村(社区)档案整理参考指南

1村（社区）档案整理参考指南一、档案收集（一）收集范围。档案收集以本村（社区）自身形成为主，兼顾上级下发、下级上交与本村（社区）工作密切相关的，具有一定保存价值的材料。重点收集：文书档案（A）、会计档案（D）、声像档案（F）、实物档案（J）、土地管理档案（H）、户籍人口档案（M）。其他收集：基建档案（B）、设备档案（C）。［注：2003年后，村居不再形成婚姻登记档案（G）］（二）如何收集。1、参考《村级文件归档范围和保管期限表》，制定本村（社区）各个部门应提交档案的明细范围。每年度采用公文形式向村（社区）主任提请收集意见，以村（社区）主任的批示到各部门收集相关档案。收集过程严格对照明细范围收集，汇总收集不全的材料名单及责任部门，形成工作汇报，书面向村（社区）主任反映，并抄送镇档案馆一份。2、设置部门资料盒（建议用蓝色的资料盒），把收集到的资料暂时存放到资料盒中（不同部门不放在同一盒）。3、对部门移交的资料，按资料盒分类存入（注：如合同、协议等重要文件务必接收正件，没有正件要求移交人签名备注复印件，及时理清责任，避免日后产生矛盾；日常办文人员形成的总结、汇报、①办公室资料②共青团资料③妇联资料④计生资料⑤社保资料⑥民兵民政资料⑦综治维稳资料⑧村民自治资料⑨土地管理资料⑩户籍管理资料2会议纪要、请示、发言材料等要求打印多一份，及早存入资料盒，以备日后归档所需;要存档的文件，不要用废纸打印）。4、村（社区）应配备一台性能较好、工作稳定的计算机，用于专门管理档案的电子文档及档案软件的使用。在计算机硬盘下，建立如下图的相应文件夹，规范存放电子文档，避免电子文档分散存放，容易丢失。5、到各办收集档案资料时，尽可能收集相关的电子文档，并存储到对应的电脑文件夹中，以便使用电子档案馆著录时，上传电子文档。3二、文书档案整理（一）2010年前采用案卷整理，2011年后采用单件整理方法。（二）单件文档的理解：只有一个文件题名，若该文件有附件，连同附件作为单件文档。（三）从每个资料盒中提取有保存价值的资料整理成为档案。（注：提取整理过程，建议按部门来完成，先完成第一盒办公室的，再完成第二盒共青团的，不要将不同部门的档案混合一起整理，一个部门的档案尽可能靠在一起，不要过于分散）（四）装订要求。①去钉除胶：有保存价值的文件全部文件去除金属钉或胶质的装订材料。②页面摆向：竖向排版的，文件页头向上；横向排版的，文件页头向左。…①办公室②共青团⑩户籍有保存价值资料有保存价值资料有保存价值资料永久30年10年永久30年10年永久30年10年永久30年10年…4③装订成件：单件文档多于2页以上的，用白乳胶或用绵线三孔一线两种方法装订成一份。首页竖向排版的，在竖向的左边装订；首页横向排版的，在横向的左边或上边装订。④打页码：文件没有页码的，要用打码机打流水号页码，注意有文件内容的才需打码，空白页无需打码，数码前不要添加不必要的“0”，如页码“1”打成“001”。(符号标识：“”胶水粘贴位置，大小在1.5cm×1.5cm的三角形内；“”三孔一线装订位置；“”页码打码位置，及打码方向)全部页面竖向排版全部页面横向排版首页竖向，内页有横向正面背面正面1背面正面2背面正面背面正面背面正面3背面5首页横向，内页有竖向（五）整理步骤。1、在整理桌面上标识五大区域。保存永久保存30年保存10年其他年度不存档2、从各个部门收集到的资料中，逐个部门提取有保存价值的资料。提取过程，逐份过目，了解文件信息，判断其保存期限，放入对应区域。3、提取完后形成多叠文件（注意：若部门日常形成文件较少时，不一定三种保管期限的文件都有，因此要做好日常收集工作）。正面背面正面背面正面背面正面背面正面正面背面背面123永久文件30年文件10年文件其他年度文件不存档文件64、对相同保管期限的文件，以题名为主、内容为辅，相同类型的，合并成一项。5、对每一合并的同类项进行按时间或按文件编号排序。6、每个同类项排好序后，全部合并成一叠，注意把其他杂项的放在最后面。