浅谈业务管理的问题

——从入学的第一天起就帮您做好职业准备！2013北大资源研修学院本文主要探讨了业务管理的一些问题。管理是一门科学或至少是一门不受文化价值观与个人信念支配的学科,业务管理问题直接制约着基层台站的全面发展,基层台站业务管理问题在气象业务的发展过程中越来越突出,值得管理者反思,管理也即将成为一项独立的业务,参与到行业的竞争当中。改革开放三十年,也是气象事业飞速发展的三十年,随着商品经济大潮的涌入,我国的气象事业也受到了前所未有的冲击,基层气象台站也不断寻求着自己的发展之路,气象业务由单一化的地面观测逐步扩展为地面测报、预报服务、信息服务、雷电防护、防雷工程等多项业务为一体的综合气象业务。为适应新型的气象业务体制,基层气象台站原从事业务的工作人员也从地面测报业务人员中得到分化,但台站的发展首先基本业务必须要发展。新气象业务体制的建立,新设备新技术的应用,对于基层台站从事基本业务工作人员的要求越来越高,人员的管理问题也越来越突出,特别是业务管理问题直接制约着基层台站的全面发展。经过多年来的工作体会,和对先进与落后,成功与失败的反思,我认为,管理也即将成为一项独立的业务,参与到行业的竞争当中。管理是一门科学或至少是一门不受文化价值观与个人信念支配的学科,是社会与经济发展的产物,同样是我们基层台站参与行业内部与不同行业之间竞争的有力保障。因此说管理的落后比技术的落后更可怕。说到技术落后,我们大多表现得非常坦率,甚至能够具体说出相对落后多少年,但论起管理的落后,人们就比较爱给自己留面子了,喜欢用“跟不上”这样一个词。落后的管理水平带来的危害是不可低估的。管理的落后能使先进的技术设备变为摆设;管理的落后会使先进的技术管理手段无用武之地;管理的落后会造成优秀的技术人才的流失。“以人为本”的业务管理模式,就是在管理过程中以人为出发点和中心,围绕着激发和调动人的主动性、积极性、创造性展开的,以实现人与行业共同发展的一系列管理活动。以人为本的业务管理模式应该具有下列几个特点:1.以人为本的管理活动围绕着激发和调动职工的主动性、积极性和创造性来展开。管理者要尽可能地发挥想象力,抓住工作生活中的细节,根据个人特点,挖掘其最大潜能,使其把全部积极性用于业务的发展中来。1.1创造业务工作的吸引力业务工作枯燥乏味,这是业务工作缺少吸引力的最主要原因。气象业务体制改革之后,许多原从事业务的专业技术人员都调整到本局其它岗位中,有的甚至转了行,其中不乏一些优秀的业务技术人员,优秀业务人才的流失是无法避免的。如何提升业务工作的吸引力值得每个管理者认真思考。业务的综合性不妨这样理解:专业性+趣味性,专业性是显而易见的,但趣味性却极难以实现。我们要把二者综合到一起的目的就是要提升业务工作的吸引力,吸引大批优秀的专业技术人才补充到基层业务人员队伍中来,让他们热爱自己的小团体,愉悦地留下来工作,为基层台站的发展提供有利的技术保障。其实业务的吸引力来自于开发业务工作者的兴趣,这就要求业务管理者开动脑筋。我们不妨在工作之余可以组织业务人员开展一些趣味性活动,当然是以小的经济成本为原则。例如,简单易行的文体活动,知识竞赛活动,以科室为单位参与有利于社会的公益活动,读书活动等等,创造和谐愉快的工作环境,职工才不会在一成不变的工作中压抑情绪,工作效率会大大提高。提升了业务工作的吸引力,这对调动职工的积极性和主动性也十分有益。1.2充分发挥业务人员的主动性和创造性。业务管理者大多是本单位经过多年培养出来的业务精湛,工作积极主动一丝不苟的专业技术人员,但大多数管理人员会担心自己的下属会超过自己,显现不出自己突出的专业水平,往往不愿把自己得心应手的工作交给新人去做,新人则认为既然不是自己的份内之事,不做也罢,这样一来,业务水平只能停滞不前,新员工也不能在工作中发挥其想象力,创造性地完成业务工作。其实,一个好的管理者应该能够带动员工共同发展,要给员工充分的信任,挖掘员工的潜力,不妨把一些棘手的工作交给员工去完成,对于完成较好的员工要及时表扬,对暂不能解决的问题应该加以正确的引导和帮助,这样才能提高员工的主动性和创造性,促进业务工作更快发展。2.以人为本的业务管理模式是指在业务管理过程中遵循以人为出发点和中心的指导思想。业务管理的主体是人,客体同样是从事业务的人,管理者的出发点应该是一切从业务人员的实际需求出发。2.1首先要设计制定适用于气象业务特点的规章制度。改变以往无章可循或虽有规章却不适合业务科,完全或部分执行局内的统一规章,体现不出业务的专业性特点,在执行中很难对照其开展工作,而且有很多流程停留于书面,真正被用于实际业务工作中的很少,形同虚设。业务规章制度的设计首先应从业务实际出发,密切结合气象业务的特点,形成切实可行的业务规范制度,以提高基层业务在同行业中的竞争力,追求高标准,为全面促进气象业务的发展服务。