煤矿建设项目档案管理规范

煤矿建设项目档案管理规范1.范围本标准规定了煤矿建设项目档案工作组织、职责要求；明确了项目文件归档、项目档案整理、保管、利用、信息化管理及项目档案验收的基本方法。本标准适用于新建、改建、扩建、技改、续建的煤矿建设项目（含与其配套建设的洗煤厂）的档案管理工作。与煤矿项目配套建设的电厂、铁路专用线、化工厂等方面的档案管理参照相关行业标准。2.规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。然而，鼓励根据本标准研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适应于本标准。GB/T19000质量管理和质量保证系列标准GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB50319建设工程监理规范GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB50213煤矿井巷工程质量验收规范DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T42企业档案工作规范MT5010—95煤矿安装工程质量检验评定标准《煤炭工业企业档案分类规则》（煤办字[1994]第110号）《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号文件）《煤炭工业工程质量技术资料管理规定》和《煤炭工业煤矿井巷工程、建筑安装工程单位工程质量保证资料评级办法》（煤规字〔1999〕第34号文件）《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）3.术语和定义3.1GB/T15663--2008煤矿科技术语及《煤矿安全规程》中定义的术语适用于本标准。3.2DA/T1—2000确立的档案工作基本术语以及下列术语和定义适用于本标准。3.3煤矿建设项目指为了开采煤炭、按照一个总体设计而建设的工程。它包括一个或多个单项工程，在经济上统一核算、行政上统一管理，建成后统一移交生产。3.4煤矿建设项目文件指煤矿建设项目在地质勘探、立项审批、招投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、竣工验收及试生产全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。3.5煤矿井巷单位工程煤矿矿井中不能独立发挥能力，但其有独立施工条件，构成一个施工单元的工程，即为一个煤矿井巷单位工程。主要包括：立井井筒、斜井井筒和平硐、巷道、硐室、井下安全设施、井下铺轨等六大类。4.煤矿建设项目档案工作组织和职责4.1煤矿建设项目（以下简称项目）档案工作实行项目法人负责制。项目法人或受其委托的建设单位（以下统称项目建设单位），全面负责本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门的监督和指导。项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工安装、工程监理、设备供应等单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确提交项目文件范围及相应职责，提出文件的质量要求、整理标准，提交套数、提交时间等要求。4.2项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理、分工负责原则。4.3项目建设单位应明确档案工作的分管领导，建立与项目相适应的档案管理机构。确定项目档案管理机构的负责人和各职能部门分管档案工作的负责人。4.4项目档案工作应与项目建设同步。项目建设单位应从项目开始筹建就建立档案工作，把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步考核。4.5项目建设单位应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。4.6各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。4.7档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；档案人员应保持相对稳定。项目档案工作人员应具有档案专业和煤矿建设专业知识。档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。项目应建立档案人员培训制度并认真组织实施。4.8项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络。4.9项目建设单位档案部门职责：——贯彻落实国家、行业及项目主管部门有关档案工作的法律、法规、标准规范，建立健全本项目档案工作制度，组织项目档案业务培训；——对本单位各职能部门和参建单位档案工作进行监督、指导、检查；——参与项目合同管理，对文件材料和档案的形成进行全程监管和控制。——参与项目建设的重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、项目建设交工验收；——负责收集、整理、保管、提供利用本项目全部档案，并按要求做好项目档案验收准备和移交工作。4.10建设单位各职能部门档案工作职责：——负责本部门项目文件的收集、整理，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内向档案部门移交;——与档案部门共同指导、检查相关参建单位的归档情况。4.11参建单位档案工作职责：——按合同、协议规定负责相关文件的收集、整理和归档工作，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内按要求向建设单位移交档案。——监理单位还应负责审核施工文件完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交档案专项报告和验证文件。4.12项目档案登记项目建设单位应在项目开工后向项目主管部门报送《项目档案登记表》，每年报送一次，由项目主管部门汇总后报项目所在地省级档案行政管理部门，同时抄送省级煤炭行业主管部门。4.13控制措施建设单位和参建单位应建立健全项目档案管理的制度和规范，采取前端控制、过程管理、节点把关等有效措施，控制文件归档和档案质量。在主要合同的起草、审查、执行等环节，凡涉及文件和档案的条款，应有档案人员参与把关，合同结算程序应有“档案部门签字”。5.