行政后勤管理工作培训

东方国际管理学院朱老师：029-85420150后勤管理；财务的管理；车辆的管理；办公用房及办公环境的管理；职工生活福利的管理；接待工作的管理等。它是机关的总后勤内管家，牵涉到机关的人、事、财、物各个方面，头绪繁多，面广量大。一、行政后勤管理工作简介（一）主要工作内容:（二）行政后勤工作的作用行政后勤是一项非常繁琐、又比较辛苦的工作，是一个单位的“门面”和“窗口”，也是一个单位事业发展必不可少的一项工作。后勤部门作为综合性职能部门，对单位及其领导至少应当有三个职能作用:一是管理作用，二是服务作用，三是协调作用。随着经济的快速发展，后勤职能也进一步扩展，对后勤保障工作的要求越来越高。没有有效的后勤工作做保障，其他工作就不可能顺利开展，甚至无法完成。因为后勤服务涉及到各单位之间的工作的协调、内部各业务部门和每位职工生活等方方面面，后勤服务的好与坏，将直接影响到职工的工作情绪、单位的形象与和谐，进而影响工作效率。(三）行政后勤工作的特点行政后勤工作，涉及服务的对象是领导和机关人员，是最繁杂最辛苦的一项工作，也是一项非常重要的工作。机关后勤服务部门的工作存在着“杂、高、多”等特点。所谓杂就是工作繁杂，除了业务和政务外的几乎所有管理、服务上的事，都可能安排在后勤保障部门；所谓高就是满意度要求高，如后勤事务，既要吃苦耐劳，又要服务周到，如领导交办的工作，既要领会意图，又要把握分寸，如接待工作，既要勤俭节约，又要热情大方等等，要求比较高;所谓多就是矛盾多，由于临时性、突发性、应急性的工作多所造成的，特别容易引起对现有人员安排、工作进度、利益格局的冲击，而引发矛盾。(四）现有国资委办公室后勤服务分工黄主任：全面工作张主任：文秘、信息中心、车辆管理、安全保卫师主任：行政后勤、各种会议、接待办公室成员：份内工作及完成领导临时交办的任务二、做好行政后勤工作四个基本点（一）抓住四个工作关系是做好后勤保障工作的基本要求第一，处理好抓大事与小事的工作关系。机关后勤服务工作大大小小事务繁多，但大体上可分为行政管理和后勤服务两大类。这两大类工作每类都有大有小，后勤保障部门只有坚持抓住每类中的大事，为领导出谋划策，后勤工作才算抓住了主要矛盾，当然每类中的小事也不能忽略，小事和大事是比较而言的，只抓小事而不抓大事，就会成为忙忙碌碌的事务主义者，但是小事是大事的基础，小事一点不抓不办也不行，而且在某种情况下小事就是大事，或者会变成大事。因此，要正确处理抓好大事和小事的关系，两者要点处理得当，大小事务处理起来就不会乱，就会井然有序，就会促进整个事务工作质量的提高。同时，对于保障机关各项工作顺利进行，对于方便机关工作人员也有很大的作用。第二，正确处理中心工作与后勤工作的关系。后勤保障部门应该服从和服务于中心工作，协助领导抓好中心工作，但是作为后勤工作部门，后勤保障部门又有自己的工作，如日常行政管理、后勤服务保障等等，这些工作做好了，也有利于促进中心工作，正确处理好两者的关系，要在工作安排和人员使用上把二者结合起来，既要集中力量抓好后勤工作，又要适当分工，加强中心工作，做到中心工作与后勤工作两不误。第三，理顺管理与服务的关系。后勤保障部门是综合性职能部门，担负着一定的管理职能，比如行政管理、车辆管理、后勤管理等等，它关系到日常工作的运转和相关决策的实施，决不能忽视。但是，它的内涵决不是纯粹的管理，这种管理寓于服务之中，是服务的手段和途径，为领导、为机关、为基层、为业务服务才是机关后勤管理部门的根本出发点和落脚点，在实际工作中，要坚持优质高效服务的原则，不断改进管理手段，促进管理和服务的有序进行。第四，正确把握好参谋与助手的关系。作为后勤部门的干部职工，就自己的本职工作而言，是当参谋的，作为参谋就必须尽力做好自己的本职工作;但从全局的整体工作看，又都是助手，充当的是配角，因而就不能喧宾夺主，必须对领导负责，找准自己的位置。在工作中要坚持向领导请示汇报工作，并根据领导的意图出主意想办法，在执行中，要努力体现领导意图，严格按照领导意图办事。