7、每份文件盖档号章，盖在左上角装订附近的空白处，档号章不能遮挡原文内容，若空白位置不够，可以用白纸盖上档号章后贴在文件左上角。全宗号类别期限年度件号页数115.**A*****“件号”编号规划：每个年度，每个保管期限，从“1”开始编流水号。年度期限件号2011永久（1）1234…30年（4）1234…10年（5）1234…2012永久（1）1234…30年（4）1234…10年（5）1234…8、填写档号章基本信息。如上图，全宗号、类别、年度、页数可以先填写，期限与件号等著录完目录信息后再填写。永久文件请示批示通知函或复函报告汇报讲话致辞一套完整的会议材料其他杂项报表类合同协议上下级文件永久文件每一叠文件按时间或文件编号排序档号章盖文件在左上角79、经整理完善后，装盒。不同期限不能装在同一盒；同一期限一盒装不完，开新一盒续装，不建议跨年度装盒。黄圃镇××村黄圃镇××村黄圃镇××村黄圃镇××村文书档案文书档案文书档案文书档案全宗号全宗号全宗号全宗号115.**115.**115.**115.**分类号分类号分类号分类号AAAA期限期限期限期限1145年度年度年度年度2011201120112011起止件号起止件号起止件号起止件号①/②/③/④/10、把每件档案的目录信息著录到档案软件中。一盒一盒地著录，每盒档案著录完后，填写该盒每件档案的剩余档号信息（期限、件号）。全宗号类别期限年度件号页数115.**A1/4/520111…311、著录完一盒后，通过档案软件检索出该盒的目录信息，打印盒内目录，放于每盒档案的最上部（注意：不需要用胶水粘成一份）。12、用黑色墨水笔填写档案盒盒内底部的整理人、检查人、整理时间信息。不同期限不能装在同一盒同一期限一盒装不完，开新一盒续装；并用铅笔标识每一盒顺序文件档案归档目录每盒档案最上面是盒内目录盒内底部填写相关信息整理人：检查人：整理时间：不建议跨年度装盒813、用字体大小适合的字模盖文书档案盒背脊的相关信息。黄圃镇××村黄圃镇××村黄圃镇××村黄圃镇××村文书档案文书档案文书档案文书档案全宗号全宗号全宗号全宗号115.**115.**115.**115.**分类号分类号分类号分类号AAAA期限期限期限期限1145年度年度年度年度2011201120112011起止件号起止件号起止件号起止件号1/89/211/371/2014、从档案软件中检索出本年度各个归档期限的所有档案，打印检索目录。“全宗号”为“115.＋村委会代号”组成，代号由镇档案馆编定“期限”使用代号：永久(1)、30年(4)、10年(5)文书“分类号”为“A”“年度”统一使用4位阿拉伯数字“起止件号”为盒内流水件号的最小与最大的数字915、打印前进行打印预览，对显示不全的地方进行恰当调整。16、打印一式两份，一份用目录夹装订成册，放于目录柜，以便日常查阅；一份用封皮纸装订成册，用于备份。17、装订成册时，多个年度可以装订成一本，按先期限再年度的顺序装订。18、标识目录夹的封面及背脊，电子版格式统一向黄圃镇档案馆索取。调整行距或字体不要调整列间距期限之间用不同的色纸间隔区分10三、会计档案整理（一）会计档案有报表、账簿、凭证，都采用案卷整理方法。（二）案卷文档的理解：多份单件文档，具有某一方面的共同特性而装订成册。（三）从会计部门收集相关的会计档案。一般收集两套帐，一套帐为村居委会，一套帐为下属的村民生产小组(注：多个生产小组合并成一套帐)。村居委会会计档案村民生产小组会计档案报表账簿凭证报表账簿凭证D1.1D2.1D3.1D1.2D2.2D3.2永久25年15年永久25年15年（四）装订要求（参照文书档案的装订要求，会计档案可不打码）。1、报表：统一采用绵线三孔一线装订方法，不能使用胶粒装订。2、账簿：一般采用规范的账簿册，不要带金属或胶质材料。3、凭证：统一使用会计要求的凭证封面，可以采用绵线三孔一线方法或用胶粒装订。（五）报表、账簿整理步骤。