工程建设档案(资料)管理工作探讨

工程建设档案（资料）管理工作探讨湖南省火电建设公司李萍【摘要】建设工程档案既是建设项目的真实记录，也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据，同时也为项目的改扩建、维修、管理提供真实、可靠的技术支持。本文以工程建设档案管理为主线，从收集、整理、归档、移交和保管利用等环节上全面阐述了工程建设档案管理工作的要点与业务技巧，指出了工程建设档案管理中应注意的问题以及应采取的措施。【关键词】建设工程；档案；管理建设工程文件材料是按照一定的原则、要求与方法，伴随着项目工程的不同阶段逐步形成的。由于工程建设中施工记录的不可还原性，决定了必须把工程资料管理作为控制工程质量的一种手段,它不仅仅是保证工程质量的重要技术措施,同时也是反映工程质量的重要载体，并贯彻于工程建设的全过程，因此科学、规范的管理建设工程资料,可以有效地确保工程施工安全,提高工程质量。1收集工作1.1坚持与工程建设项目施工同步收集的原则目前工程建设过程中,施工资料不能做到完全与工程进度同步进行,有些工程的施工资料便是“回忆录”式,存在着事后补做现象，这种做法直接影响了施工资料的真实性,容易造成施工文件资料数据填写错误,使施工记录与现场施工的实际情况不符，直接影响施工文件资料的规范性和准确性。因此，在“收集”环节中，应注意施工资料与工程进度脱节问题，加强及时收集资料的意识，才能避免在施工过程中工程技术资料收集滞后现象的发生，才能保证工程档案的真实性。1.2施工文件资料形成时的过程控制过程控制在资料管理中是一项重要的基础工作，一切影响资料形成的不规范和不准确因素都可以在此环节中得到有效的制止。对于实际工作中产生的施工资料填写、流程、试验取样等种种不规范行为，可采取以下措施：1.2.1掌握手签名和加盖公章的尺度。从法律效用上考虑，凡为签订协议、合同及工程竣工验收签证书、交接书等履行方和办理证书的签字方，其签字代表均应亲笔签名，并加盖公章，且签字方用原件归档。1.2.2禁止在文件材料形成过程中使用涂改液、涂黑等改错方法,尤其是结论性数据、日期等重要数据,如写错,应在错误数据上划斜线,将正确的写在一旁,或重做，关键数据还应盖上填写人的签章。1.3收集时的质量要求1.3.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。1.3.2归档材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。1.3.3照片档案采用数码相机拍摄后刻录到光盘存储；录音录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。1.4采取行之有效的措施1.4.1工程文件资料产生于工程建设全过程，其形成、积累和管理应列入工程建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核，才能有效地解决工程资料形成后的收集与整理问题，为工程资料的完整性提供保障。1.4.2分阶段抓住重要环节收集以保证工程资料的系统性。项目准备阶段重法律依据文件的收集，项目施工阶段重施工记录、设备安装文件、验证材料的收集，尤其是需要闭环工作联系单，要有详细记录可追溯，项目试运行阶段主要收集试运报告和试运记录，竣工验收阶段重点关注签证验收文件。1.5确定收集范围1.5.1承建工程档案：工程建设综合部分、工程管理部分、工程施工部分、工程竣工部分、竣工（草）图。1.5.2基本建设工程档案：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、工程竣工部分、竣工图。1.5.3电子声像档案：综合管理、工程施工管理、安全及质量管理。1.6落实责任部门：划定工程资料的相关责任部门，督促相关部门及责任人及时收集整理技术资料，为做好资料收集工作奠定坚实的基础。*特别提醒：应着重注意建设项目合法性证明文件的收集即项目核准或开工报告批复；规划许可证；水资源审批文件；概算批复文件；施工许可证（施工单位办理）；招投标程序符合“招投标法”规定的证明文件（上级主管单位出具）；合同文件；质量监督注册证明书及规定阶段的监督报告；移交生产签证书；安全、劳动卫生、环保、水土保持、档案、消防专项验收证书；锅炉压力容器运营证；土地使用证；竣工决算审计报告；竣工验收签证书。2登记工作根据文件形成的流程进行收文登记、发文登记、过程控制登记、利用登记。在进行任何一项登记时，一定要将关键要素登记清楚，如文件名称、文件编号、（收发文/利用）日期、（接收/发放/批准/利用）签名、数量、来源。3整理工作按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，注意整理步骤，才能有条不紊地将零乱的文件资料整理成有序状态；对于收集到的文件资料应及时整理并录入资料管理系统，做到不积压，用化整为零的方法及时处理，才能从繁杂的资料整理中理顺出有序来。3.1分类分类是档案整理工作的核心内容，是管理工程档案的基本手段；根据项目工程档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采取科学、适用的方法进行分门别类，从而使工程档案条理化和具有一定的从属关系和平行关系的过程。3.1.1一定要找准分类依据，确定分类主题后才能对工程资料有效地进行分类。根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。3.1.2分类时应考虑其科学性和适用性,符合工程档案的性质和特点，并遵循一定的逻辑规则，能包容工程档案的实际内容；并留有一定的余地和弹性，要力求简单明了，易懂好记，便于掌握。