建设项目竣工档案管理办法

建设项目竣工档案管理办法厦门路桥建设集团有限公司二OO六年九月一日-1-建设项目档案管理规定第一章总则第一条建设项目档案是该工程建设过程的真实记录。为了确保建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用，为今后工程的使用、养护、改建、扩建服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局、国家发改委《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）、交通部《公路工程竣（交）工验收办法》（2004年第3号令）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《福建省重点建设项目档案移交办法》，同时参考了《福建省高速公路建设项目档案管理实施细则》等有关法律、法规、规章和规定，结合该工程的具体情况，特制定本规定。第二条建设项目档案包括工程项目的提出、调研、预可行性研究、工程可行性研究、评估、决策、立项、审批、征地拆迁、招投标、勘察设计、开工前的准备工作、施工、最终工程质量评定、竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、科研试验、计算、声像、电子等各种形式的文件材料。第三条各施工、设计、监理、科研、试验、建设等单位（业主单位）应当加强对档案工作的领导，要有一位领导人分管此项工作，并应指定一位总工程师或技术负责人兼管此项工作，负责督促各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查，并作出相应的审查结论。各单位应建立健全档案管理网络，确定必要的人员编制，统筹安排档案工作所需的经费，保障档案工作的开展。第二章档案管理职责第四条遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原-2-则，项目建设单位负责组织、协调和指导设计、施工、监理编制、整理项目档案，各单位应自觉接受建设单位档案部门的监督、指导和检查。第五条建设项目档案（交竣工文件）的编制是工程管理工作的重要组成部分。各施工项目承包人应把编制工程档案纳入工程管理职责范围，保证档案资料完整、准确、真实，符合有关档案管理的规定要求。第六条建设项目档案的编制与管理是监理工作的重要组成部分，各级监理单位除了应保证工程建设项目监理档案资料的完整、准确的同时，完成自身的档案文件的收集，还应及时督促、检查承包人的档案资料收集工作，并把档案编制工作纳入监理职责范围，保证档案资料的完整、准确。第七条建设项目档案管理是业主单位各项目部工作的重要组成部分，业主项目部负责人应把督促各施工单位的档案编制工作纳入项目部管理职责范围，保证档案资料的完整、准确。第八条建设项目档案管理工作应自觉接受部、省、市交通主管部门和省、市档案行政管理部门的监督、检查和指导。第九条建设单位、参建单位应建立档案工作的“四列入”和“三参加”制度，“四列入”即将项目工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入工程计划管理工作；列入施工管理及考核范围；列入有关领导和工程技术人员的岗位职责；列入经济责任制。“三参加”即建设项目专职或兼职档案人员要参加设备开箱、参加各单项验收和基建项目总验收、参加项目科研鉴定。第十条建设项目属市级工程的，工程档案应在工程交竣工验收前由建设单位向市交通委申请验收，并提供有关项目档案资料收集、整理、归档情况的文字材料，以及竣工档案分类目录等材料，再由市交通委向市档案局申报，经市档案局审查符合标准要求的再组织档案-3-验收；属省级工程的，工程档案必须由市交通委向省交通厅、省档案局申报；属国家级工程的，应由省交通厅再向交通部档案馆申报，经交通部档案馆审查符合标准要求的再组织档案验收。建设项目竣工验收后3个月内，业主单位应按《福建省档案登记暂行办法》向市交通委报送《福建省重点建设项目档案登记办理表》，属省级工程的由市交通委向省交通厅报送，属国家级工程的由省交通厅再向交通部档案馆报送。第三章档案的管理第十一条建设项目的档案工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收前，完成文件材料的归档和验收工作。建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位要保证档案工作与项目建设进程同步。第十二条业主单位与设计、施工、监理单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，明确档案整理依据，以及移交内容、载体形式、移交套数和时间等要求。第十三条各施工、监理单位应建立建设项目档案工作管理网络，确定档案工作的分管领导并设立档案室，成立工程档案编制组，配备与档案工作任务相适应的档案管理专兼职人员，制定档案管理制度，统一负责档案资料的收集、整理、分类、立卷和管理工作，切实保证档案管理的制度化、规范化、标准化。第十四条建设单位、参建单位均应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备，对重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护，其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理规范（暂行）》（闽档[2001]20号）的要求。第十五条各参建单位确定建设项目档案的归档范围，应参照-4-《建设项目文件材料归档范围及保管期限》。第十六条建设项目档案的分类应科学、准确，编号合理，分类方案和编号方法依据《建设项目档案分类编号规则》执行。第十七条建设项目档案组卷应合理，归档的案卷要符合《建设项目档案案卷质量标准》的要求。第十八条业主单位项目部、设计单位、施工单位、监理单位的发文应确定一个工程驻地项目部发文代字，有利平时内业资料的管理，更利于今后档案组卷的规范化。第十九条建设单位负责督促各施工单位及时做好竣工图的编制工作，监理单位应做好竣工图的审核工作。竣工图的编制应符合《建设项目档案竣工图编制要求》。第二十条在工程交工验收前，施工单位和监理单位应做好档案系统整理工作，向建设单位提交一套原件档案资料，并报送“科技档案分类目录”。项目建设单位在接收施工、监理等单位移交的档案后，应负责项目所有档案资料的汇总、案卷排列和检索工具的编排工作，编制项目档案科技档案分类总目录，提供档案专项验收用，验收后分别提交参建单位进行档案的整改及复制工作。