如何克服档案管理中的“短板”问题

如何克服档案管理中的“短板”问题□王纪奎大家都知道木桶的理论：组成木桶的木板如果长短不齐，那么木桶的盛水量不是取决于最长的那一块木板，而是取决于最短的那一块木板。这个道理告诉我们，劣势决定优势，劣势决定存亡，这就是企业界最知名的管理法则。其实，这一原理运用到档案馆的管理上同样适用，有的城市档案馆虽然建设的富丽堂皇，但在管理上存在不同程度的短板问题，严重制约了档案馆的综合效用，影响了档案馆的整体服务功能，如何克服档案管理中的“短板”问题，这是值得大家共同探讨的话题。一、档案管理工作中存在的问题1、思想重视程度还不够。档案工作在相当一部分人员包括部分领导干部的头脑中，存在一些认识上的误区，认为档案工作可有可无，整天就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能给单位创造经济效益，只要把“摊子”守好，做到不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。这种轻视思想都表明了对档案工作缺乏了解，已无法适应档案管理工作的现代化要求。2、硬件设施不齐全、馆藏环境条件差。在一些经济相对偏弱的县区，对档案管理必备的设施简陋，有的单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿，“八防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位甚至连必备的切刀、统一的档案夹等，都无法购置齐备。这些单位更不要提及计算机等现代化的设施了。3、档案管理力量薄弱，专业技能型人才缺少。一些管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集整理缺乏能动性。还有的档案管理人员身兼数职，投入工作精力不足，档案不能及时整理归类，严重影响了档案管理水平。其次，一些归档的材料还不够翔实和准确，缺档、断档的情况时有发生。二、做好档案管理工作的对策1、提高档案管理人员素质。首先，是干部队伍建设，选择政治过硬、作风正派、责任心强的共产党员担任领导工作，注重教育培养，充分发挥他们的积极性和创造性。其次，是加强档管理人员的培训。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率和质量。第三，积极探索新的管理模式，适应现代设备、技术基础运用，使档案工作更科学、更实用，为社会经济发展提供有利的资源信息。2、健全档案管理制度，完善档案功能。规章制度要体现合理性、科学性，必须符合单位特点和档案管理实际，适应档案管理的发展需要；建立一套方便实用、简便易行、可操作性强制度；坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工；坚持制度执行的严肃性。上行下效，要做到赏罚分明，充分体现制度的权威性；保持档案记录内容全面、客观、真实和准确，从而更好地为单位定级升级做好保障工作。3、运用现代技术，顺应时代发展。随着计算机的普及运用，它对档案工作提出了新的要求，信息化是当今社会发展的一大趋势，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。4、强化服务意识，做好档案管理工作。坚定服务思想，明确服务方向，随着党和国家工作重心的转移而转移，适应社会多方面档案信息利用的需求，充分发挥主观能动性，研究掌握档案信息利用需求的特点和规律，实现资源共享，增添网上办事功能和宣传教育功能。通过现代通讯技术，发挥档案部门与公众之间交流的信息桥梁作用。“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”。档案管理工作是一门常做常新的科学，随着时代的发展进步，对档案服务社会的要求也会越来越高。作为档案的管理人，探索前进的脚步永无止境，只有不断学习，勤于耕耘，才能抽掉那块制约自身发展的“短板”！（作者单位：江苏省宿迁市宿城区档案馆）