培训教程.

宁波恒越进出口有限公司——IT部内训之三2PPT制作七原则前言1.幻灯片是辅助传达演讲信息的，只列出要点即可，切忌不要成为演讲稿的PPT版，全篇都是文字。同时背景不要追求花哨，清爽最佳。2.每张幻灯片传达5个概念效果最好，7个正好符合人们接受程度，超过9个则会让人感觉负担重。3.我们是来演讲，不是来做视力检查！字体要大！4.标题最好只有5～9个字，最好不要用标点符号。3PPT制作七原则前言5.表胜于文，图胜于表，所以图表自己就能讲故事。同时，图表不要加文字解释，这个工作不该电脑做的，而应该留给你。6.最好有一张演讲要点预告幻灯片，告诉听众你要讲什么。在完成演讲的时候应有一张总结幻灯片，让听众再次回顾一遍，加深印象。7.好的演讲者要能控制时间，所以最好利用PowerPoint的排练功能(幻灯片放映→排练计时)预估一下时间。4CONTENTSPAGE目录页1.文本的编辑3.播放的效果目录2.插入功能的使用4.其他技巧5.快捷键5TRANSITIONPAGE过渡页•新建幻灯片•使用PPT母版第一章文本的编辑•设置幻灯片版式•插入文本框•直接输入文本6第一节新建幻灯片第一章：文本的编辑•我们可以通过下面三种方法，在当前演示文稿中添加新的幻灯片：–快捷键法。按“Ctrl+M”组合键。–回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”）。–命令法。执行“插入→新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。7第二节使用PPT母版第一章：文本的编辑•使用PPT母版可以使整个PPT统一背景和版式，使编辑制作更简单，更富整体性:–执行“视图→幻灯片母版”，出现母版编辑页面，对其背景和文字进行编辑。–幻灯片母版下载地址：第三节设置幻灯片版式第一章：文本的编辑•在标题幻灯片下面新建的幻灯片，默认情况下给出的是“标题和文本”版式，我们可以根据需要重新设置其版式。–执行“开始→版式”或“右键→版式”命令。–选择一种版式，根据需要应用版式即可。9第四节插入文本框第一章：文本的编辑•通常情况下，在演示文稿的幻灯片中添加文本字符时，需要通过文本框来实现。–执行“插入→文本框→横排文本框（垂直文本框）”命令，然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来。–将相应的字符输入到文本框中。–设置字体、字号和字符颜色等。–调整文本框的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。10第五节直接输入文本第一章：文本的编辑•如果演示文稿中需要编辑大量文本，我推荐大家使用下面直接输入文本的方法。–执行“视图→大纲视图”命令，然后直接输入文本字符。每输入完一个内容后，按下“Enter”键，新建一张幻灯片，输入后面的内容。–如果按下“Enter”键，仍然希望在原幻灯片中输入文本，只要按一下“Tab”键即可。此时，如果想新增一张幻灯片，按下“Enter”键后，再按一下“Shift+Tab”键就可以了。11TRANSITIONPAGE过渡页•嵌入字体•插入声音第二章插入功能的使用•插入视频•插入其他演示文稿•插入Excel表格•设置超链接跳转12第一节嵌入字体•当我们将制作好演示文稿复制到其他电脑中进行播放时，由于其他电脑没有相应的字体，必然会影响文稿的演示效果。其实，我们可以将字体嵌入到演示文稿中带走。–执行“文件→选项”命令，打开“选项”对话框。–切换到“保存”标签中，选中“将字体嵌入文件”选项，确定返回。–再保存一下演示文稿即可。第二章：插入功能的使用13第二节插入声音•为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果。–执行“插入→音频→PC上的音频”命令，打开“插入音频”对话框。–定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“插入”按钮。–演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。–插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。第二章：插入功能的使用14第三节插入视频•我们可以将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。–执行“插入→视频→PC上的视频”命令，打开“插入视频文件”对话框。–定位到需要插入视频文件所在的文件夹，选中相应的视频文件，然后按下“插入”按钮。–调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可。第二章：插入功能的使用15第四节插入其他演示文稿•如果在编辑某个演示文稿时，需要引用其他演示文稿中的部分幻灯片，可以通过下面的方法快速插入。–将光标定在需要插入的幻灯片前面。–执行“插入→新建幻灯片→重用幻灯片”命令，打开“重用幻灯片”对话框。–单击其中的“浏览→浏览文件”按钮，打开“浏览”对话框，定位到被引用演示文稿所在的文件夹中，选中相应的演示文稿，确定返回。–单击需要引用的幻灯片。第二章：插入功能的使用16第五节插入Excel表格•由于PowerPoint的表格功能不太强，如果需要添加表格时，我们先在Excel中制作好，然后将其插入到幻灯片中。–执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框。–选中“由文件创建”选项，然后单击“浏览”按钮，定位到Excel表格文件所在的文件夹，选中相应的文件，单击“打开”按钮返回，即可将表格插入到幻灯片中。–调整好表格的大小，并将其定位在合适位置上即可。