村级、社区档案培训教程

房山区档案局村级、社区档案员培训教程业务指导科81380873村和社区档案整理参考文件•房档字[2003]017号——关于印发《关于加强我区社区档案管理工作的实施意见》的通知•京档发[2008]12号——关于印发《北京市村级档案管理办法》的通知•房档字[2010]4号——关于在农村“两委”换届选举中进一步加强村级档案工作的意见•有领导主管•有主要负责的档案管理人员•有专门的档案柜或档案库房及相关硬件设备•有安全管理应急预案以及档案管理相关制度•制定本单位保管期限表及分类方案•有规范整理的档案，目录齐全，温湿度记录、借阅登记簿、利用效果登记簿记录规范•6月底前向街道上报档案目录村和社区档案室建设的基本要求、文书档案管理•文书档案的概念•文书档案的来源•文书档案管理的三个阶段称为管理性档案，是机关、团体、部队、企业事业单位及其他社会组织等在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件。文书档案的基本特征-办理完毕的文件-对日后工作和研究活动有查考利用价值-按照一定规律集中保存起来的文件文书档案的概念文书档案的来源从文件来源看：•上级针对本机关指导性文件材料，需要本机关认真贯彻执行或参照执行的领导性文件材料•本级机关主要职能活动中形成的文件材料•下级机关呈送的报请类文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据等•同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性文件材料，或本机关需参照办理的各种文件材料•适用于机关、乡镇、行政村、社区文书档案的来源公文命令、议案、决定、指示、公告、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等其他内部文书对外文书会议记录、计划、总结、简报、统计表、预算、名册等法律文书、合同、审计材料等从文件类型看：文书档案管理的三个阶段收好整好管好•归档时间•归档范围•归档要求•检查、分类鉴定、排列、编页、填卷内、填备考、填案卷封面、装订、编归档号、编目录、装盒、上架•提供利用•档案统计•鉴定销毁•库房管理村、社区档案员需要完成的工作业务工作档案员类别收集检查分类鉴定排列编页填卷内填备考表（立卷人）、封面装订编归档号编目录移交档案室，检查人签字鉴定保管期限，排列顺序整理目录，录入数据库装盒上架提供利用档案统计、上报鉴定销毁库房管理兼职档案员专职档案员交目录第一步：收集•开展收集工作的依据•（1）本单位编制的文书档案保管期限表•（2）基层工作总结•（3）外出带回文件归档制度第一步：收集•归档时间•村、社区于第二年6月底之前完成本村、社区档案整理工作，向街道档案室移交档案目录。第一步：收集•归档范围•1、上级对本单位的指导性公文，需要本机关认真贯彻贯彻或参照执行的领导性公文。如：命令、决定、批复、规定、办法等。•2、本单位党、团、工、青、妇等各职能部门工作材料；•3、本单位主要职能活动中形成的公文材料。如：领导班子变更、机构改革、换届选举、会议记录、工作请示、报告、计划、总结、人事管理决定、通知等。•4、本单位管理形成的文件。•5、同级或不相隶属单位重要的商洽性或审批性公文，或本单位需要参照办理的各种公文。如：各种问函和复函，重要规定、办法、通知等。•归档范围•6、本单位事务管理文件材料，包括房产、土地使用权、接待、财务、审计、资产等材料；•7、本单位与外单位、个人签订的合同、协议，以及债权债务文件；•8、其它应收集的文件材料（如：领导计划外参加的会议、活动；某个人因单位需要而进行的工作方面的材料；）内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；•9、本单位历史上应归档而未归档、散落在个人手中的零散文件；•10、撤销单位的档案。第一步：收集第一步：收集不需要归档的文件材料：•上级单位普发的、不需要办理的、参考性文件以及征求意见未定稿的文件；•本单位形成的重份文件、无参考利用价值的临时性事务性文件以及未正式讨论通过的文件；•单位内部互相抄送的文件；•本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；•从各方面收集来为工作参考的文件材料。第一步：收集•归档要求•（1）应归档的文件材料其种类、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整，并要进行分类，正确划分保管期限，使之达到系统有序；•（2）归档案卷封面的各个项目，均应填写清楚。案卷题名要简明确切，注明保管期限，卷内文件应有序排列、编页号、填写卷内文件目录和备考表；•（3）所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具应符合档案保护要求；•（4）归档要按一定次序系统排列，编制件号及目录一式数份。交接案卷时，双方要根据目录清点核对，并履行签字手续。第二步：检查•收集的文件要齐全•（1）类别要齐全：党务工作、共青团工作、民兵工作等。•（2）内容要齐全：计划、总结、报表、重要业务活动材料等（要原件）。•（3）文件类型要齐全：纸质文件、电子文件、照片、光盘、实物等。•收集的文件要完整：•（1）页数无缺失：请示——批示、转发文——被转发文，附件齐全等。