广东公路工程竣工文件编制及归档指南_pdf

目录第一篇竣工文件资料编制要求第一章竣工文件资料编制的组织与职责…………………………………………………1第二章竣工文件资料档案案卷的构成及质量要求…………………………………………1第一节案卷的构成………………………………………………………………1第二节案卷的编目…………………………………………………………………2第三节案卷脊背项目的编制……………………………………………………5第四节卷内目录的编制…………………………………………………………5第五节卷内备考表的编制…………………………………………………………5第六节案卷装订的要求……………………………………………………………6第三章竣工文件资料组卷及编制时间要求………………………………………………6第一节组卷要求…………………………………………………………………6第二节编制时间要求……………………………………………………………7第四章竣工文件资料档案的验收及移交…………………………………………………7第一节档案的验收…………………………………………………………………7第二节档案的移交………………………………………………………………8第二篇竣工文件资料编排顺序第一章单位、分部、分项工程的划分……………………………………………………13第二章建设单位竣工文件资料编排顺序………………………………………………15第三章监理单位竣工文件资料编排顺序…………………………………………………16第四章施工单位竣工文件资料编排顺序…………………………………………………17第一节综合文件………………………………………………………………18第二节施工文件…………………………………………………………………18一、路基工程………………………………………………………………19二、排水工程………………………………………………………………22三、涵洞工程………………………………………………………………23四、防护工程………………………………………………………………26五、路面工程………………………………………………………………29六、桥梁工程………………………………………………………………33七、隧道工程………………………………………………………………63八、交通工程………………………………………………………………64第三节竣工图……………………………………………………………………68附件一：建设、监理及施工单位竣工文件编制细则附件二：归档资料总表附件三：分项工程归档资料表附件四：原材料检测资料表附件五：常用施工监理表附件六：广东省公路工程施工表格注：附件均为电子文档。公路工程竣工文件编制及归档指南第1页共69页第一篇竣工文件资料编制要求第一章竣工文件资料编制的组织与职责公路建设工程项目从立项、勘察、设计、施工到竣工全过程形成的反映工程建设有关活动、具有考查利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路建设工程档案。公路建设项目的建设、设计、施工、监理等单位应把竣工文件编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。各参建单位须建立项目档案管理责任制，配备专人负责项目文件材料的收集、整理和归档工作，保证项目资料的形成与建设同步。市交通局及其下属的工程质量监督站负责监督、指导本市公路建设项目的竣工文件编制、归档工作，履行事前指导、中间检查、昀后审查的职责。建设单位（业主）在与参建各方签订承包合同时，应明确项目竣工文件的收集、整理、归档和移交责任。竣工文件按谁形成谁收集、整理的原则进行，监理、施工单位必须立卷归档。建设单位（业主）对各单位移交的全部案卷进行系统整理、排列及编号，编写本项目竣工文件编制情况的报告，办理档案的验收与移交工作。监理单位（驻地监理办）不但要完成责任范围内监理文件材料的编制工作，而且要督促各施工单位竣工文件的编制工作，并对施工单位编制归档的资料进行审查签认。施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责；各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总并理顺后向建设单位移交；凡由建设单位分别发包的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，向建设单位移交，由建设单位进行汇总并负总责。第二章竣工文件资料档案案卷的构成及质量要求第一节案卷的构成案卷由案卷盒（夹）、软封面、卷内目录、文件材料、卷内备考表构成。一、案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。二、卷内目录：登录案卷内文件题名并固定文件次序的表格，排列在卷内文件之前。三、卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的记录单，排列在卷内文件之后。四、档号：由分类号、项目代号和案卷号组成。竣工资料收集整理后应装入科技档案案卷内。科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式，卷盒、卷夹式样见图1，案卷封面见图2。卷盒的外表公路工程竣工文件编制及归档指南第2页共69页面规格为：305mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种，卷夹的外表面规格为：305mm×220mm，厚度为20mm。竣工资料根据归档文件厚度选用不同厚度的卷盒。卷盒、封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表应向省档案馆购买案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（20、30、40、50、60）mm，采用专用脊背纸制作，如图3所示，案卷脊背格式也可直接印在案卷脊背格上，但各参编单位应统一。卷内目录、卷内备考表格为：297mm×210mm，图4、5所示。公路工程科技文件材料分为四级类目，除大类号以英文字母冠以外，其余均以阿拉伯数字代表。档号形式例如：G1·1·1—001案卷顺序号四级类目（综合文件）三级类目（具体项目）二级类目（如高速公路或大桥……）大类代号（公路项目）第二节案卷的编目一、编写案卷页号1．案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2．页号的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。3．卷内目录、备考表不编页号。4．案卷的页号为小流水号，每个案卷均从1开始编页号。5．页号统一用页码机打印。二、案卷封面的编写1．案卷封面：采用案卷外封面形式，外封面粘贴在卷盒的正表面，式样见图2所示。2．案卷题名：案卷题名应简明、准确，揭示卷内文件材料的内容，应限制在50个字内。