影等。4.Outlook：提供了一个统一的位置来管理电子邮件、日历、联系人和其他个人和项目组信息。5.Access：数据库管理程序，主要拥有用户界面、逻辑和流程处理，可以存储数据。6.VISIO:流程图和矢量绘图软件。6基础篇-基本界面17基础篇-基本概念1工作簿：（简单地说，一个Excel文件就是一个工作簿）工作表：一个工作簿由若干个工作表组成，最多可以有255张。单元格：工作表中最基本的元素。单元格地址：每个单元格都有其唯一的固定地址，由行号和列标构成。表示：列标+行号例如：A1、B3、A12为了区分不同工作表的单元格，要在地址前加工作表名称；例：Sheet1!A1、Sheet3!A1当前单元格（活动单元格）：是指当前正在编辑的单元格。这时输入的数据保存在其中，该地址显示在名称框中。8基础篇-基本概念1EXCEL2003EXCEL2007最大行数655361048576最大列数25616384对于行列数，2003和2007版的EXCEL有较大差距，如果使用的表格行列数过多，请尽量使用高版本的EXCEL，另外根据实际经验，如果将2007版本的EXCEL中较多的行列粘贴到2003版本中，将会出现部分数据丢失的情况9基础篇-选取工作1选择某一个单元格：单击或移动光标键。（注意观察名称框的变化）选择连续的几个单元格：单击第一个单元格，然后再按住Shift键并单击最后一个单元格；或直接单击第一个单元格并按住左键拖动鼠标。选择不连续的几个单元格：按住Ctrl键并逐个单击要选择的单元格。注意：选择多个单元格后，可对它们的格式进行统一设置。选择某一行：单击其行号（拖动鼠标将选择多行）选择某一列：单击其列标（拖动鼠标将选择多列）选择所有单元格（整个工作表）：单击左上角的全选按钮。10基础篇-数据的类型1文本型（不可计算）：例如业务员的姓名、分公司名称、联系人、联系电话等这些信息是不参与运算的，所以可以将它们作为文本型数据来进行输入。数值型（可计算）：例如车辆数量等特殊数值（日期、时间、货币）：例如车辆的入库日期、售价等公式：由等号（=）开始，由一些运算符号、函数构成的式子。11基础篇-输入文本1直接输入（自动左对齐）注意：对于非字符的数字或日期作为文本输入，则应采用格式：=83346194或'8334619412基础篇-输入数值1直接输入（自动右对齐）注意：★可以设置单元格中数值小数点的位数。方法：选中单元格后，单击菜单“格式”=》“单元格”，或者右键单击单元格并选择“设置单元格格式”，在打开的对话框中进行设置。★在数值中可加逗号。例如：2，123，456，不会影响运算★在负数前加负号或用一对括号表示一个负数。例如：-123等同于（123）★在正数前的“+”号忽略13基础篇-输入日期1在工作表的单元格中输入可识别的日期和时间数据时，单元格的格式会自动从“常规”格式转换为相应的“日期”或“时间”格式。例如：以下是可识别的日期和时间数据：03/12/1303-12-132003/12/132003-12-1323:00:3411:00:34PM日期和时间的显示格式可以通过菜单“格式”=》“单元格”或快捷菜单“设置单元格格式”来设置。采用12小时制时，应加上AM和PM，时间与AM、PM之间应有空格日期与时间之间应加上空格。例如：23:00与11:00PM是等同的。14基础篇-输入货币、公式1输入货币可以设置单元格格式然后直接输入数值。输入公式（先输入“=”号，然后输入计算公式，如“=4+10”，然后再回车）15基础篇-单元格其它操作1清除内容：与粘贴相同，可以有选择性地操作（清除只是清除该单元格的某一些内容，但是并不会将该单元格删除）删除：将删除该单元格，邻近的单元格将填补此空位。插入行、列：选中某一行或列后，单击菜单“插入”=》“行/列”删除行、列：选中某一行或列后，单击菜单“编辑”=》“删除”调整行高列宽：选中某一行或列后，然后按住鼠标拖拉行（列）号之间线条进行调整。如图所示16提高篇-工作表的操作-工作表的选择与重命名2工作表的重命名方法：（1）双击要重命名的工作表标签，然后修改工作表标签名或者（2）选定要重命名的工作表标签，然后选菜单“格式”→“工作表”→“重命名”注意：相应的单元格的标识也有所改变。如sheet3改为AA，则相应的单元格也由sheet3!a5改为AA!a5。选择工作表选定单个工作表：单击工作表标签（也即工作表的名称）即可。当一个工作表被选中时，工作表标签就变成白色。选择多个工作表：按住Shift键（选择连续）或Ctrl键（选择不连续）并单击工作表的标签。17提高篇-工作表的操作-工作表的插入、删除、移动与复制21.插入工作表选定插入工作表的位置，例如sheet1选菜单“插入”→“工作表”，可在sheet1之前插入一张新的工作表。2.删除工作表选定工作表，然后用菜单“编辑”→“删除工作表”•3.移动和复制工作表移动：选中工作表，然后拖动到目的位置。复制：拖动的同时，要按住ctrl键注意：以上的操作也可以右键单击工作表标签并从快捷菜单中选择操作。18提高篇-函数概述2函数是一些预定义的公式，使用一些被称为参数的特定值按特定的顺序或结构进行计算。Excel提供了300多个函数，包括财务函数、时间与日期函数、数学与三角函数、统计函数、查询与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等。