第四章办公自动化软件应用1

第四章办公自动化软件应用由美国微软公司开发的MicrosoftOfficeXP是办公人员最常用的通用软件，OfficeXP由文字处理软件WordXP、电子表格ExcelXP、电子演示文稿PowerPointXP、电子邮件Outlook版、表格图表数据处理、幻灯片制作播放、网络邮件传输、网站建立及网页设计、数据库管理等功能、是理想的办公自动化软件。本章主要介绍文字处理软件WordXP、电子表格ExcelXP和电子演示文稿PowerPointXP的基本功能和应用。4.1文字处理软件WordXPWordXP是Microsoft公司开发的办公软件OfficeXP的一个重要组件。它的主要功能是进行文字处理和排版编辑,它具有简单易学、界面友好、智能程度高等特点，是一个使用广泛、深受用户欢迎的文字处理软件。4.1.1WordXP的介绍1.WordXP的特点WordXP作为最优秀的字处理软件，主要具有以下几个特点：(1)“所见即所得”功能:这一功能还应用到MicrosoftOfficeXP的其他应用程序中。“所见即所得”是指在计算机屏幕上所见到的文章、图表、表格等的效果与将来打印出来的效果是一样的。这里的“效果”，包括字体、字号和表格等。(2)文字编辑：文字编辑是任何一种字处理软件的基本功能之一。WordXP在文字编辑方面也有其独特之处，除了常见的选定、移动、复制、删除等传统操作以外，WordXP还提供了自动更正及自动图文集功能。前者用于及时更正常见的输入、拼写及语法错误；后者则允许在自动图文集里定义、存储经常用到的文本或图形，并在需要的时候将它们插入到文档中去。(3)格式编辑：在WordXP中，格式编排涉及字符、段落及页面格式设置。也就是说，用户可以灵活地根据需要对文档中的字符、段落或页面进行单独设置，以活跃整个版面。(4)模板、向导及样式：模板、向导及样式是最能体现WordXP特色的三个常用功能。模板是一种包含特定格式说明的专用文档，当以模板为基础生成新文档时，其所包含的格式就将自动有效，这样就使操作简化到只须填入相应的内容就可以了。向导能够帮助用户选择合适的模板，并将按次序填写模板上的具体内容，直到生成整个文档。样式则是具有名字的特定编排格式的组合，可以认为样式是用户自己设计的能够重复使用的格式编排命令。(5)图文混排：WordXP中最值得标榜的特色功能之一就是图文混排，它不仅具有绘制简单图形的功能，而且还可以在文档中插入其他精美的图片，通过文字与图形的混合编排，制作出赏心悦目的高级文档来。(6)表格处理：在WordXP中，创建、修改一个表格或把一个文本转换为表格等操作是一件轻而易举的事。如果需要在表格中插入图片或公式，对表格进行各种修饰，WordXP也能很好的满足用户的要求。(7)传真、电子邮件与Web：WordXP最突出的特点就是网络功能得到了加强，其中包括传真、电子邮件、Web及主页制作等。尤其值得一提的是Word中的上网功能，使用户在Word环境下就能够直接进入因特网。它的最大好处是可以将网上的Word文档或其他类型的文档直接下载到WordXP中，也能够将自己的文档发布到网上去。2.WordXP的新特征(1)即点即输：可以将文字、图形或表格等放置在页面上的任何位置。只需将鼠标指针移动到要输入的位置，然后单击，便可以开始输入。(2)打印缩放：可以设置文档的打印比例或每页打印的版数，以便适应不同尺寸的纸张或在一页纸上打印多页文档。(3)收集与粘贴：最多可以在剪贴板上保留24次复制或剪切的内容，并允许粘贴全部或部分内容。(4）浮动表格：可以将表格放置在页面上的任何位置，就像图片一样。(5)图片项目符号：可以在项目符号列表的各项前插入小图片，使列表更富有特色。4.1.2认识工作窗口1.WordXP的安装WordXP是MicrosoftOfficeXP的一个重要组件,要安装WordXP就需要安装OfficeXP。安装OfficeXP的过程与安装较低版本的Office大致相同,只要按照OfficeXP安装向导的提示进行操作就可轻松安装。