应收应付帐款管理制度

文件名称应收应付帐款管理制度版本状态A文件编号页数第1页共9页发行日期发行方式□网络□纸文档□内加密外来文件名称无外来文件编号无引用内容无编制审核批准会签部门■品质部■研发部■行政人事部■工程部■注塑部■厂务部□财务部■MIS部■品保部■物流部■资材部■业务部■生产部修订履历版本制/修订日期修订页制/修订内容修订人A2010-8-20ALL首版发行李艳红文件名称：版本状态:文件编号：第2页共10页1.0目的：为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系﹐加速资金周转、降低经营风险，对应收帐款在销售的事前﹑事中﹑事后进行有效控制﹐特制定本管理办法。2.0范围：适用于本公司的所有客户。3.0相关文件无4.0定义无5.0职责与权限5.1财务部5.1.1负责与各往来单位的款项结算与对账工作。5.1.2负责供应商管理：合作供应商合同管理、结算、嘉奖提成、广告、装修、补贴、存货进价监控、政策利用、与合作商品供应商、劳务供应商的往来（运费、包装费、委托加工费等）。5.1.3负责超市管理、核算、对账，按时结算款项。5.1.4负责存货质量、销售品种分布、滞销商品等分析。5.1.5负责短期借款、银行贷款、职工集资款的核算与管理。5.1.6负责保证金、押金、应收预收款的管理。5.1.7根据工作流程，复核并执行对外汇款通知。5.1.8负责提交相关财务报表，保证准确及时，报表包括（但不限于）：库存报表、商品销售分析表、应付帐款表、月度完成任务表、嘉奖报表、广告报表、大额资金使用报表、应收帐款报表、其他应收报表、其他应付款报表等。3.具体事项：3.1事前控制3.1.1建立客户档案所有的赊销客户都必须是合法和正规注册的经营体制。销售部门在签订合同进行赊销放帐前，按下列程序办理和索取客户基本资料：(1)、业务员填写“客户资信评估报告”（附表1）文件名称：版本状态:文件编号：第3页共10页(2)、提供合作客户以下正式文件：a)营业执照或注册登记证明（含年审记录）b)国税(地税)税务登记证c)企业法定代表人的有效证明文件d)个体工商户及个人经营者提供经营者本人身份证复印件以上资料经财务部验证后﹐留复印件（盖公司红章）存盘。3.1.2进行信用评估和跟踪记录(1)、完成“客户资信评估报告”：业务员在申请客户信用额度和信用期限时应先对客户有一个直观的了解。信用额度和信用期限的授予必须考虑该客户的信用﹐以往付款记录﹐交易发生频率以及财力背景等等,业务员根据了解客户情况﹐出具对该客户的《客户资信评估报告》﹐并完成审批程序。(2)、确定信用额度和信用期限：客户首次获得信用额度和信用期限﹐必须根据审批通过的《客户资信评估报告》﹐任何客户不可能自动拥有信用额度和信用帐期。信用额度是在信用条件下﹐授予客户的赊销限额。信用额度的确立按客户月销售平均额确定。每逢销售旺季可以申请临时额度作为临时应急处理。信用额度﹐反映其资金能力和对客户所承担的机会成本及坏帐风险的承受能力。因此﹐财务部及销售部门要及时做好客户信用额度的核算和控制﹐当应收帐款超过客户的信用额度时﹐业务员须填写《超信用额度/信用期限审批单》（格式见附件2）﹐经审批同意后﹐财务人员才能通知仓库发货﹐否则﹐停止发货。信用期限是为客户规定的最长的付款时间界限。信用期限一定要在客户合同或定单上明确记录。(3)、为确保应收帐款的收回﹐可使用一定的债权保障手段﹐对拥有信用额度的客户建议提供担保和抵押等手续。3.1.3签定客户销售合约文件名称：版本状态:文件编号：第4页共10页业务部对赊销业务应签定相关销售合同。合同样本按公司标准合同执行﹐签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对﹐合同的每一项内容﹐都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。