每一案卷题名都写“XXX工程”，案卷题名示例如下：示例1：管理性文件XXX工程项目建议书及批复示例2：项目技术文件项目名称+起讫桩号（公路）+单位、分部、分项工程名称+文件名称3．立卷单位：应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目责任部门。4．起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。5．保管期限：详见表1“公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表”。公路工程竣工文件编制及归档指南第3页共69页表1公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表（本表为粤交办函号《广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》附件二）序号归档文件保管单位保管期限一可行性研究1项目建议书及批复2工程可行性研究报告及批复3项目评估4环境预测及调查报告综合档案馆、交通主管部门、设计单位、建设单位永久二设计基础材料1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明2水文、气象等其它设计基础材料建设单位永久三设计文件1总体规划设计交通部档案馆、综合档案馆、交通主管部门、设计单位、建设单位永久2审批的各阶段设计及有关文件交通主管部门、设计单位永久3公路用地图设计单位、建设单位长期四工程管理文件1征地批文及红线图2占地用图、土地使用证3征地数量一览表4拆迁、补偿建筑物、电力电讯设备协议书5招标、投标、定标、租赁文件6承包、发包及委托合同、协议书7技术规范的补充文件、修改文件8施工许可证建设单位永久9审计、档案、劳动安全卫生、消防规划等验收文件10电、暖、煤气等供应协议书建设单位、使用单位永久五施工文件1开工报告、施工组织设计、施工方案、施工计划建设单位、使用单位永久或长期2工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、重要会审纪要建设单位永久3分项工程开工申请单及附件建设单位永久4原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告5原材料试验报告6设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续7施工原始记录8试验材料汇总表建设单位、使用单位长期9中间检验报验单及试验资料10隐蔽工程验收记录11工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告12单位、分部、分项工程质量检验评定报告13技术总结建设单位永久14专项检测及监控材料建设单位、使用单位长期公路工程竣工文件编制及归档指南第4页共69页15工程声像资料六监理文件1监理规划、监理实施细则2合同管理文件3计划进度管理文件4工程技术管理文件5工程质量控制文件6工程计量与支付建设单位长期7监理通知、开（停复）工令建设单位永久8备忘录、会议纪要建设单位长期9施工质量抽验检验文件10监理工作会议记录或纪要11与各单位的来往文件12监理声像资料建设单位、使用单位永久七竣工文件1工程交竣工申请报告建设单位永久2工程竣工验收报告3竣工验收鉴定书、验收委员会名册交通部档案馆、综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久4参建各方工程总结汇总（建设、设计、施工、监理等）建设单位、使用单位永久5财务决算、工程结算、支付报表建设单位永久6竣工图[1]总说明书[2]路线平、纵面竣工图交通部档案馆、综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久[3]路基、路面竣工图[4]路基防护竣工图、[5]桥梁、涵洞竣工图[6]隧道工程竣工图[7]路线设施及其它工程竣工图[8]环保工程竣工图[9]通用图综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久八科研项目文件1课题报告、任务书、批准书2协议书、委托书、合同综合档案馆、交通主管部门、建设单位永久3研究方案、计划、调查研究报告综合档案馆、交通主管部门、建设单位长期4实验记录5实验分析、计算、整理数据6阶段报告、科研报告、技术鉴定综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久注：1、参建单位形成的文件如需保存由各自单位复制归档；2、综合档案馆接收项目档案，应以特色项目为主，需接收时，应事先指定项目，接收范围按本表执行；3、交通部档案馆接收范围待交通部确定后另行通知。公路工程竣工文件编制及归档指南第5页共69页6．密级：暂不填写或按交通主管部门有关保密规定执行。7．档号：填写档案的分类号和案卷顺序号（移交前可用铅笔填写）。8．档案馆号（缩微号）：暂不填写，由接收单位填写。9．外封面中“案卷题名、立卷单位、起止日期”内容填写时，用黑体字打印在专用的封面纸上，贴在对应位置。第三节案卷脊背项目的编制案卷脊背的项目有档号、案卷题名、类别，如图3所示。脊背“案卷题名”与案卷封面相同，用黑体字自右至左竖写，首行空两字；桩号打印，要求“字头向右，躺着打”。脊背内容用专用脊背纸统一打印，再贴在脊背对应位置。贴纸要求比脊背宽度窄2mm。第四节卷内目录的编制一、顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。二、文件编号：填写文件文号或图样的图号，没有则空着。三、责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。四、文件题名：1．按文件标题拟写。2．标题以“会议纪要”、“通知”等出现的，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“[]”号。3．每件文件材料的标题，在拟写时要顶格，一横格内书写两行。4．文件题名要完整地拟写在卷内目录内；如过长可用习惯缩写法拟写。五、日期：填写文件的形成时间（填写时间可省略“年、月、日”字样，如用“2003.6.28”式样表示）。六、页号：填写每份文件首页上的页号，昀终件注起止号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，己编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，并在备考表中注明合计页数。七、备注：留作说明用（如有与文件内容相关的特殊载体档案，可在此标注具体载体的档号）。八、电脑打印填写内容采用仿宋体。第五节卷内备考表的编制一、卷内备考表（式样如图5所标）要标明卷内文件材料的件数、页数及合计页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问