也可以任选需要的组件进行安装,在以后的使用过程中遇到尚未安装的程序或命令时,OfficeXP会自动弹出对话框,询问是否立即进行安装,此时只需把OfficeXP的安装光盘放入CD-ROM中,单击对话框中的【安装】按钮,安装过程即可自动完成。2.WordXP的启动在安装了OfficeXP以后,就可以启动WordXP了。启动的方法为:单击“开始”|“所有程序”|“MicrosoftOffice”|“MicrosoftOfficeWordXP”命令,即可打开Word的工作窗口。另外，如果桌面上有指向“WordXP”的快捷方式图标，也可直接双击打开。3.WordXP的退出退出Word的操作非常简单,用户可以采用以下几种方法之一退出Word。(1)单击“文件”|“退出”命令。(2)单击窗口右上角的【关闭】按钮。(3)双击窗口左上角的控制菜单图标。(4)在任务栏的当前窗口的按钮上右击，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。(5)在当前编辑窗口为工作窗口的情况下，直接按下Alt+F4.4.WordXP窗口组成启动Word之后,将打开Word的窗口。如图4-1所示。窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。下面将对窗口中的各个主要组成部分进行简要的介绍。图4-1WordXP窗口界面(1)标题栏:标题栏位于窗口的最顶端,显示当前文档的名称。其右侧的【最小化】按钮、【最大化】按钮/【还原】按钮和【关闭】按钮,分别用于窗口的最小化、最大化/还原和关闭操作。(2)菜单栏:菜单栏分别由“文件(F)”、“编辑(E)”、“视图(V)”、“插入(I)”、“格式(O)”、“工具(T)”、“表格(A)”、“窗口(W)”和“帮助(H)”等9个菜单项组成,每个菜单项都有一组命令或下级菜单。单击菜单标题,打开相应的下拉菜单,用键盘同样可以打开相应的菜单，用Alt键与菜单名称后边“（）”内的字母组合键可以选择相应的菜单。单击其中的命令或子菜单的命令,Word就会执行该命令所代表的操作。(3)工具栏:每个工具栏都是由一些工具按钮组成的,每个工具按钮代表一个常用命令。使用工具按钮时,只要用鼠标单击或双击按钮即可。默认情况下Word会显示“常用”和“格式”工具栏。Word有很多工具栏,当要使用其他工具栏时,用户可以选择需要使用的工具栏,方法是:单击“视图”|“工具栏”子菜单,然后单击选择需要的工具栏命令。在子菜单中,若工具栏前面有“√”标记则表示这个工具栏正显示在窗口中,没有“√”标记表示此工具栏在窗口中未显示。如图4-2所示。工具栏既可以显示和隐藏,还可以移动和重新排列。移动和重新排列工具栏的方法是:移动鼠标指针到工具栏左侧虚线位置,当鼠标指针变成实心的黑色十字形状时,按下鼠标左键并拖动到窗口工作区中,此时就会变成浮动的工具栏,如果要还原其位置,只要双击工具栏的标题栏即可。(4)标尺:标尺分为水平标尺和垂直标尺,标尺主要用来查看正文、表格、图片等的高度和宽度。也可以使用标尺对正文进行排版,如进行段落缩进,首行缩进，设置制表位等操作。可以在“视图”菜单中进行设置。图4-2工具栏选择情况界面(5)工作区:也称为文档窗口。用户可以在工作区内输入文本,或者对文档进行编辑、修改和格式化操作。是Word的主要工作区域。(6)滚动条:滚动条分垂直滚动条和水平滚动条两种,用来滚动文档的内容。使用垂直滚动条可以使文档上下滚动,使用水平滚动条可以左右滚动文档,以便查看文档的内容。(7)【视图切换】按钮:位于状态栏之上，用于切换文档的不同视图方式。(8)状态栏:显示出当前文档的页数、当前页码、插入点所在的位置、插入/改写状态等文档相关信息。(9)任务窗格:任务窗格是Word中一项很有用的功能。它可以通过单击“视图”|“任务窗格”命令来打开或者关闭。在Word中,共有“新建文档”、“剪贴板”、“搜索结果”、“剪贴画”、“样式和格式”、“显示格式”、“邮件合并”等几类任务窗格。各种任务窗格都有不同的用途。5.文档视图Word提供了多种文档的显示方式,称为视图。