定向采购操作指引V1

定向谈判采购操作指引中国铁塔股份有限公司广东省分公司二○一四年十二月目录第一章适用范围................................................................................................................1第二章定向谈判流程图....................................................................................................2第三章定向谈判流程说明................................................................................................3一、采购需求审批流程............................................................................................3二、定向谈判项目委托（如有）............................................................................3三、采购文件编制....................................................................................................3四、采购方案审批流程............................................................................................4五、采购文件发放....................................................................................................4六、应答文件接收....................................................................................................5七、谈判....................................................................................................................5八、采购结果审批流程............................................................................................5九、发放中选通知书................................................................................................6十、签订合同............................................................................................................6十一、移交、归档....................................................................................................6附件...........................................................................................................................................8附件一：定向谈判过程文件列表...................................................................................8附件二：定向谈判过程文件模版...................................................................................91.《采购需求审批表》................................................................................................92.《采购方案审批表》..............................................................................................103.《应答文件提交登记表》......................................................................................124.《定向谈判报告》..................................................................................................145.《采购结果审批表》..............................................................................................156.《中选通知书》......................................................................................................16定向谈判采购操作指引1/15第一章适用范围一、采用定向谈判方式的，采购小组与供应商应当在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。二、符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用定向谈判方式采购：（一）需要采用不可替代的专利或者专有技术；（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（三）需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求。定向谈判采购操作指引2/15第二章定向谈判流程图开始定向委托采购文件编制采购方案审批流程采购需求审批流程采购文件发放应答文件接收谈判采购结果审批流程发放中选通知书签订合同移交、归档结束是否委托代理机构否是定向谈判采购操作指引3/15第三章定向谈判流程说明一、采购需求审批流程1、采购需求部门如需定向谈判采购，应按照附件三《采购需求审批表》，提起采购需求审批。2、采购需求提交前，项目经理应确认项目资金来源\费用预算已经落实。3、采购需求审批通过后，应组建定向谈判采购小组。定向谈判采购小组由采购实施部门、需求部门或相关部门三人以上（含三人）单数组成，负责编制定向谈判采购文件和评审。二、定向谈判项目委托（如有）定向谈判项目采购，可委托代理机构实施。如委托代理机构的，需签订《定向谈判代理委托书》。《定向谈判代理委托书》可采取年度框架协议的方式，也可采取单项目委托的方式。三、采购文件编制1、采购小组负责编制《定向谈判采购文件》，确认《定向谈判采购文件》的最终内容。如委托代理机构的，由代理机构编制《定向谈判采购文件》初稿。定向谈判采购操作指引4/152、《定向谈判采购文件》应包括需求书、技术规范和必要的商务条款等内容，属于否决性指标的条款应在《定向谈判采购文件》中加“※”标明。3、评审方法应在《定向谈判采购文件》中注明，定向谈判采购可就报价、服务承诺等开展多轮商谈，但应在评审中确定最终报价及重要服务承诺。四、采购方案审批流程采购实施部门应按照附件三《采购方案审批表》，提起采购方案审批流程。《采购方案审批表》中应列明采购方式、邀请供应商名单、采购方案描述及《定向谈判采购文件》的主要条款。采购小组确定的项目《定向谈判采购文件》应作为《采购方案审批表》附件一同提交审批。五、采购文件发放1、《定向谈判采购文件》经审批通过后，由采购人（或代理机构）盖章后向受邀请的供应商发放。2、如定向谈判项目供应商表示不参加，则定向谈判失败。定向谈判采购操作指引5/15六、应答文件接收1、在《定向谈判采购文件》规定的截止时间前，在指定地点接收供应商提交的《定向谈判应答文件》。2、邮寄《定向谈判应答文件》的，应在《定向谈判采购文件》规定的截止时间前，由指定收件人予以签收。七、谈判1、评审小组由各部门推荐的名单中抽取产生，人数为三人（含三人）以上单数。2、评审小组根据《定向谈判采购文件》的规定，审阅供应商所提交的《定向谈判应答文件》。3、评审小组与供应商就报价、服务承诺等开展多轮商谈，并在评审中确定最终报价及重要服务承诺，供应商授权代表应予以当场签名确认。供应商签字盖章件应在评审结束后寄回采购人处归档。4、评审小组成员应签署《定向谈判报告》。5、如谈判双方无法达成一致意见的，定向谈判失败。采购人另行组织谈判或采购。八、采购结果审批流程采购实施部门，应根据《定向谈判报告》中的推荐意见，按照附定向谈判采购操作指引6/15件三《采购结果审批表》，提起采购结果审批或上会决策流程。《采购结果审批表》中应列明拟中选供应商名单、中选价格及中选主要条款。采购过程文档供应商报价及承诺、《定向谈判报告》等应作为《采购结果审批表》附件一同提交审批。九、发放中选通知采购结果审批通过后，采购实施部门或代理机构应向中选人发放《中选通知书》，如谈判失败则发放《谈判失败通知书》。《中选通知书》中标明的中选金额应与《采购结果审批表》一致。十、签订合同采购人与中选人根据《定向谈判采购文件》、《定向谈判应答文件》内容及谈判过程文件，签署商务合同。采购人和中选人不得另行订立背离合同实质性内容的其他协议。十一、移交、归档1、定向谈判项目过程文件由采购实施部门负责归档。如委托代理机构的，采购实施部门归档保存定向谈判项目过程文件正本，代理机构保存定向谈判项目过程文件副本。定向谈判采购操作指引7/152、移交归档文件文件类别及数量按附件一《定向谈判项目过程文件列表》执行，如需增加，在列表后添加相应序目。定向谈判项目归档材料包括但不限于以下文件：《定向谈判采购文件》、《定向谈判应答文件》、《应答文件提交登记表》、《定向谈判报告》等相关过程文件。定向谈判项目过程文件应完整、准确。3、代理机构移交定向谈判项目过程文件时，采购小组指定人员应予以签收。定向谈判采购操作指引8/15附件附件一：定向谈判过程文件列表序号文档名称数量备注1采购需求审批表12定向谈判代理委托书（如有）13采购方案审批表14定向谈判采购文件15采购邀请函16应答文件提交登记表17供应商承诺函（如有）NN：承诺的份数8定向谈判报告19采购结果审批表110中选通知书/谈判失败通知书111移交文件签收表112定向谈判应答文件1定向谈判采购操作指引9/15附件二：定向谈判过程文件模版1.《采购需求审批表》采购需求审批表采购项目名称**采购项目项目类型工程项目类/成本费用类项目名称（工程项目类必填）项目编号（工程项目类必填）总投资（万元）具体项目总投资预算金额（万元）**需求部门项目经理姓名：电话：采购内容：……项目进度要求：（例如到货时间要求、项目完成时间要求、计划等）报价要求：（例如报具体价格还是报下浮优惠率等，价格上限如何测算）附件：（技术规范书等规范要求）采购建议：建议采取**的方式实施。（公开招标、邀请招标、比选、定向谈判等）（如建议采用非公开招标的采购方式，还需提出建议的供应商和依据）建议供应商和依据：采购需求部门意见：会签部门意见：（固定资产投资类要运营发展部、成本费用类要财务部会签）采购