百货商店业务管理信息系统

案例5：百货商店业务管理信息系统百货商店业务管理信息系统的规模较小，但作为教材的案例仍是篇幅太大。因此，此处仅对系统分析和系统设计阶段的主要工作加以介绍。在管理信息系统的整个开发过程中，系统分析和系统设计是基础性的和难度较大的工作阶段，所以，加强对系统分析、系统设计的举例，对巩固和深化所学的知识会有较大的收益。一、系统开发背景与调查结果1.开发背景某百货商店是一个商业销售组织，该商店的主要业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向顾客销售。按照有关规定，该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商店的全部数据处理都由人工操作。由于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的工作量十分艰巨。最近，因百货商店大楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加，需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平，适应新的发展。2．系统调查结果（1）现行系统的组织结构及工作任务现行系统在商店经理的领导下，设有销售科、采购科和财务科，如图5-1所示。销售科的任务是，接受顾客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货，那么就给顾客开发货票，通知顾客到财务科交货款，并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后，核对到货单和缺货单，再给顾客开出发货票。图5-1现行系统组织机构采购科的任务是，将销售科提供的缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐，向销售科发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。财务科（会计科）的任务是，接到顾客的货款时，给顾客开出收据及发票，通知销售科付货；根据税务局发来的税单建立付款帐，并付税款；根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐，建立付款明细帐，同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之后，都要修改商店的财务总帐。财务科在完成以上日常账务工作的同时，还要定期编制各种报表向经理汇报，以供经理了解有关情况并据此制定下阶段的业务计划。（2）现行系统业务流程及概况现行系统的业务流程情况如图5-2所示。各项业务数据的输入、处理、存储和输出概况见表5-1。图5-2现行系统业务流程图表5-1百货商店现行系统概况表3．系统规划（1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。（2）销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货物售出后，自动建立售货历史记录和修改库存记录。（3）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。（4）会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表的编制、打印也由计算机完成。二、系统分析1．系统目标（1）实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。（2）向经理提供各种业务统计报表。（3）提供各级查询。（4）销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。2．数据流程图百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图5-3所示，该图表示了百货商店业务信息处理系统与外部实体之间的信息输入、输出关系，即标定了系统与外界的界面。顶层数据流程图的第一级分解如图5-4，该图实际上是把图5-3中“百货商店业务处理”框进行细化，根据图5-2现行系统业务流程图所列的处理功能，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时，得到了相应的数据存储（如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。上述三个子系统的数据流程图（即二级分解）分别如图5-5、图5-6、图5-7所示。图5-3新系统顶层数据流程图5-4系统数据流程图一级分解图5-5是销售处理功能，实际上是把“销售处理”（图5-4；P1.1框）进行细化。从图中我们知道系统的外部环境是“顾客”。首先，由顾客（S1）提出订货单（F1）。然后商店从货名文件中得到货名信息（F5），从顾客文件中得到顾客信息（F47）。如果顾客是老主顾，则商店对订单（F1），货名信息（F5），顾客信息（F47）进行编辑处理（P1.1.1），从而生成编辑后的订单（F4）。如果是新主顾，除了进行上述处理外，要生成新顾客信息（F2），并将新顾客信息进登录（P1.1.2），然后登录入顾客文件。图5-5中的其它数据流和处理以及图5-6、5-7，读者均可以自行随着箭头走一遍，以加深理解。