第7号采购业务

指导老师：杜建菊老师小组成员：马文慧钟岚《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。第七号指引共有三章十六条，第一章总则，第二章购买，第三章付款。采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。如下图所示：第一章总则第一条为了促进企业合理采购，满足生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本指引。第二条本指引所称采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。（介绍了制定该指引的原因以及本指引关于采购的定义）第三条企业采购业务至少应当关注下列风险：1.采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。2.供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。3.采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。（采购中包含的主要风险）第四条企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。（对如何完善采购业务管理制度做了一个概述）（一）编制需求计划和采购计划采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。第二章购买（二）请购请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。编制需求计划和采购计划主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。第二，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。请购的主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。（三）选择供应商选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。（四）确定采购价格如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。选择供应商的主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单。确定采购价格的主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。（五）订立框架协议或采购合同框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议。（六）管理供应过程管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。订立框架协议或采购合同的主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估。第二，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。管理供应过程主要管控措施：第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施。第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。（七）验收验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。第三章付款（八）付款付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。（九）会计控制会计控制主要指采购业务会计系统控制。验收过程的主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。付款过程的主要管控措施：第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、不可收回风险等情况。会计控制过程的主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响，《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》强调企业应当建立采购业务后评估制度。就此，企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程，同时，将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提升采购效能。2004年的三鹿“假蛋白”奶粉事件，被媒体称之为“大头娃娃”事件，发生在安徽阜阳。该事件是由奶粉中蛋白质含量严重不足引起的，最终导致食用该奶粉的婴幼儿严重营养不良。经媒体披露后，全国各地纷纷要求三鹿婴幼儿奶粉退出市场。三鹿公司最终运用公关手段解决了问题，挽回了名誉，并抓住了更大的农村市场，扩大生产规模。但2004年三鹿“假蛋白”奶粉事件的背后，暴露出来的是其原奶采购环节的风险管理不到位的问题。而三鹿公司的有关处理仅化解了“产品退市”风波，未能解决“原奶采购”这一关键问题，其后的扩大规模更是战略失误，最终导致了“三聚氰胺”事件的爆发及“三鹿”的香消玉殒。(1)奶源风险1986年三鹿提出的“奶牛下乡，牛奶进城”设想得到政府支持而得以发展，开创了“公司+农户”的经营模式，既降低了企业管理成本，也带动了农民致富。然而这种模式也给企业埋下了很大的隐患。根据《奶牛标准化规模养殖生产技术规范(试行)》的规定，奶牛每天要消耗一定量的养分和定期进行卫生保健和防疫，这样才能生产出优质奶。所以说奶源在奶牛饲养环节存在两个风险点:日粮配合不合理和兽药残留。(2)质量风险奶农将原奶送到奶站，有可能会引起原奶的二次污染。首先，原奶离开母体后，与空气接触，极易影响原奶的质量。其次，将原奶运送到奶站，车辆配备的保温设备要性能好，车体和贮奶罐的卫生都会直接影响原奶的质量。最后，原奶的储存时间不宜过长，应尽早将其投入生产。所以，奶农送到奶站的原奶存在一定的质量风险。（3）三鹿奶粉采购环节的验收风险：企业无法对奶源进行全面控制，那么就应该加强验收环节的力度，对于不合格的原奶做拒收处理。按照GB/T6914一2003《生鲜牛乳收购标准》的规定，以下情况应当做拒收处理:基本要求不符合感官要求不符合理化要求不符合卫生要求不符合然而三鹿并没有严格按照此规定执行三鹿当时为了外部扩张，占领市场，选择了低价收购原奶和放松质量检验标准，这就使得奶贩和奶农有了可乘之机。河北行唐县一位参与奶站经营的农民反映，蒙牛、伊利来行唐收奶，奶价一般比三鹿公司贵0.10元甚至0.20元，其化验程序复杂，相对比较严格。而行唐三鹿乳业有限公司价低、标准也低，蒙牛、伊利不收的奶，一般就卖给三鹿。不少奶农证实，近三四年，正定县(田文华的老家)的奶农从未因牛奶不合格被退回。根据以上情况可知，三鹿可能存在一定验收风险。三鹿预防上述风险应该采取的措施一是将奶牛统一到养殖场进行养殖，或者自建农场，或者建立奶牛合作社，这样都可以对奶源实施有效控制;二是企业如果接收散户奶，那么就要想法保证散户奶的质量，如将奶牛统一到奶站进行挤奶，检测后直接由原奶收集管道输送到生产厂，这不但可以防止散户往奶中添加物质，还可以减少二次污染的机会;三是原奶进入厂区或生产车间前，必须加强验收环节的管理，严格检测原奶中的各含量指标，对于不合格原奶直接拒收。2007年8月2日，美国最大玩具商美泰公司向美国消费者安全委员会提出召回佛山利达生产的96.7万件塑胶玩具，理由是回收的这批玩具表漆含铅量超标，对儿童的脑部发展会造成很大影响，美国环保组织塞拉俱乐部认为危及儿童安全进而致命。玩偶一时成为谈论的热点。事发前，佛山利达的产量已居佛山玩具制造业第二。一夜之间，这家拥有十多年良好生产记录的合资企业成为众矢之的。在美国舆论的不断声讨下，玩具厂商及其上下游供应检验链上的疏忽被一一曝光和放大。最终，佛山利达被出入境检验检疫部门要求整改，中国国家质量监督管理总局宣布暂停其产品的出口。利达被迫停产，2500名工人几乎无事可做，利达公司合伙人张树鸿承受重大压力，最终一死了之。张树鸿死后3日，美泰第二次宣布，召回的中国产玩具数量增加到1820万件。与此同时，由于质量安全问题的召回问题成为我国制造的一个重大问题。1朋友式供应关系。造成这次事件最大的问题在于玩具所使用的有毒油漆的采购上。此次向利达公司提供不达标油漆的企业，是与利达公司仅有一墙之隔的东兴公司，该公司老板恰是张树鸿多年好友梁仪彬，梁仪彬是东兴新能源公司法人代表，东兴2001年投产，经营范围：塑料制品制造，包装装潢印刷品印刷，销售塑料油墨丝印材料。2002年，增加了油墨涂料和丝印材料产销。2004年，增加了新能源节能产品生产、加工、安装、销售，并更名为南海区东