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EnglishCorrespondenceForInternationalTrade外贸英语函电Introductionofthiscourse课程介绍《外贸英语函电》是商务英语与应用英语专业的一门专业主干课程,是融国际贸易业务知识与英语于一体的、理论性与实践性并重的实用英语课程。本课程注重理论与实践相结合,注重培养既有洽谈业务的能力,又会阅读和撰写商务英语信函的外贸人才。在具体的外贸业务中,外贸英语函电是国际贸易买卖双方最经常采用的联系方式。本课程的主要任务是使学生能够学会运用外贸流程中每个环节的专业词汇,基本句型和常见表达方法,熟悉在外贸业务中可能适用到的各种函电的写法,包括信件的写作原则,信件的格式,进出口双方在磋商业务中使用的询价,报盘,还盘到最后的销售确认书和合同,以及同运输商联系运输事宜和同银行联系付款方式的信件的写作,撰写符合格式和内容准确的外贸英语函件和有关的业务合约和协议。WritingPrinciplesofBusinessEnglishLetters外贸函电的写作原则7“C”s(7“C”原则)1)Clearness清楚(准确表达自己意思并确保对方准确领会)(一)避免用词错误:(二)注意词语所放的位置:(三)注意句子的结构:2)Conciseness简洁(开门见山,直入主题)(一)避免废话连篇(二)避免不必要的重复(三)短句、单词的运用3)Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的表现。4)Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。5)Completeness完整商务函电应完整表达所要表达内容和意思,何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。6)Concreteness具体内容当然要具体而且明确,尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。7)Correctness正确表达的用词用语及标点符号应正确无误,因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系,如果出错势必会造成不必要的麻烦。LayoutofBusinessEnglishLetters1.Theletterhead信头2.Thedate日期3.Theinsideaddress封内地址4.Thesalutation称呼5.Thebodyoftheletter信的正文6.Thecomplimentaryclose客套结束礼词7.Thesignature签名8.TheReferences参考编号9.Theattentionline经办人姓名/代号10.Thesubjectline事由/标题11.TheIdentificationline主办人代号12.Theenclosure附件13.Thecarboncopynotation抄送14.Thepostscript再启(附言)1.Full-blockedformat(齐头式)LetterheadDateInsidenameandaddressSalutationLetterBodyComplimentarycloseSignatureFormatofBusinessEnglishLetters2.Semi-blockformat(混合式或半齐头式)LetterheaddateInsidenameandaddressSalutationLetterBodyComplimentarycloseSignatureLetterheadDateInsidenameandaddressSalutationComplimentarycloseSignatureLetterBodyAUKaddress:AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon,EX140RAU.K.公司名称门牌号街道城市邮编国家1.Theletterhead•日期的写法:(1)按排列。例如:12thOctober,2011或12October2011(英式英语)(2)按排列。例如:January24,2011(美式英语)注意:①年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。②月份要写英文名称,不能用数字来代替。忌讳:如12/10/19isabadtaste,anditmayeasilycauseconfusionbecauseinBritainthisdatewouldmean12thOctober,19…,butintheUnitedStatesandsomeothercountriesitwouldmean10thDecember,19….③月份名称可用缩写,如Aug.代替August;Oct.代替October;但May,June,July本身很短,不再减缩了。2.Thedate日、月、年月、日、年InterstateProducts,Inc.511InterstateCourtSarasota,FL34240USADate:April4,20--ShandongForeignTrade(Holdings)CorporationLimited51,TAIPINGROADQINGDAO,266001CHINA日期在信头和收信人名称地址之间,格式:月-日-年2.ThedateOFFICESYSTEMSPTY.LTD.124OakStreetTel(61-2)4193209ChatswoodFax(61-2)4194011EnglandE-mailinfo@os.com.ukAqueousTechnologies291CaxtonStreetSanteFeU.S.A18November,20--DearSirorMadam,日期通常在收信人名称地址之下,可以齐头,也可以靠右格式:日-月-年2.Thedate1.2May,20--2.2ndMay,20--3.2May20--4.September21,20--5.September21st,20--6.11/12/20--封内地址是收信人的地址,与信封地址相同,一般写在信纸左上部,距信头日期以下三行,或根据信的长度适当调整。