1、检查报表与账簿的内容是否齐全。一般情况下报表由1-12月份的月报表组成，账簿有总账与明细账，不够齐全的及时反馈给财务室跟踪补充。2、在每份报表与账簿封面的左上角盖档号章，并进行填写。全宗号类别年度案卷号115.**D*.*****1…“案卷号”填写规则：每个帐套，每个年度从“1”开始编流水号。113、通过档案软件著录案卷目录信息，打印盒内案卷目录放于每盒档案的最上部（注：盒内只有一个案卷，也需要打印目录）。4、用黑色墨水笔填写档案盒盒内底部的整理人、检查人、整理时间信息（注：第1步检查报表与账簿发现资料不齐全，财务室又确认没有该资料的，要在档案盒“情况说明”处写明检查情况，以备日后理清保管责任，如填写：2011年度报表中缺3月份报表信息）。5、用字体大小适合的字模盖会计档案盒背脊的相关信息。黄圃镇××村黄圃镇××村黄圃镇××村黄圃镇××村会计档案会计档案会计档案会计档案全宗号全宗号全宗号全宗号115.**115.**115.**115.**分类号分类号分类号分类号D1.1D1.2D2.1D2.2期限期限期限期限永久永久25年25年年度年度年度年度2011201120112011-2012起止卷号起止卷号起止卷号起止卷号1/11/121/21/“全宗号”为“115.＋村委会代号”组成，代号由镇档案馆编定报表“期限”为永久；账簿“期限”为25年会计报表“分类号”为“D1.1”或“D1.2”；会计账簿“分类号”为“D2.1”或“D2.2”；不同分类号不装在同一盒“年度”统一使用4位阿拉伯数字，允许跨年度装盒“起止卷号”为盒内流水案卷号的最小与最大的数字；跨年度装盒的，只在起位置填“1”会计档案案卷目录每盒档案最上面是盒内目录盒内底部填写相关信息整理人：检查人：整理时间：情况说明：12（六）凭证整理步骤。1、检查凭证是否齐全。一般由1-12月份凭证组成，检查有没有月份欠缺；每月凭证在凭证盒上会写明共多少册，检查每月的册数是否有欠缺。一旦发现欠缺，及时向财务室反馈情况，待补充完整，再进行整理。××村民委员会/生产小组会计凭证2010年3月31日共3册本册为第2册本册起止号码：自××号至××号会计机构负责人（会计主管）×××装订人：×××2、把收集到的凭证进行排序。2011年1月2月3月4月…12月共1册第1册第2册第3册第1册第2册共1册...共1册3、盖档号章，盖在左上角空白处。全宗号类别年度案卷号××村民委员会11.5**D3.120111会计凭证2010年3月31日共3册本册为第2册本册起止号码：自××号至××号会计机构负责人（会计主管）×××装订人：×××134、入盒并字模盖印凭证盒的背脊信息。①入盒前先折叠一个凭证盒作为测量盒；②对排好序的凭证册，从头开始装入；③装满测量盒后，取出查看凭证册的起止案卷号；④在新的没有折叠好的凭证盒上，用字模盖背脊信息；⑤盖完背脊信息后，折叠该盒，把测量盒的凭证册移入该盒。⑥返回第②步，重复上述操作。测量盒一月共1册二月第1册二月第2册二月第3册②会计凭证日期全宗号目录号卷号会计凭证日期全宗号目录号卷号①三月第2册四月共1册十二月1册...一月共1册二月第1册二月第2册二月第3册三月第1册案卷号：4二月第3册案卷号：3二月第2册案卷号：2二月第1册案卷号：1一月共1册③一月共1册二月第1册二月第2册二月第3册145、通过档案软件著录凭证目录信息。（七）打印会计档案检索目录。1、从档案软件中分别检索出每套帐的报表目录，打印一式两份。2、从档案软件中分别检索出每套帐的账簿目录，打印一式两份。3、从档案软件中分别检索出每套帐的凭证目录，打印一式两份。4、一份用目录夹装订成册，放于目录柜以便手工检索；一份用封皮纸装订成册，用于备份。装订成册的会计目录排序如下图。会计凭证日期20111－2全宗号115.**目录号D3.1卷号14④案卷号：4二月第3册案卷号：3二月第2册案卷号：2二月第1册案卷号：1一月共1册会计凭证日期20111－2全宗号115.**目录号D3.1卷号1