档案工作规范化建设的要求与条件

档案工作规范化建设的要求与条件掌握要领无论是机关、团体、企事业单位、民营经济或者个人，凡涉及其档案工作规范化建设均要求满足以下方面条件：一、建立和完善档案工作管理体制1、体系完备：从分管领导、分管部门、部门负责人、专、兼职档案员十分明确，成为网络体系。2、纳入管理：①规划、计划列入；②经费保障及列入；③部门职责、人员责任纳入、做到奖惩执行。3、正常性活动开展：①学习、培训；②会议、参观、交流；③检查、评比；④目标管理和监督与指导。二、建立和健全档案工作制度1、归档制度；2、鉴定制度；3、保管制度；4、整理制度；5、统计制度；6、查阅利用制度。三、设施与设备要满足档案工作需要1、设施方面：（房子）：要做到库房与档案员办公、查阅室分开，库房要按档案的承重、存量等特殊要求安排，最好单独设立有技术室、实物档案陈列室（荣誉室）。2、设备方面：①办公设备齐全：电脑、打印机、扫描仪、电动缝纫机、录放像机、照相机等。②“八防”设备齐全：防火——有干粉灭火器；防水——去湿机；防盗——防盗门窗、报警器；防高温——空调；防光——深色窗帘、白炽灯（防暴型）；防尘——吸尘器；防鼠（虫）——药物；防污染——远离污染源或采取相关措施。③柜、架标准：用铁制柜或密集架。3、用品、用具方面采用标准化的卷皮、卷盒、目录。四、业务建设要规范1、集中统一做到各门类档案、材料集中统一管理，保证档案的完整性，少数档案（如人事档案）可分室单独存放。2、科学分类有分类大纲、有编号方案、有归档范围与保管期限表、立卷类目表。3、整理标准按照各门类档案标准进行规范化整理，含档案的分类、鉴定、装订、组卷、编目、装盒、上架等。①文书档案：2001年前是立小卷2002年及以后按《归档文件整理规则》要求整。②会计档案：按《会计档案管理办法》财政部1998年标准整理。③科技档案：按《科技档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000的标准整理。④人事档案：干部按《干部档案管理条例》即1991年4月2日中组部要求整理。职工按《企业职工档案管理工作规定》即1992年6月9日劳动部要求整理。⑤声像档案：参照《安徽省声像档案管理办法》和《照片档案管理规范》GB/T11821-89，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678·1-1999的要求整理。⑥实物档案：参照档案行政部门的要求整理。⑦专业档案：参照有关标准的要求整理。4、管理规范①日常登记与造册统计（如移进移出等）②管理有记录：温湿度与查库情况③监督与指导：把好业务关④全宗卷规范：参照《全宗卷规范》DA/T12-1994要求。包含以下主要内容：（1）档案收集：档案交接文据、移交目录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等。（2）档案整理：整理方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。（3）档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。（4）档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。（5）档案统计：档案收进、移出登记、案卷基本情况和重要利用统计表等。（6）档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。（7）档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。⑤利用登记与利用典型事例汇编⑥计算机管理工作：利用《档案管理软件》录入、存储、检索