(Commacanbeomitted逗号可以省略)4.Thesalutation•位置:必须与封内地址齐头,位于封内地址以下两至三行处。•写法:公司对公司:DearSirs,或Gentlemen:写给某个人:对男士(正规):DearSir,对女士(正规):DearMadam,对关系密切的商业伙伴:DearJack,Gentlemen后用冒号5.Thebodyoftheletter要求:安排恰当、层次清楚、观点明确、态度诚恳。*信函正文包括引言、中心部分和结尾。*引言为信函的第一句话或第一段。一般英文书信没有固定的引言,但人们常用一些客套话作为引言,如:提及对方来函的日期、编号及主题,以便使对方一看便知道来函是回复先前哪一封信的;或:对对方来函表示谢意;假如是首次致函对方,也可用引言作相应的自我介绍,并标明写信的主要目的。例:YourkindletterofNovember12tharrivedthisafternoon.*信函的中心部分是正文的主要内容,或提供信息,或说明情况,或请求解决问题。*结尾部分用来总结信函内容,表达谢意与祝愿,请求合作与帮助,或期待回复等。6.Thecomplimentaryclose•位置:齐头式靠左对齐,混合式和缩行式偏右,简化式省略。•正规场合下常用:1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly(Trulyyours),3.Faithfullyyours,4.Yoursrespectfully(下级给上级,子公司给总公司)第二个单词小写,用逗号或不用标点符号7.Thesignature*以自己名义签名的个人Yourssincerely,(Signature)(Miss)EdithUnderwood*为其公司或部门签名的官员Sincerelyyours,OrientalHorizonsInc.(Signature)ManagingDirector*经特别授权的雇员的签名Yoursverytruly,MulsenTradingCo.Ltd.(Signature)ppRalphL.Harris,Manager(pp=perpro代表……)公司名字8.ReferenceNumber*参考编号常用在商业信函中。使用参考编号,便于归类存档。*Ourref.No.(发文号)Yourref.No.(收文号)10.TheSubjectLine•位置:1.称呼和正文之间2.齐头式靠左,混合式和缩行式居中3.要加下划线•表示的是该信函的主题1.Re:YourOrderNo.463for1,000Wide-screenTVSets回复:贵方第463号订单所订1000台宽屏电视机2.IronNails铁钉11.TheIdentificationLine•位置:信纸的右下角,一般打印在签名处下面两行,两组字母用斜线隔开,书写方式为:•主稿人姓和名+打字员姓和名•主稿人姓和名(第一个字母)+打字员姓和名(第一个字母)1.BillClinton/EdwardNancy2.B.C./E.N.12.TheEnclosure•位置:落款之下,左对齐•说明:该信件有附件(照片,单据,报价单),附件不止一份的,则需标明件数1.Enclosure2.Encl.3.Encl.AsStated(如文所述/所示)4.Enclosure:Brochure(手册)5.Enclosures:(2)1)PriceList2)Samples13.TheCarbonCopyNotation•当写信人需要将信件副本交至其他相关人员时,可在主办人代号和附件下面注明•位置:附件之下,左对齐•表示:CC/cc,即CarbonCopy的缩写该信件同时抄送给他人1.明抄:ccMarketingDepartment2.暗抄:bccMr.SimpsonCarboncopy,收信人知道被抄送Blindcarboncopy,收信人不知道被抄送,只出现在发给被抄送人的信件里14.Postscript•1.强调或补充说明内容•2.讲一些与正文没有关系的私事•3.临时想起的小事•表示方式:P.S./PS/p.s.•P.S.Thesampleswillmailedtoyoutomorrow.CHINANATIONIMPORT&EXPORTCORPORATIONSHANGHAIBRANCH112HuaihaiRoad,Shanghai200010Tel.:0086-21-81234567Fax:0086-21-812345689June6,2006OurRef.:June-008YourRef.:AN-020AndersonCompany12HollywoodBoulevardLosAngeles,California97452U.S.A.1.信头LetterHead2.日期Date8.参考编号ReferenceNo.3.封内地址InsideAddressSampleAttention:Mr.JohnSmithDearSirs,Subject:IronNailsWeareinterestedtobuylargequantitiesofIronNailsofallsizesandshouldbeobligedifyouwouldgiveusaquotationperM/TCFRLagos,Nigeria.WelookforwardtohearingfromyouassoonaspossibleYoursfaithfully,TomMansonPurchasingDepartmentManagerB.C./E.N.Enclosure:AcopyofpricelistC.C.:Mr.TonyP.S.:Pleasecallme9.经办人姓名Attention4.称呼Salutation10.事由/标题Subject5.信的
本文标题:外贸英语函电
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