电子文件归档与管理

张芸近年国家发布的电子文件业务规范《全国档案信息化建设实施纲要》《CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求》《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》《公务电子邮件归档与管理规则》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》2009年12月16日发布，2010年6月1日起实施的《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）两办合发《电子文件管理暂行办法》（机密）（厅字〔2009〕39号）《版式电子文件长期保存格式需求》为国际首创。在工信部和国家档案局支持成立的（国家）版式技术产业应用联盟（汇集国内知名IT企业20多家）中，本标准主导了版式产品的研发。《文书类电子文件元数据方案》是ISO23081发布后，继澳大利亚、加拿大、欧盟之后发布的第四个国际同类标准。《基于XML的电子文件封装规范》是继美国元数据编码和传输标准（METS）、澳大利亚维多利亚电子文件策略（VERS）后发布的第三个国际同类标准。3个标准发布意义：填补了我国电子文件管理领域的空白；今后将是我国各级档案馆、机关、企业事业单位开展电子政务、办公自动化和电子档案管理的直接依据；对贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅颁发的《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）具有重要现实意义，是不可或缺的重要业务技术保障；必将对维护国家信息资源的真实、完整、安全，促进国家信息资源的开发利用发挥基础性、保障性、建设性作用。电子文件管理工作各地经验部分省市档案部门成立电子文件中心,体现了集约化、专业化的发展方向。也是落实《中华人民共和国政府信息公开条例》的有力措施有的形成电子文件中心、电子档案中心和数字档案馆“三位一体”交互发展的建设格局有的分类指导，“先进先行、后者跟进”有的围绕电子政务建设规范电子文件管理．“统一标准、统一规划、统一设计、规范管理、分步实施”有的设立电子文件异地备份中心，作为省级电子政务平台系统中的一个子系统进行建设．国家档案局要求一、实施三大战略,确保电子文件中心建设各项工作落到实处项目带动战略标准化战略科技进步战略二、抓好三个结合,带动档案信息化建设水平整体跃升电子文件中心建设与数字档案馆建设相结合电子文件管理工作与档案信息资源开发利用工作相结合发挥电子文件的作用与档案网站建设相结合三、处理好三个关系,促进档案事业整体持续健康发展第一，处理好电子文件中心建设与新的档案馆舍建设的关系第二，处理好电子文件管理与档案保护工作的关系第三，处理好电子文件管理与档案基础业务建设的关系电子文件管理要以传统档案业务管理的成熟理论、技术、方法为指导,保证电子文件管理的科学、有序;档案基础业务建设要充分借鉴电子文件的全新管理模式，提高档案管理的信息化水平.电子文件在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。机关管理的电子文件自身生成的电子文件数字化后的往来文件公务电子邮件电子文件的管理原则全程管理前端控制集成管理动态管理注重效益ＧＢ电子文件归档与电子档案管理办法对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子文件的质量。为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。电子文件的收集与积累收集范围电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。收集积累要求记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。收集、积累方法及时按照要求制作电子文件备份。每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。电子文件稿本代码：R—草稿性电子文件U—非正式电子文件O—正式电子文件N—无纸电子文件电子文件类别代码：T—文本文件I一图象文件G—图形文件V一影像文件A—声音文件M—多媒体文件P—计算机程序D—数据文件。电子文件的整理电子文件的整理按内容、保管期限、密级等因素相对集中。按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。填写归档电子文件登记表。定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。电子文件的归档归档范围参照国家关于文件归档的现行有关规定执行。归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。检测硬件环境的有效性软件环境有效性及其信息记录格式等。归档前的鉴定参照国家关于文件归档鉴定的现行有关规定执行。鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标志。有效性和完整性鉴定归档前由文件形成单位进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。保管期限的划分参照国家关于文件的现行有关规定执行。归档要求把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上。至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，每一独立载体应有检索目录.档案载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。归档电子文件登记表名称：归档日期：移交单位（盖章）：接收单位（盖章）：负责人（签字）：负责人（签字）：移交日期：接收日期:归档电子文件登记表文件特征形成部门完成日期载体类型载体编号通讯地址电话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)软件环境(型号、版本等)操作系统□95&98&ME□Unix&Linux□其他(请说明)□NT&2K&XP&2K3□MacOS数据库系统类型版本□DBF&MDB□MS-SQL□Oracle□其他(请说明)相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等)文件记录特征记录结构(物理、逻辑)记录类型口定长口可变长口其他记录总数总字节数记录字符及图形、声音、视频文件格式文件载体型号：数量：备份数：口一件一盘口多件一盘口一件多盘口多件多盘文件交接填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日接收人（签名）年月日需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管电子档案的移交与保管电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。检验档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。检验项目：载体有划痕，是否清洁。有无病毒。核实电子档案的完整性和有效性审核手续。核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填人电子档案入库登记表。检验有不符合的，应退回形成单位，重新制作。归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目单位名称移交单位接收单位载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人（签名）审核人（签名）单位（印章）移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：1、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。2、环境温度选定范围:14℃—24℃；相对湿度选定范围：45%—60%温度选定范围17℃-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。存效性保证每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。电子档案的利用电子档案的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。利用时要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。电子档案的销毁鉴定电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。电子档案的统计统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。公务电子邮件归档与管理规则DA/T32-2005中华人民共和国国家档案局2005-04-30发布2005-09-01实施电子邮件electronicmail由电子计算机生成、处理，并通过电