第2章-数据库和表

2学习目标掌握创建数据库的方法。熟悉表的组成，掌握建立表结构的操作。理解输入掩码、有效性规则、默认值、索引等概念，能够为字段设置这些属性。理解表间关系的概念，掌握建立表间关系的操作。理解查阅列表的概念，并掌握相关操作。能够根据需要修改表结构、调整表外观。能够根据需要对表进行排序，或筛选表中数据。3第2章数据库和表2.1创建数据库2.1.1创建数据库2.1.2打开和关闭数据库2.2建立表2.2.1表的组成2.2.2建立表结构2.2.3设置字段属性2.2.4建立表间关系2.2.5向表中输入数据2.3编辑表2.3.1修改表结构2.3.2编辑表内容2.3.3调整表外观2.4使用表2.4.1排序记录2.4.2筛选记录42.1创建数据库Access是一个基于关系数据模型的数据库管理系统，在中小型数据库应用系统的开发中得到广泛应用。Access使用户能够方便地组织和管理数据库信息，以及在Access环境下开发数据库应用系统。功能区标题栏导航窗格状态栏选项卡快速访问工具栏功能区最小化/展开功能区按钮命令组视图按钮工作区52.1.1创建数据库创建数据库有两种方法，一是先建立一个空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象；二是使用Access提供的模板，通过修改模板内容创建数据库。Access2010创建的数据库文件的扩展名是.accdb。6创建数据库创建空数据库打开“文件”选项卡，选择“新建”命令，再选择“空数据库”类别。空白数据库中不包含任何其他数据库子对象，是一个空的数据库容器。用户可以根据实际应用的需要，添加表、查询、窗体、报表、宏、模块等数据库对象。7使用模板创建数据库模板是一种预先设计好的包含某个主题内容的数据库（模板文件的扩展名为.accdt），在模板数据库中已建立了表、查询、窗体、报表等与主题相关的数据库对象，可以使用Access自带的样本模板，或者从Office.com下载模板，也可以使用用户自己设计的模板。打开“文件”选项卡，选择“新建”命令，双击“样本模板”类别，打开“样本模板”列表，选择一个模板，如“学生”。利用模板创建的数据库中会包含表、查询、窗体、报表、宏和模块等子对象，但没有具体数据。用户可以根据实际应用的需要修改这些对象。创建数据库8创建数据库92.1.2打开和关闭数据库打开数据库通常有两种方法：启动Access时打开已有文件和启动Access后用“打开”菜单命令打开。关闭Access通常有4种方法：单击主窗口的“关闭”按钮。依次单击“文件”→“退出”命令。单击标题栏的控制图标，在打开的窗口控制菜单中选择“关闭”菜单命令，或双击标题栏的控制图标。按【Alt+F4】组合键或【Alt+X】组合键。102.2建立表表是Access数据库的基础，是存储和管理数据的对象，也是数据库其它对象的数据来源。在建好空数据库后，要建立表对象和各表之间的关系，以提供数据的存储架构，然后逐步创建其它Access对象，最终形成完整的数据库。112.2.1表的组成Access表由表结构（字段）和表内容（记录）两部分组成。其字段描述了表的结构，主要包括字段名称、数据类型和字段属性；记录描述了表中存储的数据。一个表中的同一列数据应具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。数据类型决定了数据存储方式和使用方式。Access2010提供了12种数据类型，分别是文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、计算和查阅向导。字段属性即表的组织形式，包括表中字段的个数，各字段的大小、格式、输入掩码、有效性规则等。12Access的数据类型132.2.2建立表结构建立表结构包括定义字段名称、数据类型，设置字段的属性等。建立表的方法有两种：使用数据表视图和使用设计视图。使用数据表视图14建立表结构使用设计视图152.2.3设置字段属性字段大小决定一个字段所占用的存储空间。该属性只对文本、数字和自动编号类型的字段有效。格式控制数据在数据表视图、窗体、报表等界面中显示或打印的样式。可以选择系统预定义的格式，也可以自定义格式。输入掩码输入数据时必须遵守的标点、空格或其它格式要求，可限制数据输入的格式，以屏蔽非法输入。默认值在添加新记录时为字段填入的预设值入。默认值的类型要与该字段的数据类型一致。16设置字段属性有效性规则用于指定对输入到本字段的数据的要求，以保证用户输入的数据是正确有效的。有效性文本用于指定输入数据违反有效性规则时的提示信息。必需取值为“是”，表示必须输入值；取值为“否”，表示可以不输入值。允许空字符串指定字段是否允许零长度字符串。