在销售合同中应明确的主要内容包括：①明确交易条件﹐如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；②明确双方的权利义务和违约责任；③确定合同期限；④签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）；签定合同的其它注意事项：(1)、销售合同的签订必须经过销售经理审核确认才可以盖章﹐销售合同一经盖章确立不能再修改﹐如果合同条款发生变更﹐必须签定条款的补充合同；如果合同价格发生变动﹐必须重新签定新合同。所有合同的变更要由销售部经理签字。(2)、销售价格必须跟报价单一致﹐所有报价必须经成本会计审核并经财务负责人签字同意。(3)、销售合同一式三份。总经办、财务部、客户各持一份，只有双方签字盖章的合同才具有法律效率。双方签字盖章的合同原件由业务员交总办和财务部一份存档。(4)、外来合同﹐即公司以外的购货方合同“版本”。销售部门业务员必须事先将购货方合同版本交公司财务负责人审核﹐才能双方签字盖章。为避免不必要的麻烦﹐一单买卖必须只能在一份合同上签名/盖章﹐也就是说﹐应该在我公司标准合同或对方标准合同的任一合同上签字/盖章（如有出入或疑问﹐应协商修改来满足我方要求）而不是在双份合同上签字/盖章。(5)、客户订货单可以代替合同﹐必须包括上述合同条款内容。3.2事中控制3.2.1发货查询,货款跟踪3.2.1.1、每次发货前销售部必须将送货清单与销售合同核对一致；3.2.1.2、跟单组填制发货清单必须做到销售订单与发货清单一致，发出货物与销售定单内文件名称：版本状态:文件编号：第5页共10页容相符；如一张定单分几次出货﹐要确保累计出货数量与订单相一致。3.2.1.3、财务在确认发货时﹐要查看客户是否超过信用额度和信用期限；3.2.1.4、凡货物送达客户时﹐要确保客户必须在送货单上签收；此款应分以下几种情况处理﹕a、直接送货﹕司机将送货单交客户签收带回b、快递﹑空运﹑发大巴﹑业务员带货自送﹕由业务员跟踪收回c、客户自提﹕应由客户指定提货人员签收仓库每周一上午9:30前将已发货未签回送货单部分统计填制《已发货未收回送货单清单》﹐交业务部跟单组及财务部销售会计组各一份﹐由跟单组跟踪收回﹐销售会计应跟进回收情况﹔对于逾期两周尚未收回的送货单﹐跟单组应了解清楚原因并向销售经理汇报﹐销售经理应安排采取必要措施确保收回﹐同时应将此情况告知销售会计。d、退货作为应收帐款的一个组成部分﹐应按正常出入库手续办理﹐并及时将出入库单交财务入帐﹐冲减应收帐款。3.2.1.5、公司在销售货物后﹐就应该启动监控程序﹐根据不同的信用等级实施不同的收账策略﹐在货款到期的早期进行适度催收﹐同时由销售人员和跟单组进行全程跟踪﹐注意维持跟客户良好的合作关系。3.2.2回款记录,帐龄分析3.2.2.1、形成定期的对帐制度：财务与业务员要分工协调好﹐每隔一个信用期或一个月必须同顾客核对一次帐目﹐不能使管理脱节﹐以免造成帐目混乱互相推诿、责任不清﹔3.2.2.2、对帐之后要形成具有法律效应的文书﹔3.2.2.3、财务要详细记录每笔货款的回收情况﹔3.2.2.4、每周一财务打印客户欠款情况清单给相关部门人员﹐经常进行帐龄分析；3.2.3财务记帐原则应收账款应以风险和报酬完全转移为确认原则﹐因此财务应按合同约定的条款确认销文件名称：版本状态:文件编号：第6页共10页售收入和应收帐款﹐以货物发出客户签收后（仅由于单据在途而无其它问题之交易也应算客户已签收）作为确认应收帐款日。3.3事后控制3.3.1欠款到追收3.3.1.1、落实催款责任：对拖欠帐款的追收﹐要采用多种方法清讨﹐催收帐款责任到位。原则上采取销售经理负责制﹐再由销售经理落实到具体的业务员身上。对已发生的应收帐款﹐可按其帐龄和收取难易程度﹐逐一分类排序﹐找出拖欠原因﹐明确落实催讨责任。3.3.1.2、落实还款计划：对于确实由于资金周转困难的企业﹐应采取订立还款计划﹐限期清欠﹐采取债务重整策略﹐做到每次催款必须有一定成果。3.3.1.3、应收帐款的最后期限﹐不能超过收帐期限[收帐期=信用期+结算期（包括对帐期、付款期和资金在途期）]；如超过﹐即马上采取行动追收。3.3.2总量控制,分级管理3.3.2.1、财务部负责应收帐款的额度控制和考核。