文档管理制度(2012)

文档管理制度目录1企业管理标准的编写规定┉┉┉┉┉┉┉12文书处理工作的规定┉┉┉┉┉┉┉63公文流转制度┉┉┉┉┉┉┉84档案室工作职责┉┉┉┉┉┉┉105档案库房管理制度┉┉┉┉┉┉┉126档案归档制度┉┉┉┉┉┉┉137档案归档范围及质量要求┉┉┉┉┉┉┉148档案保密制度┉┉┉┉┉┉┉159档案借阅制度┉┉┉┉┉┉┉1610档案鉴定销毁制度┉┉┉┉┉┉┉1711档案保管期限的规定┉┉┉┉┉┉┉1812档案管理责任制度┉┉┉┉┉┉┉1913公章管理制度┉┉┉┉┉┉┉21综合管理制度HS/QPZH—20121企业管理标准的编写规定一、对象和基本原则(一)对象凡在企业中重复出现的管理业务，需要协调、统一的工作程序和工作方法，均属管理标准编写的对象。(二)基本原则1、必须符合国家的方针、政策、法律、法令和法规；2、充分运用标准化原理和方法，管理标准的格式和内容规范化；3、标准应具有实用性、指导性、定量性，便于检查；4、结合本企业实际情况的前提下，充分学习和运用国内外同行业的先进管理和工作经验；5、概念要清楚、文字要准确简明；6、各管理标准相互之间要保持协调。二、制订与构成(一)制订1、提出各职能部门根据企业标准化管理要求，结合工作实际，会同办公室提出制订有关管理标准。2、起草管理标准的起草工作应在办公室统一部署下进行，凡部门独立的综合管理制度HS/QPZH—20122管理标准由该部门负责起草；跨部门的管理标准，按其分管内容确定主办、会办部门。3、横向协调起草部门将管理标准草案在管理跨度及有关范围内征求意见，被征询部门应在7天内提出补充、修改意见，否则作同意处理。4、审核管理标准的审核由办公室负责初审或组织会审，定稿后交总裁室审批签发。(二)构成上述构成内容，提供在制订管理标准时参考，但不千篇一律，应视实际情况及需要而确定。三、编写要求管理标准概述正文附录标题引言（总则）封面内容术语综合管理制度HS/QPZH—20123(一)概述1、封面管理标准封面上文字、字母的规格、排列均由办公室统一设计。2、标题标题要醒目规范，题意要概括准确，管理标准名称通常采用“××××管理制度”、“××××管理规定”、“××××暂行规定”、“××××实施细则”等等。3、引言引言主要是制订标准的目的、依据、引用标准、适用范围等。引言一般不写小标超，直接用文字说明。(二)正文1、术语标准中应采用统一规范的名词、术语，切勿滥造。2、内容标准内容应根据标准化对象的特点和需要进行编写，其内容按下列顺序排列：(1)管理职能或工作范围；(2)内容与要求；(3)检查与评价；(4)其它。(三)附录综合管理制度HS/QPZH—20124标准附录主要反映标准的解释和修改权限，执行日期及参考附件等。标准条文、附录结束后，在版面中间划一条粗实线作为终结符号。其长度为版面宽度的四分之一。最后注明年、月。四、编号和代号(一)编号格式(二)分类代号序号名称代号1安全管理标准AQ2保卫治安管理标准BZ3材料管理标准CL4财务管理标准CW5党群工作管理标准DQ6房产管理标准FC7工程管理标准GC8工会管理标准GH9后勤管理标准HQ10计量管理标准JL11技术管理标准JS12经营管理标准JYHS/QP×ו××—××××批准年号分类顺序号分类标准代号管理标准代号公司代号企业代号综合管理制度HS/QPZH—2012513人力资源管理标准RL14设备管理标准SB15统计管理标准TJ16文档管理标准WD17综合管理标准ZH18质量管理标准ZL五、制（修）订、审批和废止(一)凡涉及有关公司重大文件的决策、制度、实施细则等，须经职工代表大会通过后执行。(二)属于公司部门或部门之间业务往来的制度、标准等，一般经领导审核同意后执行。(三)制（修）订、废止有关标准的手续，严格按照上述（一）、（二）之规定办理。综合管理制度HS/QPZH—20126文书处理工作的规定文书是机关在公务活动中形成和使用的文辞材料。