图5-5二级数据流程(销售处理)图5-6二级数据流程(采购处理)图5-7二级数据流程(会计处理)3．系统概况百货商店业务管理信息系统的概况如表5-2所示，该表格反映了新系统的输入、处理、数据存储和输出的概况。其中带“＊”号的表示由计算机处理的项目，其余处理由人工进行。百货商店业务管理信息系统概况表表5-24．数据字典数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表5-3所示）、数据存储字典（如表5-4所示）、数据处理字典（如表5-5所示）三类。数据流字典清单(部分)表5-3表5-3为数据流字典清单，此处仅对F1作如下解释，数据流F1（见图5-5）是顾客S1提出的订单，它的去向是编辑处理P1.1.1，在F1中包含如下信息：订单标识、顾客细节（如顾客姓名、顾客地址、电话、电传等）、货物细节（如货物名称、货物产地、货物数量等）。F2、F3……F7均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。数据存储字典清单(部分)表5-4表5-4为数据存储字典清单，均以D表示。此处仅对D9进行解释，其余类推。D9（见图5-5）为应帐款明细帐，它是用来记销售收入（应收款）的库文件。通过P1.1.5（建立收款明细帐）的处理将数据流F9写入D9（应收款明细帐）。D9包含如下信息：标识货名、数量、顾客名、应收款、日期。从图5-7中D9的输出数据流为F43到P1.3.5（编制报表处理），其内容包含标识、货名、数量、顾客、应收款、日期。数据处理字典清单表5-5表5-5为数据处理字典清单，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以P1.1.1（编辑订单）为例（见图5-5），商店根据订单（F1）、顾客情况（F47），判断是新老主顾编辑成合适的订单（F4），同时对于新主顾，从P1.1.1输出新顾客数据（F2），再登记新顾客数据处理（P1.1.2）。凡是图5-5中方框都代表处理，以P为代表。在数据字典处理清单中（见表5-5）均有详细说明，表5-5只是一部分。其余以此类推。表5-6列出的数据字典中的部分条目，并给出数据描述的部分内容。它是对数据流图中各个存储文件中记录的字段予以逐个定义，规定其类型、长度和各个字段的作用。例如订单数据，它由订单号、顾客号、顾客名、顾客电话、货物编号、货物名、货物数量、订单标志、厂商编号等（见表5-6）均给以定义（类型、长度、说明），这里列出的只是对各数据元素的一部分。数据描述(部分)表5-6三、系统设计1．系统硬、软件配置(1)系统处理方式百货商店业务管理信息系统采用分布式处理。采购、销售、会计三个部门各配置一台微机，三台微机联成网络，相互通信。采购、销售、会计三个部门各自独立地进行业务处理，各部门之间的数据通信由网络完成。（2）系统硬件配置1三台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。2打印机。3适配器、电缆等其它网络配件。（3）软件配置1汉字多用户操作系统。2汉字dBASE—Ⅲ数据库系统。3其它应用软件。2．系统功能结构图与控制结构图百货商店业务管理信息系统共分成销售、采购、会计三个子系统，其功能模块结构如图5-8所示。图5-8百货商店业务管理信息系统功能模块结构销售子系统、采购子系统和会计子系统的控制结构分别如图5-9、5-10、5-11所示。它们分别对应于图5-5、5-6、5-7，即从逻辑功能设计走向物理功能设计。这里仅对图5-9进行部分解释，图5-10、5-11两图学习者可以进行自行解释。图5-9销售子系统控制结构在图5-9中，通过输入功能模块得到订单、顾客细节、库存细节信息，然后进行销售处理。在销售业务处理中，首先对订单、顾客细节进行编辑，并反馈出编辑后的订单，然后对编辑过的订单再进行检验核对并且加载分类标志。订单、顾客细节、库存细节经过编辑、检验核对后进行分类处理。根据订单加载的分类标志，将订单划分为不可供处理（反馈出缺货单）和不合格订单，对于可供货的订单，要根据货名和数量修改库存，根据顾客细节、货名和数量建销售记录，并为顾客开发货票。图5-10采购子系统控制结构图5-11会计子系统控制结构3．系统的IPO图图5-12和图5-13给出了系统的部分IPO图，其中图5-12是主控模块的IPO图。图5-12系统的IPO图(主控模块)图5-13系统的IPO(一)图5-13系统的IPO(二)图5-13系统的IPO(三)图5-13系统的IPO(四)图5-13系统的IPO(五)4．系统程序结构框图根据销售子系统控制框图（图5-9）、采购子系统控制结构图（图5-10）和会计子系统控制结构图（图5-11）分别画出系统各模块的IPO图。画法同图5-12所示（主控模块），此处不再一一画出。为了更具体和直观，也可以再进一步画出程序结构控制框图（通常称作框图），百货商店业务管理信息系统的销售业务程序结构框图如图5-14所示，采购业务程序结构框图如图5-15所示，会计业务程序结构框图如图5-16所示，它们分别根据其系统控制结构框图和IPO图画出。图5-14销售业务流程图图5-15会计业务流程图图5-16采购业务流程图以上完成的是百货商店业务结构管理信息系统的系统分析和系统设计工作。接着还要进行系统实施，即根据程序结构图和设计阶段的其它图表,编写计算机程序，并进行程序调试、系统分调、总调和新旧系统的切换。最后需要进行系统评价，提交系统评价文档和系统操作手册等文档。