17索引在Access中可以基于单个字段或多个字段建立索引通常对表中经常检索的字段、要排序的字段或在多表查询中作为联接条件的字段建立索引。备注、超链接和OLE对象类型的字段不能建立索引。索引的类型主索引：主键就是主索引，主索引也就是主键。唯一索引：索引字段的值必须是唯一的，不能有重复。主索引只能有一个，唯一索引可以有多个。普通索引：索引字段的值可以有重复。18索引建立索引单字段的索引可以通过设置“索引”属性建立。“无”表示不建立索引。“有（有重复）”表示建立索引，且索引字段值允许重复。“有（无重复）”表示建立索引，且索引字段值不允许重复。多字段的索引可以在索引对话框中建立。打开表设计器，选择功能区中的“索引”命令。设置是否为主索引设置是否为惟一索引192.2.4建立表间关系两个表之间可以通过公共字段或语义相同的字段建立关系，以便同时查询多个表中的相关数据。联接字段不一定要有相同的名称，但数据类型必须相同。联接字段在一个表中通常为主键或主索引，同时作为外键存在于关联的表中。关系中处于“一方”的表称为主表或父表，另一方的表称为相关表或子表。操作方法在功能区中选择“数据库工具”→“关系”→“关系”按钮。在“显示表”对话框中将各表添加到“关系”窗口。在“关系”窗口中将主表的主键字段拖至子表的关联字段。在“编辑关系”对话框中进行相应的设置。20建立表间关系主表子表联接字段212.2.5向表中输入数据使用“数据表视图”输入数据使用查阅列表输入数据可以为“文本”、“数字”和“是/否”类型的字段设置查阅列表，用以设置在数据表视图或窗体中输入数据时所用的控件，默认为“文本框”，也可以设置为组合框或列表框。22向表中输入数据使用“计算”类型字段存储数据“计算”型字段，存储一个表达式，其值为表达式的结果。23向表中输入数据使用“附件”类型字段存储数据“附件”型字段类似将文件附加到电子邮件中，一个“附件”型字段中可以附加多个文件。24向表中输入数据获取外部数据利用Access提供的导入和链接功能可以将外部数据直接添加到当前的Access数据库中。在Access中可以导入的表类型数据包括Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其它Access数据库中的表等。将数据保存到一个新表中将数据追加到现有的表中创建链接表252.3编辑表在创建数据表后，由于种种原因，可能表的结构设计不合理，有些内容不能满足实际需要。在使用数据表时，由于需要增加或删除一些内容，会使表结构和表内容发生变化。为使数据表结构更合理，内容使用更有效，需要对表进行维护。262.3.1修改表结构修改表结构主要包括增加字段、删除字段、修改字段、重新设置主键等。在Access中添加和删除字段非常方便，可以在“设计视图”中操作，也可以在“数据表视图”中操作。如果已定义的主键不合适，可以在“设计视图”中重新定义。272.3.2编辑表内容编辑表内容是为了确保表中数据的准确，使所建表能够满足实际需要。编辑表内容的操作包括记录定位、添加记录、修改数据、删除记录以及复制字段中的数据等。282.3.3调整表外观调整表外观是为了使表看上去更清楚、更美观。调整表外观的操作包括：改变字段显示次序、调整行高和列宽、设置数据字体、调整表中网格线样式及背景颜色、隐藏列、冻结列等。292.4使用表数据库表建好后，可以根据需求排序或筛选表中的数据。302.4.1排序记录简单排序对一个或多个相邻字段的数据按同一方式排序。排序字段从左到右依次为主要排序字段、次要排序字段。排序方法数据表视图:将光标定位在要排序的列的任一单元格中。执行“开始→排序和筛选→升序”(降序)命令。高级排序对多个不相邻的字段按不同的方式排列。排序方法数据表视图:执行“高级→高级筛选/排序”命令。在“筛选”对话框中设置排序字段。执行“高级→应用筛选/排序”命令。312.4.2筛选记录筛选根据指定的条件从一个表中找出所有满足条件的记录，而将不满足条件的记录隐藏起来。执行筛选操作不会改变数据表中的数据。被隐藏的记录可以重新恢复。基于选定内容筛选以当前光标所在单元格的内容作为筛选条件。“开始→排序和筛选→选择”，从列表中选择匹配方式。使用筛选器筛选文本筛选器、日期筛选器、数字筛选器。数据表视图：单击表格列标题按钮，选择筛选器。32筛选记录按窗体筛选一次可以指定多个筛选条件，条件之间可以是相“与”的关系，或相“或”的关系。操作方法执行“排序和筛选→高级→按窗体筛选”命令。在“筛选”窗口中设置筛选条件。执行“高级→应用筛选/排序”命令。筛选条件33筛选记录高级筛选用于复杂筛选：表达式作为筛选条件，筛选结果可排序。操作方法执行“排序和筛选→高级→高级筛选/排序”命令。在“筛选”窗口中设置筛选条件。执行“高级→应用筛选/排序”命令。