3.3.2.2、销售人员是应收帐款的直接责任人﹐将货款的回收与业务员的工资﹑奖金挂钩﹔如：3.3.2.2.1只有当货款收到时才能计算月度奖金；3.3.2.2.2若货款逾期一个月﹐并在三个月内收回﹐该部分奖金扣20%发放；3.3.2.2.3若货款逾期三个月收回﹐该部分奖金扣50%发放；3.3.2.2.4公司对销售部门考核的最终焦点是回款率﹐回款率应直接与业务员收入挂钩。[月回款率=（实际收回的以前月份到期本月应收回帐款+实际收回的本月到期本月应收回帐款）/（以前月份到期本月应收回帐款+本月到期本月应收回帐款）]3.3.2.3、收款期限前一周﹐业务员应电话通知或拜访负责人﹐预知其结款日期﹐并在结款日按时前往拜访。文件名称：版本状态:文件编号：第7页共10页3.3.2.4、应收帐款对帐单的确认：应收帐款的对帐单必须发给所有的债务人﹐原则上每月确认一次﹐请确保所有对帐单必须由双方签字盖财务章或公章，同时原件必须收回存档。对帐单未能签回可能导致贸易中断或法律诉讼﹐信用额度将撤回﹐相关业务人员有责任确保对帐单的确认和签回。3.3.2.5、应收帐款的调节：所有客户确认的应收帐款必须与公司记录完全相符﹐如有出入﹐要求写明不符事项﹐由业务员进行调查将结论反馈并通知财务部并做出调节改正。3.3.2.6、日常追款三步骤：3.3.2.6.1电话联系：电话联系沟通﹐进行债务分析﹐分析拖款征兆销售人员及销售会计要适时与客户保持电话联系﹐随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。3.3.2.6.2信函：实地考察、保持压力、确定追付方式销售人员要对客户进行全程跟进﹐与客户接触率与成功回收率是成正比的﹐越早与客户接触﹐与客户开诚布公的沟通﹐被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念﹐我们对所有欠款都是非常严肃的﹐是不能够容忍被拖欠的。3.3.2.6.3走访：进行资信调查、寻找合适的催讨方式销售人员要定期探访客户﹐客户到期付款﹐应按时上门收款﹐或电话催收。遇到客户风险时﹐采取风险预警和时时、层层上报制﹐在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下﹐由主管、经理等参与分析﹐及时对下属申报的问题给予指导和协助。3.3.2.7、逾期帐款管理程序如下：3.3.2.7.1、对于超过收帐期5天的客户﹐相关业务员写《货款逾期报告》（格式见附件3）交部门经理﹐部门经理在每周工作例会上说明原因并落实追款日程；3.3.2.7.2、客户超过合同收帐期10天﹐销售部门经理向财务总监附《货款逾期报告》说明原因（格式见附件.3.3.2.7.3、客户超过收帐期15天﹐且经通知超期及日常沟通无明显效果﹐财务发出限期“催款单”（格式见附件5）﹐同时开出《收款通知》（格式见附件6）﹐停止发货。业文件名称：版本状态:文件编号：第8页共10页务员持“催款单”和“收款通知”拜访客户催款﹐同时﹐带回有客户确认的“催款回执”（格式见附件7）交财务部。(1)、催款书上“限期时间”根据部门经理书面意见商讨协议。(2)、如销售部门有特殊要求或客户反馈的情况可作调整。3.3.2.7.4、客户在“限期时间”未办理付款﹐财务部发出警告通知﹐同时应编制《风险应收帐款报告表》格式见附件（8）﹐整理相关原始凭证﹐以备进一步解决债务纠纷使用﹔还应与销售部门共同商议将采取的进一步工作（如上门催讨等措施）﹐此项工作应在确定日程内进行。3.3.2.7.5、任何应收款应在自到期之日起﹐逾期两个月﹐一律报告公司总经理﹐并研究通过法律等其它手段启动催收程序。1天10天15天限期（1）（2）（3）（4）（5）(到期货款(通知超期(限期通知(警告通知﹐部门讨（总经理决定通知到期）书面确认）书面催收）论采取进一步工作）较激烈手段）正常业务段(停止发货)非正常业务段3.3.2.8、对已拖欠款项的处理事项：3.3.2.8.1、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；3.3.2.8.2、收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由﹐并收集资料