•（2）文件无破损：破损文件需要修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制。第三步：分类鉴定•立档单位采用“保管期限——年度——机构（类别）”分类法•把所有文件先按年度分开，年度内按问题（事件）和保管期限分开，达到一事一卷（同一事件，同一内容），即为案卷级管理。•如：一次会议的文件应包括通知、签到表、议程、领导讲话稿、典型发言稿、会议文件、记录纪要、会议信息等。把所有文件装订在一卷上，就是卷。第三步：分类鉴定•（1）运用文件材料主要特征立卷•按照问题特征立卷；按照时间特征立卷；•按照责任者特征立卷；按照名称特征立卷；•（2）运用文件材料主要类型立卷•会议文件，根据文件的数量和保存价值立卷。•案件材料，一般是一案一卷，材料多的案件可以一案数卷。•简报、刊物，一期一卷或数期一卷。第三步：分类鉴定•跨年度文件年度的划定•（1）多年度计划——针对年的第一年•（2）多年度总结——针对年的最后一年•（3）跨年度会议——开幕年•（4）跨年度批复——批复年•（5）无批示的重要请示——请示年排列原则：（1）正文在前、附件在后；（2）正本在前、定稿在后；（3）批复在前、请示在后；（4）转发文在前、被转发文在后；（5）方针政策性文件材料在前、业务性文件材料在后；（6）上级机关文件材料在前、本机关和下级机关文件材料在后；（7）案件的结论及判决性文件材料在前、依据性材料在后；（8）会议文件按照文件形成顺序；（9）其他文件材料材料可按重要程度或时间顺序排列。第四步：排列北京市房山区档案局业务指导科房山区档案局关于举办创卫档案整理培训会的通知、领导讲话创卫培训会通知讲话稿立卷人：检查人：立卷时间：自年月至年月本卷共件页第四步：排列注意事项：（1）当文件有多个时间特征，以文件签发日期为准，包括文件的形成年和针对年。例如：把文件划为形成年的有总结，如：2000年总结，落款是2001年某月，现在归入2001年。（2）跨年度的文件，放在办结年度。例如：会议材料、案件材料。（3）请示与批复。前一年的请示到第二年6月份前还没有批复，那么请示归入前一年；在6月份以后得到批复的，将批复归入第二年；如果口头批复则要在请示上标注。第四步：排列（1）对永久、30年的案卷，逐件编制页码，归档文件有完整页码时，无需编页；（2）无页码或无流水编页码时，要重新编页码；（3）使用2B铅笔，编写阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，编在文件的下中部，空白页不编页。第五步：编页位置图示第五步：编页123文字方向例：卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1房档字[2007]3号房山区档案局关于举办创卫档案整理培训2007.10.81会的通知2：：：局领导在培训会上的讲话2007.10.124-6第六步：填写卷内文件目录第七步：填备考表、案卷封面第七步：填备考表、案卷封面卷内备考表（1）放在卷末，用以说明卷内公文的状况。（2）卷内情况说明：主要填写卷内公文缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（3）立卷人：完成立卷后，由立卷人签名。（4）检查人：由案卷质量审核者签名（一般为专职档案员）。（5）立卷时间：完成公文立卷的时间。北京市房山区档案局业务指导科房山区档案局关于举办创卫档案整理培训会的通知、领导讲话责任者主要内容文种自2003年10月至2003年10月保管期限本卷共3件9页归档号13全宗号目录号案卷号填案卷封面第七步：填备考表、案卷封面•全宗名称：即立档单位名称。填写时必须用全称。•类目名称：即全宗内分类方案的第一级类目名称。按问题分类填写问题类目名称。如：党务工作、妇联工作。•案卷题名：即案卷标题。填写要求题名符合三要素（即责任者、主要内容、公文名称），文字力求简练，明确。案卷题名不能出现“等文字材料”字样，多份文件组卷时文种挑一卷中重要的一个或多个文种填写，如“某社区二○一一年换届选举”通知、会议记录、决议等，原则上不超过50字。•时间：即卷内公文的起止日期。填写卷内最早一份公文和最晚一份公文的落款日期。•保管期限：填写该卷所确定的保管期限。•件、页数：填写卷内公文实有的总件数和总页数。•归档号：文书部门或业务部门立卷归档后由档案室统一排列编号，作为案卷号填写。兼职档案员用铅笔填写。•全宗号、目录号、案卷号暂不填写第七步：填备考表、案卷封面第八步：装订•基本要求：•（1）使用符合档案保护要求的脱酸纸封面及备考表；•（2）去除金属物、塑料物；•（3）装订时以左对齐、下对齐为标准，对过大文件进行折叠，小于A4的文件不用再进行托裱；•（4）无论页数多少，均为棉线三针法装订棉线三针法装订图示第八步：装订第九步：编归档号•（1）本年度相同保管期限的档案从1开始编号，归档号、保管期限位置用铅笔填写。•（2）确定案卷归档顺序的方法：•每年按固定顺序。•先排综合重要的，再排一般的。•一般的可按时间顺序。第十步：编制目录•案卷级永久、30年需编制案卷、卷内两套目录，10年只需编案卷目录，不同保管期限分别填写•例：案卷级目录案卷号题名年度页数期限备注档案室编档案馆编1房山区档案局关于2004年档案行政执法检查情况汇总表200431短期2房山区档案局2004年部分单位档案行政执法检查反馈意见200418短期3房山区档案局关于电子文件管理培