其次,业务规章制度的制定要充分讲求民主,要让制度的执行者也参与到管理中来,让参与者对设计者的方案消化并认同,让规章制度与员工的切身利益相互统一。也就是说,绝大多数人应该熟悉规章制度的内容,经过充分探讨后达成共识,这样就避免了制度与实际执行中的脱节。员工会认为制度是自己制定的,自己在执行过程中就会有所顾及,违反制度就是对自己的否定,员工们既是制度的执行者,也是监督者。另外,业务规章制度应该与业务发展同步,在具体执行过程中要根据业务发展需要不断改进和完善,消除墨守成规的落后思想,管理者也不能因已制定好的制度在执行中遇到阻碍而对员工失望,要在具体实施过程中检验制度的可行性,找出问题的关键加以纠正就是了。2.2要有明确的业务工作流程要想提高业务质量,建立明确的业务工作流程是十分必要的。业务工作流程要适用性强,框架合理,全面细致,完整无疏漏。之前业务科有过这样或那样的工作流程,但大多数都是业务值班员自己把平日的工作进行笼统的归纳,在心里形成一个大概的串接模式,提示自己别忘记班内应该做的工作。但随着业务工作的不断扩展,每天增减的工作会随时改变。因此管理者应该做这样的工作:区分日常工作和临时性工作。一般来讲,日常工作可能常年不变,甚至多年不变,临时性工作应该随上级业务主管部门的指令而随时变更。因此,日常工作应该单独列出,临时性工作要紧跟业务工作的变化制定和修改,提早制定流程,并向科室人员通报,使大家在工作之前心里有数,避免盲目的工作。值得注意的一点,大多数业务工作流程中往往不包括完成工作的登记这一项,往往是做完的事自己都不确定是不是做了,加入随手登记这一条后就可以大大避免因遗忘或粗心对工作造成的损失,也便于接班员对前一班工作的检查校对。2.3因人而异,建立业务分散管理模式。目前大多数台站的业务科都有两种以上的业务工作,主要业务是地面测报业务和天气预报服务任务,多项业务都交由业务科长统一管理难免有顾此失彼的缺陷。作为地面测报业务的主要手段——自动气象站的建立与完善对地面测报工作人员提出了更高的要求。综合性的业务技术人员已经成为现今业务的主流。但由于新旧体制尚未完成全面的转换,有一部分老的业务人员仍然适应不了目前的新型业务体制,在计算机、自动气象站的应用上还存在相当大的困难。新业务人员的加入,虽然解决了老业务人员不能胜任新工作的问题,但地面测报的一些规范却远不及老业务人员熟悉,气象业务仍然要在新老体制中徘徊很长一段期间。因此,新老业务人员要有所区别,优势互补,尽可能在业务工作中发挥其最大的作用。所以业务分管应按不同人的特长分为自动气象站、报表制作、天气预报服务、计算机和网络管理。这样一来,业务管理才不会盲目无序,哪方面出现问题,直接找分管的人就可以了。3.重视人才引入和培育,全面提高业务人员素质。3.1注重现有业务人员的全面培养老业务人员的知识水平已经远远不能适应新业务体制的需求。随着新业务体制的深入,他们从事业务工作的困难越来越严重,因此要帮助他们不断提高业务技能,提供在岗培训的机会,多组织业务学习实践活动。新业务人员大多具备了大专以上学历,知识面广,在业务工作中,要给他们创造良好的展现自我能力的平台,充分发挥他们在工作中的作用,又要积极培育他们在工作当中的创造性,寻求业务向纵深方向发展。3.2严格控制业务人员的使用由于现代化气象业务的多样性,和基层气象台站为地方政府部门所承担的服务责任越来越多越重大,对从事气象基本业务的人员的标准也越来越高。仅仅具有单一技能的业务人员已经无法胜任新业务的要求,业务要发展,必须使用知识技术全面、成绩优秀的新人。多年来的经验表明,业务科室如果招聘经过简单培训就可以上岗的新人,可以在最短的时间内稳定业务质量,并可以促进业务的发展。而使用达不到要求的新人,放在业务科要投入相当大的精力再培养,这样对业务的发展是不利的。因此,业务管理者应该有一套严格的考核标准,严格控制新业务人员的流入。4.以人为本的管理模式致力于集体的共同发展。提供职工与业务管理者甚至与局领导就其事业目标进行交流的机会,建立职工与领导者之间交流的平台,是促进事业发展的必要手段。个人目标与行业目标是可以协调的,业务管理者在设计集体目标的同时要了解和帮助职工设计自我的工作目标,将业务科变成一个学习型组织,可以帮助和促进职工实现自己目标。在此过程中,管理者进一步了解职工在目标实现过程中的需求,引导职工在自我目标设计的同时要与行业目标相互结合,使得行业目标更能体现职工利益和职工目标。5.结语综上所述,以人为本的业务管理模式的基本思想就是人是管理中最基本的要素,人是能动的,与环境是一种交互作用:创造良好的环境可以促进人的发展和行业的发展;以人为本的管理要以人的全面发展为核心,人的发展是行业发展和社会发展的前提。