19提高篇-函数的结构与输入21．函数的结构函数名（参数1，参数2，…参数N）函数由函数名、左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号组成。参数是函数的核心，参数可以是数字、文本、逻辑值、数组与函数等，参数间的分隔符一般用逗号，括号必须成对出现，且其前后不能有空格。2．函数的输入（1）直接输入函数与单元格输入公式的方法一样。首先输入等号“=”，然后输入函数本身。如：=SUM(f2:f4)（2）使用粘贴函数输入函数种类很多，要直接输入全部函数难度很大，使用粘贴函数输入方法，可以依据各类对话框一步一步地输入比较复杂的函数。方法：单击“编辑栏”左边的“=”号，左边将显示某个函数名，此时可以单击并选择您所要的函数，然后按提示进行操作。（3）在公式中输入函数有时需进行复杂的运算。例如：要输入下面一个公式：=A1-A3/(AVERAGE(B2:B5)*100)+100其步骤是：先选定单元格，在编辑栏中输入“=A1-A3（”，用粘贴函数输入法输入函数AVERAGE（B2：B5），再输入“*100）+100”，按下Enter键，即完成了对混合公式的输入。20提高篇-常用函数2SUM（）：求和格式：SUM（n1,n2,…）参数：n1,n2,…：为1到N个需要求和的参数。AVERAGE（）：求平均值格式：AVERAGE（n1,n2,…）参数：为需要找出平均值的1到N个参数。COUNT（）：计数格式：COUNT（n1,n2,…）参数：为需要计数的1到N个参数。MAX（）：求最大值格式：MAX（n1,n2,…）参数：为需要找出最大数值的1到N个参数。MIN（）：求最小值格式：MIN（n1,n2,…）参数：为需要找出最小数值的1到N个参数。常用函数也可直接在快捷菜单中直接选择使用21提高篇-日期与时间函数2YEAR（）：返回日期的年份值格式：YEAR（Serial-number）参数：日期值MONTH（）：返回日期的月份值格式：MONTH（Serial-number）参数：日期值DAY（）：返回一个月中第几天的数值，介于1-31之间格式：DAY（Serial-number）参数：日期值NOW（）：返回当前的日期和时间格式：DAY（）参数：无TODAY（）：返回当前的日期格式：TODAY（）参数：无22提高篇-查找与引用函数2VLOOKUP（）：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)参数：Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。Table_array为需要在其中查找数据的数据表。Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。表1表2以业务员名称为查找数值在表2中查找其得分并将值返回表1中23附：如有兴趣可以参考学习提高篇-文本函数2LEFT（）：从字符串左侧第一个字符起返回指定格式：LEFT（Text,num_char）参数：Text-字符串num_char-返回的字符个数RIGHT（）：从字符串右侧第一个字符起返回指定格式：RIGHT（Text,num_char）参数：Text-字符串num_char-返回的字符个数MID（）：从文本字符串中指定起始位置起返回指定长度的字符格式：MID（Text,start_num,num_chars）参数：Text-字符串start_num-起始位置start_num-起始位置VALUE（）：将一个代表数值的文本字符串转换为数值格式：VALUE（Text）参数：Text-字符串24提高篇-排序2排序：是指将数据按从大到小或从小到大的顺序排列。操作步骤：（1）选定工作表中的任意一个单元格。（2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，弹出一个排序对话框。（3）在该对话框中，选择要排序的关键字及排序方式。还可使用“排序”按钮，进行简单的排序，其步骤是：（1）选定要排序列上的任一单元格。（2）单击常用工具栏上的“升序”或“降序”按钮。若要取消排序，可使用“撤消”按钮来恢复到排序前的状态。25提高篇-筛选12数据筛选是指在众多的数据中挑选满足给定条件的数据子集（某些行）。在Excel2000中提供了“自动筛选”和“高级筛选”命令。自动筛选的步骤是：（1）在工作表中任选一个单元格。（2）单击菜单“数据”=》“筛选”=》“自动筛选”（3）这时可以看到标题行中每个字段名的右端有一个筛选箭头。26提高篇-筛选22若要恢复原来的数据表格。可任选一个单元格，单击菜单“数据”=》“筛选”=》“自动筛选”，则解除筛选若选择“全部显示”，数据全部恢复显示，但自动筛选记号仍然保留。（4）单击字段名右边的按钮，选择“自定义”，将得到一个对话框，在对话框中输入相应的选项，可得到相应的筛选结果。27提高篇-分类汇总2Excel可自动计算列表中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel将分级显示列表，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。若要插入分类汇总，请先将列表排序