一直以来，单位的后勤保障工作始终坚持紧紧围绕各个单位的中心工作，为各项工作的圆满完成提供坚实、有力、及时、全面的保障。（二）做好协调工作是行政后勤工作的重点办公室作为一个单位的综合性职能部门，有三个职能作用，即管理作用、服务作用、协调作用。做好协调工作是后勤部门工作的重点，后勤工作具有“繁、高、多”等特点，协调工作是后勤管理、服务作用的直接体现，处理各种问题，渗透到服务工作的方方面面，我们将继续在不断的摸索和实践中努力树立整体意识、服务意识、责任意识。所谓协调，就是协调和调节，是通过协商和调节，沟通联系、调节关系、化解矛盾，使一个整体、一个系统中的双方与多方关系达到和谐统一、步调一致、有机配合、齐心协力去完成某项目标的方式和方法。1、协调工作的范围1-1．横向协调（称为左右协调）。包括协调好同级机关之间正常工作或业务工作关系，协调好平级职能部门之间的关系，协调好不同属工作部门之间关系。1-2．纵向协调（称为上下协调）。（1）协调好本单位与上级职能部门的关系。（2）协调好本机关同下级机关之间关系。1-3．内部协调。（1）协调好内设各机构之间的关系。（2）协调正职与副职之间，副职与副职之间的关系。（3）协调好正职与秘书之间，秘书与秘书之间的关系等。原则应以横向协调为主，纵向协调和内部协调为辅，而不是主辅不分，平均使用力量。2、组织协调工作的内容。按协调性质分，有政务协调和事务协调；按协调种类分，有会议协调，电话协调和行文协调等；按协调形式分，有纵向协调，横向协调和内部协调；按协调内容分，有计划，工作，政策，人际关系协调和利益协调等。在这里，着重讨论计划协调，工作协调，人际关系和利益协调。2-1．计划协调。计划的制定和计划的执行两个阶段的协调。（1）在制定计划阶段，各个制定计划的单位和部门都希望自己发展快些，得到上级领导的重视，希望上级领导能够批准。因此需要从全局和整体出发，根据主次和轻重缓急，协调其中的各种关系。（2）在计划的执行阶段，由于人员，环境等条件的变化，人为障碍的影响等，在计划实施中，往往出现不同步，不衔接，不合作的现象，在职权内进行积极协调。2-2．工作协调。工作协调，是行政主管对系统内各单位、各部门以及对同层领导班子工作的协调。协调是办公室协助领导进行管理的基本职能，也是一项十分重要而且难度很大的工作。在现行的机构设置中，一项工作多家负责的现象比较普遍。协调工作是机关后勤管理、服务作用的直接体现，是受领导委托处理各种问题，解决大大小小矛盾的工作，但是协调工作不是孤立存在的，它范围很广，渗透到机关服务工作的方方面面，后勤部门在发挥每一种职能作用时，都兼有协调的职能。如车辆管理中，有两个部门同时要求派车，又是同方向、同地点，而且是同一天上午，但不是同一时间，在两个部门均无特殊的情况下，这就需要后勤部门与两个部门之间协调，力争一车前往;再如后勤服务中的来宾接待工作，当接待一批客人时，协调问题就有很多，有对内、对外的协调，有对上、对下的协调等。2-3、人际关系和利益协调。搞好协调工作是做好机关后勤服务工作的重中之重，可以给领导减轻许多事务性工作负担。应当说，搞好协调工作不是一件容易的事，我认为，做好协调工作，一要讲效率，尽快解决问题，不拖不靠不扯皮;二要讲原则，按规定办事，实事求是解决问题，不搞简单的摆平，不和稀泥;三要讲方法，在按政策办事的前提下，尽力妥善地处理问题。另外，做好协调作，还必须具备一定的基本素质，一是要有准确领会领导意图的能力。按领导意图办事，是机关服务部门严肃性的一种表现，也是管理、服务作用的一种体现。只有准确地领会领导意图，才能有针对性地发挥协调作用;二是要有全局观念。协调本身是一项全局性很强的工作，这就要求后勤管理人员必须树立全局观念。如:某科或个人要求派车、物品领用等，往往是根据其本身工作需要提出来的，有的和全局利益一致，有的不完全一致，所以就要综合平衡、相互协调，对一些不符合全局利益的应提出否定意见，并做好解释工作，使得对方放弃局部利益服从整体利益。