如何用资料表达业务

如何用资料表达业务·······2007年11月29日人材·安全部杨连满人材・安全部用资料表达业务培训时演示用教材,因篇幅所限,更多细节内容只能在讲课过程中口头讲解,请谅解【社外禁用】人材・安全部用资料表达业务Ⅰ概述-走出误区Ⅱ运用PDCA考虑问题Ⅲ不同软件适合不同业务Ⅳ编写资料的要点和细节Ⅴ后记目录人材・安全部用资料表达业务Ⅰ概述－走出误区人材・安全部用资料表达业务◇记性好＝脑子够用◇好记性不如烂笔头◇写的多就是有玩意儿◇精练而直观的表达◇一技之长是立足之本◇想立足,要把知识记载,传承下来◇好资料是花拳绣腿◇脑子没玩意岂能写出好资料◇编写资料耗时耗力◇积累⇒抄袭⇒一挥而就磨刀不误砍柴传统观念走出误区人材・安全部用资料表达业务Ⅱ运用PDCA考虑问题PDCA以【唐山爱信的录用活动的新设想】为例•TQM考虑方法和作法•解决问题的QC手法①明确问题②问题的分解③设定目标④分析真因⑤研讨对策⑥实施对策⑦成果·过程评价⑧巩固成果PDCA解决问题的程序解决问题的不同阶段人材・安全部用资料表达业务PlanDoCheckAction参考【唐山爱信录用活动的新设想】2008年唐山爱信的录用活动（录用150名）活动时期：10月～明年5月录用时期：明年6月～7月入社时期：明年8月／1日(对象大学生)中途录用(对象高中·技校生)中途录用应届生录用应届生录用技术·管理类(50名)技能类(100名)活动时期：随时录用时期：随时入社时期：随时(对象有经验者)(对象有经验者)～技术·管理类定期录用事例～～把模糊的问题明确化～差距能满足我们的需求吗？理想的状态是什么样的？可视化最终目的贡献理想状态现状①明确问题②问题的分解③设定目标④分析真因⑤研讨对策⑥实施対策⑦成果·过程评价⑧巩固成果PDCAStep1:明确问题问题～技术·管理类定期录用事例～WHOWHENWHEREWHATHOW人材系适合的人材50名明年5月份之前全国范围在统一评价标准下录用人材系目前符合条件的应聘人材多达300名(如何筛选)唐山·天津·秦皇岛无明确评价基准评价者自行掌握录用最终目的：构筑良好的人材管理机制,确保公司事业发展所需人材差距◇离职率居高不下◇07年录用人数·质量◇内退减员员工动向◇丰田增加订货◇用户要求的日趋提高变幻莫测的时代社会环境客户动向差距差距（质）符合公司需求的人材（量）300余名中筛选出50名明年5月份前完成·····需要做的工作多,难度大理想状态现状～技术·管理类定期录用事例～Step1:明确问题◇行业发展迅猛◇大学生择业严肃性◇地区吸引力明年5月份之前～逐层分析问题,以事实为依据确定问题点～不太明确的宏观大问题问题问题问题问题问题问题问题问题问题问题问题点边分解边分析what?where?when?who?进一步分解确定优先顺序关注过程Step２:问题的分解①明确问题②问题的分解③设定目标④分析真因⑤研讨对策⑥实施対策⑦成果·过程评价⑧巩固成果PDCA人材・安全部用资料表达业务～技术·管理类定期录用事例～WHOWHENWHEREWHAT（WHOM）HOW人材系的现状不能对应精细化的人材筛选人材录用体系不健全明年5月份之前时间紧迫只限制在河北省范围内评价基准不明确缺乏录用工作的经验跟校方未建立稳固的关系鱼龙混杂的应聘队伍公司的录用方针不明確活动时间紧迫从事录用的人员不足全国人材市场上TAGC知名度未能充分把握公司要员需求评价基准不统一优秀人材选择面窄同校方老师的关系仍需加强走访学校发放招聘单专场招聘应聘面试决定录用Step２:问题的分解～技术·管理类定期录用事例～明年5月份前完成·····需要做的工作多,难度大（质）符合公司需求的人材（量）300余名中筛选出50名录用需求不明确宣传不到位,不能引起学生足够关注跟校方关系一般,得不到推荐面试水准有待提高评价基准不统一～怀着足够的热情和责任感,掌握成果的评价尺度～目标急待解决的问题点要多少？到什么时候？是不是量化的、具体的、挑战性的？