包括普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、文档结构图视图和阅读版式视图。这些视图可以满足用户在不同情况下编辑、查看文档效果的需要。(1)普通视图普通视图方式非常适合于文字的录入工作。用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作,并对文字格式进行编排。普通视图可以显示文本格式,简化了页面的布局,所以可以方便快捷地进行一般的文字编辑。在普通视图中,不显示页边距、页眉、页脚、背景、图形等对象,所以不能在普通视图方式下编辑页眉、页脚、背景、图形等对象。切换到普通视图的方法是:单击“视图”|“普通”命令或在工作区的左下角单击【视图切换】按钮均可切换到普通视图方式。(2)Web版式视图Word有较强的Web页编辑功能,网页的编辑与普通文档的编辑存在一些不同,Word的Web版式视图方式就是用来编辑简单网页的。在Web版式视图中,可以完整地显示所编辑的文件的网页效果。切换到Web版式视图的方法是:单击“视图”|“Web版式”命令或在工作区的左下角单击【视图切换】按钮。(3)页面视图页面视图是Word的默认视图,页面视图是按照用户设置的页面大小进行显示的视图方式,它的显示效果与打印效果完全一致。在页面视图中可以编辑各种对象,比如页边距、文本、图片、页眉、页脚和页码等，可以很方便地看到所编辑的对象在整个页面中的具体位置。切换到页面视图的方法是:单击“视图”|“页面”命令或单击工作区左下角的【视图切换】按钮。(4)大纲视图大纲视图特别适合于较多层次的文档,比如具有多重标题的文档。大纲视图将所有的标题分级显示出来,层次分明。在大纲视图方式下,可以通过标题的操作,改变文档的层次结构,即可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别,方法是:使用“大纲”工具栏上的【提升】按钮和【降低】按钮。还可以在“显示级别”下拉列表框中选择在大纲中显示文档的各个大纲级别的内容,如图4-3所示。图4-3大纲视图切换到大纲视图的方法是:单击“视图”|“大纲”命令或单击工作区左下角的【视图切换】按钮。(5)文档结构图视图文档结构图视图是用来显示文档结构的,它在窗口中显示为一个独立的窗格。文档结构图是以文档标题列表的形式来显示文档结构的。窗口被分为两列，当在左侧窗口中单击某个标题名称时,即可直接将光标定位到该标题对应的页面,从而实现对整个文档的快速浏览。切换到文档结构图视图的方法是:单击“视图”|“文档结构图”命令,即可打开文档结构图。文档结构图窗口，如图4-4所示。图4-4文档结构图6.WordXP的帮助功能WordXP的帮助系统包括MicrosoftOfficeWord帮助目录、Office助手、MicrosoftOfficeOnline等，用户可以通过帮助系统随时获取有关的帮助。(1)显示特定主题的帮助信息在菜单栏右侧的下拉列表中直接输入需要帮助的主题（如“新建”）并按Enter键，系统把相关内容罗列在“搜索结果”任务窗格中。在菜单栏上选择“帮助”|“MicrosoftOfficeWord帮助”选项，或按F1键，打开“Word帮助”任务窗格，在“搜索”文本框中输入要帮助的主题，单击文本框右边的“开始搜索”按钮。(2)Office助手Office助手可以帮助用户查找帮助主题、显示提示信息并针对正在使用的程序的各种特有功能提供帮助。(3)使用帮助目录查看帮助信息单击“Word帮助”任务窗格中的“目录”，将显示WordXP帮助系统全部内容的目录，用户可以在帮助目录中选择自己所需要阅读的主题。4.1.3文档的基本操作1.创建新文档通常情况下,当启动Word时,系统会自动打开一个名为“文档1”的空白文档,标题栏上显示“文档1-MicrosoftWord。Word文档的扩展名为.doc。在Word中允许用户同时编辑多个文档,而不必关闭当前的文档。新建文档可以采用以下两种方法。(1)利用菜单命令新建文档单击“文件”|“新建”命令,打开