项目文件的归档5.1项目文件的收集、积累、整理工作，由项目文件的形成单位或部门负责。5.2项目文件形成单位或部门应指定人员负责文件的归档工作，确保归档文件的真实、准确。5.3项目建设单位应依照《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》（见附录），结合项目实际，制定本项目文件归档范围和保管期表。保管期限分为10年、30年、永久。5.4归档职责5.4.1项目建设单位各职能部门负责收集、整理关于煤矿项目建设的法规性文件、许可和资质文件；项目前期地质勘探、决策立项及核准文件；规划和建设用地审批文件；设计文件；工程及物资、设备采购招投标及承发包合同文件；开工审批及计划、投资、财务、审计等管理文件；施工中通风管理与安全监察、地质测量等安全保障文件；工程质量监督检测及验收文件；安全及质量事故调查处理文件；工艺设备文件；科研项目文件；涉外文件；试运行（生产）和单项验收等过程中形成的文件。5.4.2地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。5.4.3勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行性研究及设计文件的收集、整理工作，并按规定的要求向建设单位提供报告和设计文件。5.4.4施工单位负责收集、积累、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件、竣工验收文件、系统调试文件、系统使用维护与保养说明文件及竣工图，并按规定的要求向建设单位移交。竣工文件的编制应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）标准的要求和合同约定要求。5.4.5监理单位负责收集、积累、整理其所形成的监理文件，并按规定的要求向建设单位移交。5.4.6物资、设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，矿用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件，连同设备材料及构配件（开箱）进厂检验单等，由施工单位负责收集、整理，经监理单位查验并签字后编入施工文件。5.4.7设备生产监造单位负责收集、整理设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情况，交施工单位复检签字后，编入施工文件。5.4.8由建设单位发包的专业承包施工工程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理后提交总承包单位汇总。5.4.9安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。5.4.10声像档案是项目档案的组成部分，由制作部门或指定部门负责收集、整理和归档。它包括照片（底片、反转片）、影片（正负片）、录音带、录像带、音频、视频等。声像档案应真实记录建设项目现场、重要施工过程、开竣工仪式、试生产情况和重要会议、活动、事故情况。声像材料形成后应由摄录人员及时整理归档，加以必要的文字说明（时间、地点、内容、人物、主题、格式）。归档的声像材料必须是原版、原件，质量和格式符合规定要求。5.5项目文件的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）及《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）的原则要求。5.6归档的项目文件应为原件。因故为复制件的，必须加盖复制件提供单位或归档单位的公章，并注明原件所在之处。5.7各相关方向建设单位移交项目档案时，应编写归档说明，将归档过程及结果情况进行说明。交接双方应办理交接手续，编制移交清册，双方分别留存。6.项目档案的整理6.1建设单位档案部门可参考《煤炭工业企业档案分类规则》，编制本项目档案分类、编号规则。6.2建设单位档案部门应按照分类编号规则对项目档案进行排列、编档号，系统化整理后编制相应的案卷目录。6.3建设单位应在项目档案验收合格后三个月内按合同及规定的要求，向生产使用单位办理档案移交。分期建设的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。7.项目档案的保管和利用7.1建设单位应对项目档案集中统一管理。任何部门或个人不能据为已有。7.2建设单位应为档案部门配备满足档案工作需要的设施、设备，并做到办公室、阅览室和库房三分开。7.3档案工作应具有档案整理、档案保护、档案利用所需的装订机、计算机、扫描仪、刻录机、复印机和照相机、摄像机等设备。7.4档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防盗、防水、防潮、防紫外线照射、防有害生物、防尘等保护措施；配备温湿度计、灭火器、空调、去湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全。有条件的应配置自动监控报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。7.5档案柜架应符合坚固、耐久、实用要求。库房、柜架应设置引索图卡，做到排列有序，指引醒目，存取方便。档案盒应符合规范要求。7.6档案库房温度一般应控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，保持库房整洁。7.7编制案卷目录及卷内目录、电子档案、声像档案等专题检索工具，方便档案查找利用。7.8建立健全档案借阅、利用登记制度，做好档案利用效果统计工作。对需要保密的档案设置档案利用权限，严格审批程序。8．项目档案信息化建设8.1项目档案信息化建设应与项目信息化建设协调和同步实施，并坚持技术与管理并重的原则，以档案信息化促进和保障项目建设信息化。8.2项目档案管理信息化系统的开发与应用，应满足项目建设全过程文件控制和档案管理工作运行的需要。8.3项目档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其它相应功能。8.4项目档案管理系统应与建设项目各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。8.5电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）。9．项目档案验收工作9.1项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部