Step３:设定目标①明确问题②问题的分解③设定目标④分析真因⑤研讨对策⑥实施対策⑦成果·过程评价⑧巩固成果PDCA人材・安全部用资料表达业务～技术·管理类定期录用事例～目标：录用符合公司需求的技术·管理人材50名（１）各专业应聘者中精选出所需人数的2倍,即:面试50%淘汰率（２）应聘者对公司的了解度80%(网页访问100％,招聘宣传单阅览100%)（３）参加综合招聘会3次,专场招聘会5次（４）走访学校5家,发放招聘宣传单,确保宣传单了解度100％（５）面试人对评价基准的把握度100％Step３:设定目标人材・安全部用资料表达业务录用需求不明确宣传不到位,不能引起学生足够关注跟校方关系一般,得不到推荐面试水准有待提高评价基准不统一～技术·管理类定期录用事例～反复思考「为什么？」能否持续产生成果？该解决的问题点真因对策要因要因要因要因为什么？（想想原因）能确认了事实,或者发现因果关系中存在问题时停止思考「为什么」～为掌握真因,更要彻底调查形成问题的过程～Step４:分析真因人材・安全部用资料表达业务①明确问题②问题的分解③设定目标④分析真因⑤研讨对策⑥实施対策⑦成果·过程评价⑧巩固成果PDCA～技术·管理类定期录用事例～没有有效的方法补充人的经验不足招聘担当未跟老师建立信赖关系没有培养招聘担当的手段对相关方未做宣传对现有优秀人材分析不充分没有有效的走访和沟通途径没有很好的掌握公司的需求过去没有没有录用合作招聘人员少,工作年限短为了提高报名着的认识度・理解的手段・工具不足宣传不到位,不能引起学生足够关注录用需求不明确跟校方关系一般,得不到推荐面试水准有待提高评价基准不统一招聘担当的知识和经验需积累录用方针不明确对学生未做宣传招聘担当不能提供老师需要的企业信息走访学校时宣传不到位老师的理解度不足走访学校～应聘面试～决定录用跟要员部门沟通不充分直接针对学生宣传的途径未开拓对老师未宣传走访学校效果差对父母未宣传老师不能及时了解相关信息,对企业不了解未提供父母需要的信息内容不推荐优秀人材共享的手段不足没有有效的宣传手段人材・安全部用资料表达业务Step４:分析真因～技术·管理类定期录用事例～对策方案对策方案对策方案对策方案对策方案对谁产生影响？对策方案真因对策方案能解决吗？有没有风险？～针对风险和相关人员进行广泛分析,研讨出高赴加价值的对策～概念范畴自身业务范畴Step５：研讨对策人材・安全部用资料表达业务①明确问题②问题的分解③设定目标④分析真因⑤研讨对策⑥实施対策⑦成果·过程评价⑧巩固成果PDCA～技术·管理类定期录用事例～确立招聘担当有效地走访学校的途径和方法确立能使学生关注TAGC宣传媒体的方法对招聘担当的培训招聘担当的职责明确化充实面向学生的宣传媒体配合校方组织参观·实习明确走访学校的目的招聘内容的明确化提高老师和应聘者了解度的手段和工具不足真因・・・充实网页内容・・・介绍网页方法和工具(宣传卡)・・・充实接触企业的机会・・・充实招聘担当业务活动对策案人材・安全部用资料表达业务Step５：研讨对策～技术·管理类定期录用事例～随时跟踪适时汇报·联络·商谈～人材系各位成员一起努力,永不言败!一定要实现目标！～团结合作,高效率推进！永不言败！Step６:实施对策人材・安全部用资料表达业务①明确问题②问题的分解③设定目标④分析真因⑤研讨对策⑥实施対策⑦成果·过程评价⑧巩固成果PDCA～技术·管理类定期录用事例～（１）加强对学生・家长的宣传活动（２）改善招聘活动＊充实网页←介绍TAGC企业文化・入社后生活保障、福利等等＊制作网页宣传卡←引导大家访问网页＊丰富经验招聘担当的知识·技能和经验,打造精锐的招聘队伍＊开辟合作学校,提供实习·参观等机会←促进对TAGC的直接接触＊召开招聘工作沟通会议,谋求意识的统一工具手段人材・安全部用资料表达业务Step６:实施对策07／10111208／12345678企划活动宣传录用■2008年度技术·管理类定期录用日程(07／10～08／5)～技术·管理类定期录用事例～整体录用方案的编制略为实现目标付出了怎样的努力？