这种你中有我、我中有你、职责交错、利益相兼的问题，往往是导致部门之间意见分歧和相互矛盾的一条重要因素。因此，做好协调工作具有重大意义。办公室的工作，不仅需要强烈的事业心和责任心，而且需要具备很强的协调素质。办公室的协调素质需要很多，但概括地说，要努力做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”，通过广泛的“看、听、思、写”来认真地分析、研究、协调问题，要眼观六路，耳听八方，多思善谋，精于写作。只有这样，才能结合自己的工作特点和性质，切实搞好调查研究，高质量高水平地为领导出谋划策，作好协调工作。（三）、提高行政后勤人员素质是保障工作质量的前提首先，是端正服务态度，工作人员要充分认识到后勤服务工作是单位整体工作中不可缺少的一部分，是整个事业发展的保障。其次，必须消除后勤服务工作“低人一等”的想法，要认识到工作只有分工不同，而没有贵贱之分，否则就会影响到工作质量。坚持一切为了群众，一切依靠群众的根本观点，牢固树立“群众利益无小事”的思想，从被动性服务向主动性服务转变，增强群众意识和大局意识。要做好后勤保障，这离不开办公室人员的执行和落实，我们办公室人员作为单位的大后勤，最重要的是不能把自己排除在外，我们有责任更有义务做好每项政策的执行与落实工作，真正解决单位职工的实际问题，我们要监督与帮助别人去执行落实，就必须自身要做好榜样。机关后勤工作具有杂、高、多等特点，而要做好这项工作，归根到底是要人具体去克服、去做、去落实，毫无疑问，人员素质是后勤服务工作质量高低的关键。因此，配好后勤人员一定要选准选好，既要符合其个性特点，要会管善管。具体说，我认为应具备以下凡种基本素质:第一、要有变通处理问题的能力。变通是原则性和灵活性相结合，是创造性工作的具体体现。机关后勤服务部门在行政管理和后勤服务过程中，既要按照一定的工作原则和领导的意图办事，但又不能机械地照抄照搬，而应该通过自己的工作能动性，把原则性和灵活性巧妙地结合起来，这就是变通处理问题的能力。第二、要有处理人际关系的能力。处理人际关系实际上是理顺领导机关与部门之间、部门与部门之间、人与人之间的工作关系。如何处理好人际关系?首先要诚信服务。机关后勤工作职能之一就是服务，诚信为领导、为机关、为基层服务是处理好人际关系的基础;其次自己的位置要摆正。作为机关后勤服务部门它有特殊的地位和作用，但作为工作人员不可以搞特殊，处理事务、发表意见要以机关后勤工作人员的职责身份出现，不能以领导代言人的身份出现，也不能以领导者的身份出现，更不能以领导的指示、意见压人;再一方面要注意加强向领导、同各部、委、室干部职工多汇报、多联系、多沟通，在平时就形成一种相互了解、关系融洽的基础，有了良好的人际关系，管理服务工作就会取得事半功倍的效果。第三、要有区别轻重缓急的能力。后勤服务工作繁杂，事务很多，有主有从，有大有小，有急有缓，除领导(特殊情况)有专门交待之外，哪些事先办，哪些事后办，作为机关后勤工作人员应该考虑周全并做出合理安排，这样才能避免忙乱现象，有条不紊地开展工作。第四、要有会管善管的能力。机关后勤部门承担着财产物资管理、接待服务管理、办公环境管理、生活管理、安全管理、车辆管理、服务管理等等行政后勤管理工作。这些管理工作管好管坏直接影响到一个单位的工作好坏，关系到一个单位管理水平的高低。因此，作为机关后勤服务工作人员必须具有会管善管的能力，做到日常管理不缺位，管理责任不缺位，管理制度规定落实不缺位，这样才能使行政后勤管理工作管而不乱、管而有序。第五、要有主动服务的意识。机关后勤服务工作性质决定其工作的从属性，但从属性并不意味着完全被动，被动与主动是对立和统一的关系，只要主观能动性发挥得好，牢固树立为领导、为机关、为基层服务的思想，力争主动是完全可以做到的。第六、服务要周全。在工作中必须把握一个“细”字，要把全体工作人员的衣、食、住、行挂在心上，要经常过问每个工作人员的疾苦