房屋租赁管理业务规范

房屋租赁管理业务规范第一章租赁合同办理按照《中华人民共和国城市房地产管理法》第五十三条规定：房屋租赁，出租人和承租人应当签订书面租赁合同，约定租赁期限、租赁用途、租赁价格、修缮责任等条款，以及双方的其他权利和义务，并向房产管理部门登记或者备案。《房屋租赁条例》第六条规定：房屋租赁关系的设立、变更，当事人应自签订租赁合同之日起十日内到主管机关登记或者备案。房屋租赁合同登记或者备案制度是房屋租赁管理的基本制度。合同登记备案业务流程图合同登记备案业务流程图提出申请受理审核补正告知单开具收件回执合同登记备案立卷归档业务流程时限要求提出申请核准办结立卷归档5日2日受理审核材料不齐全符合办理条件开具不予登记备案回复不符合条件核准发放租赁凭证符合条件2一、提出申请房屋租赁当事人可以使用主管机关统一的示范合同格式，当事人对租赁合同的条款可做增删。租赁当事人可以凭产权证明材料或市、区主管机关认可的其他证明文件领取空白《深圳市房屋租赁合同书》或在网络下载，在签订合同之日起10日内到房屋所在地的租赁管理所申请合同登记或者备案，并提供相关材料。当事人提出申请时需提供的材料有：1、出租人房地产权利证书或者证明其产权的其他有效证件，具体是：（1）符合办理合同登记条件的材料包括：①房地产权利证书（含县级或县级以上主管部门颁发的房屋所有权证、部队房地产权证）；②具有正当理由尚未办理房地产权登记但能够证明其产权的建筑许可证（以县级或县级以上主管部门颁发的为准，若许可证法定用途不明的，还需提供有关职能部门提供的能够证明其法定用途的材料）或建设用地规划许可证、红线图、建设工程规划许可证、竣工验收材料(加盖建设主管部门印章的竣工验收合格证书或竣工验收备案证明书或竣工验收备案回执)；③已开具付清房款证明，并在产权登记部门备案的购房合同书；④经有关主管机关批准的并在有效期内的临时建筑许可证；⑤市、区房地产登记部门出具的产权登记电脑查询资料（须有查档部门盖章，自出具之日起15个工作日内有效）；⑥抵押贷款合同（未注明房屋面积、使用有效期限、使用用途的，需提供房产证复印件）；⑦已生效的法院判决书、裁定书或仲裁机关的仲裁书（房屋具体信息未明的，需提供判决书所依据的房地产权利证书或产权登记电脑查询资料原件）；⑧合作建房需提供行政主管机关的批准文件；⑨改变房屋原使用功能的，还应提供经行政主管机关同意改变房屋使用功能的批文。（2）符合办理合同备案条件的材料包括：①未经有关主管机关批准而擅自改变房屋用途，有合法房地产权利证书或者证明其产权的其他有效证件；②自建房屋经居委会或集体股份公司及街道、社区行政管理部门开具自建房使3用证明；③属行政事业单位、国有企业或集体所有单位的出租房屋，须提供上级管理部门开具的房屋所有人或使用人证明；④未有主管机关批准文件的合作建房的房屋出租，不属于禁止出租范围的，须提供土地使用权资料及合作建房协议书；⑤拍卖的房屋出租，须提供拍卖确认书及付清房款证明；⑥区人民政府或其委托的街道办事处出具的临时场地使用证明；⑦已生效的法院判决书、裁定书或仲裁机关的仲裁书（房屋具体信息未明，又无法提供房地产权利证书或产权登记电脑查询资料原件的）；⑧其他证明其产权的材料。以上材料查验原件，留存复印件，复印件需租赁当事人签字，收件人加盖“与原件核对相符”的印章。（3）办理转租合同登记（备案）还应提交的材料：①已登记（备案）的原房屋租赁合同或租赁凭证（验原件，留复印件）；②原合同未约定承租人可以转租的，应提供原出租人同意转租的证明文件（原件）。2、房屋租赁合同书（原件）3、出租人和承租人的身份证明或法律资格证明（1）出租人或承租人为个人的①有效身份证件具体包括：居民身份证、居民户口薄、港澳台证、境外人士护照（须有居留许可或入境签证）等（查验原件，留存复印件）；②委托他人办理的，还须出具授权委托书（原件）及委托代理人的有效身份证件（查验原件，留存复印件），如以委托代理人名义签定合同，委托人须在授权委托书上表述清楚，当事人在境外签署的委托书应按规定经过公证或者认证；（2）出租人或承租人为单位的①政府或上级主管部门同意设立的批文、工商营业执照、境外企业合法开业证明（证件验原件，留存复印件）；境外企业合法开业证明须附中文译本，未经中国相关职能部门认证的，需经使领馆公证或认证。