第二章：插入功能的使用17第六节设置超链接跳转•我们在Powerpoint演示文稿的放映过程中，希望从某张幻灯片中快速切换到另外一张不连续的幻灯片中，可以通过“超级链接”来实现。超链接到其他文档、程序、网页上。–执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。–在左侧“链接到”下面，选中“本文档中的位置”选项，然后在右侧选中需要链接的幻灯片，确定返回即可。第二章：插入功能的使用18TRANSITIONPAGE过渡页•用网格线定位对象•背景格式第三章播放的效果•设置动画播放方式•设置放映方式•幻灯片放映技巧19第一节用网格线定位对象第三章：播放的效果•当我们在PPT幻灯片中添加了多个对象后，可以通过网格线来精确定位对象的位置：–执行“视图→标尺”命令，添加标尺。–执行“视图→网格线”命令，添加网格线。–执行“视图→参考线”命令，添加参考线。–有了标尺、网格线和参考线，就可以轻松定位对象位置了。20第二节背景格式第三章：播放的效果•如果对当前的背景格式不满意，可以选择其内置的背景格式来进行调整，并可以修改其背景颜色：–单击“设计”选项，展开任务窗格。–选择一种背景格式，根据需要应用即可。–如果需要修改其背景颜色可以这样设置：执行“设计→设置背景格式”命令，打开“设置背景格式”对话框，设置一种颜色，确定返回即可。21第三节设置动画播放方式第三章：播放的效果•如果一张幻灯片中的多个对象都设置了动画，就需要确定其播放方式（是“自动播放”还是“手动播放”）。使用动画播放的原则：朴实、有益于说明思路。–单击“动画”选项，展开任务窗格。–在“动画”任务窗格中，还可以设置动画效果、播放方式、持续时间和延迟时间等选项。–“动画刷”功能等同于“格式刷”。22第四节设置放映方式第三章：播放的效果•PPT演示文稿制作完成后，有的由演讲者播放，有的让观众自行播放，这需要通过设置幻灯片放映方式进行控制：–执行“幻灯片放映→设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框。–选择一种“放映类型”（如“观众自行浏览”），确定“放映幻灯片”范围（如第3至第8张），设置好“放映选项”（如“自动放映，按ESC键终止”）。–再根据需要设置好其它选项，确定退即可。23第五节幻灯片放映技巧第三章：播放的效果•如果想暂时隐藏幻灯片内容，可按下“B”或“.”键使屏幕全黑，也可以按“W”或“,”键使屏幕全变白，按Esc退出全黑或全白状态。•放映幻灯片时，其右下角会有六个透明的按钮，单击其中左、右方向的箭头按钮可查看下一张幻灯片或返回前面的幻灯片；•单击其中的铅笔图标(快捷键为Ctrl＋P)，还可以像在黑板上一样在当前放映的幻灯片上写写画画，即所谓的幻灯片“注释”。退出幻灯演示时，PowerPoint会提示是否保留这些注释。24TRANSITIONPAGE过渡页•幻灯片打印技巧•提取文稿中的图片第四章其他技巧•快速选择对象25第一节幻灯片打印技巧第四章：其他技巧•我们想把幻灯片打印出来校对一下其中的文字，但是，一张纸只打印出一幅幻灯片，太浪费了，如何设置让一张打印多幅呢？–执行“文件→打印”命令，打开“打印”对话框，将“打印内容”设置为“讲义”，然后再设置一下其他参数，确定打印即可。–如果选中“颜色”下面的“灰度”选项，打印时可以节省墨水。–如果经常要进行上述打印，将其设置为默认的打印方式：执行“文件→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“打印”标签下，选中“使用下列打印设置”选项，然后设置好下面的相关选项，确定返回即可。26第二节提取文稿中的图片第四章：其他技巧•如果我们需要将某个PowerPoint演示文稿中的图片单独提取出来，只要将其另存为网页格式即可。–单击开始按钮，在所有程序中找到WinRAR并打开。–在打开WinRAR之后，单击“菜单栏→文件→打开压缩文件”。–选择需要提取图片的PPT文件。–单击界面中的media文件夹，这样就可以查看到所有图片文件。–最后“解压到”相应的文件夹中27第三节快速选择对象第四章：其他技巧•在PowerPoint中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候更麻烦。那么我们该如何快速准确地选择多个对象呢？–执行“格式→选择窗格”命令。–我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。28TRANSITIONPAGE过渡页•编辑快捷键•放映快捷键第五章快捷键29第一节编辑快捷键第五章：快捷键•Ctrl+B：应用粗体格式•Ctrl+U：应用下划线•Ctrl+I：应用斜体格式•Ctrl+等号：应用下标格式•Ctrl+Shift+等号：应用上标格式•Ctrl+Shift+C：复制文本格式•Ctrl+Shift+V：粘贴文本格式•Ctrl+E：居中对齐段落•Ctrl+J：使段落两端对齐•Ctrl+L：使段落左对齐•Ctrl+R：使段落右对齐30第二节放映快捷键第五章：快捷键•N、右箭头(→)、下箭头(↓)或空格键：执行下一个动画或换页到下一张幻灯片•P、左箭头(←)，上箭头(↑)或Backspace：执行上一个动画或返回到上一个幻灯片•Esc或连字符(-)：退出幻灯片放映•B或句号：黑屏或从黑屏返回幻灯片放映•W或逗号：白屏或从白屏返回幻灯片放映•S或加号：停止或重新启动自动幻灯片放映31第二节放映快捷键第五章：快捷键•同时按下两个鼠标按钮几秒钟：返回第一张幻灯片•E：擦除屏幕上的注释•Ctrl+P：重新显示隐藏的指针或将指针改变成绘图笔•Ctrl+A：重新显示隐藏的指针和将指针改变成箭头•Ctrl+H：立即隐藏指针和按钮•Ctrl+U：在15秒内隐藏指针和按钮谢谢！陈海华