财务部运营手册

-1-第一章财务部组织机构形式和工作内容.一财务部组织机构形式财务部是酒店的核算部门，负责日常收支管理和成本控制工作，根据国家《会计法》，酒店一律采用“旅游饮食服务企业财务制度”，并根据酒店实际情况，设置会计科目和会计报表，组织会计核算，包括资产核算、负债核算、所有者权益核算、营业收入核算、成本核算、费用和税金核算以及经营利润的核算。财务部通过设在前厅和餐饮部门的各个收银点收集并统计每天的营业收入。为了确保营业收入的准确性，财务部设有专人进行审核工作。二财务部职权范围财务部是酒店管理的神经中枢，是酒店运行状况的晴雨表。财务管理的好坏直接影响到酒店的经营状况和经济效益．也会影响到国家财产和投资人的权益。为此，酒店财务部的职权范围是：(1)正确执行国家经济政策、财政金融政策，认真执行《会计法》、《企业会计准则》、《旅游饮食服务企业财务制度》和《企业会计制度》，保证国家经济政策和财务制度在酒店的贯彻实施，维护国家财经制度和财经纪律。(2)建立健全和贯彻落实酒店财务管理制度，在遵守国家经济政策、财务制度的基础上，财务部要结合本酒店实际制订自己的财务管理和会计核算制度，包括资金管理制度、应收结算制度、财产管理制度、收入管理制度、成本费用管理制度等等，并组织实施。(3)在调查研究的基础上做好酒店预算管理。要以市场供求关系为基-2-础，广泛收集各种资料，做好酒店及各部门的年、季、月预算工作，协助总经理确定预算目标，并通过会计核算不断反映酒店和各部门预算目标的执行结果，做好预算控制。(4)全面组织会计核算，发挥财务监督与反映职能。财务部要按《企业会计制度》和《企业会计准则》的要求，结合酒店实际，建立健全会计科目，逐日、逐月、逐季做好酒店及各部门的记账、结算、会计核算工作，准确反映酒店经济活动状况和预算完成结果，监督酒店及各部门的经济运行，为提高酒店经营管理水平提供决策依据和数据信息。(5)运用财务管理和会计核算手段，维护国有资产和投资人权益。为此，财务部要认真贯彻企业财产管理、现金管理、投资与基建管理、发票使用与管理等各项制度，严格财务核算和会计手续，监督重要开支，保证酒店国有资产和投资人资产的保值和增值，防止资产流失，并运用财务管理和会计核算手段，包括利润核算、工资核算、分配核算等，维护投资人和劳动者双方权益，促进酒店管理的发展。三财务部工作内容(1)掌握经济信息，做好经营预测。密切注意国家经济改革动向，掌握国家已出台的经济法规、政策、条例，广泛收集市场信息及各种经济资料、数据等，为酒店经营活动提供客观依据。(2)编制财务预算，确定财务管理目标。在市场调查和经济预测的基础上，组织酒店各部门做好财务预算，编制部门计划。同时搞好综合平衡，编制整个酒店的财务收支预算，确定酒店及各部门的财务管理目标。为酒店推行经营目标管理的考核办法提供决策依据。(3)合理运作资金，加快资金周转。以预算目标为基础，通过制定和执行消耗定额和费用开支标准，控制成本和费用，加快资金周转，提高资金-3-使用效率，满足酒店及各部门业务需要。(4)加强营业收入管理，保证资金及时回笼。建立营业收入管理制度，监督和核算各经营部位的销售收入，分析收入结构和完成进度，及时催收应收账款，保证资金尽快回笼，并为酒店及各部门销售活动的组织提供收入分析报告，促进销售合理化。(5)加强成本费用管理，提高经济效益。制定酒店及各部门成本、费用管理规定、开支标准，严格审批和控制各项成本、费用开支，定期编制成本、费用分析报告。以此考核每月、每季酒店及各部门预算指标的执行情况。(6)加强资产管理，提高资产利用率。建立资产管理制度，完善资产购置申报程序，做好资产登记、购置、保管、使用、资产更新、报废等各项管理工作，监督资产使用过程，延长资产使用寿命，提高资产使用效率。(7)加强会计核算，按时上报财务报表。采用现行的“旅游饮食服务企业财务制度”的规定，结合国家旅游主管部门要求，设计酒店会计科目、会计报表，定期组织资产核算、负债核算、所有者权益核算、营业收入核算、成本费用和税金核算、利润和利润分配核算等全面会计核算。