②法定代表人或负责人证明书（原件）；③经办人的身份证明（验原件，留存复印件）。经办人非法定代表人或负责人4的，还须出具法定代表人或负责人的授权委托书（原件），如以委托代理人名义签定合同，委托人须在授权委托书上表述清楚，境外当事人的委托书应按规定经过公证或者认证。（3）共有房屋出租的还须提供共有人有效身份证件或法律资格证明（验原件，留存复印件），若以部分产权人名义出租的还须出具其它共有人同意出租的证明（原件）。4、其他材料：（1）出租屋业主或管理人应当提供出租屋编码卡；（2）《出租屋流动人口综合管理责任书》；（3）长期租住的承租人应当按照深圳市居住证管理的有关规定提供居住证；（4）住宅出租屋承租人为流动人口育龄妇女（20至49岁）的，还应提供经现居住地人口计生机构查验的计划生育有关证明；（5）无合法竣工验收证明的工商业出租屋，在办理合同备案时，应当提供由建设主管部门颁发资质证书或建设主管部门认可的房屋安全鉴定机构出具的房屋安全鉴定报告。二、受理审查1、申请人提交申请材料齐全的，受理机关当场受理，并出具《房屋租赁合同登记（备案）收件回执》。2、申请人提交申请材料不齐全的，应当场一次告知需要补正的全部内容，并出具加盖本机关印章的《补正告知单》，材料齐全后，再行受理。3、予以受理的，受理机关对申请材料进行审查。4、审查符合办理合同登记或备案条件的（含转租），予以办理合同登记或备案。对以下几种情形不予办理合同登记或备案：（1）房屋出租人不是房屋所有人或合法使用人的；（2）租赁合同期限超过合同法规定期限的；（3）租赁合同期限超过土地使用年限的；（4）未取得产权或者经营管理权的；5（5）不可分割的共有房屋未取得其他共有人同意的；（6）转租的租赁合同约定的租期最后时限，超过原租赁合同中约定的最后租期时间；（7）已经办理转租的房屋。（8）改变土地、房屋用途未经有关部门批准的；（9）被有关主管部门确定为危险房屋不能使用的；（10）已公布房屋拆迁公告限期拆迁的；（11）无房屋权利证明或者市政府规定的其他权属证明材料的；（12）被有关主管部门确定存在重大消防、安全、治安隐患的；（13）无合法竣工验收证明，又不能提供房屋安全鉴定报告的工商业出租屋；三、核准1、经审查符合条件的，依法进行合同办理，将有关资料录入计算机系统。将计算机自动生成的登记（备案）号用皮带印章、红色印油加盖或用黑色签字笔书写在存档的房屋租赁合同书右上角，打印《深圳市房屋租赁登记（备案）信息确认书》交租赁当事人签字确认，并打印《房屋租赁凭证》，房屋租赁凭证上须加盖房屋租赁登记（备案）专用章，合同登记（备案）经办人和审批人须在信息确认书上签章。2、经审查不符合登记(备案)条件的，出具《不予登记回复》或《不予备案回复》，并留存申请材料。3、自受理之日起至办结合同登记、备案或者做出不予办理决定之日止，限定在5个工作日内。4、租赁管理所逾期不作出是否予以登记（备案）决定的，视为予以登记（备案）。当事人应于逾期之日起15日内到租赁管理所办理登记（备案）手续。四、办结审批通过后，将租赁当事人提交的《深圳市房屋租赁合同书》存档，信息确认书交租赁当事人签字确认后存档，打印《房屋租赁凭证》交出租人、承租人各执一份，当事人依法交纳有关税费。《房屋租赁凭证》遗失补办须公告，变更、解除合同时须交回。6五、立卷归档1、建档与归档房屋租赁业务档案实行专人负责管理制度。各租赁管理所要指定档案资料管理员（简称档案员），并设立专门档案室（柜）保管房屋租赁档案资料及有关文件资料。建（归）档要求：（1）档案员收到建档资料和归档资料后，应及时检查资料是否有效、齐全，并于当日登记资料内容，按要求进行建（归）档，不得遗失和错漏。（2）房屋租赁业务资料要即时整理，分地段、分类归档，其中合同登记或备案资料要做到一户一档。