3.1.3先划分大类，再划分属类，最后在类目不再往下划分的情况下，将具有有机联系的文件组织成案卷。3.2组卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成卷，也就是将工程文件系统整理组成案卷并对卷内文件进行排序的过程，实际上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。实际工作中，组卷是档案整理工作的基础，对保证案卷质量有着重要意义，将直接影响档案的提供利用。3.2.1组卷工作应以方便保管和利用为出发点，而不是单纯地追求统一、整齐；必须符合一定的质量要求，所组案卷是一组具有有机联系的文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合，“有机联系”是案卷的本质特征，维护案卷内文件的有机联系是保证案卷质量的基本要求。3.2.2注意掌握卷内文件的数量要适度。一份案卷所含文件份数过多或过少，均不利于保管和利用，在保证卷内文件有机联系的基础上，正确处理整体与部分、大的联系与小的联系之间的关系，把一组数量多的相关文件细分为若干案卷，或将若干组数量少但文件内容相近的案卷合并为一卷；案卷外形应力求规范、整齐、美观、实用；卷内文件不重复。3.2.3项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。3.3卷内文件的排列3.3.1卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。3.3.2管理性文件按问题、时问或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列。3.4编目将档号、案卷（文件）题名、页数等信息按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。3.4.1档号作为一种特定的人工语言，是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码，是存取档案的标记，在编制时必须遵循一定的规则，符合唯一性、稳定性、扩充性和简明性。档号由目录代号+分类号+案卷号构成。3.4.2卷内文件页号的编写：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号，各卷之间不连续编页号。3.4.3卷内目录包括的内容有：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注。3.4.4案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。主要内容如下：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号。4归档工作归档是工程资料向工程档案转化的标志。4.1归档工作由相关责任部门承担，项目资料室对归档工作进行协助和指导。归档文件必须是经过系统整理并符合归档要求的文件才能归档。4.2根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。4.3归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程。真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符，技术数据可靠、签字手续完备。应符合归档文件质量要求。4.4合理确定文件资料归档的时间4.4.1按工程结束时间归档，如设备消缺签证、168完成签证等；4.4.2按项目建设程序或阶段归档，如项目准备阶段、项目施工阶段、项目运行阶段；4.4.3按单位、分部、分项工程结束时间归档，如检查验收记录、质量评定和原材料试验；4.4.4按年度归档，如综合性文件；4.4.5随时归档，如设备开箱文件。5档案验收为保证建设项目档案的准确性、完整性、系统性以及竣工档案的顺利移交，在基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作后，经过自检，项目部应向上级主管部门提出档案预检查申请，及时发现与标准或规定偏离的问题，提高竣工档案质量。6档案移交项目档案验收合格后，施工方按合同规定的要求向业主方移交竣工档案；填写《档案交接文据》，办理项目档案移交签字手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等。并有完备的清点、签字等交按手续。工程竣工技术档案，必须正确地反映工程施工全过程和工程结果，项目资料员在工程资料管理中，从开工初期的资料形成积累到整理归档，应严格履行监督检查职能，实行竣工资料编制工作“三同步”制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。工程资料管理人员要始终直接参与整个工程的建设和竣工验收全过程。对现场工作中存在的问题,应主动与产生问题的部门进行有效的沟通并报告主管领导，或以工作联系单的形式通知相关责任单位和部门限期整改，通过一些切实可行的预防和纠正措施，及时对整改结果进行复查,做到环环相扣,确保工程资料的完整性、准确性、系统性。同时,根据建设工程性质及特点,分阶段定期对工程资料管理工作进行专项检查,组织专业技术人员对单位工程、分部工程、分项工程所形成的工程文件内在质量进行检查。通过以上手段,规范工程建设档案管理,及时地发现问题,迅速地解决问题,确保工程档案的内在质量。