用户的角度公司的角度自身的角度评价评价评价结果是怎样？过程怎样？～通过对结果和过程的评价,汲取经验,总结教训～Step７:成果·过程评价人材・安全部用资料表达业务①明确问题②问题的分解③设定目标④分析真因⑤研讨对策⑥实施対策⑦成果·过程评价⑧巩固成果PDCA～技术·管理类定期录用事例～目标：录用符合公司需求的技术·管理人材50名（１）各专业应聘者中精选出所需人数的2倍,即:面试50%淘汰率（２）应聘者对公司的了解度80%(网页访问100％,招聘宣传单阅览100%)（３）参加综合招聘会3次,专场招聘会5次（４）走访学校5家,发放招聘宣传单,确保宣传单了解度100％（５）面试人对评价基准的把握度100％Step３:设定目标人材・安全部用资料表达业务录用需求不明确宣传不到位,不能引起学生足够关注跟校方关系一般,得不到推荐面试水准有待提高评价基准不统一～技术·管理类定期录用事例～２．应聘者中筛选出的面试参加者比例（对招聘担当的调查结果）0%20%40%60%80%100%0%20%40%60%80%100%上年度本年度是不是是不是70％符合录用需求的人材录用50名「符合录用需求的人选按比例推荐了么？」１．应聘者对企业的了解度度（从参加者的网页调查）「看过网页吗?」「看了网页对了解企业有帮助么?」020406080100020406080100是否非常有帮助没有帮助有帮助55％91％86％10％用户角度公司角度自身角度・050100150200250300350400450上年度本年度录用计划应聘计划实际应聘050100150200250300350400450上年度本年度实际应聘实际录用录用计划数・应聘计划数和实际应聘数应聘数和录用数公司角度自身角度・人材・安全部用资料表达业务Step７:成果·过程评价～技术·管理类定期录用事例～14％9％新的理想状态对本职场对公司改善改善改善横向展开横向展开ＰＤＣＡＰＤＣＡ实行重复下一个ＰＤＣＡ循环成功失敗标准化标准化标准化～把成功的过程凝固成标准,活用于今后的业务活动中～人材・安全部用资料表达业务①明确问题②问题的分解③设定目标④分析真因⑤研讨对策⑥实施対策⑦成果·过程评价⑧巩固成果PDCAStep８:巩固成果～技术·管理类定期录用事例～抽出课题目标地区目标学校宣传活动・向不具备访问网页的群体提供适宜的宣传方式・广泛宣传公司在培训中心的活用等方面的人材育成的优势录用活动・随着对人材素质要求的不断提高,培育更加精锐的录用团队・开辟新的学校和地区(一直没有参加应聘的等等···）面试·结果・培养能稳固配合面试工作的高水准面试人员・人材系共同对录用工作的总结和反思,抽出新课题向下年度的录用活动延伸标准化制定『技术·管理类录用要领』人材・安全部用资料表达业务Step８:巩固成果～技术·管理类定期录用事例～人材・安全部用资料表达业务Ⅲ不同软件适合不通的业务人材・安全部用资料表达业务常用办公软件资料编写中的主要优缺点建议使用范围优点缺点Word■文字编辑功能强大■文字排版性能优越■文字输入便捷流畅■表格编辑,调整困难■复杂的表格不易实现■图片和文字的交叉编辑不便捷■文字为主的文献资料■简单表格和图片编辑例如:各种记录·纪要／文学稿件／讲话稿/合同等文本/传真稿件／各种信件等等Excel■能轻易实现各种复杂的表格■数据计算功能强大■数据生成各种图表■文字排版功能极差■预览和打印出来的效果有偏差■繁琐的表格■数据处理较多的资料■图表较多的资料例如:财务报表／差旅费报销单／文件固定格式等等PowerPoint■能轻松实现文字和图片的交叉编辑■容易实现色彩变化■具备放映各种功能■无数字计算功能■页面跟纸型对应性差■页面无边框,文字排版■以演示为目的的资料■色彩丰富的文件例如:业务规划的汇报／全社监查资料／课件等几种最常用的办公软件的对比人材・安全部用资料表达业务Ⅳ编写资料的要点和细节人材・安全部用资料表达业务编写资料的要点和细节了解背