文书处理是贯串于文件形成、运转、承办、传阅、催办、归档等一系列程序和遵循一定的制度，搞好文书处理是建立正常秩序、提高工作效率、保守党和国家机密、保证各项工作顺利进行的重要一环，为此特作如下规定：一、收文1、公司领导亲启的文件，如有需要进行编事登记，交办公室办理收文手续；2、各部门设兼职文书工作人员，收到文件后，对经办的来文要及时处理，对紧急或时间性强的文件有责任加急办理；3、人民来信来访处理单由办公室登记，送领导阅示，遵照领导批示及时交有关科室或基层领导办理，如来信涉及部门及基层领导问题的则不宜交办。来信处理过程中的特况和意见要说明清楚，办理完结后由办公室复印留底，并将信访原件及处理情况和结果返回上级信访部门，然后整理交档案室立卷、归档。二、办文1、上级机关来文、基层请示报告情况以及事务性文件，办公室登记后依照文件性质和要求及时送主管领导阅示，根据领导意见，再转有关职能部门办理、传阅；2、文件应严格按规定的范围传阅，公司领导将文件阅毕后，退回办综合管理制度HS/QPZH—20127公室，再进行转递。如急需交业务部门贯彻，必须在文件呈阅单上说明使用部门，以便办理手续；3、凡涉及较多部门参阅的文件：由办公室收文登记后交有关部室，阅毕及时退还办公室，以便加快运转；4、承办部门如认为来文非本业务部范围，应立即退回办公室，勿自行传递。三、发文1、凡以公司名义发的公文，应使用公司统一的发文稿纸；2、发文除综合性文件外，必须一文一事、一个主送单位；3、各科室拟定的稿件，应由部门负责人审稿，审核行文关系、主送抄送单位是否准确，内容是否符合有关政策规定，然后在文稿头上签字，并送交主管领导阅后签发；4、办公室在发文前应再次校对行文、内容的格式是否正确，以及从文字和打印份数上把关。对于质量差、修改较多、字迹模糊不清的文稿应重新起草、眷写；5、文件经办公室统一编号，交付打印、盖章。原拟底稿交办公室存档；6、科室需要复印文件，必须交办公室统一安排，严格掌握复印份数，防止滥印滥发，产生文牍注意。综合管理制度HS/QPZH—20128公文流转制度一、外来公文1、文件经由办公室人员进行签收登记后转相关责任人处阅；2、重要文件转办公室主任处后交总裁处阅；3、转交相关部室或责任人处的文件由该人员阅后签字确认、登记备案，并根据公文内容和部室职责范围及时提出办理意见，进行任务的再分配和再执行；4、相关部室和责任人需把对文件精神的执行情况及时反馈至主管领导和主要领导；5、要求督办回复的文件或来信来访信件，相关部室和责任人必须在规定时间内向来文机关进行结论回复；6、送领导批示或者转交相关部室或责任人办理的文件，办公室要负责催办，做到：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办；7、公文在流转过程中要及时转交、严禁拖沓，对公文不能及时流转造成的影响和损失要严格追究有关人员的责任；8、所有文件于年终统一交档案室分类归档。二、内部公文1、文件经签发部室或责任人交由办公室人员进行登记后执行流转程综合管理制度HS/QPZH—20129序；涉及流转程序的相关部室或责任人在阅读该文件后，经签字表示确认同意；2、文件流转过程中，需对该文件的内容进行任务执行的相关部室或责任人可进行文件备案并按公文内容和部室职责范围执行；3、相关部室和责任人需把对文件精神的执行情况及时反馈至主管领导和主要领导；4、要求统一流转签字的文件，由办公室人员完成流转程序后反馈至文件签发人；5、送领导批示或者转交相关部室或责任人办理的文件，办公室要负责催办，做到：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办；6、公文在流转过程中要及时转交、严禁拖沓，对公文不能及时流转造成的影响和损失要严格追究有关人员的责任；7、所有文件于年终统一交档案室分类归档。综合管理制度HS/QPZH—201210档案室工作职责一、对本公司科技、文书等档案实行集中统一管理，做好接收、整理、保管和统计工作。1、对于各科室立卷归档的案卷，按文件材料形成的规律及要求，进行鉴定，同时做好整理、装订、编号、书写案卷标题等工作；2、对归档案卷，按统一的分类及顺序排列，编制总目录、分目录，使档案的整理条理化，系统分类、编号科学、编目清楚，有利于调卷使用；3、搞好库房的管理，做好防盗、防火、防潮、防尘、防失、防霉等工作。4、对档案的统计必须遵守国家统计工作的要求，采用科学方法，建立各种统计台帐，及时做好档案的收进、移出、整理等，做到家底清楚、帐物相符。