（3）租赁业务档案资料以街道、社区居委会等行政辖区为基础按地段划分立档。根据出租房屋的产权不同，公、私出租房屋分别建档，并要求一户一档。（4）档案按区域顺序编号，根据不同情况分类、分片、分单位，采用英文字母、阿拉伯数字编号排列。（5）合同登记或备案资料整理时，应注意每份档案的内容顺序并用标签分隔开。要求每份档案内容顺序分别是：①信息确认书；②产权证明；③出租人身份证明或法律资格证明；④合同文本；⑤承租人身份证明或法律资格证明；⑥其他证明。（6）归档文件材料必须书写工整，字迹清晰耐久，表格统一规范，禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色书写工具书写。（7）已建档的租赁档案及文件资料，必须及时输入电脑，实行电脑化管理。档案目录可不另制作，但应能通过电脑立即找出所需资料，也可在档案夹上摆放该档案夹的内容目录，以便查看。各租赁管理所必须有存放档案的场所和箱柜，档案资料的摆放及管理要整洁、卫生、美观、有序，同时必须配备防盗、防潮、防虫、防火等安全保管设施，定期7检查档案的保管状况。租赁管理所要认真做好档案的登记和统计工作，建立档案管理台账。2、档案查阅查阅档案的管理规定：（1）上级业务主管机关可以检查、调阅档案,其他人员查询档案须经所长同意。（2）当事人（含委托人、委托代理人）查阅自己的资料，个人需提供身份证件，单位需提供写明查阅资料范围并加盖公章的介绍信或证明、来人须提供工作证或身份证。并收取介绍信或证明原件、工作证或身份证件复印件存档。（3）律师受当事人委托来局、所调查取证的，档案员需按以下程序操作：①来访律师必须持有当事人的授权委托书；必须持有律师事务所出具的调查专用证明，并且在证明上写明所要查询的具体事项；必须出示经年审有效的律师执业证。②查询的内容是与该律师承办的法律事务有关联的事实。③符合以上条件，可以查询、摘录、复印（个人身份证明除外）其查询范围的材料。④无论是否查到其所需的材料，均应收取当事人授权委托书复印件（验原件）、调查专用证明原件、执业证复印件存档。⑤实物档案不得外借。（4）法院、公安、检察院、监察局等执法机关查询档案，需出示介绍信和工作证，并两人以上。同时应收取介绍信原件、工作证复印件存档。3、档案保管期限及销毁房屋租赁资料应按规定保管期进行保管。有效资料应长期保存，单位房屋到期租赁合同资料保存3年，私人房屋到期租赁合同资料保存2年。档案员应每半年进行一次检查、清理。保管期满的档案资料，编制销毁清册，报区租赁管理办公室（局）批准后，集中以焚烧或化成纸浆的方式销毁。一般情况下，管理所的到期档案资料应由区租赁管理办公室监督销毁，区租赁管理办公室（局）到期档案资料应由市租赁管理办公室和区档案管理部门监督销毁，市租赁管理办公室到期档案资料应由市档案管理部门监督销毁。档案销毁方式档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签名。销毁清册由本单位长期保存。8第二章租赁合同变更办理根据《深圳经济特区房屋租赁条例》规定，因不可抗力不能全面履行或租赁双方当事人协商一致的，允许变更房屋租赁合同登记、备案。一、予以变更的情形1、主体变更：（1）出租人信息变更：出租人主体未变，仅名称变更；（2）承租人信息变更：承租人主体未变，仅名称变更；2、客体变更：（1）同一房屋地址名称变更；（2）内容变更（租赁用途改变除外）。二、不予变更的情形1、对主体改变的，不予变更，须重新签订合同；2、对改变租赁用途的，不予变更，须重新签订合同；3、对已办理的备案合同申请变更为登记合同的，须重新签订合同。三、合同变更登记（备案）业务流程1、当事人提出申请，并提供变更所需的相关材料：①租赁双方当事人提交《变更房屋租赁合同登记（备案）申请、受理单》；②双方当事人身份证明或法律资格证明；出租方产权或使用权证明（验原件，留存复印件）；③经双方当事人协商一致的合同变更协议书或者补充协议（原件）；④《房屋租赁凭证》（原件；2011年3月31日前登