第二十一条建设项目业主项目部、监理单位、施工单位竣工档案的编制流程图施工单位监理单位业主项目部按单位工程分类按分部工程分类按分项工程分类按问题、时间分类鉴定、筛选、审核施工单位竣工图的绘制日常文件收集工程完工组卷档案行政部门进行档案专项验收根据国家档案标准进行档案套数的复制、装订等制作工作监理单位审核施工单位的竣工图按编制办法的类目进行编排建设单位及各级档案验收单位档案指导人员定期与不定期检查、指导业主档案管理人员进行汇总，编制科技档案分类目录及检索工具移交业主档案管理人员-5-第二十二条各参建单位及职能部门档案编制的总编制流程图规前设划简期会工计许及议地变可报其纪简更证它要报通知工程地质水文地震保存，按工程项目进行分类整理。按阶段性移交档案项目部。初步设计现场资料来往函件环评土地征用招投标合同资格预审预可立项工可红线图补偿清单会议纪要按编制办法的收集范围收集资料施工图设计技术设计优化设计前期工作完后，进入档案室存档。监督按编制办法的收集范围收集资料监理档案监督做好施工单位内业资料真实程度和签字手续的把关工作，及竣工图的审核工作。日常工作收集与保管，与工程同步进行组卷。监督内业资料的整理情况档案管理人员定期与不定期检查、指导、监督。日常接受上级主管部门及业主档案管理人员的检查、审核各参建单位进行整改业主档案管理人员进行汇总，编制科技档案分类目录及检索工具档案行政部门进行档案专项验收根据国档标准进行档案套数的复制、装订等制作工作原件移交档案室复印件移交各接收部门工程完工各参建单位进行整改移交业主档案管理人员进行工程项目档案的汇总工作前期资料档案室经营部招投标指挥部办公室办公室收发文业主项目部监理单位施工单位工程交委（甲种）档案行政部门（乙种部分）管养单位（乙种部分）审核所（甲种部分）施工档案-6-第四章档案的汇总及移交第二十三条建设项目的施工、监理等单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的档案向建设单位移交。具体的要求是：移交的档案必须完整、准确，而且经过系统整理，符合规范要求。移交档案时应连同《科档目录》、目录软盘或光盘一并移交。第二十四条建设单位应对施工单位、监理单位移交的档案及建设本单位的档案进行收集、整理、汇总、编目。汇总整理的要求：把本单位形成的档案和各单位移交的档案按预先编好的分类方法进行理顺。把各施工、监理单位移交的档案按单位工程理顺。根据分类编号方案，给已理顺分类排列顺序的档案进行逐卷清点，核对档号，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。第二十五条建设单位应按档案有关规定向上级主管单位、上级档案行政管理单位、接养等单位移交相关的档案。第二十六条交工验收档案移交工作应在工程交工验收后六个月内完成，竣工验收档案移交工作应在工程竣工验收后三个月内完成。第五章奖罚办法第二十七条对于档案工作做得好的参建单位和有关人员将给予表彰和奖励。第二十八条对于交工档案验收不合格的施工单位，暂不颁发《工程交工证书》，并责令限期改正，直至档案验收通过。严重的将给予必要的处罚。第六章附则第二十九条本规定适用于各建设项目档案管理。第三十条本规定由厦门路桥建设集团有限公司办公室负责解释。第三十一条本规定自公布之日起执行。-7-附件1.建设项目档案分类编号规则1.主题内容与适应范围本规则规定了建设项目档案的实体分类原则、分类方法、类目设置和类目标识。本规则适用于建设项目档案的分类、编号、整理、检索和排架管理。2.术语2.1建设项目档案建设项目档案是指从建设项目档案的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的文件材料。2.2类目类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。2.3类号类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。3.分类原则建设项目档案分类原则是以建设项目档案为对象，依据项目建设过程和管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持文件材料之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。4.标识符号4.1建设项目档案分类号码采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的方法。-8-4.2不同层次类号之间用间隔符号“·”分开，类号与案卷号之间用“—”隔开。4.3建设项目档案基本类目设为7个类目。在建设项目档案分类号前，统一采用建设项目名称的缩略汉语拼音字母，例：厦门集美大道建设项目档案用“JD”表示。5.类目设置5.1本规则设有二个层次类目：第一层次类目按项目建设过程和文件内容特点设置，见《分类主表》；第二层次类目按单位工程设置，其类号由建设单位统一编制。6.各类档案的分类、编号6.1工程凭证类的分类、编号6.1.1工程凭证类档案是指建设项目工程在提出、立项、审批过程中形成的应归档保存的文件材料。6.1.2编号形式：以工程凭证类为1个属类，按文件材料形成的阶段、性质、内容进行分类，整理组卷，顺延编制案卷流水号。例：集美大道建设项目红线图JD·1—×××6.2工程设计类的分类、编号6.2.1工程设计类档案是指建设项目在勘察设计过程中形成的应归档保存的文件材料。6.2.2编号形式：以工程设计类为1个属类，按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷，顺延编制案卷流水号。案卷流水号集美大道建设项目代号工程凭证类材料-9-例：集美大道建设项目初步设计材料JD·2—×××6.3工程施工类的分类、编号6.3.1工程施工类档案是指建设项目在工程施工过程中形成的应归档保存的文件材料。6.3.2编号形式：以工程施工类为1个属类，按单位工程再分下属类目，按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业进行组卷，顺延编制案卷流水号。例：集美大道第一个单位工程原材料试验报告单JD·3·1—×××6.4工程监理类的分类、编号6.4.1工程监理类档案是指建设项目在监理工作形成的应归档保存的文件材料。6.4.2编号形式：以工程监理类为1个属类，按合同段再分下属类目，按路线进行方向，结合单位工程（含分部、