定期提供会计报表和各种统计报表，为总经理的经营决策和酒店经营活动的正常开展提供依据。(8)严格内部审计，实行财务监督。建立内部审计制度，发挥审计作用。对酒店及各部门的各项收入、成本、费用开支、会计核算报表进行审计，以充分发挥财务监督的作用，正确执行国家财经制度和财经纪律。(9)做好考核评价，坚持财务分析。依据财务报表反映的数据信息，定期考核酒店及各部门各项指标完成情况，及时做出财务分析，找出存在的问题及其原因，并对下一步经营管理提出建议，以便为酒店及各部门改善经营管理提供决策参考，不断提高酒店管理水平和经济效益。-4-榆林人民大厦财务管理制度与规定一货币资金管理制度与规定1.1酒店筹集资金酒店筹集资金应按国家法律、法规的要求和手续办理，由财务总监书面申请，报送酒店董事会批准后，方可执行。(1)筹集资金可以办理短期一次性借款手续或分期分批划拨。也可通过发行股票的长期投资方式募股集资。(2)借款方式主要由银行发放贷款，也可向关联单位、上级部门、下属公司借款。(3)酒店可以在管理委员会向本企业投资额限下，请求上级部门为其申请贷款提供担保，但酒店不得向外单位的借款担保。(4)对筹集的资金，必须执行董事会批准的开支项目，严格按照借款合同规定的用途使用，不得挪为他用，并有计划地控制资金的划拨和支出。1.2酒店固定资金来源酒店固定资金主要来源于流动资金和银行借款。酒店根据生产经营需要，确定固定资金的需要量。(1)固定资金的单位价值在1000元以上，使用年限在一年以上，使用过程中基本上保持原有实物形态的劳动资料，方可列为固定资产的用途支付。(2)固定资金的使用范围严格控制在董事会批准的固定资产购置预算资金以内。(3)预算以外的经营业务急需购置的特殊设备，总经理可以批准1万元以内的采购项目。财务部编制财务分析时必须将设备购置项目向董事会成-5-员报告。(4)设备购置必须通过使用单位提出书面申请报告，经财务部筹集资金和采购部验证资产预算编号，报总经理签字批准后，方可执行。(5)固定资产在使用过程中逐步损耗而转移的价值，形成折旧。折旧年限按照国家有关规定执行。1.3资金使用在保证酒店生产经营需要的前提下，各部门要节约使用资金，尽量减少对流动资金的占用。储备资金的使用必须由财务部库管领班填制附有补充存货明细项目附件的仓库补货单，经财务部审核存货定额，报总经理签字批准后，方可执行采购业务。存货资金周转率严格控制在预算规定的指标范围以内。(1)为更有效地控制商品存货的定额管理，提高资金周转速度和效率，商品资金存货定额要严格执行预算指标。(2)代销商品结算，必须由使用部门经理对已销商品发票进行审核并签字后，财务部负责出纳工作的人员方可办理付款手续。(3)月末存货盘点核算时，。做到账单相符、账表相符、账实相符、账账相符。1.4流动资金银行管理和现金管理流动资金管理必须严格执行银行的结算规定。财务部的会计人员应尽职尽责，严格遵守和带头执行财务手续。财务部出纳、收款员、外币兑换员所收各种类型的支票、现金、信用卡等货币资金，严格禁止挪用。若有违反规定的，根据情节严重的不同程序，分别予以处理。(1)出纳负责酒店内部各收款点的营业收入、业务周转金和酒店业务零星开支的库存现金。酒店对现金支出必须严格控制。当事人取得原始凭证后要先经部门经理审核签字，然后报财务部负责人审核开支标准和范围并-6-签字，出纳在见到完整的签字凭证后，方可支付现金。现金日记账由出纳逐笔顺序登记。每日结出本期发生额和余额。要求账账相符，账单相符，账表相符，表表相符，账实相符。财务部随时对备用金进行抽查，不得坐支现金。①收款员均不得在工作时间携带个人现金上岗，如违反此项规定将填写过失通知书。所携带现金将根据情况酌情处理。②收款员下班前应确认已将工作中所收现金（包括长款部分）如数上交。③使用现金投款箱时，必须要有投放证明人，作为待收款人并签署现金簿，稽核员或带班人员必须是前台在岗人员。