二、积极开展档案利用工作，为生产建设、企业管理和科学研究服务。1、主动了解本企业有关生产、科研、管理等情况，根据需要积极提供档案利用；2、编制各种档案的检索工具，保证调卷准确迅速；3、加强档案的开发利用工作，为领导和有关部门提供有用的资料和信息。4、对部门和基层的立卷归档工作给予帮助指导和监督检查；综合管理制度HS/QPZH—2012115、在分管领导的监督下，会同总工程师室及相关业务部门，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，做到程序与手续完备，对已无保存价值的档案及时销毁。综合管理制度HS/QPZH—201212档案库房管理制度为了切实加强档案库房管理，保证档案的完整与安全，必须对档案的存放和管理采取有效的防护措施。一、非档案工作人员未经许可不得进入库房；二、库房不得存放同档案及其保护设备无关的一切物品；三、定期开展检查库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防光、防高温等防护工作，发现问题及时快速处理；四、按不同季节调节库房的温度、湿度。库房温度控制在14—24度，相对湿度控制在45—60%；五、经常对去湿机、换气扇、灭火器、照明设备进行保养，使各种设备始终处于良好状态；六、下班切断电源，关好门窗。综合管理制度HS/QPZH—201213档案归档制度为了确保各类资料（尤其是工程技术资料）归档的及时、正确，符合上海市档案局规定，确保档案原件以及原始材料的完整、整洁，现对公司档案室，对各部门的资料人员与项目部的资料人员作以下规定：一、全部档案的书写字迹要工整，图样要清楚，书写要用蓝黑墨水、黑墨水等耐久、耐热、耐腐蚀性能好的涂料，不准使用圆珠笔、彩色笔等书写；二、工程技术相关资料，手续要齐全，制作者要签名，日期要明确，不准涂改；三、项目工程竣工结束后，相关资料整理成册即移交公司档案室整理归档；四、公司总部各部门文档、技术资料档案，在每年一季度前把上年度的档案移交档案室；五、各部门移交档案要填写移交清单，一式二份，档案室与各部门各保存一份。综合管理制度HS/QPZH—201214档案归档范围及质量要求一、档案的归档范围1、公司各类请示、批复，外来及内部收、发文等行政公文；2、不动产、自然资源所有权、使用权确认等文件材料；3、有效或未注明有效的许可证、执照、资质证、资格证及其审批、管理等文件材料；4、与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，此类均应收集齐全，整理立卷后归档；5、工程结束后，我单位相关工程技术资料一般不少于两套，一套由单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。二、归档文件的质量要求1、归档文件均应为原件；2、工程文件的内容及其深度必须符合国家的相关要求，达到标准技术规范；3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程的实际相符合；4、工程文件应字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；5、工程文件文字材料幅面尺寸规格宜为A4，幅面图纸宜采用国家标准图幅。综合管理制度HS/QPZH—201215档案保密制度一、严格遵守保密制度，不得擅自提供档案或向外泄露档案内容；二、档案室工作人员对保管的档案必须严格保守机密，确保档案的安全，严格按照档案工作的各项规定制度办事；三、档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容；四、利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其它档案内容不得随意翻阅摘抄；五、对机密档案，要严格控制调阅范围，如需查阅有关机密档案材料，需经分管领导批准；六、凡发现档案失窃、泄密，必须及时查明原因，向主管部门及领导报告。综合管理制度HS/QPZH—201216档案借阅制度为了