④由出纳作为最终收款人。收款岗位都有相应的周转金，前台周转金由接班收款员班班交接，餐厅收款员自己保存相应的周转金。(2)出纳人员要求能相对稳定，负责与银行单位的业务联系和各种类型支票的管理，办理酒店经营活动的业务转账、结算。支票须留印鉴，必须有专人管理。通过货币资金的记账，按照业务发生的先后顺序，出纳员逐日逐笔进行登记，日记账目日清月结，账款相符。①建立领用支票登记本，采购员领用支票限额3张，支票周转期限不超过5天。②出纳办理每日银行存款的收付业务。对其他货币资金逐笔登记，定期清理。每月定期编制“银行存款余额调节表”。不准开空头支票，不准拖欠货款，不准出租账户，采购员领取支票必须填写签发日期、款项、用途、提取限额和收支单位。③银行日记账逐笔顺序登记，每日结出本期发生额和余额。要求账账相符，账单相符，账表相符，表表相符，账实相符。④银行余额调节表于次月15日以前完成，及时清理未达账项。⑤购入新支票和作废支票，每月登记和统计后集中管理。-7-(3)货币资金事故处理规定。①收款员在结账过程中，由于工作中粗心大意或失误，对信用卡黑名单核实不准；信用卡日期或卡号不明确及客人未签名等造成银行退单的现象，由当事人按规定赔偿。②因工作责任心不强造成错账或漏登单据，但所收现金与错账相符时，当事人负责赔偿。③因不执行财务制度，不按规定的工作程序及财务手续从事工作，而造成错账、错单的间接责任者，应按规定赔偿。④收款员、外币兑换员因工作不细心出现账款不符，且原因不清而造成短款，无论款项多少，一律由当事人全部赔偿。⑤外币兑换员因错开兑换比价或计算错误而造成的错单、错款，直接责任者应全额赔偿。⑥财务部各级管理人员都应尽职尽责，敢于管理，善于管理，经常教育所属职工在本岗位上严肃财经纪律，严格遵守财务手续，做好职工的岗位培训，督导职工圆满完成本职工作。二应收账款管理制度与规定控制酒店的应收账余额是财务部的一项重要工作。应收账款管理制度的完善与执行，可以减少酒店的资金占用，加速酒店的资金回收与流动，增收节支，以争取更好的利润。2.1结算人员工作分配制度结算组要实行工作分配制，对长住户及散客结算、国内外旅行社及部委、公司结算、餐厅挂账结算等均由专人负责。由结算主管整体控制应收账。2.2账户结算登记制度-8-对与酒店有挂账协议的客户，按照所属类别设立对应的账户。旅行社结算员每日根据前台报告，将挂账转入该客户所属类别指定账户，并制作转账凭证。注意审核检查，不得串户。2.3汇款收据管理制度信贷结算正式收据从出纳处申领。信贷员领新交旧。从银行取回的客户汇款进账单、托收汇票，或客人直接支付的现金，经审核无误，须开具正式收据。收据的第二联交给付款单位，财务联及汇款单、汇票或现金一同交至总出纳处。上述付款也可按照信贷员的“付款通知书”，由总出纳直接收讫并开收据。2.4指标分组考核制度酒店根据销售淡、旺季的经营情况及客源状况，制定应收账回收指标，并按月分别规定信贷人员的个人指标。做到有的放矢，增强工作责任感。2.5资金收回奖惩制度结算组的奖惩主要取决于个人指标和总体指标完成的情况。奖惩方式与浮动挂钩。除此，如年底应收账回收成绩突出，酌情发放总经理特别奖金。2.6定期结算与清理制度应收账结算方式一般为月结。结算员按月发送对账单。每月月初发送长住户的当月房费和上月杂费，以及旅行社和公司的上月房杂费。本市客户结算期限为一个月；国内客户不超过两个月；国外客户不超过三个月。如客户延期未付，由信贷员发送催款信，以加速资金周转。信贷主管每月制作应收账账项分析报告，列出长住户和旅行社欠款前10名的客户名称及欠款金额，上报财务总监。报表所列金额要求与应收账明细账户项目相符，与应收账余额相符。2.7坏账损失确认及审核制度-9-坏账损失的处理办法采用备抵法。每月按董事会批准预算的规定，在低于税法制定的限额以内，提取坏账准备金。信贷组只有在欠款公司撤销、破产、资不抵债、现金流量质量不足等的情况下，由信贷主任提出书面申请，根据企业管理权限，经股东大会或董